La migración a Atlassian Cloud de Absolute Security desata la colaboración y ahorra más de 100 horas de mantenimiento al año.

Desafío: Absolute Security y la empresa que adquirieron tenían implementaciones locales de Jira y Confluence, que estaban cerca del fin del soporte. Los cortafuegos impedían la colaboración.

Solución: En asociación con Highway Three Solutions, Absolute migró 20 equipos de desarrollo de dos empresas a una plataforma segura de Atlassian Cloud en seis meses.

Impacto: Ahora, los equipos pueden colaborar fácilmente entre sí, dedicar tiempo a la innovación y la optimización en lugar de al mantenimiento y acceder a nuevas herramientas para mejorar el desarrollo integral de los productos.

Un viaje hacia la colaboración y la innovación

Más de 21 000 empresas, organismos gubernamentales y clientes del campo educativo de todo el mundo confían en Absolute Security (antes Absolute Software) para garantizar la ciberresiliencia ante las crecientes y cambiantes amenazas. Crear una plataforma de ciberresiliencia innovadora requiere una plataforma de colaboración igual de sólida y segura. Para eso, Absolute recurre a Atlassian Cloud.

Los equipos de Absolute empezaron a utilizar las herramientas de Atlassian Server en 2016. Después de años valorando la posibilidad de migrar a Cloud, Absolute decidió dar el paso en 2023 tras adquirir otra empresa que tenía sus propios productos de Atlassian Server.

Desde que migró 25 equipos de desarrollo de dos empresas a una plataforma de Atlassian Cloud, Absolute ha hecho posible colaborar de forma más eficaz entre equipos y organizaciones, ha ahorrado cientos de horas en tareas manuales y de mantenimiento y, al mismo tiempo, ha descubierto nuevas formas de ayudar a sus clientes (y a su propia empresa) a ser más resilientes que nunca.

Confirmar la seguridad y elegir al socio perfecto

Las dos primeras prioridades de Absolute fueron evaluar si Atlassian Cloud cumplía sus requisitos y determinar la mejor ruta de migración. El director sénior del programa, Brendan Byers, y su equipo ya habían examinado las capacidades de las herramientas de Atlassian en la nube, pero tenían que confirmar la seguridad.

"La documentación de seguridad de Atlassian nos facilitó el proceso de evaluación. Pudimos revisar fácilmente un informe actual del SOC2 y garantizar el cifrado, la segmentación y la eliminación segura de nuestros datos cuando ya no los necesitemos", afirma. "La autenticación en dos fases y la posibilidad de utilizar nuestro propio proveedor de identidades fueron la clave. Si nuestro equipo de seguridad y riesgos confía en la seguridad y en minimizar los riesgos, yo también confío", afirma.

A continuación, Brendan trabajó con su equipo para evaluar si podían completar la migración ellos mismos. Aunque contaban con la experiencia y el apoyo de Atlassian, se dieron cuenta de que contratar a un socio proporcionaría conocimientos y apoyo adicionales. "Si lo hiciéramos nosotros mismos, yo y tal vez una o dos personas más tendríamos que centrarnos exclusivamente en la migración a tiempo completo", afirma Brendan. "Cuando gestionas tus propios productos y proyectos, eso simplemente no es factible. Optar por un partner de migración externo que se dedique a esto, con la experiencia de múltiples migraciones, tenía mucho más sentido para nosotros".

Brendan contactó con su compañero canadiense de Highway Three Solutions como partner de solución porque "Highway Three realiza este tipo de migración cada dos semanas". Su especialización en migraciones complejas le dio a Absolute la confianza de que se podía lograr la paridad en la nube y hacer que el cambio fuera lo más fluido posible para los usuarios.

Varias manos trabajan mejor que dos... y de forma más inteligente

Highway Three inició el proceso con una evaluación previa a la migración. Además de los dos servidores de Absolute que ejecutan Jira y Confluence, Highway Three descubrió que la organización tenía una cantidad importante de datos y varias aplicaciones de terceros.

Para abordar estos desafíos y minimizar los problemas, Highway Three desarrolló un plan de migración personalizado para los seis meses siguientes. Durante ese tiempo, Highway Three y Absolute colaboraron en la limpieza de datos, la evaluación de aplicaciones, la configuración de la plataforma, la migración de datos con Jira Cloud Migration Assistant y Confluence Cloud Migration Assistant, las pruebas de aceptación de los usuarios, la formación y mucho más.

Analizar la colección de app de Marketplace de Absolute resultó especialmente revelador. Tras revisar las aplicaciones que ya tenían con Highway Three, Brendan y su equipo se dieron cuenta de que varias de ellas no se utilizaban o no se necesitaban en absoluto gracias a la funcionalidad nativa de la nube. Por ejemplo, algunas aplicaciones necesarias para el antiguo programa de inicio de sesión único de Absolute ya no serían necesarias una vez que tuvieran Atlassian Guard en la nube. El equipo también había confiado en ScriptRunner para la automatización, que podría sustituirse por Atlassian Automation en la nube. Mediante este análisis, Absolute determinó que la funcionalidad nativa de Atlassian Cloud podía reducir la cantidad de aplicaciones que había que migrar en un 20 %.

Aunque el proceso de preparación fue relativamente sencillo, el equipo se enfrentó a algunos desafíos, como es normal en cualquier proyecto grande. Por ejemplo, el registro de cambios de una de las apps más importantes de Marketplace de Absolute había crecido hasta el punto de que era demasiado grande para migrarla. Con el apoyo de Highway Three y Atlassian, limpiaron los datos y redujeron el tamaño del archivo para poder moverlo a la nube.

"Highway Three ayudó a que el proceso fuera menos abrumador, facilitó la resolución de problemas y cumplió con nuestros plazos", afirma Brendan. Natasha Martens, de Highway Three, añade: "Ha sido un placer formar parte de este proyecto. Es un buen ejemplo de migración a Cloud, no solo porque al final ha ido bien, sino también porque hubo desafíos que superamos juntos".

Migraciones fluidas a Cloud: solos, es imposible

A medida que Absolute se acercaba al lanzamiento, se prepararon para completar el proceso en un fin de semana. Las fases finales de la migración se desarrollaron sin problemas y Brendan explica que los usuarios se sorprendieron gratamente al ver que el lanzamiento oficial se desarrolló sin incidentes gracias a una preparación y una comunicación exhaustivas. "Confluence y Jira fueron nuestro eje central durante el proceso, garantizando una colaboración y una comunicación transparentes entre los miembros del equipo durante toda la migración. Todo el mundo estaba muy preocupado por el cambio, pero los equipos no sufrieron interrupciones y pudieron continuar con su trabajo".

Los empleados no solo se sintieron aliviados de que el cambio no interrumpiera su trabajo, sino también de que por fin pudieran colaborar entre sí. "Nuestro mayor desafío fue que varios equipos no podían colaborar. Cada uno tenía su propio sistema de Jira Server detrás de conjuntos de cortafuegos independientes. Estar en una instancia en la nube permite una colaboración entre organizaciones que antes no era posible", explica Brendan. "Por ejemplo, cuando teníamos que hacer cambios de diseño en un producto en el pasado, teníamos que exportar los PDF para compartirlos con otros equipos que se verían afectados. Ahora podemos simplemente compartir los enlaces al ticket de Jira o a la página de Confluence correspondiente".

Eficiencia, visibilidad y seguridad en una plataforma de nube integral

En la actualidad, los departamentos de ambas empresas se reúnen en la plataforma en la nube de Atlassian para colaborar en la creación y el mantenimiento de los productos de Absolute. Los equipos de desarrollo y operaciones gestionan su trabajo en Jira Cloud y usan Confluence Cloud como espacio de trabajo conectado para colaborar con los equipos de productos y finanzas.

"Es vital que haya comunicación y una comprensión común del trabajo. Lo más importante es ofrecer a los clientes las funciones adecuadas lo antes posible", afirma Brendan. "Con Jira, podemos fragmentar y dividir el trabajo en partes pequeñas. Confluence nos ayuda a visualizar el panorama completo, los planes a largo plazo y los enlaces a los detalles".

A los usuarios de Absolute también les encanta usar las reglas de automatización de Atlassian Cloud para ahorrar tiempo en las tareas manuales (como la clonación de epics y subtareas de uso frecuente) y de autoservicio en ciertas áreas que antes requerían asistencia técnica. "Trabajábamos con Scriptrunner, que nos permitía automatizar muchas cosas, pero se requerían muchos conocimientos para utilizarlo. Con las herramientas de automatización, los miembros del equipo tienen una solución con poco o nada de código. Se han adaptado como pez en el agua", apunta Brendan. "Ofrece a los equipos cierto grado de libertad para trabajar de la manera que mejor funcionan".

Absolute ha conservado la libertad y la seguridad con la ayuda de Atlassian Guard. El equipo integró anteriormente sus implementaciones locales con Azure Active Directory para gestionar el acceso. La migración a la nube no solo les permitió mantener esta integración para garantizar la continuidad, sino también aprovechar las nuevas funciones para aumentar el control y la visibilidad. En palabras de Brendan, "Hemos descubierto que los nuevos controles de Atlassian Guard ofrecen una visión más completa del uso y los usuarios actuales... La función Productos descubiertos también nos da seguridad a la hora de abordar la shadow IT, aunque afortunadamente no hemos tenido que usarla hasta ahora".

Ahorro de tiempo para concentrarse e innovar gracias al menor mantenimiento

Los administradores de Atlassian de Absolute disfrutan de la nueva libertad de trabajar en la nube tanto como los usuarios. Ahora que no tienen que preocuparse por el mantenimiento de los servidores ni las actualizaciones de seguridad, el equipo de Brendan ha podido centrar su atención en iniciativas más estratégicas.

"Antes, teníamos que hacer que los empleados abandonaran sus principales iniciativas durante uno o dos días al mes para realizar el mantenimiento. Al no tener que hacerlo, disponen de más de 100 horas más cada año para dedicar a nuestra canalización de desarrollo, que es el aspecto clave de nuestro negocio", cuenta. «La mejora del marco de seguridad no solo ha reforzado nuestra protección de datos, sino que también ha liberado recursos y ha reducido la necesidad de una supervisión de seguridad constante».

Brendan ha dedicado parte del tiempo que antes invertía en mantenimiento a explorar nuevas herramientas que puedan ayudar a Absolute a optimizar distintas fases de su proceso de desarrollo de productos. Por ejemplo, piensa que Atlas podría ayudar a muchos equipos a mantenerse coordinados y que Jira Product Discovery podría ayudar a idear y priorizar.

"Estamos viendo rápidamente que Jira Product Discovery es una gran ayuda para nuestro proceso de ideación. Antes teníamos una amplia variedad de documentos, hojas de cálculo de Excel y PowerPoints. Tener una incidencia de Jira como eje central de Jira Product Discovery nos permite hacer mucho más en términos de organización para poner nuestras ideas de producto en el orden correcto", afirma Brendan.

Brendan también ha estado experimentando con las bases de datos de Confluence para organizar los datos en varias fuentes. "Las bases de datos de Confluence nos permiten consolidar información vital en una ubicación unificada, lo que elimina la necesidad de copiar y pegar datos en varias páginas de nuestra instancia", añade. "Ahora se puede propagar un solo cambio por varias páginas e incluso por otras bases de datos. Solo estamos empezando a descubrir cómo puede agilizar nuestros procesos, permitirnos ahorrar tiempo y establecer una única fuente de información definitiva".

Las ciberamenazas evolucionan constantemente, por lo que Absolute debe ir siempre un paso por delante en sus ideas y en la implementación. Ahora que sus equipos trabajan juntos en la nube de Atlassian, se sienten más preparados que nunca para ayudar a sus clientes (y a la empresa) a mantener la ciberresiliencia.