Emplifi 如何利用 Jira 和 Confluence Cloud Premium 每年节省 30000 美元并将文档编制时间缩短 30%

挑战：多公司合并后，Emplifi 的社交媒体软件公司需要将各团队整合到一个统一的共享平台，并建立新的文档实践。

解决方案：通过定制 Jira 和 Confluence Cloud，Emplifi 为客户和员工打造了一个协作工作区和一个内外一体化的文档门户。

影响：这一集中式协作与内外文档中心的建立不仅实现了时间和成本的双重节约，更提升了可见性，改善了内外部用户体验。

多个业务和技术团队通力合作，打造行业领先的产品

Emplifi 是一个模块化、适应性强的平台，用于通过社交媒体培养客户关系。作为荣获《Forrester Wave Social Suites》领导者称号的年轻品牌，该平台已成为 Spotify、卡地亚和索尼等全球知名品牌信赖的工具，这一成就着实令人瞩目。

Emplifi 诞生于 2020 年至 2022 年间四大社交媒体管理工具的合并。对于技术内容总监 Kris Klima 来说，这次过渡带来了新的文档挑战。每个公司内的所有团队都有自己的工具和流程。为了成功地为客户合并产品，他们需要成功地合并团队，并为内部和外部文档建立清晰、共享的流程，例如面向客户的成功指南以及针对各内部团队的最佳实践指南。

Kris 说：“我们需要整合这些独立的产品，并创建通用的流程和工作流。”“这是一项大规模的跨职能工作。”

Emplifi 在推进集中化管理方面的持续努力

合并后，各团队在使用不同工具时面临文档难寻、协作低效的困境。Kris 说：“这种影响沿着开发链条自上而下波及甚广—从产品经理开始，无一幸免。”

当员工需要帮助时，会联系主题专家或产品经理，从而打断了他们的工作流。此外，由于没有信息中心，员工会创建自己的文档。这不仅导致了信息孤岛，而且还造成了重复工作—不同人员针对同一主题重复编写内容的情况屡见不鲜。

目标：打造双向文档门户，提升客户和员工体验

随着 Emplifi 团队的合并，Kris 看到了从头开始建立有效文档实践的机会。他设想建立一个全面的、双向的文档门户：为员工搭建内部知识库，为 Emplifi 的用户建立面向客户的服务端。

新的文档解决方案将在未来几年内使客户和员工受益。“产品文档工作常常被狭隘地视为版本发布前的一个检查项，”Kris 指出。“但实际上，它正是打造优质服务体验的重要方面。”

定制化的 Confluence 和 Jira 解决方案，源于协作，赋能协作

Emplifi 考虑过许多文档平台，但 Kris 和他的团队被 Atlassian Cloud 所吸引，因为它具有可扩展性，并能与 Marketplace 应用无缝集成。由于 Atlassian Cloud 已在 Emplifi 内部使用，这让 Kris 确信该平台能够满足员工和客户的多样化需求。

Kris 最终选择 Confluence 作为 Emplifi 在 Atlassian Cloud 上的文档常用工具。他分享道：“我将 Confluence 视为一个可通过应用定制成理想形态的平台。为此，他携手 Atlassian 合作伙伴 K15t，运用其 Scroll Apps for Confluence 解决方案，打造了一个由 Jira 和 Confluence 提供支持的、兼具简洁性与强大功能的内部-外部文档中心。

Kris 解释说：“我们的文档编写者直接融入开发团队开展工作，文档请求单本身就是开发项目的一部分。”这种方式使 Confluence 和 Jira 成为新门户的完美组合。文档团队和开发团队既能使用首选的工具，又能保持紧密协作。”

K15t 的产品营销主管 Shannon Meehan 表示：“精心设计的文档门户对于增强用户能力至关重要。”“当它整合起来并具有视觉吸引力时，将可以提升产品和用户体验。对于 Emplifi 来说，Confluence 和 Scroll Suite 的组合堪称完美。”事实上，K15t 现在将 Emplifi 的文档门户作为 K15t 应用功能的展示平台。

Emplifi 设置的突出特点是其灵活性。Kris 和他的团队可以轻松地将内容开放给客户，也可限定内部员工访问，或同时兼顾两种场景。得益于 Atlassian Guard 的单一登录功能，员工可以快速访问门户，而 Kris 的团队则可以独立管理内容和站点，无需开发人员介入。

Shannon 补充说：“Kris 展示了来自多个插件提供商的应用如何协同工作，以提高设置的效率和团队工作流的灵活性。”“这是 Confluence 的可扩展性在实际应用中的出色范例。”

Premium Atlassian Intelligence 与 Confluence 数据库双剑合璧，显著节省时间并缓解工作压力

在 Emplifi 构建解决方案的过程中，他们充分利用了 Atlassian Cloud Premium 功能，如 Confluence 数据库和 Atlassian Intelligence，以最大限度地提高效率，减少返工。

使用 Confluence 数据库验证每个版本

Kris 的团队使用 Confluence 数据库作为内容生命周期管理工具，用于在每次发布前纵览所有内容。“只需打开数据库筛选器，内容属性便一目了然，无需翻阅数百页面寻找特定条目，”Kris 解释说。“我们甚至可以轻松检查新页面是否加上了标签，这一点非常重要，因为标签直接关系到我们如何使用 K15t 的 Scroll Suite。Confluence 数据库帮助我们避免了文档发布后因忘记给两个页面加上标签而需要重新发布的情况。”

利用 Atlassian Intelligence 进行高效编辑

通过该平台内置的 Atlassian Intelligence，无论是撰稿人还是开发人员，都能独立完成内容编辑，无需依赖他人协助。“过去，开发人员必须求助文档团队的成员或英语母语同事来理顺内容，”Kris 解释道。“而现在，他们直接使用 Atlassian Intelligence 就能搞定。”

撰稿人同样受益匪浅，他们不再需要频繁寻求同行编辑。“以前，总要找人帮忙检查工作，”Kris 解释说。“如今 Atlassian Intelligence 就像个一个聪明又省心的助手，能自动理顺那些整天编辑文档时难免出现的混乱内容。”

释放时间、资金与精力

现在，Empifi 的文档和工程团队与 Jira 和 Confluence 实现了无缝协作，真正将文档整合到了开发流程中。例如，Confluence 文档可以轻松嵌入到 Jira 请求单中，因此专家无需离开 Jira 即可查看这些文档。即使文档请求单仍处于打开状态，开发项目也可以关闭，而不会影响统计数据或目标。

Kris 表示：“Jira 和 Confluence 是一对完美的搭档。文档编写者不必使用代码编辑工具来编写文档，而开发人员也不必浏览专为技术作者设计的陌生环境。”

有了这个由 Atlassian 支持的新文档中心，Emplifi 的团队将整个组织的人员和知识统一起来，并为客户提供更好的支持。

每年节省超过 $30000 和 30% 的文档时间

通过选择 Atlassian 而不是市场上的其他工具，Emplifi 每年可在工具和许可证方面节省超过 $30000。Kris 说：“现在，我们只需专注于内容创作。其他一切都由我们的 Atlassian 设置自动处理。”

自从实施 Atlassian 工具以来，Emplifi 发布了更多的文档，同时节省了金钱和时间。“与文档即代码解决方案相比，使用 Jira 和 Confluence，我们在整个文档生命周期中节省了 25-30% 的时间。”

使用 Atlassian Intelligence 还帮助团队在每次发布时额外节省了 6 小时或更多的手动编辑时间。

通过更顺畅的跨职能协作实现更快交付

拥有单一的文档和协作来源正在改善技术和业务团队（包括人力资源、营销、IT、法律等）之间的信息流。打破孤岛减轻了压力，简化了沟通，并使每人在每两周的发布周期中节省出整整一个工作日—所有这些都有助于更好、更快地交付。Kris 说：“信息流已大大加快。”

全面了解开发历史

现在，文档和发布说明都存储在 Confluence 中，并链接到 Jira 请求单，使团队能够轻松找到问题的根本原因并回答问题。这些改进帮助团队更快地解决了问题。

Kris 表示：“现在无需询问同事，所有必要信息都清晰记录在文档中。主题专家只需链接到文档站点，而无需逐字编写回复。”通过 Emplifi 文档站点进行互动也有助于收集宝贵的反馈意见，团队对此也非常欣赏。“多亏了我们的 Confluence 和应用设置，我们可以随时更新任何页面，而不需要依赖任何程序。”

客户成果

Emplifi 的客户对其全流程优质服务赞誉有加，从初始入驻、托管服务到持续培训，每个环节都体验到卓越。而完善的文档体系正是打造这种升级体验的关键所在。文档站点启动后的前六个月，就有 10000 家客户使用它来导航并优化其 Emplifi 平台，每周为客户和员工节省约 5 小时的支持时间。

Emplifi 的团队还使用 Confluence API 作为其应用内人工智能支持的搜索的来源。“Confluence 内容的代码结构清晰、定义明确。这使我们的创新团队能够轻松训练我们的 Librarian 以精准识别并推送相关内容，从而直接在平台上解答客户疑问，”Kris 说。这不仅实现了更快捷的自助回答，还减少了客户寻求客户支持的沟通时间。

赢得支持者和殊荣

员工们亲身体验到，这一解决方案极大简化了文档编写、信息查找以及与员工和客户之间的信息共享。Atlassian 也对此高度认可，为 Emplifi 授予 2024 年度“创新协作，聚力同行”大奖（Work Differently, Together）。该奖项旨在表彰那些成功建立协作流程、有效运用 Atlassian 的使用手册策略，并与业务利益相关者进行有意义沟通的组织。

Emplifi 产品高级副总裁 Martin Triska 表示：“Emplifi 在所有工作管理流程中都采用了协作方式。像 Atlassian 这样的高效平台对我们业务至关重要，它能帮助我们实现最重要的目标。我们深感荣幸能获得这些平台对我们在协作方面卓越表现的认可。更令人振奋的是，Atlassian 认可 Emplifi 在推动创新、注重团队合作的流程方面的领先地位，这些流程能为我们的客户创造真正的价值。”

以文档解决问题，帮助客户和员工化繁为简

Emplifi 致力于为品牌创造一种统一、有效的方式来接触、吸引和留住现代客户。借助 Confluence、Jira 和 K15t 的 Scroll 应用，Emplifi 正在为其客户和员工完成这一使命。

通过 Jira 和 Confluence Cloud Premium，Emplifi 将多个团队连接到了一个共同的平台上，并为文档奠定了坚实的基础，这将继续推动公司由内而外取得成功。

“Atlassian 的解决方案是我们团队成功的关键。Confluence 和 Jira 的集成让我们能够简化生命周期管理，响应客户反馈，并快速交付包括文档在内的新产品功能—整个流程近乎无缝衔接，”Kris 表示。“更令人欣慰的是，Atlassian 对我们这种融合产品、工程与文档三部门的工作管理流程的协作模式给予了认可。这一殊荣不仅是对我们团队工作的肯定，更印证了 Atlassian 生态系统中的创新工作流如何使产品和我们的客户受益。”