Close

Nowe oblicze pracy zespołowej dzięki Confluence. Zobacz, dlaczego Confluence jest doskonałym narzędziem dla zespołów współpracujących przy tworzeniu treści. Zacznij korzystać za darmo

Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami

Finalizuj więcej projektów (przy mniejszym obciążeniu)

Przeglądaj tematy

Na czym polega zarządzanie projektami? Zarządzanie projektami to koordynacja procesów, narzędzi, członków zespołu i umiejętności, umożliwiająca realizację projektów, które przekroczą Twoje cele.

Ty i Twój zespół przygotowujecie się do realizacji dużego projektu. Przypomina to układanie długiego ciągu klocków domino — wszyscy są zachwyceni, gdy wszystko idzie zgodnie z planem, ale jeśli choć jeden z elementów jest ułożony nierówno, wszystko się kończy wielkim rozczarowaniem.

Tego typu projekty mogą być zarówno onieśmielające, jak i ekscytujące, a Ty możesz ulec pokusie, aby zaczynać je jak najszybciej. Czy trzymasz kciuki za to, że wszystko się ułoży jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki? Pocierasz zaczarowaną lampę z nadzieją, że przybędzie dżin, który poda Ci pomocną dłoń?

To by dopiero było! Daj nam znać, jeśli któryś z tych sposób wypali. W rzeczywistości tajemnica sukcesu dużych, złożonych projektów tkwi w skutecznym zarządzaniu nimi.

Oznaczenie lokalizacji

Czym jest zarządzanie projektami i dlaczego jest tak ważne?

Zarządzanie projektami to koordynacja procesów, narzędzi, członków zespołu i umiejętności, umożliwiająca realizację projektów, które osiągają cele i wymagania.

Umożliwia zespołowi realizację projektów poprzez koncentrację na jasnych celach, zwiększenie przejrzystości i widoczności, usprawnienie komunikacji oraz ustalenie zakresu projektów. Wciąż masz wątpliwości? Zastanów się, jak powszechne są przekroczenia zakładanych parametrów projektów. Badanie branży IT przeprowadzone przez firmę McKinsey wykazało, że projekty IT średniej wielkości przekraczają budżet o 45% i założony czas realizacji o 7%.

Metody zarządzania projektami

Czy znasz powiedzenie, że „jajko można ugotować na wiele sposobów”? Nie ma jednej strategii na wzorowe ukończenie projektu. I tu przydaje się metodologia zarządzania projektem. Jest to zbiór reguł, zasad i procesów zarządzania projektami.

Opis metodologii może brzmieć dość formalnie, ale zapewniam Cię, że jest tu również miejsce na innowacje. Co ważne, wiele zespołów i firm nie polega wyłącznie na jednej metodzie, tylko łączy elementy wielu z nich. Niezależnie od tego, jakie podejście wybierzesz, powinno ono sprzyjać ugruntowaniu kultury przejrzystości.

1. Kaskadowy model zarządzania projektami

Tradycyjne, sekwencyjne zarządzanie projektami jest określane jako model kaskadowy. Przewiduje podział projektu na poszczególne etapy. Gdy kończy się jeden etap, zaczyna się kolejny. Nigdy nie występują równocześnie.

Zalecany w przypadku: długich projektów realizowanych w oparciu o jedną oś czasu oraz wymagających zachowania kolejności działań.

Powszechne zastosowanie: budownictwo. Budowa domu lub innej struktury wymaga realizacji poszczególnych etapów po kolei. Nie można zamontować dachu, jeśli nie ma jeszcze fundamentów.

2. Zarządzanie projektami zgodnie z metodyką Agile

Zarządzanie projektami zgodnie z metodologią Agile jest podejściem iteracyjnym i znacznie bardziej elastycznym niż zarządzanie kaskadowe. To najlepsza praktyka DevOps polegająca na rozbiciu projektu na elementy, które są realizowane w krótkich seriach zwanych sprintami. Po każdym sprincie zespół ocenia wykonaną pracę i wprowadza niezbędne zmiany, aby mieć pewność, że cel projektu zostanie osiągnięty.

Scrum

Zarządzanie projektami Scrum to jedna z najpopularniejszych metodyk Agile stosowanych przez menedżerów projektów. Podobnie jak Agile, Scrum koncentruje się na ciągłym doskonaleniu. Możesz wykorzystać ramy postępowania, takie jak Scrum, aby przestawić się na sposób myślenia zgodny z Agile oraz wdrożyć zasady Agile w codziennej komunikacji i pracy.

Metoda zalecana w przypadku: projektów, które nie są jeszcze ostatecznie zdefiniowane i wymagają dużych zdolności adaptacyjnych.

Powszechne zastosowanie: tworzenie oprogramowania. W tej dziedzinie po raz pierwszy zastosowano zarządzanie agile. Metoda ta pozwala programistom tworzyć oprogramowanie wyższej jakości, ponieważ mogą testować produkt i wprowadzać w nim ulepszenia w regularnych odstępach czasu.

3. Zarządzanie projektami zgodnie z metodologią Lean

Jeśli znana Ci jest koncepcja „lean manufacturing”, masz już podstawową wiedzę o zarządzaniu projektami zgodnie z metodologią lean. Celem tej metody jest zwiększenie produkcji i wartości przy jednoczesnym ograniczeniu ilości odpadów. Aby z niej korzystać, należy zmapować strumień wartości, czyli sekwencję działań projektowych. Następnie należy przyjrzeć się strumieniowi z bliska, aby zidentyfikować i wyeliminować elementy pracy, które nie przynoszą wartości dodanej. Oznacza to maksymalną optymalizację i usprawnienie procesu projektowego.

Kanban

Kanban to sposób wdrożenia metody zarządzania projektami według zasad Lean. Zadania w projekcie są prezentowane w formie wizualnej na tablicy Kanban, umożliwiając członkom zespołu śledzenie stanu każdego elementu prac przez cały czas.

Metoda zalecana w przypadku: projektów o krótkim terminie realizacji.

Powszechne zastosowanie: produkcja. Kiedy produkujesz dobra fizyczne, chcesz zredukować ilość generowanych odpadów, aby zminimalizować wydatki i zmaksymalizować zysk. Dlatego metoda ta jest powszechnie stosowana w produkcji, zwłaszcza w branży motoryzacyjnej.

5 etapów procesu zarządzania projektem

Wyobraź sobie, że zaczynasz projekt od zera. Zarządzanie projektami nie zaczyna się w chwili przystąpienia do pierwszych czynności projektowych — zanim to nastąpi, należy wykonać pracę wstępną.

Mając to na uwadze, stowarzyszenie Project Management Institute wyodrębniło pięć etapów zarządzania projektami.

Etap 1: inicjacja

Myślisz, że pierwszym krokiem procesu zarządzania projektem jest planowanie? Niezupełnie. Zanim będzie można opracować szczegółową strategię projektu, trzeba zyskać poparcie interesariuszy. Na tym etapie można użyć karty projektu, która pozwala nakreślić cel biznesowy projektu na potrzeby zatwierdzenia. Zamiast tego zalecamy wykorzystanie plakatu projektu jako bardziej przystępnego formatu, który można szybciej i łatwiej odczytać. Na tym etapie należy odpowiedzieć na następujące pytania:

  • Jakie jest uzasadnienie biznesowe projektu? Nasz szablon planu strategicznego może pomóc w udzieleniu odpowiedzi na to pytanie!
  • Czy projekt jest możliwy do zrealizowania?
  • Czy powinniśmy go realizować?

Mówiąc prościej, na tym etapie należy ustalić, czy projekt jest w ogóle wart realizacji, zanim zainwestuje się w niego zbyt dużo pracy.

Doskonałym sposobem na przeprowadzenie tej dyskusji jest diagnoza pre-mortem, czyli ćwiczenie myślowe, w którym wyobrażasz sobie, co może pójść nie tak i jak można temu zapobiec.

Etap 2: planowanie

Jeśli postanowisz kontynuować, kolejnym etapem jest planowanie. To wtedy opracujesz szczegółowy plan projektu, którego będzie się trzymał cały zespół (i za który będzie Ci wdzięczny)! Planowanie jest niezbędne, aby uniknąć pełzania zakresu. Nasz szablon listy zadań do wykonania może w tym pomóc. Oto pytania, na które należy odpowiedzieć na tym etapie:

  • Jaki jest cel projektu?
  • Jakie są jego kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)?
  • Jaki jest zakres projektu?
  • Jaki budżet jest do dyspozycji?
  • Jakie ryzyko wiąże się z projektem?
  • Którzy członkowie zespołu biorą udział w projekcie?
  • Jakie zadania będą do wykonania?
  • Jakie kamienie milowe należy osiągnąć?

Celem tego etapu jest upewnienie się, że oczekiwania Twoje i Twojego zespołu są ze sobą zbieżne. Jeśli wydaje Ci się, że plan jest zbyt szczegółowy, z pewnością taki nie jest. Pomocne mogą być ramy planowania strategicznego!

Etap 3: realizacja

Zrób sobie kawę i przygotuj kabel zasilający — czas wystartować. Na tym etapie Ty i Twój zespół bierzecie się do roboty i realizujecie plan projektu punkt po punkcie. Na etapie realizacji musisz:

  • przydzielać niezbędne zasoby,
  • kontrolować, czy wszyscy wykonują przydzielone zadania,
  • prowadzić spotkania na temat postępu prac,
  • skonfigurować systemy monitorowania.

Na tym etapie odbywa się większość prac. To tu zaczniesz dostrzegać, jak projekt nabiera rzeczywistych kształtów. Widzisz? Warto było planować.

Etap 4: monitorowanie

Plan projektu nie jest gwarancją, że wszystko będzie działać jak w zegarku. Przypomina to ustalanie własnego budżetu — samo jego posiadanie na nic się nie zda, jeśli nie będziesz kontrolować sposobu, w jaki zarządzasz pieniędzmi.

Monitorowanie postępów projektu pomoże dopilnować, aby projekt szedł w dobrym kierunku. Dobrą metodą jest bieżąca ocena projektu w odniesieniu do wskaźników KPI wyznaczonych na etapie planowania.

Co zrobić, jeśli realizacja projektu pójdzie w złą stronę? Poświęć chwilę na ponowną ocenę. Zastanów się, czy jest konieczne przywrócenie go na pierwotne tory, czy plan wymaga bardziej zdecydowanych zmian. Monitorując postępy projektu, łatwiej zidentyfikować ewentualne niedociągnięcia i wprowadzić usprawnienia.

Etap 5: zakończenie

Etap końcowy polega na domknięciu poszczególnych elementów planu. Obejmuje:

  • przeprowadzenie analizy post-mortem lub retrospektywy, aby ocenić projekt,
  • przygotowanie raportu końcowego,
  • Zbieranie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji projektowej w bezpiecznym miejscu. Nawiasem mówiąc, świetnie nadaje się do tego przestrzeń dokumentacji, taka jak Confluence.

Nie tylko ułatwia to zespołowi oficjalną finalizację projektu, lecz także umożliwia ponowne zajrzenie do dokumentacji w razie potrzeby.

7 porad dotyczących skutecznego zarządzania projektami

Nawet jeśli wykonasz wszystkie powyższe kroki, projekt będzie nadal wymagał Twojej stałej uwagi. Zalecamy wdrożenie kilku dobrych praktyk, które zapewnią maksymalnie płynną jego realizację.

Przeprowadź spotkanie otwierające projekt

Na spotkaniu rozpoczynającym projekt ustal cele, rozplanuj działania na osi czasu i zadbaj o to, aby wszyscy uczestnicy mieli bieżące informacje o projekcie. Nasz szablon planu spotkania zespołu może w tym pomóc!

Niezależnie od tego, jak podekscytowany jest zespół, nie rezygnuj ze spotkania. W jego trakcie można wyjaśnić wszelkie wątpliwości i zjednoczyć osoby w zespole wokół wspólnego celu.

Pamiętaj o zależnościach między zadaniami i zasobami

Wspomnieliśmy wcześniej o projektach, które przypominają ciąg ustawionych klocków domino. Dotyczy to zwłaszcza dużych projektów wymagających współdziałania różnych działów. Może Dorota nie może przystąpić do tworzenia grafiki, dopóki Jacek nie przygotuje treści (zależność zadań). Podobnie Marcin nie może używać oprogramowania, gdy Aneta korzysta z licencji współdzielonej (zależność zasobów).

Zadań projektowych nie wykonuje się w próżni, dlatego ważne jest, aby uwzględnić te zależności, korzystając z szablonu wykresu Gantta.

Gdy zadania i zasoby są połączone, musisz zrozumieć zależności między nimi, w przeciwnym razie ryzykujesz, że elementy domino się przewrócą.

Zidentyfikuj swoją ścieżkę krytyczną

Identyfikacja ścieżki krytycznej to świetny sposób na zapobieganie odchyleniom od harmonogramu. Chociaż brzmi to jak tytuł filmu akcji, ścieżka krytyczna to po prostu najdłuższy ciąg zależnych działań projektowych. Jeśli na ścieżce wystąpi przeszkoda lub opóźnienie, cały projekt może się opóźnić.

Ustalenie ścieżki krytycznej pomaga określić, w których punktach harmonogramu masz więcej swobody, a w których musisz ściśle trzymać się osi czasu.

Klepsydra

Podchodź realistycznie do osi czasu

Powszechnym zjawiskiem jest niedoszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie zadań, co może bardzo źle wpłynąć na oś czasu projektu.

Spróbuj uniknąć tego zjawiska, odwołując się do doświadczeń z poprzednich projektów. Przejrzyj dane zebrane w oprogramowaniu do śledzenia czasu (jeśli takowe masz), aby sprawdzić, jak długo trwają typowe zadania, i poproś zespół o to samo.

Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami

Jeśli członkowie Twojego zespołu muszą przeglądać niekończące się wątki e-mailowe lub przepastne foldery, aby odnaleźć potrzebne informacje, z pewnością opóźni to finalizację projektu.

Aby tego uniknąć, zacznij używać oprogramowania do zarządzania projektami, w którym można przechowywać dokumentację (np. Jira), lub programu do zarządzania wiedzą, który uporządkuje projekt (np. Confluence). Korzystanie z tego typu rozwiązań zapewnia bieżący wgląd we wszystkie etapy projektu i zadania, centralizuje komunikację i daje zespołowi pojedyncze źródło rzetelnych informacji.

Ustal jasne role i obowiązki

Aby zespół był maksymalnie wydajny, jego członkowie muszą dokładnie wiedzieć, jaki jest zakres ich obowiązków, a także jaki powinien być ich oczekiwany wkład.

Nie tylko daje im to poczucie celu i odpowiedzialności, ale także sprawia, że nie przeszkadzają sobie wzajemnie w wykonywaniu zadań i mogą najpełniej wykorzystywać swoje mocne strony. Model RACI to popularny sposób przypisywania ról i obowiązków. Skrót RACI pochodzi od angielskich słów oznaczających osobę odpowiedzialną, nadzorującą, pełniąca rolę konsultanta i informowaną. Confluence wprowadza drobną modyfikację w tym modelu, wykorzystując skrót DACI, w którym „D” odnosi się do osoby kierującej.

Współpraca przede wszystkim

Zarządzanie projektem może być stresujące, ale nie musisz brać całej pracy na siebie. Zachęć zespół do dzielenia się cennymi spostrzeżeniami dotyczącymi planu projektu, w tym do oceny, czy oś czasu jest zaplanowana realistycznie i czy na pewno pamiętaliście o wszystkich zależnościach. Zespołowa burza mózgów to doskonały sposób na dzielenie się pomysłami i wymianę myśli. Oto kilka porad dotyczących prowadzenia skutecznej sesji burzy mózgów.

Nawet jeśli należysz do zespołu hybrydowego lub zdalnego, nie ulegaj pokusie planowania projektów w izolacji. Zaangażuj zespół w opracowanie planu i tym samym zwiększ poczucie odpowiedzialności za projekt. Nasz szablon burzy mózgów może Ci w tym pomóc!

Kluczowi członkowie zespołu projektowego

Na początku każdego projektu konieczne jest określenie ról i obowiązków. Znajomość swojej roli z wyprzedzeniem ułatwia każdemu pomyślne dotrzymywanie terminów projektowych i działanie według planu. Możliwe role projektowe to między innymi:

  • Kierownik projektu: osoba, która nadzoruje projekt i jest odpowiedzialna za jego powodzenie.
  • Sponsor projektu: menedżer wyższego szczebla, który promuje projekt i ściśle współpracuje z kierownikiem projektu.
  • Członek zespołu: osoba aktywnie pracująca nad zadaniami w ramach projektu.
  • Dostawca: osoba dostarczająca towary lub usługi w ramach projektu.
  • Interesariusz: osoba zainteresowana projektem. Interesariuszy można podzielić na:
    • interesariuszy głównych: osoby, które faktycznie wykonują pracę i są aktywnie zaangażowane w projekt;
    • interesariuszy drugorzędnych: osoby, które mogą uczestniczyć w spotkaniach i odgrywać niewielką rolę, ale nie są kluczowymi decydentami w projekcie.
  • Strona zainteresowana: osoba, która jest na bieżąco z projektem, ale nie odgrywa aktywnej roli i nie ma na niego dużego wpływu.
  • Klient: adresat ostatecznego projektu, jeśli jest to projekt skierowany do klienta, a nie projekt wewnętrzny.

Na co zwrócić uwagę przy ocenie oprogramowania do zarządzania projektami

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami może być trudny. Aby zespół w pełni wykorzystał narzędzie do zarządzania projektami, zalecamy poszukiwanie rozwiązania, które oferuje następujące możliwości:

  • Tworzenie współdzielonego kalendarza w celu monitorowania kamieni milowych projektu i terminów
  • Udostępnianie plików i dokumentów w celu zapewnienia do nich łatwego dostępu i usprawnienia współpracy
  • Tworzenie list zadań i przypisywanie zadań członkom zespołu
  • Śledzenie postępów projektu i generowanie raportów
  • Ułatwianie i usprawnianie komunikacji między członkami zespołu a interesariuszami
  • Szacowanie czasu trwania projektu i budżetu
  • Umożliwianie członkom zespołu komentowania zadań i przekazywania opinii
  • Generowanie automatycznych przypomnień i powiadomień
  • Konfigurowanie szablonów projektów w celu usprawnienia tworzenia projektu
  • Zarządzanie zasobami i obciążeniem pracą
  • Monitorowanie problemów i zagrożeń
  • Zarządzanie wnioskami o zmiany
  • Tworzenie szczegółowych raportów
  • Monitorowanie wyników projektu

Dlaczego warto korzystać z Confluence do zarządzania projektami

Confluence wyróżnia się jako centrum wiedzy skoncentrowanej wokół współpracy, znacznie usprawniając zarządzanie projektami dzięki tysiącom szablonów, gier i integracji w celu zapewnienia maksymalnej elastyczności i skalowania.

Konsolidacja narzędzi i centralizacja pracy

Confluence pozwala połączyć wiedzę, zadania i zarządzanie projektami ze współpracą zespołową. Osadź tablicę Trello w celu zarządzania projektami w stylu Kanban, jak zrobiła to firma Sprout Social. Możesz również zintegrować Confluence z systemem Jira, aby zarządzać projektami według zasad Agile na wzór Castlight Health. System Jira ułatwia planowanie i śledzenie projektów oraz zarządzanie nimi, a Confluence zwiększa przejrzystość oraz centralizuje komunikację i zasoby związane z projektem.

Skalowanie wraz z rozwojem zespołu i firmy

Confluence umożliwia zarządzanie projektami zespołom technicznym i biznesowym, a także małym firmom, zespołom zdalnym i korporacjom. Skaluj, korzystając z nieograniczonej liczby instancji, aby zapewnić autonomię organizacyjną, segregować dane ze względów bezpieczeństwa lub dostosowywać środowiska. Confluence zapewnia również bezpieczeństwo, zgodność z przepisami, wydajność i niezawodność potrzebne do wspomagania działalności firm, w tym gwarantowaną dostępność w ramach umowy SLA, jurysdykcję danych w USA, UE, Australii lub Niemczech oraz certyfikaty zgodności z RODO, SOC2 i nie tylko.

Bezpieczeństwo oraz ochrona pracy i wiedzy

Co się dzieje, gdy członkowie zespołu odchodzą z firmy, czy ich praca zostaje? Confluence chroni przed utratą prac projektowych, nawet jeśli członkowie zespołu opuszczą firmę. Możesz tworzyć uprawnienia, stosować kontrole i przypisywać role administratorów.

Analiza i optymalizacja wydajności

Nie można zarządzać tym, czego nie da się zmierzyć, prawda? Dzięki połączeniu z systemem Jira możesz śledzić postępy, monitorować działania i generować raporty ułatwiające optymalizację procesów i przepływów pracy projektu.


Zarządzanie projektem decyduje o produktywności zespołu. Ale nie wszystkie rozwiązania do zarządzania projektami są równie dobre. Dowiedz się, dlaczego ponad 85 000 firm korzysta z Confluence.

Szablony do zarządzania projektami

Ikona

Profil klienta — szablon

Szablon profilu klienta (tzw. persony) pomaga tworzyć szczegółowe profile klientów docelowych na potrzeby rozwoju i marketingu produktu, przewiduje bowiem miejsce na nazwę danej persony, jej cele, wyzwania i źródła informacji.

Ikona

Szablon projektowania ścieżki klienta

Użyj tego szablonu, aby zrozumieć doświadczenia klientów podczas interakcji z produktem, w tym towarzyszące im emocje i napotkane problemy.

Ikona

Szablon burzy mózgów na temat istotnych zmian

Ten szablon Confluence pomoże Twojemu zespołowi generować świeże pomysły.

Ikona

Szablon DACI

Skorzystaj z szablonu DACI, aby zdefiniować role poszczególnych członków zespołu w procesie decyzyjnym i szybciej podejmować właściwe decyzje.

Ikona

Plakat projektu — szablon

Jeśli nie przepadasz za dokumentami i kartami z założeniami projektowymi, wypróbuj ten szablon plakatu projektu.

Najważniejsze korzyści płynące z zarządzania projektami

1. Lepsza współpraca

Z jednej strony musimy współpracować z innymi, aby osiągać nasze cele, a z drugiej większość z nas nie umie skutecznie współpracować. Istnieją bowiem różne style komunikacji, różne podejścia do organizacji pracy oraz wiele innych czynników, które sprawiają, że współpraca jest trudna.

Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje zespołom lepszy obraz tego, nad czym pracują inni pracownicy, jakie określono terminy, jak w ogólny proces projektu wpisują się poszczególne zadania itp. Wszystko to składa się na największą zaletę oprogramowania do zarządzania projektami: lepszą i łatwiejszą współpracę przy realizacji projektu.

2. Centralizacja komunikacji

Czy Twój zespół komunikuje się za pomocą nieporządkowanych wiadomości e-mail, komunikatorów i komentarzy, które łatwo przeoczyć w gąszczu tekstów?

Nie wróży to dobrze Twoim projektom (i jest wielką stratą czasu). Gdy członkowie zespołu muszą sprawdzać informacje w zbyt wielu miejscach, dochodzi do nieporozumień, niedotrzymywania terminów, pomijania zadań i ogólnego bałaganu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala przechowywać całą komunikację — począwszy od informacji o terminach i aktualizacjach statusu po uwagi i pytania — w jednym miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich zainteresowanych. W ten sposób rozbite zostają silosy informacyjne, aby każdy mógł nie tylko dzielić się wiedzą, ale także skutecznie zarządzać sposobem i miejscem jej udostępniania.

3. Usprawnienie zarządzania zadaniami

Aby projekt został pomyślnie zrealizowany, członkowie zespołu muszą wiedzieć, za które zadania są odpowiedzialni i do kiedy muszą je ukończyć.

W dużej mierze odpowiedzialne są za to niejasno zdefiniowane obowiązki i nieprecyzyjne polecenia od menedżerów, a praca z wykorzystaniem wielu aplikacji i narzędzi tylko pogłębia ten chaos.

Jeśli członek zespołu ma przypisane zadanie w jakimś narzędziu, ale spędza więcej czasu na innej platformie, może przeoczyć ważne powiadomienie. Zarządzanie projektem za pomocą jednego programu pozwala zapobiec temu problemowi, a także rozbija nawet najbardziej skomplikowane przedsięwzięcia na łatwiejsze do wykonania kroki i czynności.

W takim programie można też przypisać zadania właściwym członkom zespołu i wskazać termin ich realizacji. Wszystko znajduje się w jednym miejscu, a pracownicy otrzymają powiadomienia o wszelkich nowych zadaniach.

Tarcza z rzutkami wbitymi w sam środek.

4. Pojedyncze źródło rzetelnych informacji

Oprogramowanie do zarządzania projektami pełni również rolę repozytorium informacji związanych z projektem. W takim programie można przechowywać wszystko: dokumenty, informacje o zasobach, aktualizacje, terminy, notatki ze spotkań itd. (Tak wygląda na przykład szablon notatki ze spotkania!) Dzięki temu informacje są dostępne, zorganizowane i łatwe do wyszukania. Członkowie zespołu mogą znaleźć potrzebne dane bez marnowania mnóstwa czasu.

5. Zwiększona wydajność

Po zsumowaniu powyższych korzyści otrzymujemy największą zaletę oprogramowania do zarządzania projektami: Twój zespół może szybciej posuwać się z pracą do przodu. Dużo szybciej.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami komunikacja w zespole przebiega sprawnie. Wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje i w jakiej kolejności powinni wykonywać zadania. Pracownicy mogą też łatwo znajdować potrzebne informacje.

Gdy wszystkie trybiki maszyny ze sobą współgrają, marnuje się znacznie mniej czasu. Szablon zarządzania projektami Jira pomaga zespołom szybciej przystąpić do działania dzięki wypróbowanym i przetestowanym przepływom pracy, bez konieczności zaczynania od pustej strony za każdym razem, gdy chcą utworzyć nowy projekt.

Teraz projekty nie będą przeciągały się w czasie, bo zespół dysponuje zasobami potrzebnymi do dostarczania wysokiej jakości rezultatów w imponującym tempie.

6. Śledzenie postępu prac

Nie chcesz po prostu odhaczyć kolejnej pozycji. Chcesz dostarczyć projekt, który nie przekroczył budżetu, został ukończony w terminie i spełnił swoje pierwotne założenia.

Są to ważne elementy, które łatwo stracić z oczu, mając urwanie głowy z danym projektem. A później jest tylko gorzej. Brak uważnego obserwowania ograniczeń i oczekiwań prowadzi do: problemów z dotrzymaniem terminu, przekroczenia budżetu i marnowania energii, bo członkowie zespołu będą musieli wykonać dodatkową pracę, aby skierować projekt z powrotem na właściwe tory.

Oprogramowanie do zarządzania projektami organizuje pracę, dzięki czemu łatwiej śledzić między innymi wydatki i terminy. Dodatkowo oferuje możliwość generowania raportów, aby monitorować postęp. Dzięki temu od razu wiadomo, gdy któryś z elementów projektu jest zagrożony.

Dlaczego warto korzystać z systemu Jira do zarządzania projektami

System Jira pomaga zespołom skutecznie planować, śledzić i dostarczać najwyższej jakości produkty przy użyciu specjalistycznych aplikacji do zarządzania projektami dla systemu Jira.

Scentralizowane raportowanie

System Jira zbiera wszystkie dane projektowe, umożliwiając łatwe śledzenie realizacji zadań, identyfikowanie wąskich gardeł i podejmowanie decyzji z pełnym przekonaniem o ich słuszności.

Aktualizacje w czasie rzeczywistym

Dzięki natychmiastowym aktualizacjom w systemie Jira wszyscy mają bieżące informacje, co pozwala na szybkie reagowanie i zapewnia spójność przy realizacji projektu.

Automatyzacja bez konieczności kodowania

System Jira eliminuje rutynowe zadania dzięki prostej automatyzacji bez użycia kodu, co pozwala oszczędzić czas i przeznaczyć go na to, co naprawdę ważne.

Pewne zarządzanie projektami

System Jira pomaga nadać właściwy kierunek zespołowi dowolnej wielkości i daje pewność, że osiągnie on wyznaczone cele.

Specjalne rozwiązania dla organizacji non profit i małych firm dopasowane do ich potrzeb

Sprawdź także

Ikona plakatu projektu
Plakat projektu — szablon

Opracowana wspólnie jedna strona informacji, która pomaga zachować zgodność prac zespołu projektowego z oczekiwaniami interesariuszy.

Plan projektu — ikona
Plan projektu — szablon

Definiuj, określaj zakres i planuj kamienie milowe kolejnego projektu

Usprawnij współpracę przy tworzeniu treści w zespołach za pomocą narzędzia Confluence

Następny
Fazy zarządzania projektem