Bandhan Life łączy zespoły za pomocą Jiry i Confluence Cloud

Wyzwanie: indyjska firma Bandhan Life chciała znaleźć lepszy sposób na połączenie zespołów i pracy w całej organizacji, aby umożliwić poprawę współpracy, śledzenia, dostosowania strategicznego i widoczności.

Rozwiązanie: firma ubezpieczeń na życie rozszerzyła wykorzystanie Jiry i Confluence, aby stworzyć ujednolicony system wspólnej pracy.

Wpływ: dzięki centralizacji prawie wszystkich zespołów w Jirze i Confluence, firma Bandhan Life nie tylko osiągnęła swoje pierwotne cele, ale także zaoszczędziła czas na zarządzaniu projektami i raportowaniu.

Stworzenie doświadczenia ubezpieczeniowego nastawionego na rozwiązania cyfrowe dzięki połączonemu systemowi pracy

Bandhan Life to pierwsza firma ubezpieczeniowa w Indiach, która wdrożyła model nastawiony na rozwiązania cyfrowe i model pracy rozproszonej. Zespół ma odważne plany bycia liderem zmian w swoim sektorze, a jego celem jest usprawnienie doświadczenia pracowników, klientów i partnerów.

Tradycyjnie procesy związane z ubezpieczeniem na życie wymagają wiele ręcznej pracy papierkowej z dokumentami. Kluczowym problemem jest również bezpieczeństwo, ponieważ obszar ubezpieczeń przetwarza poufne informacje, które są podatne na oszustwa.

Dla Bandhan Life przejście na nowy model było ambitnym celem. Zespół wiedział, że aby to się udało, będzie musiał dostosować swój proces i platformę.

W poszukiwaniu scentralizowanego systemu komunikacji, współpracy i dostosowywania

Codzienna praca w firmie Bandhan Life często wymaga współpracy między stronami wewnętrzną i zewnętrzną, na przykład gdy pracownicy wdrażają nowych partnerów dystrybucyjnych (takich jak banki i brokerzy ubezpieczeniowi) w celu sprzedaży jej polis ubezpieczeń na życie. Przy tak szerokiej koordynacji ułatwienie współpracy było kluczowym priorytetem tej cyfrowej transformacji.

Zanim firma Bandhan rozszerzyła wykorzystanie narzędzi Atlassian, pracownicy mieli własne procesy w przypadku każdego przepływu pracy. Większość z nich śledziła pracę w programie Excel i komunikowała się za pośrednictwem Slack, poczty e-mail i Microsoft Teams. Informacje były izolowane między tymi systemami, co oznaczało konieczność przeszukiwania platform lub popędzania się nawzajem w poszukiwaniu informacji.

To nie tylko powodowało tarcia i spowolniało pracę, ale także utrudniało raportowanie i ustalanie priorytetów. Przy ponad 120 projektach w 25 działach kierownictwo miało trudności z ustaleniem, jak postępuje praca, oraz z alokacją zasobów, zwłaszcza w różnych lokalizacjach i obszarach organizacji.

„Samo przygotowanie raportu z postępów projektu zajęło nam dwa dni robocze” — wyjaśnia wiceprezes biura dyrektora generalnego Shahid Hussain. „Zostałby stworzony, zrecenzowany, a następnie ponownie edytowany, zanim byłby w ogóle gotowy do przedstawienia kierownictwu”.

Kiran Belsekar, wiceprezes wykonawczy, dyrektor ds. bezpieczeństwa informacji i zarządzania IT, dodaje: „organizacji pracy zdalnej trudno było śledzić projekty, przeprowadzać codzienne kontrole i monitorować pracę pracowników. Wszyscy ciężko pracowali, ale niestety wyniki nie były realizowane z perspektywy OKR-ów”.

Firma Bandhan Life potrzebowała ściślej połączonego systemu pracy, który rejestrowałby postępy, koordynował zespoły i zapewniał wgląd w to, jak praca przyczynia się do realizacji ogólnych celów. „Chcieliśmy stworzyć szerszy wgląd jako lepszy sposób na ukierunkowanie energii na cele organizacyjne i likwidację barier informacyjnych” — mówi Kiran.

Rozszerzenie Jiry i Confluence na system pracy przy wsparciu Padah Solutions

Firma Bandhan Life zwróciła się do Padah Solutions jako partnera ds. rozwiązań, aby pomóc w rozwiązaniu tego problemu. Priti Kumar, założyciel Padah Solutions, zalecił rozszerzenie wykorzystania Atlassian w firmie zamiast wdrażania nowego narzędzia. Zespoły techniczne Bandhan Life już od dawna korzystały z Jiry, więc przejście na chmurę Atlassian miało sens.

Aby zaspokoić potrzeby różnych funkcji biznesowych, firma Padah Solutions wdrożyła tablice Jira zarówno zgodne z zasadami Agile, jak i z metodologią kaskadową. Zintegrowano również Jirę z narzędziami Microsoft Outlook i Teams, aby umożliwić korzystanie z tych narzędzi w bardziej usprawniony sposób i scentralizować komunikację w Bandhan Life.

„Specjaliści z Padah przeanalizowali nasze wymagania i zaprojektowali skuteczne rozwiązania” — twierdzi Shahid. „Często kontaktowaliśmy się z nimi w trakcie całego procesu, który został zrealizowany bardzo szybko dzięki ich zaangażowaniu i doświadczeniu z Jirą”.

Jira i Confluence: idealne narzędzia wspierające kulturę współpracy w Bandhan Life

Obecnie chmura Atlassian służy jako platforma współpracy dla niemal całej organizacji. Zespoły używają Jiry do współpracy i śledzenia zadań oraz Confluence jako scentralizowanej bazy wiedzy. „Narzędzia Atlassian stały się integralną częścią naszej kultury” — twierdzi Kiran. „Każda inicjatywa zaczyna się w Jirze”.

Teraz zespoły Bandhan Life mogą łatwo współpracować w całym cyklu życia każdego projektu, bez względu na to, ile osób musi brać w nim udział.

Od samego początku zespoły opracowują kompleksowe plany działań w celu ustalenia priorytetów i harmonogramów za pomocą Planów Jira. Następnie w Jirze automatycznie tworzone są zgłoszenia, przypisywane zadania i ustalane osie czasu. Pracownicy używają Jiry i Confluence, aby komunikować się podczas planowania i realizacji, co pomaga wszystkim być na bieżąco, zarządzać zależnościami i minimalizować opóźnienia. „Niemal każda osoba jest zależna od kogoś pełniącego inną funkcję, a dzięki Jirze łatwo to zrozumieć” — twierdzi Shahid. „Raporty wyraźnie pokazują, które zespoły są od siebie zależne w zakresie wsparcia i dostarczanych elementów”.

Pulpity i filtry w Jirze ułatwiają również śledzenie postępów i kluczowych kamieni milowych, eliminując potrzebę ręcznego gromadzenia komunikatów o stanie prac przez menedżerów lub poświęcania całych dni na opracowywanie raportów. „Spędzamy mniej czasu na sprawdzaniu, który projekt jest na jakim etapie i który jest najważniejszy” — twierdzi Shahid. „Wgląd w czasie rzeczywistym w to, co się dzieje, wzmacnia odpowiedzialność między współpracownikami”.

Współpraca, komunikacja i widoczność: wspólna praca w celu osiągnięcia kluczowych wyników

Od czasu połączenia z systemem pracy Atlassian firma Bandhan Life odnotowała wymierną poprawę prędkości, widoczności i wydajności. „Jesteśmy organizacją silnie zorientowaną na wyniki. Pomagają nam w tym Jira i Confluence, odkąd ustaliliśmy nowy standard pracy zdalnej — model nastawiony na rozwiązania cyfrowe”, zapewnia Shahid.

90% wdrożonych użytkowników w ciągu 90 dni

Ponieważ firma Padah Solutions pomogła Bandhan Life tak skonfigurować Jirę i Confluence, aby zaspokoić wszystkie zróżnicowane potrzeby jej zespołów, wdrożenie w organizacji nastąpiło szybko. Po trzech miesiącach 90% użytkowników wdrożyło narzędzia Atlassian Cloud jako integralną część codziennej pracy.

O 30% mniej czasu poświęcanego na zarządzanie projektami

Dzięki Jirze i Confluence nie trzeba ponaglać interesariuszy w celu oceny postępów. Na ponad 100 tablicach Jira w projektach Bandhan Life menedżerowie znajdują wszystkie potrzebne informacje. Od czasu migracji menedżerowie poświęcają o 30% mniej czasu na monitorowanie projektów i zarządzanie nimi, co pozwala im skupić się na kluczowych zadaniach.

Wzrost indywidualnej produktywności o 20%

Przed migracją do Jiry i Confluence pracownicy musieli codziennie tracić czas na przeglądanie systemów, proszenie kolegów o pomoc oraz zarządzanie zależnościami i zatwierdzeniami. Jira i Confluence eliminują większość tej pracy, oszczędzając każdemu pracownikowi około 1,5 godziny dziennie.

Oszczędność 400 godzin rocznie na raportowaniu

Przed centralizacją w Atlassian Cloud zespół poświęcał dwa dni na przygotowanie raportu za każdym razem, gdy musiał poinformować ścisłe kierownictwo o postępach projektu. Jira zautomatyzowała prawie całą tę pracę, oszczędzając około 100 godzin na kwartał lub 400 godzin rocznie.

95% wszystkich komunikatów zarejestrowanych w Jirze

Niemal cała komunikacja związana z projektami (z wyjątkiem pracy sprzedażowej w terenie) jest teraz rejestrowana i śledzona w Jirze, zamiast w Excelu, e-mailach, Slacku i Teams, co pomaga pracownikom lepiej orientować się w postępach i statusie pracy. „Mamy pełną widoczność, zanim praca się rozpocznie” — wyjaśnia Shahid. „Każda inicjatywa jest wprowadzana do Jiry, a e-mail wyzwalający informuje wszystkich o jej uruchomieniu”.

Ustalanie priorytetów w czasie rzeczywistym

Dzięki większej widoczności i łatwiejszemu raportowaniu pracownicy mogą szybciej podejmować decyzje i odpowiednio reagować w razie potrzeby. Liderzy mogą ustalać priorytety w sposób dynamiczny i oparty na współpracy, wyświetlając status dowolnego projektu za pośrednictwem Jiry podczas spotkań, zamiast polegać na statycznym raporcie.

Ponieważ każdy może szybko zorientować się, jaki jest status i znaczenie projektu w czasie rzeczywistym, pracownikom na każdym poziomie firmy — nie tylko liderom — łatwiej jest skupić się na najważniejszej pracy. „Jira i Confluence sprawiają, że wszyscy automatycznie nadają największy priorytet istotnym zadaniom i w naturalny sposób dążą do osiągnięcia lepszych wyników końcowych” — twierdzi Shahid.

Właściwa platforma i odpowiedni partnerzy, którzy poprowadzą indyjskie ubezpieczenia ku nowej erze

Chociaż ujednolicenie w Jirze i Confluence Cloud poprawiło komfort pracy w Bandhan Life, to korzyści czerpią również dystrybutorzy sprzedający polisy oraz klienci chcący zabezpieczyć swoją przyszłość. „Zauważyliśmy przyspieszenie zarówno w zakresie dostarczania produktów, jak i wdrażania partnerów” — wyjaśnia Shahid.

Dzięki narzędziom Atlassian Cloud i wsparciu firmy Padah Solutions pracownicy firmy Bandhan Life realizują swoją wizję lepszego doświadczenia ubezpieczeniowego nastawionego na rozwiązania cyfrowe dla pracowników, partnerów i klientów w całym kraju.