Warum Pluxee Spain zu Atlassian gewechselt ist

Pluxee Spain, ein führendes Unternehmen in Spanien für Mitarbeitervergünstigungen und Lösungen zur Mitarbeiterbindung, das Tausende Unternehmen betreut, musste nach einem großen Unternehmensumbau eine fragmentierte Betriebsumgebung vereinheitlichen.

Durch die Konsolidierung früherer Projektmanagement-, Wissens- und Workflow-Tools auf der Atlassian-Plattform hat Pluxee eine besser gesteuerte Umgebung geschaffen, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessert und KI-Funktionen in tägliche Workflows eingebettet.

Das Ergebnis: 4x mehr Aufgaben, die jeden Monat verwaltet werden; KI-gestützte Automatisierung und Triage, durch die Arbeit schneller erledigt werden kann; und eine vernetzte Plattform, auf der Teams auf relevantes Wissen, Aufgaben und Kontext zugreifen können, sodass sowohl die Mitarbeitenden als auch KI-Funktionen mit einem vollständigeren Bild arbeiten können.

Fragmentierte Tools und Governance-Lücken bremsen ein Unternehmen im Wandel aus

Als Pluxee Spain sich aus Sodexo Spain weiterentwickelte und ein Digital-native-Startup integrierte, übernahm das Unternehmen einen Flickenteppich aus nicht verbundenen Tools und unterschiedlichen Arbeitsweisen. Der Wechsel des Unternehmens von physischen Gutscheinen zu einer digitalen Benefits-Plattform erforderte Geschwindigkeit und die Fähigkeit zu skalieren, doch mehrere Herausforderungen standen dem im Weg:

• Wissen war überall verteilt, ohne dass man es finden oder anwenden konnte. Unternehmensinformationen befanden sich in mehreren voneinander getrennten Tools und Quellen. Es gab keine zentrale Informationsquelle, keine einfache Möglichkeit, systemübergreifend zu suchen, und nur eine begrenzte Verbindung zwischen dem, was Teams wussten, und den Aufgaben, an denen sie tatsächlich arbeiteten.

• Kosten und Komplexität summierten sich. Parallele Tools zu verwalten bedeutete doppelte Lizenzen, steigende Kosten, fragmentierte Benutzerverwaltung und wachsenden Administrationsaufwand.

• Governance-Lücken sorgten für zusätzliche Komplexität. Berechtigungen waren an Einzelpersonen gebunden, Inhalte breiteten sich in unkontrollierten Silos aus, und wenn Beschäftigte das Unternehmen verließen, konnten Informationen schwer zugänglich und schwer zu verwalten werden.

• Das alte Aufgabenmanagement bot nur wenig Transparenz und war nicht skalierbar. Anfragen und Aufgaben kamen über verschiedene Kanäle herein, wodurch es schwierig war, Zuständigkeiten nachzuvollziehen, Engpässe zu erkennen, den Fortschritt zu messen und Arbeit effizient zu koordinieren.

Pluxee benötigte eine skalierbare Plattform mit klaren Governance-Strukturen, die die Organisation unterstützen und Teams sowie Führungskräften mehr Transparenz darüber geben konnte, wie Projekte tatsächlich abliefen.

Konsolidierung führt zu Einsparungen und Vereinfachung

Durch die Ablösung früherer Tools und die Standardisierung zentraler Funktionen für Zusammenarbeit, Wissen und Workflow in Atlassian Cloud Enterprise hat Pluxee die Kosten und die Komplexität für die Verwaltung paralleler Systeme reduziert.

Das zentrale Identitätsmanagement über Okta hat auch die Benutzerverwaltung des Lebenszyklus vereinfacht, den Verwaltungsaufwand verringert und dazu beigetragen, dass ungenutzte Lizenzen vermieden werden.

Die größere Veränderung war aber, was durch Konsolidierung möglich wurde. Da Arbeit, Wissen und Teamkontext über die Atlassian-Plattform zunehmend miteinander verknüpft sind, können Teams Aktivitäten automatisieren, effektiver zusammenarbeiten und KI-Funktionen mit umfassenderem organisatorischem Kontext nutzen.

Die Umstellung brachte Pluxee Spain außerdem mit den Governance- und Sicherheitsstandards von Pluxee Global in Einklang, gab dem Cybersecurity-Team Vertrauen in die Plattform und ermöglichte eine nahtlose Zusammenarbeit mit Teams in Brasilien, Portugal und anderen Ländern.

Jeden Monat mit vollständiger Transparenz 4-mal mehr Aufgaben verwalten

Anfragen und Aufgaben von internen Teams und externen Kunden gingen über verschiedene Kanäle ein. Das machte es schwierig, Zuständigkeiten zu verstehen, Engpässe zu erkennen und den Fortschritt zu messen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führte Pluxee strukturierte Workflows über die Atlassian-Plattform ein und überführte zuvor fragmentierte Aktivitäten in eine transparentere und besser messbare Arbeitsweise.

Teams können jetzt Aufgaben organisieren, Zuständigkeiten festlegen und Dashboards nutzen, um Workloads, Fortschritt und Verbesserungsmöglichkeiten zu verstehen.

Kleine, aber wirkungsvolle Automatisierungen beschleunigen auch Übergaben und die Ausführung. Wenn zum Beispiel eine Aktion abgeschlossen ist, kann automatisch eine zugehörige Folgeaufgabe erstellt, verknüpft und dem passenden Team zugewiesen werden. Was zuvor manuelle Koordination erforderte, kann jetzt in Sekunden geschehen.

Pluxee integriert außerdem Rovo-Agenten in diese funktionsübergreifenden Workflows, damit potenziell doppelte Aufgaben erkannt und mögliche nächste Schritte empfohlen werden können.

In der ersten Phase dieser Workflow-Transformation hat Pluxee die Verwaltung von etwa 1.000 internen und Kunden-Aktionen pro Monat in der vorherigen Umgebung auf rund 4.000 Aktionen pro Monat über Atlassian-Workflows gesteigert und dabei die Transparenz verbessert und Engpässe reduziert.
Und das ist erst der Anfang. Je mehr Wissen und Workflow-Kontext auf der Atlassian-Plattform verfügbar sind, desto mehr Möglichkeiten haben Teams, von Automatisierung und KI zu profitieren.

Ein neuer Teamkollege: Rovo-Agenten erkennen Duplikate, empfehlen nächste Schritte und teilen Wissen

Da Wissen, Aufgaben und Team-Kontext von Pluxee über die Atlassian-Plattform immer stärker miteinander verknüpft sind, kann Rovo auf einen umfassenderen organisatorischen Kontext zurückgreifen, statt sich nur auf die Informationen zu verlassen, die in einem einzelnen Tool enthalten sind.

Teams nutzen Rovo-Agenten und die Suche, um tägliche Workflows durch KI-gestützte Analyse, Erkennung von Duplikaten, Empfehlungen und Abfragen in natürlicher Sprache zu verbessern.

Automatisierte Duplikaterkennung

Das Customer Care Team von Pluxee hat einen Rovo-Agenten entwickelt, um potenziell doppelte Aufgaben zu erkennen, relevante frühere Aktivitäten sichtbar zu machen und Teams die Ausführung von sich wiederholenden Routineaufgaben zu ersparen.

KI-gestützte Empfehlungen für die nächsten Schritte

Rovo-Agenten können Fälle prüfen, die über Atlassian-Workflows verwaltet werden, relevante Kommentare und Status analysieren und mögliche nächste Aktionen vorschlagen. So erhalten Teams und Führungskräfte eine schnellere Möglichkeit, Prioritäten zu verstehen und die nächsten Schritte festzulegen.

Zugriff in natürlicher Sprache auf den Unternehmenskontext

Mit der Rovo-Suche können auch nichttechnische Teammitglieder unter Verwendung natürlicher Sprache relevante Vorgänge und Confluence-Inhalte finden. Teams können einfach in ihren eigenen Worten beschreiben, wonach sie suchen, sodass sich Wissen im Unternehmen leichter finden und wiederverwenden lässt.

Zeigen statt zu erklären: Fehlerbehebung und Schulungen mit Loom

Bei Pluxee braucht nicht jedes Problem ein Meeting, und nicht jede Erklärung wortreiche Textbeiträge.

Technische Teams verwenden Loom, um kurze Schritt-für-Schritt-Anleitungen aufzuzeichnen. So sparen sowohl die Person, die um Hilfe bittet, als auch die Person, die sie leistet, Zeit. Durch die Integration in die Atlassian-Plattform können diese Aufzeichnungen außerdem Teil des durchsuchbaren Wissens der Organisation werden, anstatt ein weiteres Informationssilo zu schaffen.

Fehlerbehebung per Videoantwort

Wenn das Infrastruktur-Team eine Supportanfrage erhält, können Teammitglieder mit einer Loom-Aufzeichnung antworten, die dem Anfragenden zeigt, wie das Problem behoben werden kann.

Der Anfragende erhält schneller eine klare visuelle Erklärung, als es eine lange schriftliche Antwort möglicherweise leisten könnte, ohne dass eine der beiden Parteien Zeit für ein zusätzliches Meeting finden muss.

Schulungen und interne Kommunikation

Wenn eine neue Funktion veröffentlicht oder ein Prozess geändert wird, können Teams ein kurzes Video aufnehmen, um dies in der gesamten Organisation zu kommunizieren.

Die automatische Transkription von Loom macht Walkthroughs durchsuchbar und barrierefrei und trägt dazu bei, dass Wissen verfügbar bleibt, nachdem das Video geteilt wurde.