trivago transformiert Meeting-Kultur, Zusammenarbeit und Reisen mit der KI-integrierten Teamwork Collection von Atlassian

Herausforderung: Als trivago – eine führende globale Plattform für die Hotelsuche – expandierte und sich Teams weiterentwickelten, stellten die Fragmentierung zwischen Teams und Tools, veraltete Technologie und inkonsistente Arbeitsweisen eine echte Herausforderung dar. Die Teams waren von den Meetings überfordert und hatten Schwierigkeiten, zusammenzuarbeiten, effizient vorzugehen und Vorgänge zu skalieren. 

Lösung: Um die Praktiken zu modernisieren und eine zentrale Plattform zu schaffen, vereint trivago die Teams in einem System of Work, das mit Atlassian implementiert wurde. Das Upgrade auf Teamwork Collection ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und leichteren Zugriff auf die Video-Kommunikations-App von Loom sowie die Rovo-Enterprise-Suche und KI-Funktionen. 

Auswirkungen: Mit Teamwork Collection als Herzstück des System of Work ersetzt trivago unnötige Meetings und lange Dokumente durch kurze Loom-Videos, transformiert Arbeitssitzungen mit Confluence-Whiteboards und nutzt Rovo, damit Mitarbeiter in Sekundenschnelle Antworten finden und Maßnahmen ergreifen können.

Hotel? trivago. Teamwork? Atlassian.

trivago ist eines der erfolgreichsten europäischen Digitalunternehmen, das global skaliert hat. In der hart umkämpften Reisebranche sind Geschwindigkeit, Kundenerfahrung und Innovation alles. Diese Faktoren leiden oft, wenn ein Unternehmen wächst. trivago hat sich jedoch vorgenommen, genau das zu verhindern, indem es Struktur, Tools und Teamarbeit verbessert. 

Das Unternehmen hat sich ein neues Ziel gesetzt: Es will das am schnellsten lernende und ausführende Unternehmen der Branche werden, KI optimal nutzen, um Produktivitäts- und Innovationsgewinne zu fördern, und seine mehr als 600 Mitarbeiter in die Lage versetzen, die Arbeit von 6.000 Personen zu bewältigen.

Um diese "AI First"-Ambition zu unterstützen und die Arbeitsweise von Teams zu modernisieren, hat trivago die Teamwork Collection von Atlassian für die gesamte Belegschaft über Tech- und Geschäftsteams hinweg standardisiert. Daneben werden Jira Service Management und Jira Product Discovery als Teil der umfassenderen Atlassian-Plattform des Unternehmens eingesetzt.

Durch die Verbesserung von Arbeitsweisen und Systemen profitiert trivago von Folgendem:

• Verbindung von Teams im gesamten Unternehmen, um Planung, Kommunikation und Bereitstellung zu verbessern und zu beschleunigen

• Umwandlung von 340 Stunden an Meetings in Loom-Inhalte, deutlich produktivere und effektivere Gestaltung verbleibender Meetings und Übertragung langer Confluence-Seiten in kurze, leicht verständliche Videos

• Verbindung von Rovo mit mehr als neun Drittanbieter-Tools, damit Personen schneller und intelligenter arbeiten können

• Verbesserung von Brainstorming und Zusammenarbeit mit Confluence-Whiteboards, die Ideen automatisch organisieren und in Aufgaben in Jira umwandeln

Laura Bennett, Atlassian Suite Administrator von trivago, sagt: "Teams sollten nicht zwischen mehreren isolierten Tools wechseln müssen. Durch Investitionen in die Erstellung eines System of Work mit Atlassian bieten wir einen zentralen Ort für alles."

Die tieferliegenden Probleme lösen: Überlastung durch Meetings, Silos und Wissensaustausch

trivago hat Jira und Confluence in den frühen 2000er-Jahren eingeführt und diese Apps für den geschäftlichen Fortschritt genutzt. Aber mit der Zeit nahm die Effizienz der Arbeitsabläufe im Unternehmen ab, so Laura.

In einer internen Umfrage beschrieben Mitarbeiter Meetings als ihre größte Ablenkung. Statusupdates, unwesentliche Entscheidungen und kurze Demos uferten routinemäßig zu langen Meetings mit zu vielen Teilnehmern aus. Teammitglieder nutzten Notizzettel an Wänden und machten Fotos, um die Notizen später zu übertragen – ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess, der Maßnahmen erschwerte. Insgesamt verlangsamten diese Praktiken den Fortschritt, störten die Konzentration und ließen sich nur schwierig skalieren.

Nach Meetings ergänzten Moderatoren Notizen in Confluence, wo die Mitarbeiter laut Laura "absolut alles dokumentieren". Aber die zahlreichen ausführlichen Seiten kamen nur selten wieder zum Einsatz.

Gleichzeitig nutzte trivago auch andere Tools, um wichtige Informationen zu speichern – Google Drive, Slack, Microsoft-Apps usw. Das hinderte Teammitglieder daran, schnell die benötigten Infos zu finden und teamübergreifend zusammenzuarbeiten. Diese Fragmentierung trieb die Kosten in die Höhe, beeinträchtigte die Transparenz und Effizienz und erschwerte zudem die Standardisierung.

Gleichzeitig skalierte trivago sein KI-Programm rasant, aber die meisten der KI-Tools blieben weiterhin von alltäglichen Arbeitsvorgängen abgekoppelt. Die Teams benötigten Folgendes:

• Eine einheitliche, für alle zugängliche KI-gestützte Plattform

• Eine Möglichkeit, die Dokumentation und Meetings effizienter, benutzerfreundlicher und umsetzbarer zu gestalten

• Such- und Automatisierungsfunktionen, die das gesamte Toolset auf sichere und intelligente Weise einschließen

Es war an der Zeit für trivago, sowohl die Prozesse als auch die Plattformen zu überdenken.

Wie ein Scherz über die Verbesserung der internen Kommunikation zu ernsthaften unternehmensweiten Veränderungen führte

Als die Führungskräfte von trivago scherzhaft sagten, sie wollten ein "Corporate TikTok" (kurze, ansprechende Inhalte) haben, war das nicht der Versuch, das neueste soziale Netzwerk ins Leben zu rufen. Vielmehr ging es darum, tieferliegende Herausforderungen zu lösen: Die Arbeitsweise im Unternehmen passte nicht mehr zur Art und Weise, wie heutzutage in modernen Arbeitsumgebungen kommuniziert wird und Entscheidungen getroffen werden.

Nachdem Laura eine Demo von Loom gesehen hatte, war sie überzeugt, dass das Tool genau das war, wonach sie gesucht hatten. Sie sagt: "Früher hatten wir nur Tools zum Erstellen und Kommentieren von Screenshots, aber nichts, das eine schnelle Videoerstellung und einfache Freigabe bot. Loom erfüllte beide Anforderungen hervorragend."

Da trivago bereits auf Jira und Confluence setzte, konnte das Unternehmen diese Apps zusammenführen und gleichzeitig Loom und Rovo hinzufügen – und das zu geringeren Kosten, als wenn es Loom als eigenständige App gekauft hätte. "Wir wussten, dass Loom die Lebensqualität im Unternehmen enorm verbessern würde. Als wir sahen, dass Loom Teil der Teamwork Collection war, waren wir einfach überwältigt von dem, was wir für einen Bruchteil der Kosten bekommen konnten", erinnert sich Laura.

Da trivago bereits zu Atlassian Cloud migriert war und die Plattform standardmäßig verwendete, war die Entscheidung einfach. Durch die Investition in die Teamwork Collection würde dem Unternehmen ein zentraler Ort für alle Tools und die gesamte Teamarbeit zur Verfügung stehen, zusätzlich zu einer kostengünstigen Möglichkeit zum Hinzufügen von Videokommunikation und KI-Funktionen.

Zusammenarbeit, Meetings und alltägliche Arbeitsvorgänge mit Teamwork Collection transformieren

Mit Teamwork Collection von Atlassian als Herzstück des System of Work transformiert trivago die Art und Weise, wie Teams tagtäglich kommunizieren, zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen.

Loom: der schnelle Weg zu einer neuen Meeting-Kultur

Die Teams von trivago entdecken Loom schnell für sich – als Tool, das die Meeting-Planung und den Meeting-Ablauf transformiert. Anstatt wie üblich Meetings anzusetzen und sofort Einladungen zu schicken, stellen sich Mitarbeiter jetzt erst die Frage: "Können wir das auch in Loom klären?"

Entwickler gehörten zu den ersten Befürwortern: Sie zeichneten mit Loom klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen auf und erleichterten den Fortschritt, ganz ohne Zusammenarbeit in Echtzeit. Dann wurden andere Teams auf die Vorteile der App aufmerksam – sie bietet visuelle Anleitungen, anstatt schriftliche Erklärungen (bzw. zusätzlich dazu). Sie setzten die App anschließend für alles mögliche ein, von einfachen Statusupdates und Demos über Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Confluence-Seiten und Jira-Boards bis hin zu OKR-Check-ins – einem Bereich, in dem sich die Vorteile besonders stark zeigten. "Früher mussten wir alles rund um OKR-Fortschritte und -Beiträge persönlich erklären. Heute können wir im Voraus ein Loom-Video erstellen. Das heißt, wir können den Meeting-Fokus auf Entscheidungen und Eskalationen legen, anstatt auf Statusberichte – was wiederum Sitzungen verkürzt und die Vorbereitung erleichtert", so Laura.

Sie fügt hinzu: "Mit Loom als Teil der Teamwork Collection von trivago haben unsere Teams unnötige Meetings und lange Confluence-Seiten durch kurze Loom-Videos ersetzt – das macht die Kommunikation schneller, ansprechender und verständlicher. Die Teamwork Collection hilft uns dabei, unsere Meeting-Kultur zu verbessern und die Art und Weise zu verändern, wie wir zusammenarbeiten und kommunizieren."

Confluence-Whiteboards und Live-Dokumente setzen Notizzetteln ein Ende und ermöglichen sofortiges Handeln

trivago-Teams haben ihre Meetings mit Confluence-Whiteboards noch weiter verbessert. Anstatt sich auf physische Whiteboards und Notizzettel zu verlassen, nutzen Mitarbeiter die Funktion, um standortübergreifend zusammenzuarbeiten und Themen schnell zu gruppieren. Sie haben den Prozess zudem mit Rovo vereinfacht und verwenden Rovo, um Ergebnisse zusammenzufassen, Ideen schnell in Jira-Tickets umzuwandeln und Artefakte durchsuchbar zu machen.

Laura sagt: "Unsere Retrospektiven waren früher manuell und zeitaufwändig, mit Notizzetteln und Fotos, die die Nachverfolgung erschwerten. Mit Confluence-Whiteboards und Rovo führen wir digitale Retrospektiven durch, die einfacher zu moderieren sind und schnell in Maßnahmen umgesetzt werden können."

Rovo – das KI-Teammitglied, das Mitarbeitern hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten

trivago hat sich nicht automatisch für Rovo von Atlassian als KI-Lösung entschieden. "Wir haben mehrere KI-Lösungen getestet. Rovo fühlte sich am intuitivsten an und machte die Unternehmenssuche schnell und einfach, sogar für Personen ohne KI-Erfahrung", sagt Laura. "Jetzt können wir alle unsere Teams und mehr als neun separate Apps sicher verbinden – einschließlich Slack, Microsoft-Tools, GitHub, Workday und unserer Atlassian-Apps. So finden wir in Sekundenschnelle, was wir brauchen, und können sofort handeln."

In der jährlichen internen trivago-Umfrage zur KI-Nutzung gaben bis zu 20 % der Mitarbeiter in technischen und Produktrollen an, täglich mehr als eine Stunde zu sparen. Tech- und Geschäftsteams nutzen Rovo, um eine Vielzahl von Workflows zu verbessern:

• Die Rechtsabteilung erhält Anfragen von [Teams] und nutzt einen Agenten für die automatische Zusammenfassung und Kategorisierung, wodurch jährlich mehr als 200 Stunden eingespart werden. 

• Nach dem Start von Kampagnen nutzt das Marketing-Team Rovo, um die Performance zu analysieren und zu optimieren.

• Produkt- und Entwicklerteams nutzen Rovo als Unterstützung bei der Dokumentation und Programmierung für Produkteinführungen und -verbesserungen.

Rovo ergänzt die anderen KI-Investitionen von trivago und hilft dem Unternehmen auf dem Weg von der einfachen Verbesserung bestehender Prozesse mit KI hin zur Neugestaltung der Arbeit mit KI im Mittelpunkt. Die KI-Akzeptanz ist im gesamten Unternehmen auf 90 % gestiegen – ein Anstieg von mehr als 60 % in zwei Jahren. Product Manager & AI Ambassador Sahil Maniar fügt hinzu: "KI ist bei trivago nicht länger ein Experiment, das nebenbei läuft. Sie ist Teil der Engine: Sie unterstützt die Entscheidungsfindung, verbessert die Kreativität und hilft uns, über den Tellerrand hinauszuschauen, anstatt einfach nur schneller zu sein."

Jira Product Discovery & Jira Service Management: Anfragen, Roadmaps und sogar das Lesen verwalten

trivago ergänzt seine Atlassian-Plattform mit Jira Product Discovery für Priorisierung und Roadmapping sowie Jira Service Management für IT- und Enterprise-Service-Management. Diese Apps wurden zuerst von technischen Teams bei trivago verwendet. Später haben Geschäftsteams begonnen, sie einzusetzen, um eine Vielzahl an Workflows zu vereinfachen:

• Mitarbeiter nutzen Confluence, um den Bibliothekskatalog des Unternehmens zu durchsuchen, und Assets in Jira Service Management, um ausgeliehene Bücher zu verfolgen.

• Produkt- und Marketingteams brachten fast 100 Mitarbeiter für die strategische Planung zusammen und nutzten Jira Product Discovery, um Ideen zu erfassen und zu priorisieren.

• Gebäudemanagement, HR, Globale Beschaffung und andere Teams nutzen Jira Service Management, um die Annahme von Anfragen und Genehmigungen zu vereinfachen und gleichzeitig die Transparenz zu erhöhen.

Buchung bestätigt: Reise in neues Terrain

Die Zusammenführung von Teams und Tools mit Atlassian Teamwork Collection spart trivago bereits Tausende von Arbeitsstunden und viel Geld pro Jahr. Außerdem können Teams auf diese Weise große Fortschritte bei der Neugestaltung der Arbeitsweise für die nächste Generation machen.

Das plant trivago für die Zukunft:

• Rovo vermehrt zu nutzen – mit Fokus auf die Lösung echter Geschäftsprobleme –, Teams zu stärken und neue Umsatzquellen zu erschließen

• Jira und Jira Service Management auf zusätzliche Geschäftsteams auszuweiten und eine zentrale Plattform für Anfragen und die Zusammenarbeit zu schaffen

• Strategie und Ausführung durch Jira Product Discovery und Atlassian-Ziele in Einklang zu bringen, sodass OKRs, Roadmaps und die Bereitstellung an einem zentralen Ort zusammenlaufen

Für die Teams von trivago ist Atlassian mehr als nur eine Tools-Sammlung. Es bildet das Rückgrat eines vernetzten System of Work, mit dem sie Wissen schneller austauschen, bessere Entscheidungen treffen und letztendlich Kunden die beste Erfahrung liefern können. Laura dazu: "Da wir unsere Teams und Daten mit Teamwork Collection verknüpft haben, sparen wir wertvolle Zeit und Geld – ein wichtiger Erfolgsfaktor für unsere Mission, die Kunden beim Erreichen genau dieser Ziele zu unterstützen."