PedidosYa migra de monday a Jira para mejorar la colaboración, reducir costes, y afrontar los retos del crecimiento

Desafío: Con múltiples herramientas y sin flujo estándar, PedidosYa buscaba centralizar la colaboración y reducir costos, sobre todo en áreas no técnicas como marketing y RRHH.

Solución: Al migrar de monday a Atlassian con ayuda del partner INCO, PedidosYa consolidó sus flujos de trabajo en Jira y Confluence, optimizando la gestión de proyectos y operaciones.

Impacto: En tres meses, la migración permitió ahorrar 66% en licencias y mejorar la colaboración para más de 600 usuarios.

PedidosYa migra de Monday a Jira para mejorar la colaboración, reducir costes, y afrontar los retos del crecimiento

Como líder en el sector de delivery de comida online en América Latina, PedidosYa experimentó un crecimiento acelerado. Sin embargo, este rápido crecimiento trajo consigo desafíos importantes, y el uso de herramientas desconectadas comenzó a afectar su eficiencia. Los departamentos Diseño, Marketing, Envíos, Business Development, trabajaban en plataformas separadas, lo cual generaba duplicación de tareas, altos costos operativos y complicaba la colaboración. La integración entre departamentos parecía lejana, y los esfuerzos para coordinarse aumentaban cada vez más.

"Queríamos una solución centralizada que facilitara la comunicación y la visibilidad en todos los equipos, desde TI hasta marketing", cuenta Internal IT Support Sr Analyst Juan da Silva. Consolidar el trabajo en una única plataforma era la respuesta para que todos los equipos pudieran colaborar de manera fluida y efectiva.

La decisión estratégica de hacer la transición de monday.com a Jira

PedidosYa encontró en Atlassian cloud la respuesta a su desafío. 

Con el apoyo de INCO, la compañía logró mapear rápidamente los procesos de monday.com, optimizarlos, y adaptarlos para Jira. INCO proporcionó asesoramiento estratégico y operativo, guiando la personalización de flujos de trabajo, configuraciones específicas, y la implementación de automatizaciones clave. Esto permitió una migración ágil y sencilla de los equipos técnicos y no técnicos a Jira, integrando la solución con Jira Service Management y Confluence.

PedidosYa aprovechó las plantillas de Jira para implementar y migrar rápidamente el 80% de los procesos necesarios, permitiéndoles enfocarse en procesos específicos que necesitaban personalización.

La flexibilidad de Atlassian permitió que los casos que requerían personalizaciones se resolvieran de manera intuitiva, completando la migración de 600 usuarios en tres meses.

 "La plataforma de Atlassian no solo se adaptó fácilmente a nuestras necesidades, sino que también facilitó la adopción rápida en toda la empresa, con equipos no técnicos que se integraron sin problemas,” explica Juan.

Además de mejorar la colaboración, esta migración permitió reducir los costos de licencias en un 66%, consolidando Atlassian como una solución eficiente y rentable para PedidosYa.

Escalabilidad y automación como pilares de la eficiencia

Al consolidar todas las operaciones en la plataforma central basada en la nube de Atlassian, con la que muchos empleados ya estaban familiarizados, PedidosYa no solo ahorró tiempo al evitar la necesidad de capacitar a las personas en múltiples plataformas, sino que también optimizó tareas repetitivas, estandarizó flujos de trabajo y transfirió el mantenimiento a Atlassian. Solo al delegar el mantenimiento, la empresa ha ahorrado entre 8 y 10 horas por semana, lo que equivale a más de 400 horas al año.

La automatización de tareas rutinarias, como la asignación y respuesta a incidentes, también ha permitido que los equipos liberen tiempo para centrarse en trabajos de mayor valor y escalar sus esfuerzos. “Gracias a las automatizaciones de Jira y Confluence, pudimos crear flujos de trabajo que se adaptan a la escala de nuestra operación, mejorando la eficiencia de cada equipo”, comenta Juan.

Más visibilidad, más colaboración, y menos costos

El cambio a Atlassian cloud no solo mejoró la eficiencia, sino que también trajo una mayor visibilidad para los líderes de la empresa, quienes ahora pueden ver en tiempo real el progreso de los proyectos a través de Confluence y los paneles de control de Jira. 

Esta visibilidad ha sido clave para el equipo de marketing, que ahora cuenta con un flujo de trabajo estructurado y centralizado, beneficiando la coordinación con otros departamentos.

Al integrar todos en la misma suite y dar de baja a monday.com, PedidosYa también ha podido economizar un 66% en costes de licencia. "Al migrar de monday.com a Jira, PedidosYa unificó sus flujos de trabajo y redujo costos en un 66%. Ahora, equipos técnicos y no técnicos colaboran eficientemente, disfrutando de un proceso centralizado en Jira y Confluence que permite escalar y automatizar las tareas,” dice el Internal IT Support Sr Analyst, Juan da Silva.

Evolución apoyada en la suite Atlassian

Con la experiencia positiva de esta migración, PedidosYa tiene planes de ampliar el uso de las herramientas de Atlassian cloud en más áreas, explorando nuevas funcionalidades para mejorar la escalabilidad y colaboración en toda la organización. Juan dice, “Ahora con Atlassian cloud, la visibilidad en tiempo real nos da una perspectiva clara de todos nuestros proyectos, permitiéndonos identificar áreas de mejora y avanzar más rápido, algo que antes era imposible con múltiples herramientas."