Jira i Confluence ułatwiają odkrycia naukowe i wspierają współpracę między zespołami w CERN

Wyzwanie: Organizacja CERN potrzebowała dostępnych, scentralizowanych narzędzi, które ułatwiłyby współpracę międzynarodowej społeczności ekspertów i naukowców w zakresie przełomowych badań z dziedziny fizyki.

Rozwiązanie: Organizacja CERN skonsolidowała swoje instancje oprogramowania Jira i Confluence oraz przeprowadziła migrację do rozwiązania Data Center. Teraz używa Jiry do zarządzania projektami oraz Confluence do dyskusji i generowania pomysłów.

Skutek: Tysiące ekspertów w całej organizacji CERN korzystają z Jiry i Confluence w celu ułatwienia współpracy badawczej, a utrzymanie instancji Data Center wymaga obecnie znacznie mniejszego nakładu pracy niż wcześniej.

W CERN, Europejskim Laboratorium Fizyki Cząstek Elementarnych, tysiące fizyków, inżynierów i innych ekspertów wspólnie badają podstawową strukturę materii. Dzięki kompleksowi akceleratorów i spowalniaczy cząstek — w tym największemu akceleratorowi, jaki kiedykolwiek zbudowano, słynnemu Wielkiemu Zderzaczowi Hadronów (LHC) — naukowcy obserwują, z czego składa się nasz świat i jak działają te cząstki.

Korzystając z najbardziej zaawansowanych instrumentów naukowych na świecie, takich jak LHC, CERN prowadzi przełomowe badania. Za kulisami zespoły posuwają naprzód swoje prace z pomocą narzędzi Atlassian.

W całej organizacji CERN systemy Jira i Confluence należą do kluczowych narzędzi usprawniających współpracę między naukowcami i inżynierami. Oprócz ponad 2500 pracowników organizacji CERN skupia również społeczność liczącą około 13 000 naukowców z całego świata, którzy współpracują zarówno zdalnie, jak i w sposób bezpośredni.

Na przykład gdy akcelerator cząstek wymaga konserwacji, może być konieczne uzyskanie zgody od innego działu na zakup nowego specjalistycznego sprzętu. „Tego rodzaju interakcje między różnymi działami są niezwykle skomplikowane bez odpowiedniego systemu” — mówi inżynier projektu Brice Copy.

Płynniejsza współpraca dzięki Jirze i Confluence

Kultura CERN promuje autonomię, eksperymenty i wolność akademicką. Zespoły potrzebują narzędzi, które są intuicyjne i dostępne dla wszystkich członków społeczności, a jednocześnie zapewniają prywatność danych. CERN od ponad 20 lat korzysta z Jiry i Confluence, a teraz ma do dyspozycji darmowe licencje Data Center dla organizacji non-profit udostępnione przez Atlassian Foundation.

Organizacja dążyła do zacieśnienia współpracy za pomocą narzędzi cyfrowych, a produkty Atlassian pomogły w tym wszystkim pracownikom CERN. „Ze względu na naszą strukturę organizacyjną oraz dużą liczbę i częstotliwość interakcji potrzebujemy rozwiązania o dość nieformalnym charakterze” — wyjaśnia Brice, który był odpowiedzialny za pierwsze wdrożenie Jiry w organizacji.

Obecnie wiele działów w CERN korzysta z Jiry i Confluence do planowania i śledzenia pracy, dzielenia się wiedzą oraz współpracy na rzecz realizacji misji organizacji. „Większość działów w CERN w jakiś sposób korzysta z Jiry i Confluence” — wyjaśnia Brice. „Użytkownicy mają swobodę wyboru narzędzi, więc nie istnieje żaden przymus, ale wielu z nich decyduje się właśnie na Jirę i Confluence”.

Specjaliści z różnych dziedzin szczególnie doceniają elastyczność i możliwość dostosowania narzędzi do własnych potrzeb. „Ponieważ narzędzia te są łatwe w użyciu, użytkownicy mogą dostosować je do swoich potrzeb” — mówi Brice. „Korzystanie z Jiry na potrzeby zarządzania projektami różni się od używania jej do tworzenia oprogramowania lub wprowadzania sprzętu”.

Elastyczność i łatwość obsługi są ważne również dlatego, że CERN skupia ludzi z różnych środowisk zawodowych, co wiąże się ze współpracą między wieloma dyscyplinami i specjalistami z różnych dziedzin.

Planowanie i śledzenie działań w całej organizacji w systemie Jira połączone z „ludzką stroną” platformy Confluence

Chociaż organizacja CERN ma już ponad 70 lat, zespoły programistów kontynuują jej długą tradycję, stosując nowoczesne praktyki programistyczne. Programiści pracujący w CERN wykorzystują na przykład metodę Kanban i zarządzanie w stylu Agile przy wsparciu systemu Jira do tworzenia specjalnego oprogramowania obsługującego akceleratory organizacji. „Sterowanie akceleratorem wymaga skomplikowanej konfiguracji” — mówi Brice. „Jeśli wszystko ma działać zgodnie z oczekiwaniami, musimy uwzględnić miliony parametrów. Aby tworzyć wysokiej jakości oprogramowanie, używamy Jiry do śledzenia błędów i zgłoszeń oraz kontroli jakości”.

System Jira jest również wykorzystywany do wielu innych rodzajów zadań, zazwyczaj w połączeniu z Confluence. „Zamiast wyjaśniać, jak korzystamy z Jiry i Confluence, łatwiej byłoby wymienić wszystko, do czego ich nie używamy” — tłumaczy Brice. „Wszystko, od koordynacji analizy danych dotyczących fizyki eksperymentalnej po organizację projektowania nowych części akceleratora, odbywa się za pomocą tych narzędzi. Poza pracownikami naukowymi i technicznymi z Jiry i Confluence korzystają na co dzień m.in. zespoły administracyjne, operacyjne, HR i finansowe”.

„Do planowania używamy Jiry, ale to Confluence jest spoiwem łączącym wszystkie elementy tego procesu” — mówi Brice. „Confluence nadaje naszej pracy w Jirze ludzki wymiar. Zgłoszenia, zadania i terminy to nie wszystko; w tym narzędziu również prowadzimy dokumentację i dyskusje oraz generujemy pomysły. Na przykład pracownicy mogą opracować plan, przeprowadzić iteracje i nieformalnie wymienić się pomysłami, zanim przystąpią do realizacji projektu w Jirze. To dzieje się w Confluence”.

CERN używa Confluence na przykład do przygotowywania konferencji naukowych, gromadząc wszystkie proponowane tematy badawcze, żeby ocenić ich istotność i upewnić się, że wielu naukowców nie będzie prezentować podobnych prac. System Confluence jest również zintegrowany z codzienną pracą zespołów na wiele innych sposobów, takich jak dokumentowanie procesów technicznych i wdrażanie nowych pracowników.

Migracja i konsolidacja w celu lepszego zaspokojenia potrzeb badawczych organizacji CERN

W 2023 roku organizacja CERN podjęła decyzję o migracji wielu lokalnych instancji oprogramowania Jira i Confluence Server do jednej centralnej instancji hostowanej w Atlassian Data Center. Inżynier komputerowy Michał Kołodziejski zaplanował i przeprowadził migrację wraz ze swoim zespołem.

Przed migracją zespoły korzystały z kilku starszych instancji oprogramowania Jira i Confluence, które zostały skonfigurowane w całej organizacji. W poszczególnych działach funkcjonuje wiele różnych zespołów inżynierów oprogramowania; niektóre z nich zarejestrowały się w tych narzędziach niezależnie, zanim zostały one udostępnione centralnie przez dział IT.

Michał wiedział, że jeśli zespoły w CERN zdołają skonsolidować swoją pracę w scentralizowanych instancjach oprogramowania Jira i Confluence, będzie można w pełni wykorzystać potencjał wszystkich zespołów. „Dostrzegliśmy możliwość usprawnienia komunikacji i współpracy między użytkownikami poprzez ujednolicenie wszystkich instancji w ramach jednej, w pełni obsługiwanej platformy dostępnej dla każdego pracownika” — wyjaśnia.

Projekt ten stanowił również doskonałą okazję do migracji z wdrożeń serwerowych do Atlassian Data Center. Migracja była korzystna dla wszystkich stron, zwiększając potencjał współpracy, na którym opiera się CERN, a jednocześnie tworząc ujednolicony, znacznie łatwiejszy w utrzymaniu ekosystem Atlassian.

Przygotowania i współpraca torują drogę do płynnej, jednodniowej migracji.

Organizacja CERN wiedziała, że do tak dużej konsolidacji i migracji potrzebne będzie wsparcie ekspertów. Jako partnera ds. rozwiązań wybrała Itransition ze względu na doświadczenie tej firmy w zakresie ekosystemu Atlassian i współpracy między przedsiębiorstwami.

Firma Itransition przeanalizowała wielu potencjalnych dostawców oprogramowania i doszła do wniosku, że narzędzia Atlassian będą najlepszym i najbardziej opłacalnym rozwiązaniem. Przedstawiła również zalecenia dotyczące optymalizacji licencjonowania i rozliczeń Atlassian, w tym ubiegania się o bezpłatną licencję Atlassian Community dla społeczności.

Michał kierował migracją CERN do Data Center, korzystając z szerokiego wsparcia firm Itransition i Atlassian. „Doceniliśmy fakt, że firma Atlassian zapewniła nam wszystkie potrzebne narzędzia” — mówi. „Jej wsparcie okazało się również bardzo pomocne w kilku przypadkach, gdy napotkaliśmy naprawdę złożone problemy, których nie byłem w stanie samodzielnie rozwiązać”.

Michal spędził kilka tygodni na przygotowaniach do migracji i szukaniu rozwiązań dla przeszkód, takich jak przejście z wielu systemów uwierzytelniania na logowanie jednokrotne (SSO). Gdy wszystko było gotowe, migracja przebiegła bez problemów. „Przeniesienie wszystkich użytkowników i danych do nowej infrastruktury zajęło cały dzień” — wyjaśnia.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."