Plantilla de planificación de eventos

Planifica, organiza y haz un seguimiento de todas tus actividades importantes en un calendario visual centralizado y fácil de usar.

Usar plantilla

Ideal para

Gestión de proyectos
Marketing

FUNCIONES CLAVE

Planificación de tareas
Priorización
Gestión de canalización

¿Qué es una plantilla de calendario de eventos?

Una plantilla de calendario de eventos es un marco de trabajo prediseñado que te ayuda a organizar, planificar y gestionar actividades y eventos de cualquier tamaño o complejidad. Esta plantilla mantiene todo en un solo lugar, desde conferencias de empresa hasta lanzamientos de productos, para que nada se pase por alto ni se olvide.

Herramienta de gestión de eventos

La plantilla de calendario de eventos es tu centro de mando para gestionar y hacer un seguimiento de todos los eventos en Jira. Consolida todo tu ecosistema de eventos en una plataforma unificada, que convierte la información dispersa en un sistema organizado que tu equipo puede consultar y entender fácilmente. Con todo almacenado en un solo lugar accesible, desde pequeñas reuniones de equipo hasta grandes eventos de empresa, gastarás menos tiempo en buscar información y más en ejecutar los eventos con éxito.

Organizador visual

La plantilla dispone visualmente tus eventos por día, semana o mes, lo que facilita la detección de conflictos de planificación antes de que ocurran. Con esta perspectiva más amplia, tu equipo y tú podréis gestionar el tiempo de forma más eficiente y garantizar que nunca tengáis dos eventos planeados a la vez ni os comprometáis con demasiadas tareas. La plantilla de calendario de eventos encaja perfectamente dentro de nuestro software de gestión de proyectos de marketing para ayudar a los equipos a visualizar los plazos y eventos de las campañas.

¿Qué incluye la plantilla de calendario de eventos?

Calendario

La sección Calendario muestra todos los eventos programados, para que sea fácil ver lo que viene. Puedes crear carpetas y ver eventos según el periodo (diario, semanal, mensual), lo que te permitirá concentrarte en lo que más importa ahora mismo o planificar con más antelación.

Usar plantilla de calendario de eventos gratuita

Cronograma

La vista de Cronograma muestra los eventos cronológicamente, lo que facilita la detección de tareas superpuestas y los plazos que van a vencer. Esta vista es muy útil durante la ejecución del proyecto, cuando se están supervisando los hitos de varias fases, para que no se pase por alto nada importante. Usa Jira para mapear las dependencias entre las tareas y que así tu equipo pueda anticiparse a los cuellos de botella y ajustar las planificaciones.

Usar plantilla gratuita de cronograma del proyecto

Listas

Las listas son un método textual para organizar eventos, tareas o hitos en un formato sencillo con viñetas. Esta vista sencilla permite modificar rápidamente los detalles de los eventos, así que es perfecta para hacer cambios sobre la marcha. Con las integraciones de Confluence y Loom, puedes incluir novedades en formato de vídeo directamente en la documentación de los eventos, lo que proporciona contexto adicional y mejora la colaboración.

Usar plantilla de seguimiento de tareas gratuita

Instrucciones para empezar a utilizar la plantilla de calendario de eventos

1
Define las categorías de eventos
Identifica y clasifica los eventos de los que harás un seguimiento, como las reuniones de equipo, las presentaciones con los clientes, los lanzamientos de productos o las campañas de marketing. Crear las categorías relevantes que se ajusten a tus necesidades específicas hará que filtrar y buscar eventos sea mucho más fácil a medida que se llene tu calendario. Establecer tu marco de trabajo de eventos es especialmente importante durante la fase de inicio del proyecto.
2
Rellenar los detalles del evento
Añade toda la información esencial de cada evento, incluido el título, la descripción, la fecha, la hora, el lugar y otros detalles relevantes. La minuciosidad en esta fase evita confusiones posteriores: tu futuro yo (y todas las partes interesadas) te agradecerán que hayas incluido los detalles clave por adelantado al crear el plan de proyecto.
3
Configurar recordatorios y alertas
No confíes solo en la memoria. Configura recordatorios automáticos para cada evento y así asegurarte de que se te avisa con suficiente antelación. Estas alertas son fundamentales para estar al tanto de los plazos y las citas, especialmente cuando se gestionan varios eventos de forma simultánea o se trabaja con una plantilla de calendario de eventos anuales compleja.
4
Compartir y colaborar
Comparte tu calendario con los miembros del equipo y las partes interesadas para mantener a todos alineados. Una plantilla de calendario de eventos permite a los demás añadir o actualizar información según sea necesario, garantizando la colaboración en tiempo real. Esta transparencia ayuda a evitar la falta de comunicación y mantiene a todo el mundo en sintonía, lo que es vital para una toma de decisiones y una gestión de proyectos eficaces.
5
Revisar y ajustar
Revisa tu calendario con regularidad para asegurarte de que todo sigue siendo preciso y está actualizado. Cuando se produzcan cambios inevitables, ajusta las fechas, las horas y los detalles.
Revisar y ajustar el calendario de eventos garantiza que siga siendo una fuente de información fiable para todas las personas involucradas y ayuda a planificar la capacidad a medida que el calendario de eventos evoluciona.
6
Supervisa el progreso de tus proyectos
Supervisa la finalización de los eventos y las tareas asociadas para garantizar su ejecución en los plazos previstos. El seguimiento de los hitos y los resultados te ayuda a evaluar la eficacia de tu proceso de planificación de eventos, lo que te permite perfeccionar tu enfoque para futuros eventos y mejorar la eficiencia general.
Utiliza estos datos a la hora de fijar metas para tu próximo evento o de crear un plan de acción para mejorar.