Mary’s Meals setzt weltweit 20 Schulspeisungsprogramme mit dem Atlassian System of Work um

Herausforderung: Mary's Meals benötigte robuste Software für die Zusammenarbeit, um mehr als 20 Teams, die Programme für Schulmahlzeiten in 16 Ländern betreuen, und eine globale Bewegung von Unterstützern miteinander zu verbinden.

Lösung: Um den Wachstumsanforderungen gerecht zu werden, migrierte Mary's Meals seine Jira-, Jira Service Management- und Confluence-Instanzen von Data Center zu Cloud.

Ergebnis: Mit einem von der Atlassian Cloud unterstützten System of Work konnte das Team die Skalierbarkeit, Leistung, Sicherheit und Effizienz des Systems verbessern und doppelt so viele Kinder täglich versorgen.

Zusammenarbeit in einer Organisation, der das körperliche und geistige Wohl von Kindern am Herzen liegt

Vor mehr als 20 Jahren begann die Geschichte von Mary's Meals mit einem Ernährungsprojekt für 200 Kinder in Malawi. Heute ist Mary's Meals eine internationale Organisation, die täglich mehr als 2,6 Millionen Kinder in 16 Ländern mit Schulmahlzeiten versorgt. "Wir haben es mit der Art von Hunger zu tun, die das tägliche Leben dominiert und der Bildung im Wege steht. Trotzdem haben wir das Gefühl, etwas dagegen tun zu können. Deshalb arbeite ich so gerne hier", so Stephen Neil, Head of Infrastructure and Operations.

Mary's Meals ist ein weltweites Netzwerk von Schulspeisungsprogrammen, das 16 Länder und mehr als 20 Spendenorganisationen umspannt. Mary's Meals International ist die zentrale Organisation, die die vielen aus Mitarbeitern und Freiwilligen zusammengesetzten Teams koordiniert und unterstützt. Sie alle führen weltweit Schulspeisungs- und Spendenaktionen durch.

Das ist eine gewaltige Aufgabe, die eine robuste IT-Infrastruktur erfordert. 2019 hat Mary's Meals mit Jira, Jira Service Management und Confluence ein System of Work entwickelt. Das System vernetzt die technischen und programmatischen Teams von Mary's Meals und ermöglicht es, die Probleme der weltweit verteilten Teams schneller zu lösen.

Mary's Meals verfolgte schon immer den Traum, in noch mehr Länder zu expandieren, was aber eine Skalierung der Infrastruktur erfordern würde. Mit Unterstützung der Atlassian Foundation und dem Solution Partner New Verve (jetzt Teil der knowmad mood Ltd.) migrierte Mary's Meals im November 2024 von Atlassian Data Center zu Cloud. Das schuf die Voraussetzungen für die Organisation, in den kommenden Jahrzehnten weitere Programme hinzuzufügen und noch mehr Kinder zu ernähren.

Skalierbarkeit auf einem neuen Level: Atlassian Cloud

Vor der Umstellung auf die Atlassian Cloud wurden bei Mary's Meals alle Atlassian-Tools auf einem einzigen Data Center-Knoten ausgeführt. Dieses System erfüllte die Bedürfnisse des Teams, war aber komplex und zeitaufwendig zu verwalten. Stephen wusste, dass dies keine dauerhafte Lösung für eine wachsende Organisation wie Mary's Meals sein konnte.

Stephen vermutete, dass die vielen Anpassungen Geschwindigkeits- und Leistungsprobleme verursachten. Der einzelne Knoten bedeutete auch, dass jede Serviceunterbrechung zu systemweiten Ausfällen führen konnte. Sein Team stellte auch fest, dass immer mehr Zeit für Sicherheitswartungen aufgewendet werden musste. 

"Bald hätten wir sowieso unsere Instanzgröße in Data Center ändern müssen. Ich wollte eine redundantere Infrastruktur einführen, die skalierbar ist – und ich wollte Zugriff auf die neuen Features von Atlassian haben, wie zum Beispiel Rovo."

Mit vergünstigten Lizenzen das Potenzial aller Teams entfalten

Mary's Meals wusste, dass die richtigen Tools, wie Atlassian-Apps, die Effizienz tatsächlich steigern und ihnen helfen können, mehr Wirkung zu erzielen. Aber ursprünglich schienen Tools auf Enterprise-Niveau für das Budget einer Wohltätigkeitsorganisation unerschwinglich zu sein. Deswegen war Stephen begeistert, als er von den vergünstigten Lizenzen für gemeinnützige Organisationen erfuhr, die von der Atlassian Foundation angeboten werden.

Mit einem Rabatt von 75 % konnte Mary's Meals in die Technologie auf Enterprise-Niveau investieren, die ihren Teams den besten Service bietet. Mary's Meals hat auch die Unterstützung der Atlassian Foundation für gemeinnützige Organisationen in Anspruch genommen und einen Atlassian Solution Grant erhalten, um eine Partnerschaft mit dem Solution Partner New Verve zu finanzieren. New Verve hat Mary's Meals bei der Migration von Atlassian Data Center zu Cloud unterstützt.

Die Cloud-Infrastruktur unterstützt die Ernährung von zusätzlich 1 Million Kindern

Dank der Cloud-Lösungen von Atlassian, die die Arbeit ihres Teams unterstützen, konnte Mary's Meals die Zahl der Kinder, die täglich mit Mahlzeiten versorgt werden, von 1,3 Millionen auf über 2,6 Millionen mehr als verdoppeln. Die Skalierbarkeit war zwar der Auslöser für die Migration von Mary’s Meals, doch der Umstieg auf die Cloud verbesserte auch die Leistung, Effizienz und Sicherheit.

Effizienz zahlt sich aus in Form Zeitersparnis und erhöhter Sicherheit

"Seit der Migration sind keine der früheren Leistungsprobleme mehr aufgetreten, und von Versichererseite gab es keine Aufforderungen mehr, Schwachstellen zu schließen", sagt Stephen.

Sein Team konnte die meisten Lösungen, die sie in Jira individuell programmiert hatten, durch Atlassian Automation ersetzen. Mithilfe von neun Marketplace-Apps und den nativen Cloud-Funktionen gelang es ihnen, eine Lösung zu entwickeln, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Zu den besonders wertvollen Marketplace-Apps gehören Microsoft 365 für Jira und Statuspage für Jira Service Management. Bislang sparen sie mindestens acht Stunden pro Monat für Sicherheitstests und Fehlerbehebungen ein, die sie nun für Strategiearbeit in sogenannten "Innovation Days" einsetzen.

Schnellere Antworten in mehreren Sprachen mit KI und Rovo

Der Zugang zu Rovo und KI-gestützten Funktionen erweist sich als weitere wertvolle Ergänzung für Mary's Meals. "Wir stehen noch ganz am Anfang, wenn es darum geht, Einsatzmöglichkeiten für KI zu finden, aber unsere Teams nutzen rege die neuen Funktionen, die es in Data Center nicht gab", sagt Stephen.

Ein Beispiel:

• In Jira erleichtert Rovo die Arbeitsplanung, indem es Inhalte für Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben vorschlägt, sodass Teams schneller mit der Umsetzung beginnen können.

• In Jira Service Management verbringen Teams weniger Zeit mit der Bearbeitung sich wiederholender Anfragen, da Rovo mithilfe von KI Antworten vorschlägt.

• In Jira Service Management erleichtern KI-Übersetzungen IT-Teams und Service-Mitarbeitern die Kommunikation mit Partnern in anderen Ländern.

Für die Zukunft hofft Stephen, Partnern mithilfe von Rovo den Self-Service-Zugriff auf Informationen in Confluence ermöglichen zu können, ohne dass Benutzer ein Ticket erstellen müssen. Mary’s Meals erwägt auch den Einsatz von Atlassian Goals, um mit Partnern an strategischen Initiativen zusammenzuarbeiten und Fortschritte bei der Erreichung von Zielen und wichtigen Ergebnissen zu verfolgen.

Die Atlassian Cloud hat die Arbeit der Teams vereinfacht – und eine bessere Teamarbeit bedeutet ein besseres Leben für die Kinder, denen Mary's Meals hilft. "Meine größte Leistung in dieser Rolle ist es, beim Aufbau der Infrastruktur zu helfen, mit der wir die Anzahl der Kinder, die unsere Schulmahlzeiten erhalten, verdoppelt haben", sagt Stephen. "Ich bin zuversichtlich, dass wir mit der Atlassian Cloud dies immer wieder erreichen können."

Rationalisierung der internen Entwicklungs- und Infrastrukturarbeit mit Jira und Rovo

Mary's Meals verwendet Jira, um alle internen Entwicklungsprojekte und Infrastruktur-Upgrades zu verfolgen und zu verwalten. Die Organisation betreibt mehrere benutzerdefinierte Anwendungen, darunter Portale für Spendenaktionen und eine Programmmanagement-App zur Erfassung von Schulbesuchen und Lebensmittelvorräten.

Stephens Team für Infrastruktur und Operations verwendet Jira, um diese Anwendungen zu warten und zu erweitern, sodass sie den Anforderungen von immer mehr Programmen und Kindern gerecht werden, wenn die Reichweite von Mary's Meals weiter zunimmt. Rovo ist auch hier praktisch. Es schlägt zum Beispiel Inhalte für Projekte, Tasks und Sub-Tasks vor, damit die Teams schneller mit der Ausführung beginnen können.

Das Team hat mit Jira auch sein Digitalisierungsprojekt geplant und umgesetzt. Im Zuge dieser Initiative wurde ein gemeinsamer Toolstack für alle Partnerorganisationen eingeführt, der Salesforce für das Spendermanagement, ein Content-Management-System sowie Jira Service Management umfasst. Alle Partnerorganisationen in den verschiedenen Ländern verwenden Jira, um diese Tools zu integrieren. Schulungen tragen zu einer höheren Akzeptanz und Nutzung bei.

Tools zur Zusammenarbeit für mehr als 1.000 Helfer, die täglich Mahlzeiten an eine weitere Million Kinder ausgeben

Wenn die Teams von Mary's Meals besser zusammenarbeiten, können sie bessere, skalierbare Ergebnisse für Kinder auf der ganzen Welt erzielen. Im Vergleich zu 2019 ernährt Mary's Meals heute nicht mehr 1,3 Millionen Kinder pro Schultag, sondern mehr als 2,6 Millionen. "Meine größte Leistung in dieser Rolle ist es, beim Aufbau der Infrastruktur zu helfen, mit der wir die Anzahl der Kinder, die unsere Schulmahlzeiten erhalten, verdoppelt haben", sagt Stephen. "Ich bin mir sicher, dass wir das mit Atlassian Cloud und unserem System of Work immer wieder schaffen können."

Die Organisation erzielt eine enorme Wirkung. Dazu trägt das Atlassian System of Work entscheidend bei.

"Im Laufe der Jahre haben wir immer mehr Atlassian-Tools eingeführt. Inzwischen spielt Atlassian eine zentrale Rolle für die Arbeitsweise der Teams in der gesamten Organisation. Wir planen damit unter anderem unsere Projekte und stellen wichtige Supportservices bereit", erläutert Stephen. "Je größer unser Atlassian System of Work wird, umso offensichtlicher ist die Notwendigkeit der Cloud für Skalierung, Geschäftskontinuität und Innovation. Wir freuen uns sehr darauf, künftig mit der Atlassian Cloud-Plattform zu arbeiten."