Wie Jira und Confluence bei Worten das Shopping online und vor Ort verändert haben

Herausforderung: Die portugiesische Einzelhandelskette Worten wollte digitalen und persönlichen Einzelhandel durch die Integration der E-Commerce-Plattform und des Netzes aus 250 Einzelhandelsgeschäften miteinander verbinden.

Lösung: Worten implementierte Jira und Confluence, um die Zusammenarbeit zu verbessern, die Entwicklungsgeschwindigkeit zu beschleunigen und die Vision des Unternehmens zu verwirklichen.

Auswirkungen: Mittlerweile nutzen über 1.500 Mitarbeiter Atlassian Teamwork Collections für funktionsübergreifende Workflows, erzielen einen 5,5-fachen ROI und sparen 12.000 Stunden pro Jahr ein.

Der Weg zu einem "digitalen Unternehmen mit menschlicher Note"

In Portugal leben über 50 % der Menschen weniger als 30 Minuten von einem Geschäft der Worten-Kette entfernt. Verbraucher finden in den Geschäften dieser Kette alles von Elektronik bis Möbeln. 2018 beschloss Worten, den Komfort für Verbraucher weiter zu erhöhen.

"Unsere Vision ist es, ein digitales Unternehmen mit Ladengeschäften und einer menschlichen Note zu sein", so Felipe Ferreira, Leiter der digitalen Transformation. Das Ziel war die Schaffung eines integrierten Kundenerlebnisses, das Online-Shopping mit dem Netz der 250 Filialen von Worten verbindet.

Für den Eintritt in diese Ära hat Worten eine neue Systemarchitektur und eine unternehmensweite Plattform für die Zusammenarbeit entwickelt. Darauf werden Programmmanagement, Aufgabenüberwachung und Abhängigkeitszuordnung durch Jira und Confluence ermöglicht, die Teil des Teamwork Collections-Toolsets von Atlassian sind. Heute nutzen fast 1.500 Mitarbeiter in der gesamten Organisation diese Lösung, um konzentriert, produktiv und vernetzt zu arbeiten und zugleich den Einzelhandel für portugiesische Verbraucher neu zu definieren.

Online-Shopping 🤝 persönliches Einkaufen mit Unterstützung von Jira und Confluence

Worten wollte ein echtes Omnichannel-Einkaufserlebnis schaffen, bei dem Kunden sowohl online als auch in den Filialen interagieren. Vor der Transformation waren die Website und die App von Worten nicht vollständig in die Filialen integriert. Zum Beispiel konnten Kunden online gekaufte Waren nicht im Geschäft zurückgeben oder die Verfügbarkeit von Lagerbeständen in der Filiale nicht in Echtzeit prüfen. Jetzt können sie das – und noch mehr, zum Beispiel Click-und-Collect-Bestellungen in 15 Minuten und eine Lieferung nach Hause in nur 2 Stunden.

Worten hat ein Team für digitale Transformation unter der Leitung von Felipe gegründet, um diesen Wandel anzuführen. "Es war uns wichtig, die persönliche Note in unseren Filialen beizubehalten", erklärt er. "Kunden brauchen den Komfort von Online-Angeboten, aber sie wollen uns auch besuchen, die Produkte anfassen und mit Menschen sprechen."

Felipes Team half Wortens IT-Team dabei, die reibungslose Bereitstellung und Implementierung der neuen Systemarchitektur sicherzustellen – ein gewaltiges, funktionsübergreifendes Projekt. "Wir haben viele Teams, die parallel arbeiten, und wenn sie nicht möglichst einfach miteinander interagieren können, kommt es zu Verzögerungen", sagt Felipe.

Vor der Transformation nutzten die Teams bei Worten unterschiedliche Tools, darunter OneNote und Excel. Ohne eine zentrale Plattform hatten viele Teams Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, mit zeitaufwendigen Meetings und langem E-Mail-Verkehr.

Nach der Einführung von Jira und Confluence bei Digital Transformation hatten 140 Teams endlich einen gemeinsamen Bereich, um zusammenzuarbeiten. Immer wenn ein Teammitglied Informationen von einem anderen Mitarbeitenden benötigt, kann es einfach den*die Kolleg*in markieren und weitermachen. "Durch Jira und Confluence sind unsere Teams verbunden und können Unglaubliches vollbringen", sagt Felipe. "Die Tools geben uns eine gemeinsame Sprache, gemeinsame Workflows und machen wechselseitige Abhängigkeiten sichtbar."

Von der Logistik bis zur Rechtsabteilung machen Atlassian-Tools Teams handlungsfähiger

Bisher hat Wortens Team für digitale Transformation Atlassian-Tools für Folgendes verwendet:

1. Vernetzen von technischen und Entwicklungsteams, um die Produktentwicklung zu beschleunigen und schneller auf Kundenfeedback zu reagieren.

2. Verknüpfen von Geschäftsfunktionen mit den zuständigen IT-Teams, um IT-Probleme schneller zu lösen.

3. Anbinden der Geschäftsleitung an die tägliche Arbeit der Teams, damit die Entscheidungsfindung mit den strategischen Zielen verbunden bleibt.

Worten setzte seine digitale Transformation schrittweise um und begann dabei mit den Geschäftsbereichen mit der größten Wirkung. Einer davon war das Hauptsystem für Logistik und Versand. "Dieses System ist das Herzstück unserer Organisation und steuert die Lieferung von Waren an unsere Kunden", sagt Felipe.

Das neue Versandsystem ermöglicht komplexere Lieferabläufe in der Filiale und online. Dazu gehören die Self-Service-Bestellungsplanung für Kunden, automatische eingehende Bestellungen zur Aufstockung der Lagerbestände und die Altgeräteentsorgung als Teil des Lieferservices.

Bei Worten steuern 17 teamübergreifende "Tribes" diese komplexen Bereitstellungsabläufe. Jira synchronisiert sie in Echtzeit und liefert klare Informationen zu Blockern und Fortschritten. "Ohne Jira hätten wir das nicht geschafft", sagt Felipe. "Es ist das beste Tool, um diese ganze Komplexität zu bewältigen."

Teams im gesamten Unternehmen, einschließlich der Rechtsabteilung, haben erkannt, dass Jira auch ihre Vorgänge verbessern kann. "Ich hätte nie gedacht, dass ein Rechtsteam Jira nutzen könnte, weil es sich im Allgemeinen auf E-Mails und Telefonanrufe verlässt", sagt Felipe. "Aber Jira ist großartig für sie. Jira stellt die Arbeitsauslastung der Anwälte und die Vorlaufzeit sehr transparent dar, sodass Aufgaben nach Dringlichkeit priorisiert und bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden neu zugewiesen werden können."

Automatisierung und Roadmapping mit Jira Premium

Worten hat sich für Jira Premium entschieden, um die erweiterten Roadmapping-Funktionen von Jira Plans nutzen zu können. Mit Jira Plans teilt die Geschäftsleitung die strategischen Prioritäten in Planungsmeetings, und Felipes Team fügt diese Prioritäten zu Plans hinzu, um Roadmaps zu erstellen, die Priorisierung zu steuern und Team-übergreifende Abhängigkeiten zu verfolgen.

"Die Advanced Roadmaps von Jira Plans helfen uns, zu visualisieren, wo rote Bereiche vorliegen, und zeigen, wie viele Tickets, Vorgänge oder Storys in jedem Team blockiert sind", erklärt Felipe.

Worten nutzte außerdem die Atlassian-Automatisierung in Jira Premium, um wiederkehrende Prozesse zu optimieren. Zum Beispiel erinnert Jira Teams automatisch daran, die für monatliche Berichte erforderliche Analyse durchzuführen. Diese automatisierten Erinnerungen summieren sich in einem Unternehmen von Wortens Größe. Bei 30 eingesparten Sekunden pro Vorgang hat die Automatisierung 9 Teams jeden Monat insgesamt 8 Stunden gespart.

Institutionelles Wissen und Prozesse mit Confluence teilen

Confluence dient Worten als zentrale Wissensdatenbank. "Das gesamte Wissen und die gesamte Dokumentation, die wir brauchen, befindet sich hier, von Protokollen bis hin zu Erkenntnissen aus Besprechungen", sagt Felipe.

Für Worten spielt Confluence zum Beispiel eine wesentliche Rolle bei der Priorisierung. Während jeder Planungssitzung dokumentieren Teammitglieder Notizen und Erkenntnisse in ihrem verbundenen Arbeitsbereich. Relevante Berichte und Dashboards aus Jira lassen sich in Confluence-Seiten integrieren, sodass Teams Ergebnisse und Fortschritt in Echtzeit besprechen können.

Confluence hilft Worten außerdem dabei, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten. Das Team hat Schulungsdokumente für verschiedene Abteilungen und Rollen erstellt. Sie enthalten die jeweils wichtige Richtlinien, Prozesse und Anleitungen zur Verwendung der bevorzugten Tools des Unternehmens, einschließlich Jira.

Eine neue Arbeitsweise schafft bahnbrechende Kundenerlebnisse

Heute wird Wortens Vision eines kanalübergreifenden Kundenerlebnisses Wirklichkeit. Durch die Teamwork Foundations-Tools von Atlassian hat sich die funktionsübergreifende Zusammenarbeit von einer lästigen Pflicht zu einer echten Freude entwickelt.

Wenn Teams die Kommunikation mit Jira und Confluence beschleunigen, können sie schneller auf Kundenfeedback reagieren und neue Ideen ausliefern. "Es lässt sich nur schwer schätzen, wie viel Zeit wir mit Jira sparen", sagt Felipe. "Wir haben damit eine neue Arbeitsweise entwickelt, die es vorher nicht gab."

Wie bei den meisten Einzelhändlern werden die Abläufe auch bei Worten immer komplexer. Aber mit einem neuen Ansatz und besseren Tools für die Zusammenarbeit bremst das die Teams nicht aus. "Unsere Teams sprechen mit viel Leidenschaft und Engagement über Jira", sagt Felipe. "Als Head of Transformation ist dies das bestmögliche Feedback. Wir müssen niemanden mehr dazu anhalten, Jira und Confluence zu nutzen, weil es wirklich einen Mehrwert bringt.