Lutron wyznacza drogę do inteligentnych rozwiązań oświetleniowych dzięki SAFe i Jira Align

Cel osiągnięty: ponad 30-procentowy wzrost produkcji w ciągu jednego roku

Problemy te coraz bardziej dawały się we znaki Benowi i jego zespołowi. Przez jakiś czas rozważali potencjalne rozwiązania, aż wreszcie do działania zmotywowało ich polecenie ze strony kierownictwa, które rzuciło inżynierom wyzwanie polegające na zwiększeniu wydajności o 30% — tak, aby firma Lutron mogła dotrzymać kroku wymaganiom zespołu sprzedażowego i klientów. Osiągnięcie tego celu wymagało wprowadzenia rozległych zmian, a zespół Bena stwierdził, że odpowiedzią na potrzeby firmy może być sprawdzony model zarządzania portfelami złożonych produktów: SAFe.

Choć zespoły ds. oprogramowania firmy Lutron były entuzjastycznie nastawione do pomysłu odejścia od modelu kaskadowego, zespoły ds. sprzętu pozostawały sceptyczne. W celu uzyskania ich aprobaty Ben wraz ze swoim zespołem nawiązał współpracę z organizacją Adaptavist, aby przetestować model SAFe w przypadku jednego produktu. Dokonali pomiaru wyników, podzielili się nimi z kadrą kierowniczą i innymi zespołami, a następnie zajęli się kolejnym projektem testowym.

Podczas fazy pilotażowej inżynierowie otrzymywali niekiedy informacje zwrotne, że model taki jak SAFe, który zazwyczaj wiąże się z podziałem trzymiesięcznych cykli na krótsze odcinki (tzw. sprinty), nie będzie działał w środowisku sprzętowym. Gdy zgłaszano takie wątpliwości, zespół zachęcał pracowników do skupienia się nie na realizacji założeń, a na odkrywaniu możliwości. „Zespoły ds. sprzętu twierdziły, że nie są w stanie dostarczyć niczego w ciągu dwóch tygodni, skoro okres projektowania i wdrażania jest, dajmy na to, sześciokrotnie dłuższy. Pytaliśmy je zatem, czego planują się nauczyć przez najbliższe dwa tygodnie. Rezultaty szkoleniowe stały się kluczowym elementem analizy działań i pomogły zespołom ds. sprzętu zrozumieć, że wdrożenie nowego modelu jest możliwe” — wspomina Ben.

Zmiana sposobu myślenia: wyniki ważniejsze niż aktywność

Firma Lutron poprosiła Jona Kerna z firmy Adaptavist (współautora Manifestu Agile) o zostanie mentorem ich zespołów ds. oprogramowania i sprzętu, aby przeprowadzić je przez nadchodzące zmiany. Jon wyjaśnił, że metodologia Agile polega na zmniejszeniu odstępu czasowego między podjęciem działania a uzyskaniem informacji zwrotnych, i zachęcił grupę do skupienia się na wynikach zamiast na aktywności, co miało pomóc zwiększyć dostarczaną wartość. Zespół Lutron wziął to sobie do serca i skoncentrował się na wzbogaceniu swojej kultury i przepływów pracy o aspekt nauki — czyli na kluczowym założeniu wynikającym z nastawienia na zwinność.

Taka zmiana zarówno w sposobie myślenia, jak i metodach pracy szybko przyniosła owoce. W ciągu około roku zespół inżynierów zrealizował swój cel z nawiązką, doprowadzając do zwiększenia produkcji o 34% (a nawet jeszcze więcej, bo o ponad 50%, jeśli uwzględnić wzrost siły roboczej). Po wykazaniu skuteczności modelu SAFe w fazie pilotażowej i uzyskaniu poparcia kadry kierowniczej Ben zaczął zauważać, że rola jego zespołu uległa zmianie — byli już nie tylko czempionami nowego rozwiązania, a również konsultantami. „Na tym etapie zespoły ds. sprzętu zaczęły dopytywać o model SAFe. Nie zgłaszały już wątpliwości, tylko naciskały na jego wdrożenie” — opowiada.

„Jedyne rozwiązanie spełniające nasze potrzeby”

Choć zespół Bena poczuł się zmotywowany sukcesami i entuzjazmem, jakie wywołał model SAFe, odkrył też nowe wyzwania związane ze starymi narzędziami. Gdy inżynierowie rozpoczęli prace nad produktem komercyjnym nowej generacji, odkryli, że wykorzystywane przez nich do zarządzania programami i portfelem oprogramowanie (w szczególności Miro i Excel) przestaje im wystarczać.

W jednym z przypadków członkowie zespołu poczuli się sfrustrowani koniecznością wprowadzania tych samych danych do wielu narzędzi. Listy priorytetów stale się mieszały. Brakowało też jednego źródła danych i przejrzystości w projekcie. „Można powiedzieć, że ten projekt zrujnował nasze procesy. Nie byliśmy w stanie koordynować komunikacji, której każdy potrzebował do zarządzania wszystkimi tymi elementami i zachowania spójności. Aby pomóc w organizacji tak złożonego środowiska, skorzystaliśmy z modelu SAFe i Jiry Align.

Organizacja Adaptavist wspierała firmę Lutron w trakcie wyboru, wdrażania i skalowania rozwiązania. Wspólnie wybrały rozwiązanie Jira Align, ponieważ zaprojektowano je z myślą o umożliwieniu organizacjom stosowania skalowalnych metodologii Agile, w tym modelu SAFe. Dało się je też zintegrować z wykorzystywanym już przez firmę Lutron ekosystemem Atlassian. „W perspektywie długoterminowej Jira Align jest jedynym rozwiązaniem, które odpowiada naszym potrzebom” — przyznaje Ben.

Ogranicz zależności i skończ z zarządzaniem przez obchód

Firma Adaptavist uświadomiła zespołowi Bena, że rozwiązanie Jira Align jest najbardziej wydajne, gdy towarzyszą mu usprawnienia w obrębie procesu. „Narzędzie miało wspierać proces, a ten wymagał od firmy Lutron pewnych ulepszeń w zakresie sposobu organizacji zespołów, planowania i pracy na każdym etapie. Dopiero później przyszedł czas na wdrożenie rozwiązania zapewniającego większą płynność i przejrzystość” — tłumaczy William Rojas, konsultant zarządzający.

Ważnym celem podczas wstępnej implementacji była zmiana organizacji i struktury zespołów pod kątem wielofunkcyjności, która pozwoliłaby nie tylko z wyprzedzeniem reagować na pewne zależności, ale też całkowicie wykluczyć część z nich. Ben mówi, że zapoczątkowało to „walkę o eliminację zależności” i pozwoliło na wykorzystanie rozwiązania Jira Align jako alternatywy względem dotychczasowej metody nazywanej przez niego pieszczotliwie „zarządzaniem przez obchód”.

„Wcześniej do zarządzania zależnościami stosowaliśmy technikę ZPO, czyli zarządzanie przez obchód. Polega ona na podchodzeniu do czyjegoś biurka wiele razy dziennie, aby coś omówić. Jednak wówczas złożoność produktu się zwiększyła, a zbiór zależności rozrósł się do niebotycznych rozmiarów. Cały proces powoli legł w gruzach”.

Jak twierdzi współpracownik Bena, starszy menedżer ds. technicznych Victor Volkodav, od momentu rozpoczęcia korzystania z rozwiązania Jira Align zespół zrealizował swój cel i zminimalizował praktykowanie techniki ZPO przez scentralizowanie informacji w pojedynczym źródle: „Teraz sięgam do Jira Align, zamiast podchodzić lub dzwonić do 150 osób”.

Jon i zespół Adaptavist są pod wrażeniem zaangażowania firmy Lutron w transformację ich procesów oraz produktów. „Na początku obawiałem się, czy Lutron jest w stanie wykonać tak ogromny krok w kierunku nowego sposobu pracy z wykorzystaniem Jira Align w dziedzinie sprzętu i oprogramowania” — przyznaje Jon. „Jednak ich zespoły szybko rozwiały moje obawy i doskonale radziły sobie z każdym stawianym przed nimi wyzwaniem”.

Przyszłość w jaśniejszych barwach: dostosowanie prac do strategii w celu kontynuowania rozwoju

Obecnie Lutron używa rozwiązań Jira Align i Jira Software do planowania biznesowego oraz planowania przyrostów programu, przy czym w obliczu pandemii COVID-19 procesy te zostały sprawnie przeniesione do środowiska wirtualnego. Jira Align ułatwia koordynację na poziomie portfolio, zapewniając właścicielom programów i interesariuszom portfolio pojedyncze źródło rzetelnych informacji na temat celów związanych z przyrostami programu, elementów prac i zależności. Gdy zespół przeprowadzi już sesje planowania przyrostów programu w ramach swoich rytuałów SAFe, informacje są automatycznie przekazywane do Jira Software, aby inżynierowie mogli przystąpić do pracy. W trakcie całego sprintu menedżerowie portfolio mogą z łatwością wyeksportować dane z Jira Align, aby udostępnić je kierownictwu, które w ten sposób zyskuje wgląd w postęp zespołu. Ponadto pozwala to skoordynować realizowane prace z ogólną strategią biznesową.

Przechowywanie w jednym miejscu wszystkich tych informacji, od priorytetów strategicznych po zależności, zmniejsza napięcia związane z pracą w dużych zespołach, zwłaszcza gdy są one rozproszone geograficznie.

Rhodes Baker, starszy menedżer ds. produktów i technologii oraz kierownik portfolio w Lutron, twierdzi, że „nic nie jest w stanie całkowicie zastąpić komunikacji bezpośredniej. Jednak Jira Align pomaga nam skalować te cenne minuty, ograniczając każdą interakcję do naprawdę ważnych decyzji i dając każdemu możliwość przystąpienia do pracy z taką samą ilością informacji”.

Narzędzia wspierające podejście SAFe pozwoliły firmie Lutron przejść od początkowych usprawnień na zupełnie nowy poziom. Od czasu wdrożenia rozwiązania Jira Align zespół techniczny wyeliminował wiele zależności, zwiększył wgląd w postępy i zadbał o lepsze powiązanie strategii z pracą, co w efekcie przybrało formę „rzeczywistej, znaczącej zmiany w szybkości wprowadzania produktów na rynek” — twierdzi Ben. „Ciągle skalujemy SAFe i Jira Align na kolejne zespoły i działy w Lutron. Spodziewamy się, że zaowocuje to w przyszłości dodatkowymi korzyściami dostarczanymi naszym klientom” — dodaje Victor.

W celu zwiększenia skuteczności i innowacyjności, na czym tak im zależało, firma Adaptavist poradziła firmie Lutron, aby zmieniła nie tylko sposób pracy i organizacji na poziomie zespołów, ale także sposób ich myślenia o pracy. „Jedną z trudności, z jakimi próbowaliśmy się uporać, było odejście od sposobu myślenia ukierunkowanego na zarządzanie i kontrolę” — wspomina Ben. „Jeśli nie uchwycisz wytycznych strategicznych i nie zintegrujesz ich z narzędziami niższego szczebla, nic nie zmieni się w starych sposobach pracy. Jednak Jira Align uwidacznia wiele rzeczy i pozwala nam udostępniać informacje między zespołami”.

Ben twierdzi, że dzięki platformie i bardziej skoordynowanemu procesowi bazującemu w większym stopniu na praktykach Agile, wprowadzone ulepszenia utorują firmie Lutron drogę ku lepszej przyszłości. „Możliwość pracy w tych wszystkich zespołach i obserwowania, jak rozwiązanie zaczyna działać, jest niesamowita”.

Dowiedz się, dlaczego Jira Align jest liderem wśród rozwiązań Agile dla firm