Leitfaden für Enterprise-Asset-Management von Atlassian
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
Reading time: 9 minutes
Den Geschäftsbetrieb mit klarerem Asset- und Servicekontext führen
Business-Teams in den Bereichen Facilities, Beschaffung, Finanzwesen, Arbeitsplatzmanagement, Forschung und Entwicklung sowie Lieferantenmanagement sind auf Enterprise-Asset-Management (EAM) angewiesen, um genaue Informationen zu erhalten und so den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten. Sie müssen wissen, welche Assets vorhanden sind, wo sie sich befinden, wem sie gehören, welche Verträge für sie gelten und welche Services oder Personen von ihnen abhängig sind.
Wenn diese Informationen über Tabellen, E-Mails, Beschaffungssysteme und gemeinsam genutzte Laufwerke verstreut sind, verschwenden Teams Zeit damit, Details zusammenzusuchen und Entscheidungen auf Grundlage eines unvollständigen Kontexts zu treffen.
Asset- und Servicemanagement für Business-Teams führt diese Informationen zusammen, damit Anfragen, Genehmigungen, Lebenszyklusaufgaben und die Berichterstellung mit besserer Transparenz und weniger manuellem Aufwand abgewickelt werden können.
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
Was ist Enterprise-Asset-Management?
Enterprise-Asset-Management (EAM) ist die Praxis, betriebliche Service-Workflows anhand zuverlässiger Daten zu physischen Assets, Beständen, Lieferanten, Verträgen, Einrichtungen und den damit verbundenen Services zu verwalten. Business-Teams in Bereichen wie Facility Management, Beschaffung, Recht, Finanzen, Compliance und andere Service-Teams nutzen EAM für das Lebenszyklusmanagement der von ihnen verwalteten Objekte und Assets.
EAM und Asset Operations Management (AOM) sind eng aufeinander abgestimmt: EAM stellt die Struktur und die Lebenszyklusdaten bereit, während AOM diesen gemeinsamen Kontext nutzt, um Betriebs-, Wartungs- und Service-Workflows zu verknüpfen und so die Leistung der Assets und die Ergebnisse zu verbessern.
Es vereint mehrere miteinander verbundene Funktionen:
Asset-Management: Nachverfolgen von Gegenständen wie Büroausstattung, Möbeln, gemeinsam genutzten Geräten, Mitarbeiterausweisen, Lagerbeständen und anderen unternehmenseigenen Ressourcen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Bestandsmanagement: Gewährleistung der Transparenz hinsichtlich Lagerbeständen, Verfügbarkeit, Nachschubbedarf und Warenbewegungen zwischen verschiedenen Standorten.
Vertrags- und Anbietermanagement: Nachverfolgen von Lieferanten und Vereinbarungen, Ermitteln von nicht lizenzierter Software, Eigentümerschaft, ausgabenbezogenen Details und Verpflichtungen.
Servicemanagement-Workflows: Nutzen dieser Daten zur Unterstützung von Anfragen, Genehmigungen, Problemlösungen, Wartungsarbeiten, Onboarding, Audits und Berichterstattung.
Assets in Service Collection stellt die Struktur zum Speichern und Verknüpfen dieser Informationen bereit. Objektschemavorlagen können Teams dabei helfen, schneller durchzustarten, während Assets Data Manager dazu beiträgt, Informationen aus verschiedenen Systemen zu konsolidieren und abzugleichen, um so zuverlässigere Betriebsunterlagen zu erstellen.
Warum Asset-Management für Unternehmens- oder Geschäftsteams wichtig ist
Fragmentierte Daten stellen in einem modernen Unternehmen ein Risiko dar. Wenn Asset-Informationen in isolierten Tabellen und E-Mail-Verläufen gespeichert sind, sind Business-Teams einem erhöhten Betriebsrisiko und unnötigem Mehraufwand ausgesetzt. Oder wenn Facility-, Beschaffungs- und Betriebsteams keine einheitliche Informationsquelle haben, verlieren sie nicht nur den Überblick über die Gegenstände, sondern auch die Fähigkeit, effizient zu skalieren. Business-Teams benötigen:
Kontrolle der Finanzen: Gleiche Beschaffungs-, Bestands- und Nutzungsdaten ab, um Verschwendung, doppelte Ausgaben und eine unzureichende Auslastung von Ressourcen zu reduzieren.
Betriebskontinuität: Verfolge Assets, Wartungsarbeiten, Anbieter und Verträge, um Ausfallzeiten zu vermeiden und die Servicebereitstellung zu beschleunigen.
Audit-Bereitschaft und Risikominderung: Führe einen zuverlässigen Audit-Trail und erkenne proaktiv ablaufende Vereinbarungen, nicht unterstützte Geräte und Compliance-Lücken.
Datengestütztes Lebenszyklusmanagement: Verbinde Assets mit Service-Workflows und nutze Echtzeitdaten, um Anfragen zu automatisieren, Entscheidungen zu verbessern und von reaktiven Korrekturen zu vorausschauender Wartung zu wechseln.
Wie die Service Collection Workflows für den Asset-Lebenszyklus in Unternehmen unterstützt
Die Service Collection unterstützt Business-Teams in Unternehmen dabei, operative Aufgaben mit den zugrunde liegenden, relevanten Assets, Verträgen und Bestandsdaten zu verknüpfen. Das bedeutet, dass Anfragen und Genehmigungen mit dem richtigen integrierten Kontext erfolgen können, statt sich auf E-Mail-Verläufe oder informelles Wissen zu verlassen.
Mit Assets eine Grundlage schaffen
Mit Assets können Business-Teams eine relationale Datenbank für die Dinge erstellen, die sie verwalten müssen. Außerdem fungiert es als deine CMDB und speichert Konfigurationsdatensätze und ihre Beziehungen. Dazu können Standorte, Räume, Ausstattung, Möbel, Lagerartikel, Lieferanten, Verträge, Mitarbeiter, Kostenstellen und Serviceanbieter gehören.
Diese Objekte können auch durch Beziehungen verknüpft werden. Ein medizinisches Gerät kann zum Beispiel mit einem Standort, einem Supportanbieter, einem Wartungsvertrag und einem Geschäftsinhaber verknüpft werden. Ein Bestandsartikel kann mit einem Lagerraum, einem Lieferanten, einem Nachbestellschwellenwert und einem internen Serviceanfragetyp verknüpft werden.
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
Mit Vorlagen schneller loslegen
Vorlagen helfen Teams, nicht bei null anfangen zu müssen. Zwar greifen viele Unternehmen zunächst auf IT-orientierte Vorlagen zurück, doch gilt derselbe Ansatz auch für geschäftliche Anwendungsfälle: Nutze nach Möglichkeit vorgefertigte Objektschemastrukturen und passe dann Objekttypen, Attribute und Beziehungen an die tatsächlichen Workflows des Teams an.
Im Geschäftsbetrieb umfassen gängige Objektkategorien häufig:
Gebäude und Arbeitsplatz-Assets
Bestand und Bestandsartikel
Anbieter und Lieferanten
Verträge und Verlängerungen
Personen, Teams und Standorte
Autoteile, Telekommunikationskomponenten, Kameras, Sicherheitsgeräte usw.
Dies bietet Teams einen praktischen Ausgangspunkt, ohne das Modell von vornherein zu stark zu überarbeiten.
Assets Data Manager nutzen, um das Vertrauen in Betriebsdaten zu stärken
Daten zu Unternehmens-Assets stammen oft aus verschiedenen Quellen: ERP-Exporte, Tabellenkalkulationen, Beschaffungssysteme, Lieferantenberichte, Arbeitsplatz-Tools und freigegebene Dokumente. Diese Systeme stimmen nicht immer überein.
Assets Data Manager hilft Teams, diese Informationen zu konsolidieren, zu bereinigen und abzugleichen, bevor sie operativ verwendet werden. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Abteilungen sich überschneidende Datensätze für dieselben Assets, Bestände oder Vereinbarungen pflegen.
Mit Assets Data Manager können Teams:
Datensätze aus mehreren Betriebssystemen zusammenführen
Doppelte oder inkonsistente Datensätze identifizieren
Namen und Attributwerte normalisieren
Auf fehlende Angaben zu Zuständigkeiten oder zum Lebenszyklus hinweisen
Die Zuverlässigkeit nachgelagerter Workflows und Berichte verbessern
Anfragen, Genehmigungen und Vorgänge mit Unternehmens-Assets verknüpfen
Jira Service Management ermöglicht es Teams, Anfragen und Vorgänge direkt mit Assets-Objekten zu verknüpfen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter sich in der Anfrage direkt auf einen Raum, Drucker, Ausweis, Bestandsartikel, Vertrag oder Lieferanten beziehen können und Agenten sofort im richtigen Kontext arbeiten können.
Zum Beispiel kann ein Facility-Koordinator, der eine Wartungsanfrage bearbeitet, den Raum, das Gebäude, die installierten Geräte, den Anbieter und die Wartungsvereinbarung einsehen. Ein Beschaffungsanalyst, der eine Kaufanfrage prüft, kann sehen, ob ein ähnlicher Artikel bereits auf Lager ist oder durch eine bestehende Lieferantenvereinbarung geregelt wird.
Support für serviceorientierte Geschäftsabläufe
Viele Unternehmensressourcen unterstützen Services, nicht nur Abteilungen. Ein Konferenzraum unterstützt den Arbeitsplatzbetrieb. Ein Mitarbeiterausweissystem unterstützt die Zugriffsverwaltung. Ein Lieferantenvertrag unterstützt die Kontinuität der Beschaffung. Ein Lagerbestand unterstützt die Auftragsabwicklung.
Indem Teams Assets und Betriebsdatensätze mit den Services verknüpfen, die sie unterstützen, können sie die Auswirkungen klarer verstehen, wenn etwas ausfällt, knapp wird, abläuft oder genehmigt werden muss. Das hilft bei der Priorisierung, Eskalation und der Kommunikation mit Stakeholdern.
Routinemäßige Aufgaben im Lebenszyklus automatisieren
Automatisierung kann den manuellen Aufwand reduzieren und Business-Teams dabei helfen, Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten. Teams können Automatisierung verwenden, um Zuständigkeiten zu aktualisieren, Stakeholder zu benachrichtigen, Folgeaufgaben zu erstellen oder Arbeit basierend auf dem ausgewählten Asset, Standort, Bestandsartikel oder Vertrag weiterzuleiten.
Häufige Beispiele sind:
Eine Nachschubanforderung erstellen, wenn der Bestand unter einen Schwellenwert fällt
Den Besitzer benachrichtigen, wenn ein Vertrag kurz vor der Verlängerung steht
Eine Facility-Anfrage basierend auf der Auswahl von Gebäude oder Raum zuweisen
Asset-Status aktualisieren, wenn eine Anfrage genehmigt oder abgeschlossen wird
Überprüfungsaufgaben für ablaufende Garantien, Leasingverträge oder Lieferantenvereinbarungen auslösen
Beispielanleitung: Von der Geschäftsanfrage bis zur betrieblichen Transparenz
Hier ist ein praktisches Beispiel dafür, wie das Asset- und Servicemanagement von Business-Teams über Facility-, Beschaffungs-, Bestands- und Vertrags-Workflows hinweg funktionieren kann.
Szenario
Ein wachsendes Unternehmen verwaltet Büroausstattung, Lagerbestände, Lieferantenverträge und Anfragen zu Räumlichkeiten an mehreren Standorten. Derzeit wird der Lagerbestand in Tabellenkalkulationen erfasst, Lieferantendaten werden per E-Mail verwaltet, und die Facility-Teams sind auf gemeinsam genutzte Posteingänge angewiesen. Mitarbeiter senden oft doppelte Kaufanfragen, weil sie nicht sehen können, was bereits verfügbar ist.
Schritt 1: Betriebliche Assets modellieren
Das Betriebsteam erstellt ein Assets-Schema für Standorte, Räume, Ausrüstung, Lagerartikel, Anbieter, Verträge und Mitarbeiter. Sie definieren Schlüsselattribute wie Asset-Status, Standort, Nachbestellschwellenwert, Vertragsbeginn und -ende, Lieferantenbesitzer und Servicekategorie.
Sie verknüpfen auch verwandte Objekte, zum Beispiel:
Bestandsartikel mit dem Lagerort
Gerät mit dem Raum oder Stockwerk
Anbieter mit dem Vertrag
Vertrag mit dem abgedeckten Asset oder Service
Mitarbeiter mit dem zugewiesenen Gerät oder Zugriffselement
Schritt 2: Quelldaten konsolidieren
Das Team verwendet Assets Data Manager, um Informationen aus Beschaffungsdaten, Bestandstabellen, Arbeitsplatzsystemen und Lieferantenverfolgungssystemen abzurufen. Doppelte Lieferantennamen werden abgeglichen, fehlende Standorte werden markiert und veraltete Vertragsdatensätze werden bereinigt, bevor Daten im Arbeitsmodell veröffentlicht werden.
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
Schritt 3: Modell mit Service-Workflows verbinden
Das Team fügt Assets-Felder zu Anfragearten in Jira Service Management hinzu. Mitarbeiter können jetzt Anfragen zu Facility-Problemen, zum Bestandsnachschub, zum Beschaffungsbedarf oder zu Vertragsfragen senden und das zugehörige Asset oder den entsprechenden Artikel als Anhang beifügen.
Zum Beispiel:
Eine Facility-Anfrage ist mit einem Raum und dem installierten Gerät verknüpft
Eine Beschaffungsanfrage ist mit einem Lieferanten oder Katalogelement verknüpft
Eine Bestandsanfrage ist mit dem Bestandsartikel und dem Lagerort verknüpft
Eine Anfrage zur Vertragsprüfung ist mit der aktiven Vereinbarung und dem Anbieter verknüpft
Schritt 4: Automatisierung nutzen, um den manuellen Aufwand zu reduzieren
Wenn der Bestand eines Bestandsartikels unter den Schwellenwert fällt, erstellt die Automatisierung eine Nachschubaufgabe. Wenn die Vertragsverlängerung in 60 Tagen ansteht, erstellt die Automatisierung einen Überprüfungsvorgang für den Beschaffungsverantwortlichen. Wenn eine Facility-Anfrage für ein bestimmtes Büro eingereicht wird, leitet die Automatisierung sie an das richtige regionale Team weiter.
Schritt 5: Berichterstellung und Entscheidungsfindung verbessern
Da Assets, Verträge und Anfragen miteinander verknüpft sind, können Business-Teams effektiver darüber Bericht erstatten, was sie besitzen, was genutzt wird, was erneuert werden muss und wo es betriebliche Engpässe gibt. Führungskräfte erhalten bessere Einblicke, ohne Teams bitten zu müssen, Berichte jeden Monat manuell neu zu erstellen.
Diese Transparenz könnte es zudem ermöglichen, alle Verträge eines Anbieters auf einmal zu verlängern, wodurch die Abwanderungsrate bei Vertragsverlängerungen verringert und durch den Überblick über alle Verträge möglicherweise Kosten gesenkt werden könnten.
Umsetzung in der Praxis
Phase | Was das Team macht | Betrieblicher Wert |
Geschäfts-Assets modellieren | Objekte für Standorte, Bestand, Lieferanten, Verträge und Ausrüstung erstellen | Erstellt gemeinsame Betriebsunterlagen |
Datenqualität verbessern | Assets Data Manager verwenden, um Datensätze aus mehreren Quellen abzugleichen | Schafft mehr Vertrauen in die Daten, die Teams täglich verwenden |
Mit Anfragen verbinden | Geschäfts-Assets direkt mit Jira Service Management-Workflows verbinden | Bietet Agenten und Koordinatoren sofortigen Kontext |
Aufgaben im Rahmen des Lebenszyklus automatisieren | Verlängerungen, Nachschub, Weiterleitung und Aktualisierungen automatisch auslösen | Reduziert den manuellen Aufwand und übersehene Schritte |
Zuverlässige Berichte erstellen | Asset-Nutzung, Vertragslaufzeiten, den Bestandstatus und Anfragemuster verfolgen | Unterstützt bessere Planung und Geschäftsentscheidungen |
Ansatz für die Implementierung
Wenn du diese Funktion für einen Geschäftsbereich entwickelst, funktioniert eine schrittweise Einführung in der Regel am besten.
Beginne mit einem betrieblichen Workflow mit hohem Volumen, z. B. Facility-Anfragen, Bestandsnachschub oder die Nachverfolgung von Vertragsverlängerungen.
Definiere die kleinste sinnvolle Menge an Objekten, Attributen und Beziehungen, die nötig ist, um diesen Workflow zu unterstützen.
Verwende Assets Data Manager, um Quelldatensätze zu bereinigen und abzugleichen, bevor du eine groß angelegte Skalierung vornimmst.
Füge den Assets-Kontext direkt in die Anfrage- und Genehmigungsabläufe ein, in denen Teams bereits arbeiten.
Verwende die Automatisierung für Erinnerungen, Weiterleitung, Nachschub und Lebenszyklus-Updates.
Expandiere schrittweise in angrenzende Bereiche, zum Beispiel Lieferanten, Standorte und servicebezogene Berichterstellung.
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
Kunden-Spotlight: Atlassian Williams F1 Team
Wir betrachten Assets wirklich als eine Möglichkeit, vollständige Transparenz für alles zu erlangen, was uns wichtig ist – im gesamten Lebenszyklus."
Richard Sworder, Head of Product Ownership, Atlassian Williams F1 Team
FAQ
Was ist Enterprise-Asset-Management (EAM)?
Enterprise-Asset-Management (EAM) ist die Methode, den gesamten Lebenszyklus der physischen Assets einer Organisation zu verwalten, von der Beschaffung und Wartung bis zur Entsorgung. Business-Teams, beispielsweise Facility- und Betriebsteams, können damit die Leistung von Assets maximieren, Betriebskosten senken und unternehmensweit für Sicherheit und Compliance sorgen.
Was ist der Unterschied zwischen Enterprise-Asset-Management (EAM) und IT-Asset-Management (ITAM)?
Während sich ITAM (IT-Asset-Management) speziell auf Technologie-Assets wie Laptops, Softwarelizenzen und Server konzentriert, ist EAM (Enterprise-Asset-Management) umfassender. EAM umfasst alle geschäftskritischen physischen Assets, einschließlich Gebäudeausstattung, Fuhrpark, Büromöbel und Industriemaschinen, und gewährleistet so die Betriebskontinuität in allen Nicht-IT-Abteilungen.
Wie unterstützt eine CMDB Business-Teams?
Eine CMDB (Configuration Management Database) unterstützt Business-Teams, indem sie die Beziehungen zwischen Assets und den Services abbildet, die sie bereitstellen. Anstelle einer einfachen Liste zeigt eine CMDB Abhängigkeiten an, beispielsweise, welcher Lieferantenvertrag für ein bestimmtes Gerät gilt, sodass Teams die Auswirkungen von Problemen schneller einschätzen können.
Was ist Asset Operations Management (AOM)?
Asset Operations Management (AOM) ist ein strategisches Framework, das Wartungs-, Zuverlässigkeits- und Betriebsteams über gemeinsame Daten miteinander verbindet. Durch die Integration dieser Funktionen führt AOM Unternehmen weg von reaktiven "Fix-on-Failure"-Modellen hin zu proaktiven, datengestützten Strategien, die die Asset-Verfügbarkeit und die Gesamtproduktivität des Unternehmens verbessern.