Jira と Confluence による科学的発見を推進し、CERN で複数のチーム全体でのコラボレーションを促す方法

課題: CERN では、世界中の専門家や科学者のコミュニティが画期的な物理学研究においてより簡単にコラボレーションできるように、アクセスしやすく一元化されたツールを必要としていました。

解決策: CERN では Jira インスタンスと Confluence インスタンスを統合し、Data Center に移行しました。現在、プロジェクト管理には Jira を、議論や構想にはさらに Confluence を併用しています。

影響: CERN の何千人もの専門家が Jira と Confluence を使用して共同研究を促進しており、Data Center インスタンスの保守に必要な労力を以前と比べて大幅に削減しています。

European Laboratory for Particle Physics (欧州素粒子物理学研究所） である CERN では、何千人もの物理学者、エンジニア、その他の専門家が協力して物質の基本構造を研究しています。CERN の素粒子加速器と減速器の複合体 (史上最大の加速器である有名な大型ハドロン衝突型加速器 (LHC) を含む) を使って、研究者たちは私たちの世界が何でできているのか、そしてこれらの素粒子がどのように機能するのかを観察しています。

CERN は、LHC のような世界で最も洗練された科学機器を用いて、画期的な研究を進めています。その裏で、チームはアトラシアンのツールを活用して作業を進めています。

CERN 全体において、Jira と Confluence は科学者とエンジニア間のコラボレーションを可能にする主要なツールの 1 つです。CERN では、組織の 2,500 人を超えるスタッフだけでなく、世界中の約 13,000 人の科学者が集まるコミュニティを結集し、遠隔地や対面で連携しています。

たとえば、素粒子加速器の保守が必要な場合、新しい専用装置を購入するには別の部署の承認が必要な場合があります。「このような国境を越えたやりとりは、適切なシステムがなければ非常に複雑になります」とプロジェクト エンジニアの Brice Copy 氏は語ります。

Jira と Confluence でコラボレーションを加速

CERN には、自主性、実験、学問の自由を重視する社風があります。チームには、データのプライバシーを確保しつつ、コミュニティの誰もが直感的に利用できるツールが必要です。CERN では Jira と Confluence を 20 年以上使用しており、現在はアトラシアン基金を通じて非営利団体に無償の Data Center ライセンスを提供しています。

組織がデジタル ツールとのコラボレーションの強化に努める中で、アトラシアン製品は CERN の全員が協力して成果を上げられるようサポートしてきました。「私たちは組織化されていて、やり取りの数も頻度も多いため、気軽に使用できるものが必要です」と、Jira を最初に組織に実装した責任者の Copy 氏は説明します。

現在、CERN の多くの部署で組織の使命をサポートするために Jira と Confluence を使用して作業の計画と追跡を行い、ナレッジを共有し、コラボレーションしています。「CERN のほとんどの部署で何らかの形で Jira と Confluence を使用しています」と Copy 氏は話します。「各部署でツールを柔軟に選択できるので、義務ではありませんが、多くの部署で Jira と Confluence を選択しています」

コミュニティのさまざまな専門家は、ツールの柔軟性とカスタマイズ性を特に気に入っています。「これらは使いやすいツールなので、ユーザーはニーズに合わせてカスタマイズできます」と Copy 氏は言います。「Jira をプロジェクト管理に使用すると、ソフトウェア開発やハードウェアの試運転に使用する場合とはユーザー エクスペリエンスが異なります」

CERN には多様な職歴を持つ人々が在籍しているため、幅広い分野と専門知識にわたってコラボレーションを促進するには、柔軟性と使いやすさも重要です。

Jira での組織全体の計画と追跡、そのすべてが Confluence の「人間的側面」とつながっている

CERN には 70 年以上の歴史がありますが、開発チームは現代の開発プラクティスで組織の長い歴史を築き上げることに貢献してきました。たとえば、CERN の開発者は、Jira がサポートするカンバンとアジャイル型の管理を使用して、組織にとっての加速器、すなわちアクセラレータを強化するカスタム ソフトウェアを構築しています。「アクセラレータの制御には多くの構成が必要です」と Copy 氏は話します。「期待どおりに動作させるためのパラメータは何百万もあります。高品質のソフトウェアを生み出すために、私たちは Jira を使ってバグ、課題、品質を追跡しています」

また、通常は Confluence と併用して、Jira を他の多様な業務にも使用しています。「Jira と Confluence の使い方を説明するよりも、それらを使わない場面を挙げる方が簡単かもしれません」と Copy 氏は言います。「実験物理学データの分析の調整から、新しい加速器部品の設計の調整まで、すべてがこれらのツールで行われます。学術的および技術的な業務以外では、管理、運用、人事、財務などのチームが毎日 Jira と Confluence を使用しています」

「計画には Jira を使用していますが、Confluence は計画をまとめる役割を担っています」と Copy 氏は話します。「Confluence は Jira での作業に人間味を与えてくれます。課題、タスク、締め切り日を管理するだけでなく、文書化したり、議論したり、アイデアを練ったりする場所です。たとえば、プロジェクトで Jira を使用する前に、非公式に計画、反復、意見交換をしたいと思う人がいるかもしれません。このようなことは Confluence で行います」

たとえば、CERN では科学会議の準備に Confluence を利用し、提案されたすべての研究トピックを集約して関連性を評価し、複数の科学者が同様の研究を発表しないようにしています。また、Confluence は、技術プロセスの文書化やオンボーディングなど、他にもさまざまな形でチームの日常業務に統合されています。

CERN の研究ニーズにより的確に応えるための移行と統合

2023 年、CERN は複数のオンプレミスの Jira および Confluence Server インスタンスを、Atlassian Data Center でホストされている 1 つの中央インスタンスに移行することを決定しました。コンピューター エンジニアの Michal Kolodziejski 氏がチームと一緒に移行を計画し、実行しました。

以前は、チームは組織全体でセットアップされた Jira と Confluence の従来のインスタンスをいくつか使用していました。さまざまな部署に多様なソフトウェア エンジニエアリング チームがあるため、IT 部門により一元的に提供されるようになるまでは、これらのツールに個別にサインアップしなければならないチームもありました。

Kolodziejski 氏は、CERN のチームが一元化された Jira と Confluence インスタンスに作業を統合できれば、すべてのチームの可能性を解き放つことができるとわかっていました。「私たちは、全員に提供される完全にサポートされたインスタンスに統合することが、ユーザー間のコミュニケーションとコラボレーションを増やす機会だと考えました」と彼は言います。

このプロジェクトは、サーバー デプロイから Atlassian Data Center に移行する絶好の機会でもありました。この移行は双方にメリットがあり、CERN が頼りにしていたコラボレーションの力を強化すると同時に、はるかに効率的に維持できる統一されたアトラシアン エコシステムを構築することになります。

準備とパートナーシップによって、移行を 1 日でスムーズに完了

CERN では、非常に大規模な統合と移行において、専門的なサポートが必要であると感じていました。このため、アトラシアンのエコシステムとエンタープライズ コラボレーションに関する専門知識を評価して、ソリューション パートナー Itransition を選びました。

Itransition による複数のソフトウェア ベンダー候補の分析では、アトラシアン ツールが最良であり、最も費用対効果の高い選択肢であると結論付けられました。さらに、Itransition は無料のアトラシアン コミュニティ ライセンスの申請などを含む、アトラシアンのライセンスと請求を最適化するための提言も行いました。

Michal 氏は、Itransition とアトラシアンからの多くのサポートを受けながら、CERN のデータ センター移行の陣頭指揮を執りました。「必要なツールは、すべてアトラシアンによって提供されました」と同氏は語ります。「アトラシアンのサポートは、自分だけではデバッグできない非常に複雑な問題が発生したいくつかのケースでも非常に役に立ちました」

Michal 氏は、移行の準備に数週間を費やし、多くの認証システムのシングル サインオン (SSO) への切り替えなど、障害に対するソリューションをブレーンストーミングしました。すべての準備が整うと、移行はスムーズに進みました。「すべてのユーザーとデータを新しいインフラストラクチャに移行するのは、丸一日で完了しました」と同氏は説明します。

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."