Wie Mary's Meals mit Unterstützung von Atlassian Cloud pro Schultag mehr als 2,6 Millionen Kindern eine Mahlzeit bietet

Herausforderung: Mary's Meals benötigte eine robuste, skalierbare Technologieinfrastruktur, um die Schulspeisungsprogramme der gemeinnützigen Organisation weltweit weiter auszubauen.

Lösung: Um den Wachstumsanforderungen gerecht zu werden, migrierte Mary's Meals seine Jira-, Jira Service Management- und Confluence-Instanzen von Data Center zu Cloud.

Ergebnis: Mit einem von der Atlassian Cloud unterstützten System of Work konnte das Team die Skalierbarkeit, Leistung, Sicherheit und Effizienz des Systems verbessern, das Wachstum fördern und letztendlich doppelt so viele Kinder täglich versorgen.

Die weltweite Nahrungsversorgung von Kindern erfordert IT-Effizienz und Resilienz

Vor mehr als 20 Jahren begann die Geschichte von Mary's Meals mit einem Ernährungsprojekt für 200 Kinder in Malawi. Heute ist Mary's Meals eine internationale Organisation, die täglich mehr als 2,6 Millionen Kinder in 16 Ländern mit Schulmahlzeiten versorgt. "Wir haben es mit der Art von Hunger zu tun, die das tägliche Leben dominiert und der Bildung im Wege steht. Trotzdem haben wir das Gefühl, etwas dagegen tun zu können. Deshalb arbeite ich so gerne hier", so Stephen Neil, Head of Infrastructure and Operations.

Mary's Meals ist ein weltweites Netzwerk von Schulspeisungsprogrammen, das 16 Länder und mehr als 20 Spendenorganisationen umspannt. Mary's Meals International ist die zentrale Organisation, die die vielen aus Mitarbeitern und Freiwilligen zusammengesetzten Teams koordiniert und unterstützt. Sie alle führen weltweit Schulspeisungs- und Spendenaktionen durch.

Das ist eine gewaltige Aufgabe, die eine robuste IT-Infrastruktur erfordert. 2019 hat Mary's Meals mit Jira, Jira Service Management und Confluence ein System of Work entwickelt. Das System vernetzt die technischen und programmatischen Teams von Mary's Meals und ermöglicht es, die Probleme der weltweit verteilten Teams schneller zu lösen.

Mary's Meals verfolgte schon immer den Traum, in noch mehr Länder zu expandieren, was aber eine Skalierung der Infrastruktur erfordern würde. Mit Unterstützung der Atlassian Foundation und dem Solution Partner New Verve (jetzt Teil der knowmad mood Ltd.) migrierte Mary's Meals im November 2024 von Atlassian Data Center zu Cloud. Das schuf die Voraussetzungen für die Organisation, in den kommenden Jahrzehnten weitere Programme hinzuzufügen und noch mehr Kinder zu ernähren.

Skalierbarkeit auf einem neuen Level: Atlassian Cloud

Vor der Umstellung auf die Atlassian Cloud wurden bei Mary's Meals alle Atlassian-Tools auf einem einzigen Data Center-Knoten ausgeführt. Dieses System erfüllte die Bedürfnisse des Teams, war aber komplex und zeitaufwendig zu verwalten. Stephen wusste, dass dies keine dauerhafte Lösung für eine wachsende Organisation wie Mary's Meals sein konnte.

Stephen vermutete, dass die vielen Anpassungen Geschwindigkeits- und Leistungsprobleme verursachten. Durch den einzelnen Knoten war Mary's Meals zudem anfällig für Serviceunterbrechungen oder ‑ausfälle. Das Team hatte fast wöchentlich mit Leistungsproblemen zu kämpfen, die manchmal mitten am Arbeitstag einen Systemneustart erforderten, was zu Arbeitsunterbrechungen führte. Im Laufe der Zeit stellte das Team auch fest, dass immer mehr Zeit für Sicherheitswartungen aufgewendet werden musste.

"Bald hätten wir sowieso unsere Instanzgröße in Data Center ändern müssen. Ich wollte eine redundantere Infrastruktur einführen, die skalierbar ist – und ich wollte Zugriff auf die neuen Features von Atlassian haben, wie zum Beispiel Rovo."

Schnelle Migration mit Support durch einen vertrauenswürdigen Partner

Eine Migration bedeutet Veränderung. Vor allem für gemeinnützige Organisationen mit weniger Ressourcen als normale Unternehmen ist sie auch eine große Herausforderung. Während Stephen die Vor- und Nachteile einer Migration abwog, arbeiteten New Verve und die Atlassian Foundation einen Plan für die Migration aus, die kosteneffizient und möglichst unterbrechungsfrei ablaufen sollte.

"Planung und Migration erwiesen sich als komplizierter, als wir es alleine hätten bewältigen können", sagt Stephen. "Unser Solution Partner und die Atlassian Foundation gaben uns die Gewissheit, genau zu wissen, worauf wir uns einließen."

Die Atlassian Foundation bietet kostenlose gemeinnützige Programme an, um Organisationen bei der Produktfindung, ‑optimierung und ‑weiterbildung zu unterstützen. Dazu gehört auch, Teams zu beraten und anzuleiten, welches Modell – Data Center oder Cloud – ihre Mission am besten unterstützt und, wenn nötig, den Übergang zu erleichtern. Die Atlassian Foundation finanzierte die komplette Cloud-Migration von Mary's Meals und die Arbeit des Partners New Verve mithilfe von Atlassian Solution Grants.

"Die Atlassian Foundation unterstützt uns seit vielen Jahren mit Community-Lizenzen. Das ist unglaublich großzügig und hilfreich", erklärt Stephen.

New Verve begann mit einer Bereitschaftsanalyse unter Beachtung der Bedürfnisse und Ziele von Mary's Meals. Zum Beispiel wurde geprüft, welche Apps Mary's Meals in Data Center verwendet hatte, und es wurden die besten Apps für Cloud-Organisationen ausgewählt, die die nativen Funktionen von Atlassian Cloud nach der Migration ergänzen würden.

Im Anschluss an die Analyse folgten ungefähr vier Wochen Tests, um etwaige Probleme auszuräumen. Nachdem alles vorbereitet war, dauerte die Migration selbst nur ein Wochenende. "Es gab keine wirklich negativen Auswirkungen auf unsere Nutzer. Insgesamt hat der gesamte Prozess ungefähr vier Monate gedauert", sagt Stephen. "Ich bin Atlassian unglaublich dankbar. Nicht nur für die Finanzierung der Implementierung, sondern auch für die vielen Jahre, in denen sie uns mit Community-Lizenzen unterstützt haben. Das Programm ist sehr großzügig und es bewegt etwas."

Die Cloud-Infrastruktur unterstützt die Ernährung von zusätzlich 1 Million Kindern

Dank der Cloud-Lösungen von Atlassian, die die Arbeit ihres Teams unterstützen, konnte Mary's Meals die Zahl der Kinder, die täglich mit Mahlzeiten versorgt werden, von 1,3 Millionen auf über 2,6 Millionen mehr als verdoppeln. Die Skalierbarkeit war zwar der Auslöser für die Migration von Mary’s Meals, doch der Umstieg auf die Cloud verbesserte auch die Leistung, Effizienz und Sicherheit.

Effizienz zahlt sich aus in Form Zeitersparnis und erhöhter Sicherheit

"Seit der Migration sind keine der früheren Leistungsprobleme mehr aufgetreten, und von Versichererseite gab es keine Aufforderungen mehr, Schwachstellen zu schließen", sagt Stephen.

Sein Team konnte die meisten Lösungen, die sie in Jira individuell programmiert hatten, durch Atlassian Automation ersetzen. Mithilfe von neun Marketplace-Apps und den nativen Cloud-Funktionen gelang es ihnen, eine Lösung zu entwickeln, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Zu den besonders wertvollen Marketplace-Apps gehören Microsoft 365 für Jira und Statuspage für Jira Service Management. Bislang sparen sie mindestens acht Stunden pro Monat für Sicherheitstests und Fehlerbehebungen ein, die sie nun für Strategiearbeit in sogenannten "Innovation Days" einsetzen.

Schnellere Antworten in mehreren Sprachen mit KI und Rovo

Der Zugang zu Rovo und KI-gestützten Funktionen erweist sich als weitere wertvolle Ergänzung für Mary's Meals. "Wir stehen noch ganz am Anfang, wenn es darum geht, Einsatzmöglichkeiten für KI zu finden, aber unsere Teams nutzen rege die neuen Funktionen, die es in Data Center nicht gab", sagt Stephen.

Ein Beispiel:

• In Jira erleichtert Rovo die Arbeitsplanung, indem es Inhalte für Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben vorschlägt, sodass Teams schneller mit der Umsetzung beginnen können.

• In Jira Service Management verbringen Teams weniger Zeit mit der Bearbeitung sich wiederholender Anfragen, da Rovo mithilfe von KI Antworten vorschlägt.

• In Jira Service Management erleichtern KI-Übersetzungen IT-Teams und Service-Mitarbeitern die Kommunikation mit Partnern in anderen Ländern.

Für die Zukunft hofft Stephen, Partnern mithilfe von Rovo den Self-Service-Zugriff auf Informationen in Confluence ermöglichen zu können, ohne dass Benutzer ein Ticket erstellen müssen. Mary’s Meals erwägt auch den Einsatz von Atlassian Goals, um mit Partnern an strategischen Initiativen zusammenzuarbeiten und Fortschritte bei der Erreichung von Zielen und wichtigen Ergebnissen zu verfolgen.

Die Atlassian Cloud hat die Arbeit der Teams vereinfacht – und eine bessere Teamarbeit bedeutet ein besseres Leben für die Kinder, denen Mary's Meals hilft. "Meine größte Leistung in dieser Rolle ist es, beim Aufbau der Infrastruktur zu helfen, mit der wir die Anzahl der Kinder, die unsere Schulmahlzeiten erhalten, verdoppelt haben", sagt Stephen. "Ich bin zuversichtlich, dass wir mit der Atlassian Cloud dies immer wieder erreichen können."