Ginkgo Bioworks + Atlassian
Al pasarnos a Cloud y adoptar productos de Atlassian para la gestión de servicios, podemos escalar de forma no lineal, tener las métricas necesarias para respaldar las inversiones que tenemos que hacer e impulsar la rentabilidad.
Sector
Ciencias biológicas
Ubicación
Sede en Boston, Massachusetts
Número de usuarios
1 200
Productos de Atlassian
Aplicaciones usadas
Solution Partner
Ginkgo Bioworks escala para salvar el planeta con Atlassian Cloud
Tras utilizar las implementaciones locales de los productos de Atlassian durante años, Ginkgo Bioworks quería más almacenamiento, velocidad y escalabilidad para alcanzar sus agresivos objetivos empresariales y cumplir su ambiciosa misión. Al migrar a Atlassian Cloud Premium con el apoyo del Solution Partner Praecipio Consulting, Ginkgo Bioworks ha reducido el mantenimiento, ha mejorado la precisión y la visibilidad de los datos para tomar decisiones cada vez más inteligentes y ha descubierto nuevas funciones que están ayudando a la empresa a conseguir mucho más que triplicar la producción y reducir los costes a la mitad cada año.
Programación de ADN. Mohos mucilaginosos. Grupos de genes biosintéticos. No son los términos típicos que encontrarías en una instancia de Jira Software o Confluence. Pero el equipo de Ginkgo Bioworks discute temas complejos de bioingeniería durante el café de la mañana.
Ginkgo se fundó en 2008 con una simple pregunta en mente: “¿Y si pudiéramos crear cualquier cosa?” Su trabajo en biología sintética se centra en la ingeniería y la programación del ADN para crear alternativas a los productos químicos y los organismos que tienen una gran demanda o una oferta baja, desde apoyar a Moderna en la creación de las materias primas para su vacuna contra la COVID-19 hasta el desarrollo de sustituciones de recursos que podrían salvar especies y plantas en peligro de extinción. “Le digo a la gente que trabajo para la empresa más increíble del planeta”, dice el director de Operaciones Digitales, Dave Treff. “Ginkgo Bioworks es una empresa que tiene una misión. Existimos porque queremos salvar al mundo del cambio climático. Por eso a la gente le gusta trabajar aquí”.
Diseñar nuevos organismos para cumplir objetivos tan ambiciosos requiere contar con la mejor y más reciente tecnología en todos los aspectos de su negocio. En Ginkgo Bioworks llevaban años utilizando implementaciones locales de los productos de Atlassian para impulsar su trabajo cuando, con la aceleración de su crecimiento, les surgió la necesidad de más almacenamiento, velocidad y escalabilidad. Como empresa con visión de futuro y operaciones eficientes que prioriza las soluciones en la nube, no tuvieron dudas al elegir la migración a Atlassian Cloud Premium.
Al pasar a la nube con el apoyo de Atlassian y el Solution Partner Praecipio Consulting, Ginkgo Bioworks ha reducido el mantenimiento, ha mejorado considerablemente la precisión y la visibilidad de los datos para tomar mejores decisiones y ha conseguido nuevas funciones que están impulsando su crecimiento exponencial. Con más tiempo, energía y presupuesto para dedicar a su actividad principal, el equipo está yendo mucho más allá de triplicar su producción actual y reducir los costes en un 50 %, e incluso puede que popularice los mohos mucilaginosos.
Desde la perspectiva del usuario, la migración se realizó sin problemas ni incidentes. Se registraron y todo era igual pero mejor".
Dave Treff
Director de Operaciones Digitales
Objetivo: migrar para mejorar el almacenamiento, la velocidad y el servicio
Con los años, Atlassian se ha convertido en una parte indispensable de la vida diaria de los empleados de Ginkgo Bioworks. Confluence ha sido la base de conocimientos de toda la empresa para instrucciones y políticas básicas, notas y documentación de los laboratorios científicos y mantenimiento de registros financieros (integrado con el complemento Comala Document Management para gestionar el cumplimiento). Los desarrolladores de software y los especialistas en biología sintética también han utilizado Jira Software para gestionar y hacer un seguimiento de su trabajo. Al darse cuenta de que los grupos de desarrollo y operaciones utilizaban dos herramientas diferentes para la gestión de servicios, el equipo decidió consolidarse en torno a una única solución, sustituyendo su sistema de tickets y sus caóticas hojas de cálculo por Jira Service Management. Ahora el producto se está ampliando a toda la empresa como la forma principal de solicitar la asistencia de otros equipos.
“A los pocos días de implementar Jira Service Management, hubo otros equipos que se nos acercaron y nos dijeron: 'Tenemos que gestionar las solicitudes como vosotros'”, dice Bruce Kozuma, responsable sénior de Productos. “Lo implementamos y tuvo un éxito inmediato. Equipos de salud, seguridad y medioambiente, de operaciones de laboratorio, de automatización e incluso de desarrollo empresarial; todos quieren usar Jira Service Management”.
A medida que más departamentos empezaron a usar las herramientas de Atlassian, Ginkgo Bioworks comenzó a enfrentarse a varios desafíos comunes de las implementaciones locales: límites de almacenamiento, compromisos de mantenimiento y problemas operativos. “Cuando Atlassian decidió que se iba a centrar en la nube y quitó el límite de almacenamiento por cuenta, dije: '¡Basta de servidores! Así no podemos escalar'”, recuerda Dave. “Todos estuvieron de acuerdo en que teníamos que pasar a la nube. Somos muy ágiles y todas las demás herramientas que utilizamos están basadas en la nube. Fue una decisión natural”.
Además de lograr un rápido consenso sobre la migración, el equipo también acordó recurrir a un Solution Partner. "Sabíamos que necesitábamos un partner muy bueno y fiable que supiera lo que hace y pudiera ayudarnos a pasarnos a la nube. Elegimos Praecipio Consulting porque era un Solution Partner de primer nivel", afirma Dave.
Juntos, Praecipio Consulting y Ginkgo Bioworks se embarcaron en un proceso de migración de tres meses para solucionar sus desafíos inmediatos y generar mejoras duraderas que permitiesen transformar el servicio que se prestan mutuamente y que ofrecen al público.
Ya no tenemos el problema de: 'No puedo ver este ticket porque está en un sistema completamente diferente'.
Bruce Kozuma
Responsable sénior de Productos
Limpieza y colaboración para prepararse para una transición sin problemas
Praecipio Consulting empezó diseñando un plan claro de cada paso, desde la preparación hasta la migración y el soporte de posproducción. La limpieza era su primera gran prioridad. Dave dice: “Nuestros Jira y Confluence eran un desastre porque nadie se encargaba de su mantenimiento. No podíamos encontrar nada, faltaban datos y teníamos información dispersa por Documentos de Google. Le pedimos a Praecipio Consulting que nos ayudara a organizarlo todo”. El socio consultor de Praecipio, Christopher Pepe, esperaba que Ginkgo Bioworks quisiera transferir todos sus datos a la nube, por lo que se sorprendió gratamente de que estuvieran tan dispuestos a hacer limpieza primero. “Hay una tendencia a transferir los datos a la nube más rápido, en lugar de tener que mantener los datos en la misma resolución con la que estaban localmente”, dice Christopher.
Praecipio Consulting comenzó evaluando las instancias locales de Ginkgo Bioworks y ofreciendo sugerencias de reestructuración para que los usuarios pudieran encontrar la información de forma más rápida y sencilla después de la migración. Luego, pusieron al día Jira Software y Confluence, evaluaron qué aplicaciones podían y deberían transferirse a la nube y actualizaron los enlaces para evitar errores. A lo largo del proceso, todos colaboraron para solucionar los problemas que surgían. "Trabajamos con Atlassian para gestionar parte de la transición del backend. Nos ofrecieron un servicio excepcional, por ejemplo, al examinar nuestra base de datos para que no hubiera problemas técnicos raros", afirma Bruce. También cree que Praecipio Consulting fue fundamental para el éxito de su migración. "La experiencia de migración en general fue de lo más fluida gracias a los esfuerzos de Praecipio Consulting", explica. "Siempre responden a lo que les pedimos, están pendientes de nosotros y ponen su mejor equipo a nuestra disposición. Puedo pedirles cualquier cosa y tener la certeza de que serán profesionales, minuciosos y competentes, de que actuarán con inteligencia y de que podremos confiar en que nos darán la mejor información".
Con socios de confianza y un enfoque estratégico, en Ginkgo Bioworks confiaban en que tenían todos los ingredientes que necesitaban para una migración fluida.
“Cuando Atlassian decidió que se iba a centrar en la nube y quitó el límite de almacenamiento por cuenta, dije: '¡Basta de servidores! Así no podemos escalar'. Todos estuvieron de acuerdo en que teníamos que pasar a la nube”.
Dave Treff
Director de Operaciones Digitales
El uso se disparó a medida que los empleados descubrían nuevas funciones, integraciones y automatizaciones
Cuando el equipo hizo la transición oficial a Atlassian Cloud unos meses después, los equipos de Dave y Bruce suspiraron aliviados. “Desde la perspectiva del usuario, el cambio fue fluido y sin incidentes. Iniciaron sesión y todo era igual, pero mejorado”, dice Dave.
Una vez que Praecipio Consulting y Ginkgo Bioworks confirmaron que la migración se había completado correctamente, comenzaron a integrar nuevas herramientas, funciones y automatizaciones para aumentar la eficiencia, la seguridad y la visibilidad. “Ya no tenemos el problema de 'No puedo ver este ticket porque está en un sistema completamente diferente'. Por ejemplo, recibimos un informe de algunos clientes descontentos con un sistema. Pudimos investigar e ir de un ticket a otro, y a otro equipo, porque estaban vinculados en el mismo sistema”, explica Bruce.
Tras la migración, Dave dice que “el uso se disparó en toda la empresa”, lo que reveló la necesidad de una mayor seguridad y una gestión de permisos optimizada. Al integrar Atlassian Access y Okta, Ginkgo Bioworks ahora cuenta con un inicio de sesión único y una administración basada en funciones, lo que permite al departamento de TI conceder rápidamente a los empleados acceso exactamente a lo que necesitan asignándolos a un grupo, en lugar de dar acceso persona por persona o herramienta por herramienta. “La gente quiere tener acceso de inmediato y es muy importante que puedan empezar rápidamente”, dice Dave. “Reconfiguramos a los usuarios y a los equipos con regularidad, por lo que tenemos que mantener los datos segregados pero disponibles. Los permisos basados en funciones a través de una ubicación central facilitan este planteamiento”.
La facilidad y la velocidad son temas comunes en Ginkgo Bioworks, por lo que también han estado trabajando con Praecipio Consulting para aprovechar más herramientas y funciones en Jira Service Management. “Jira Service Management Premium nos permite usar Insight para la gestión de activos e integrar Opsgenie más estrechamente [para la gestión de incidentes graves], de modo que disponemos de los horarios y los turnos de todos los empleados. Esto ha significado un gran paso para nosotros”, dice Bruce. Él y Dave señalan el extenso inventario de equipos de laboratorio de Ginkgo Bioworks como un área en la que la gestión de servicios de Jira tendrá un gran impacto. Las capacidades de gestión de activos ayudarán al departamento de TI a realizar un seguimiento de más de 700 equipos, que se trasladan con frecuencia de un laboratorio a otro. Cuando uno deja de funcionar, las funciones de respuesta ante incidentes graves alertan al empleado que está de guardia para que realice tareas de mantenimiento, lo que no solo acelera la resolución, sino que también permite trabajar con una plantilla ajustada. Bruce afirma: “Insight va a ser un eje de nuestra estrategia de gestión de activos de TI y de gestión de cambios”.
Triplicar la producción, reducir los costes a la mitad y multiplicar las posibilidades
El acceso a las mejores y más recientes funciones en la nube está impulsando el crecimiento y la innovación de Ginkgo Bioworks. El primer año después de la migración giró en torno a las capacidades básicas. Y el segundo año se centrará en la toma de decisiones y el cumplimiento basados en datos. El equipo tiene en mente una larga lista de optimizaciones, como ampliar Jira Service Management a toda la empresa, facilitar la búsqueda de datos en Slack, analizar los datos de los tickets para identificar las necesidades de formación y las tendencias de rentabilidad y mejorar las búsquedas en Confluence, todo lo cual tendrá un efecto dominó en toda la organización. "Esto va mucho más allá de la gestión de tickets. Estamos trabajando con Praecipio Consulting para crear proyectos que sean realmente transformadores para la empresa", afirma Bruce.
Estos cambios, que generan un gran impacto, son posibles gracias a la asociación de Ginkgo Bioworks con Praecipio Consulting y Atlassian. “Como no tenemos que preocuparnos ni por el hardware ni por los sistemas operativos, podemos centrarnos en la gestión, los procedimientos, la ley Sarbanes-Oxley [relativa al mantenimiento de registros e informes financieros], el control de calidad, las auditorías, el cumplimiento y otras recomendaciones, para que Ginkgo Bioworks pueda mantenerse a la vanguardia”, afirma Bruce.
El objetivo de Ginkgo Bioworks es mejorar su rendimiento y mantenerse a la vanguardia del sector. Tienen grandes sueños y, gracias a una robusta plataforma en la nube y un socio todoterreno, el equipo va por buen camino para hacerlos realidad. “Hemos triplicado nuestra producción e intentamos reducir los costes a la mitad”, comenta Dave. “Eso significa que, dentro de 3 años, teóricamente necesitaríamos 27 veces más red y almacenamiento que ahora mismo. Pero al pasarnos a Cloud y adoptar productos de Atlassian para la gestión de servicios, podemos escalar de forma no lineal, tener las métricas necesarias para respaldar las inversiones que tenemos que hacer e impulsar la rentabilidad”.
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