Bandhan Life が Jira と Confluence Cloud を利用してチームを統合

課題: インドの Bandhan Life は、コラボレーション、追跡、戦略的な連携、可視性を向上させるために、組織全体のチームと作業をつなぐより良い方法が必要でした。

解決策: 生命保険会社である同社は、Jira と Confluence の利用範囲を拡大して、統一された共同作業システムを構築しました。

成果: Bandhan Life は、ほぼすべてのチームを Jira と Confluence にまとめて、当初のゴールを達成しただけでなく、プロジェクト管理やレポート作成にかかる時間も節約できました。

つながりの強い作業システムにより、デジタルファーストの保険エクスペリエンスを構築

Bandhan Life は、インドで初めてデジタルファーストと分散型作業モデルを採用した保険会社です。同社は、その分野の変化を主導するために思い切った計画を立てており、従業員、顧客、パートナーのエクスペリエンスを合理化することを目指しています。

従来、生命保険に関連するプロセスは手作業が多く、多くの書類作成や文書管理が必要です。保険業界では詐欺の対象になりやすい機密情報を扱うため、セキュリティも重要な懸念事項です。

Bandhan Life では、新しいモデルへの移行は野心的なゴールでした。その移行を実現させるには、プロセスに加えてプラットフォームも調整する必要があることがわかっていました。

コミュニケーション、コラボレーション、連携のための集中型システムを探し求めて

Bandhan Life の日常業務では、多くの場合、社内外の関係者のコラボレーションが必要になります。たとえば、従業員が新しい販売パートナー (銀行や保険ブローカーなど) を採用し、会社の生命保険契約を販売する場合などです。多くの調整が必要になるため、コラボレーションを容易にすることがこのデジタル変革の重要な優先事項でした。

Bandhan がアトラシアンのツールの利用範囲を拡大する前は、従業員はワークフローごとに独自のプロセスを持っていました。大半の従業員は Excel で作業を追跡し、Slack、メール、Microsoft Teams を介してコミュニケーションを取っていました。これらのシステム間で情報がサイロ化していたため、従業員は複数のプラットフォーム全体を検索したり、お互いを追いかけたりして情報を得る必要がありました。

これにより、摩擦が生じて従業員の作業ペースが落ちただけでなく、レポート作成や優先順位付けが難しくなりました。25 の部門全体で 120 件以上のプロジェクトがあったため、経営陣が特に組織のさまざまな拠点や領域にわたって、仕事の進捗を確認してリソースを割り当てることは困難でした。

「プロジェクトの進捗レポートの作成だけで、2 営業日もかかりました」と、CEO 室副社長の Shahid Hussain 氏は説明します。「経営陣がレポートを確認する前に、作成・チェックしてから再度編集していたことになります」

CISO および IT ガバナンス担当取締役副社長の Kiran Belsekar 氏は次のように付け加えます。「場所に縛られない働き方を導入している組織であるため、プロジェクトを追跡し、毎日の確認を行い、従業員の業務を監視するのが難しくなりました。従業員全員が懸命に働いていましたが、残念ながら OKR の観点からは成果が出ていませんでした」

Bandhan Life では、進捗を把握し、チームを連携させ、作業がどのようにゴールの全体像につながっているかを可視化できる、つながりの強い作業システムを必要としていました。「組織のゴールに向けて尽力し、情報がサイロ化しないようにするためのより良い方法として、幅広く可視化する必要がありました」と Belsekar 氏は話します。

Padah Solutions の支援を受けて Jira と Confluence を作業システムに組み込み

Bandhan Life は、この課題の解決を支援してくれるソリューション パートナーとして Padah Solutions にサポートを依頼しました。Padah Solutions の創設者である Priti Kumar 氏は、新しいツールを導入するのではなく、アトラシアンの利用をさらに拡大することを提案。Bandhan Life の技術チームはすでに Jira を長年使用していたため、Atlassian Cloud を全面的に導入するのは理にかなっていました。

さまざまなビジネス部門のニーズを満たすため、Padah Solutions はアジャイル型とウォーターフォール型両方の Jira ボードを導入しました。また、Jira を Microsoft の Outlook や Teams と統合し、Bandhan Life がこれらのツールをより効率的に活用し、コミュニケーションを一元化できるようにしました。

「Padah は当社の要件を分析し、効果的なソリューションを設計してくれました」と Hussain 氏は言います。「同社からは、プロセス全体を通して頻繁に近況報告を受けていましたが、その Jira への深い関与と専門知識のおかげで、作業は非常に短い期間で完了しました」

Jira と Confluence は、コラボレーションを重視する Bandhan Life にとって完璧なツール

現在、Atlassian Cloud は組織のほぼ全員が使うコラボレーション プラットフォームとして機能しています。チームは Jira をコラボレーションや作業の追跡に使用し、Confluence を一元的なナレッジ ベースとして活用しています。「アトラシアンのツールは私たちの文化に不可欠なものとなりました」と Belsekar 氏は言います。「すべてのイニシアチブは Jira から始まるのです」

今では、Bandhan Life のチームは、コラボレーションに関わる人数に関係なく、各プロジェクトのライフサイクルを通じて簡単に共同作業できるようになっています。

チームはまず、Jira プラン機能を使用して優先順位付けとスケジュール設定のための包括的なエンドツーエンドのロードマップを作成します。その後、課題が Jira で自動的に作成され、タスクが割り当てられ、タイムラインが設定されます。従業員は Jira と Confluence を使用して、計画から実行まで継続的にコミュニケーションを図れるので、全員の認識を一つにし、依存関係を管理し、遅延を最小限に抑えることができます。「ほとんどの人が他の役割の人に依存していますが、Jira を使えば簡単に依存関係を確認できます」と Hussain 氏は言います。「レポートを見れば、どのチームがサポートと成果物を求めて互いに依存しているかが一目瞭然です」

また、Jira のダッシュボードとフィルターを使用すると、進捗状況や主要なマイルストーンを簡単に追跡できるため、マネージャーが最新のステータスを手動で収集したり、何日もかけてレポートをまとめたりする必要がなくなります。「どのプロジェクトがどの段階にあるか、何が最も重要であるかを確認するのに費やす時間が少なくなりました」と Hussain 氏は言います。「何が起こっているかをリアルタイムで把握できるので、チーム メンバー間の説明責任が明確になります」

コラボレーション、コミュニケーション、可視性: 協力して主要な成果を上げる

アトラシアンの作業システムと統合して以来、Bandhan Life ではスピード、可視性、効率性が目に見えて向上しました。「当社は結果重視の組織です。場所に縛られない働き方の新しい基準のデジタルファースト モデルを設定すると、その行動を Jira と Confluence によって促進できます」と Hussain 氏は話します。

90 日以内に 90% 導入

Bandhan Life が Jira と Confluence を設定し、すべてのチームのさまざまなニーズを満たせるように、Padah Solutions が支援したため、導入は迅速でした。3 か月以内に、ユーザーの 90% が日常業務に欠かせない要素としてアトラシアンのクラウド ツールを採用しました。

プロジェクト管理に要する時間を 30% 短縮

Jira と Confluence を利用すれば、進捗を評価するために関係者を追いかける必要はありません。Bandhan Life のプロジェクト内の 100 以上の Jira ボードから、マネージャーは必要な情報をすべて見つけられます。トランジション以降、マネージャーはプロジェクトの監視や管理に費やす時間を 30% 短縮し、影響の大きい業務に費やす時間が増えました。

個人の生産性が 20% 向上

Jira と Confluence を利用する前は、従業員は毎日時間をかけてシステムを調べ、同僚に助けてもらい、依存関係や承認を管理する必要がありました。Jira と Confluence によって、その作業の大半を排除でき、各従業員は毎日約 1.5 時間を節約できます。

レポート作成に要する時間を年間 400 時間節約

アトラシアンのクラウドに一元化する前、チームはプロジェクトの進捗を経営幹部と共有する必要がある場合は常に、2 日間かけてレポートを作成していました。その作業のほぼすべてを Jira で自動化でき、四半期あたり約 100 時間、つまり年間 400 時間を節約できました。

コミュニケーション全体の 95% を Jira に取り込み

プロジェクト関連のほぼすべてのコミュニケーション (フィールド セールス業務を除く) を Jira に取り込み、追跡できるようになり、Excel、メール、Slack、Teams にメッセージが分散することがなくなりました。これにより従業員は、自分の作業の進捗状況やステータスをより正確に把握できるようになっています。「作業が始まる前の段階で、状況を完全に可視化できています」と Hussain 氏は説明します。「すべてのイニシアチブは Jira に登録され、それが開始されたら、トリガー メールが関係者全員に届きます」

リアルタイムでの優先順位の判断

可視性が高まり、レポート作成が容易になったことで、従業員はより迅速に意思決定を下し、必要に応じて調整することができるようになりました。またリーダーは、静的なレポートに基づいて判断する代わりに、会議中に Jira でプロジェクトのステータスを確認しながら、柔軟かつ協調的な方法で優先順位を判断することもできます。

誰もが一目で進行中プロジェクトのステータスと重要性を把握できるため、経営陣だけでなく、あらゆる職階の従業員が重要な仕事に集中しやすくなっています。「Jira と Confluence のおかげで、誰もが自然と重要事項を優先し、より良い結果に向けて取り組むことができています」と Hussain 氏は述べています。

適切なプラットフォームとパートナーで、インドの保険を新しい時代へと導く

Jira と Confluence Cloud に統合したことで Bandhan Life の従業員エクスペリエンスが向上した一方で、同社の保険を販売する販売代理店や、将来の安全を確保したいと考えている顧客もメリットを得ています。「製品の提供とパートナーのオンボーディングの両方がスピードアップしました」と Hussain 氏は説明します。

Bandhan Life のチームは、アトラシアンのクラウド ツールと Padah Solutions のサポートを受けて、より便利なデジタルファーストの保険エクスペリエンスを国中の従業員、パートナー、顧客に提供するというビジョンを実現しています。