Jak Lendi Group usprawniła planowanie kwartalne, centralizując ponad 40 zespołów korzystających z sześciu narzędzi na jednej platformie Atlassian Cloud

Wyzwanie: Lendi Group, szybko rozwijająca się australijska firma z branży technologii finansowych, chciała przekształcić planowanie kwartalne przez skonsolidowanie narzędzi, angażowanie większej liczby zespołów i lepsze wykorzystanie ich danych.

Rozwiązanie: firma zaczęła korzystać ze scentralizowanego rozwiązania Atlassian Cloud Premium i rozszerzyła swoją platformę o cele Atlassian, Jira Product Discovery, Atlassian Analytics i Jira Service Management.

Wpływ: planowanie kwartalne jest teraz szybsze, łatwiejsze, silniej oparte na współpracy i ma bardziej strategiczny charakter — pozwalając Lendi Group na dalsze skalowanie i przekształcanie branży kredytów mieszkaniowych.

Lendi Group 🤝 Atlassian: Dwie szybko rozwijające się australijskie firmy technologiczne współpracują na rzecz transformacji

W wielu branżach szybkość dostarczania może decydować o sprzedaży. Zespoły Lendi Group, jednej z najszybciej rozwijających się australijskich firm fintech, odczuwają tę presję codziennie. Tysiące klientów i ponad 1300 brokerów polega na dwóch markach grupy, Lendi i Aussie w procesie uzyskiwania finansowania, którego potrzebują, aby spełnić swoje marzenia o posiadaniu domu. Proces uzyskiwania kredytu mieszkaniowego jest znany ze swojej powolności i stresogenności. Misją Lendi Group jest zmiana tego stanu rzeczy poprzez przekształcenie procesu od środka. Odbywa się to przy pomocy narzędzi Atlassian.

Dążąc do tego, aby planowanie kwartalne stało się silniej oparte na współpracy, sprawniejsze i miało bardziej strategiczny charakter

Dzięki nastawieniu na rozwój i zwinnym praktykom Lendi Group jest zawsze gotowa tworzyć. Powtarzać. I świętować. (Są to, nota bene, jedne z podstawowych zasad firmy). Kwartalny proces planowania w Lendi Group — niezbędny, by pomóc zespołom w utrzymaniu harmonizacji i osiąganiu postępów w osiąganiu ich celów — okazał się nową szansą na doskonalenie.

Kiedyś opracowywanie planu kwartalnego było w Lendi trzydniowym wydarzeniem z udziałem nawet 250 osób. „Odrywanie tak wielu osób od pracy było znacznym obciążeniem” — mówi Matt Hargreaves, starszy menedżer ds. dostarczania produktów.

Pierwsza część wydarzenia poświęcona była rozmowie o postępach w minionym kwartale. Chociaż ważne było, aby spojrzeć wstecz przed pójściem naprzód, zespół miał nadzieję usprawnić tę retrospektywną część procesu, aby można było się skupić na współpracy i przyszłej strategii. 

Firma Lendi chciała również zaangażować więcej interesariuszy i skonsolidować narzędzia. „Chcieliśmy wprowadzić całą organizację — ponad 40 zespołów obejmujących wszystkie działy Lendi Group — w proces i scentralizować go za pomocą jednego systemu” — wspomina Matt. „Wcześniej zespoły technologiczne spotykały się i planowały, ale brakowało integracji między zespołami i narzędziami, niewystarczające było dostosowanie do strategii, brak było raportów. Używaliśmy również sześciu różnych narzędzi, więc trzeba było aktualizować rzeczy w wielu miejscach. Nie mogliśmy uzyskać skonsolidowanego widoku między zespołami”. 

Zadaniem Matta i zespołu dostarczania produktów było podjąć te wyzwania. Na szczęście Matt korzystał już wcześniej z Atlassian, a także miał wizję przekształcenia kwartalnego procesu planowania tak, aby był równie szybki i łatwy jak produkty Lendi Group. 

Osiągaj cele: poprawa planowania i śledzenia dzięki Planom Jira i celom Atlassian

Firma Lendi Group rozpoczęła od uaktualnienia do wersji Jira Premium, aby uzyskać dostęp do Planów Jiry, umożliwiając zespołom planowanie i śledzenie pracy interdyscyplinarnej. Następnie zespół ds. dostarczania produktów zintegrował Confluence i Jirę, dzięki czemu użytkownicy mogli korzystać z inteligentnych łączy do pobierania danych z jednego narzędzia do drugiego, np. łącząc dokumentację Confluence w powiązanym zgłoszeniu Jira lub odwrotnie. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas i ograniczyć przełączanie narzędzi, ale także zapewnić bogaty kontekst pomagający w podejmowaniu decyzji.

Następnym krokiem było lepsze dostosowanie codziennej pracy do strategicznych OKR-ów. Ponieważ jednym z celów tej inicjatywy było zaangażowanie w ten proces wszystkich zespołów, a nie tylko zespołów technologicznych, Matt zadał wnikliwe pytanie: „jak możemy uprościć planowanie i ułatwić wszystkim zrozumienie celów, nawet jeśli nie znają narzędzi Atlassian?”

Dla Lendi Group odpowiedzią były cele Atlassian (dawniej znane jako Atlas): jedno źródło rzetelnych informacji pozwalające zrozumieć, w jaki sposób praca wielu zespołów przyczynia się do osiągnięcia celów biznesowych, oraz jak ją śledzą w czasie. Matt uznał, że ta funkcja może zastąpić program PowerPoint i poprawić widoczność.

W ciągu tygodnia od spotkania dyrektora generalnego Lendi Group Davida Hymana z jednym z dyrektorów generalnych Atlassian Scottem Farquarem na temat celów, firma przeprowadziła wdrożenie. „Cele sprawiły, że inaczej patrzymy na naszą pracę nad strategią i możliwość otrzymywania regularnych aktualizacji” — zapewnia Matt. „Teraz możemy skupić się na obszarach ryzyka, abyśmy mogli wrócić na właściwe tory”.

Scentralizowane narzędzia i usprawnione procesy sprawiają, że planowanie przestaje być bolączką, a staje się przyjemnością

Dzisiaj kwartalny proces planowania Lendi Group jest szybszy, silniej oparty na współpracy i bardziej efektywny niż kiedykolwiek wcześniej.

Po ustaleniu przez kierownictwo OKR-ów organizacji na początku roku podatkowego zespoły tworzą swoje powiązane OKR-y, wprowadzają je jako cele i uaktualniają co dwa tygodnie. Te aktualizacje uruchamiają powiadomienia w narzędziu Slack, które liderzy obserwują, śledząc postępy.

Zespoły Lendi Group wykorzystują Plany Jiry do śledzenia projektów i zależności w wielu działach interdyscyplinarnych, Jirę do kontynuowania prac, Confluence do dokumentowania wiedzy i dzielenia się nią oraz Jira Service Management do zarządzania incydentami. Aby usprawnić swoją pracę, wyspecjalizowane zespoły korzystają również z innych narzędzi zawartych w pakiecie Atlassian Cloud, np. zespół inżynierski wykorzystuje Jira Product Discovery do przeprowadzania burz mózgów i tworzenia harmonogramów dla pomysłów w oparciu o informację zwrotną od brokerów, a zespół ds. dostarczania oprogramowania wykorzystuje Atlassian Analytics do wykrywania istotnych danych i trendów.

Ponieważ każdy zespół śledzi swoje cele i używa do pracy narzędzi Atlassian, wszyscy mogą na bieżąco obserwować postępy, skupić się na długoterminowych celach i w razie potrzeby dostosowywać się w czasie rzeczywistym. Dbanie o aktualność tego źródła rzetelnych informacji oznacza również, że liderzy nie muszą sprawdzać statusu i zamiast tego poświęcają kwartalne sesje planowania na rozmowy strategiczne. „Posiadanie jednego źródła rzetelnych informacji i skonsolidowanego widoku wszystkich prac ma ogromne znaczenie. Nasze motto brzmi: „to musi być w Jirze” — mówi Matt. „Jestem naprawdę dumny z tego, jak nasze zespoły biznesowe zaczęły metodycznie podchodzić do spotkań i zrozumiały, z czym ich praca jest zgodna”.

Następnie, na początku każdego kwartału, zespół ds. dostarczania produktów rozpoczyna proces planowania. „Planowanie kwartalne jest znacznie bardziej wydajne, a nasi odbiorcy czerpią z tego więcej korzyści” — zapewnia Matt.

Proces rozpoczyna się od synchronizacji strategii w celu przejrzenia i dostosowania celów, omówienia tego, co się udaje, i eliminacji zagrożeń — wszystko to robi się teraz znacznie łatwiej, gdy informacje te są bardziej widoczne w Atlassian. Atlassian Analytics ułatwia również zespołowi tworzenie zaawansowanych raportów dla liderów za pomocą Atlassian Intelligence jako rozwiązania ograniczającego lub eliminującego konieczność programowania.

„Kiedyś zaczynaliśmy nasze comiesięczne spotkania komitetu sterującego od pustego arkusza i rozmawialiśmy o postępach” — wspomina Matt. „Teraz informacje przekazuje zestaw narzędzi Atlassian, dzięki czemu możemy skupić się na trudnych rozmowach i ustalaniu priorytetów”.

Porady i opieka ze strony zespołu ds. usług doradczych przygotowały grunt pod sukces

Gdy firma Lendi Group udoskonaliła planowanie kwartalne, zwróciła się do zespołu ds. usług doradczych Atlassian w celu uzyskania strategicznego doradztwa i wsparcia. „Zespół ds. usług doradczych był niesamowity. To było jak posiadanie osobistego trenera. Sam dotarłbym do pewnego etapu, ale potrzebowałem ich” — zapewnia Terry Meissner, menedżer ds. automatyzacji dostarczania produktów. „Współpraca z kimś, kto codziennie żyje i oddycha tymi narzędziami i potrafi spojrzeć z perspektywy technicznej i biznesowej, sprawia, że wszyscy stajemy się lepsi”.

Poza wiedzą zespół Terry'ego i Matta docenił bezpośrednią relację z oddanym zespołem. „Narzędzia to jedno, ale ważniejsze są stosunki” — uważa Terry. „Są one bardziej osobiste niż z jakimkolwiek innym dostawcą. Otrzymuję opiekę, jakiej potrzebuję, i mam dostęp do niesamowitych ludzi”.

Od czasu pierwszego udanego zaangażowania zespół ds. usług doradczych współpracuje z Lendi Group nad nowym zestawem rozwiązań i optymalizacji, w tym rozszerzeniem wykorzystania Jira Product Discovery zamiast Productboard, zamianą BMC Helix na Jira Service Management, wdrożeniem funkcji Zasoby w celu zarządzania zasobami oraz integracją Automatyzacji Atlassian z myślą o poprawie wydajności. „Jestem pod wrażeniem tego, na co pozwalają nam funkcja Zasoby i narzędzie Automatyzacja” — twierdzi Terry. „Uzyskamy ogromny wzrost produktywności”.

„Nie znajdziesz lepszego ekosystemu niż Atlassian”

Doskonaląc procesy z pomocą zaufanych doradców Atlassian i łącząc zespoły dzięki zintegrowanemu systemowi pracy, zespoły Lendi są gotowe do zwiększenia skali i odciśnięcia swojego piętna na australijskim rynku kredytów mieszkaniowych. „Zasady gry zmienia to, że wszystkie narzędzia komunikują się ze sobą. Nie przełączamy kontekstu, aby dowiedzieć się, którą drogę wybrać lub jak coś działa. Narzędzia wydają się znajome, a nie tak zniechęcające jak inne” — mówi Terry. „Nie znajdziesz lepszego ekosystemu niż Atlassian”.