Lucid Software + Atlassian
Wir wollten uns als Branchenführer positionieren. Führende Unternehmen aus der SaaS-Branche nutzen keine lokalen Lösungen." – David Torgerson, VP of Infrastructure and IT
25%
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durch die Cloud-Migration eingesparte Engineering-Zeit
Branche
Internet und Software
Standort
South Jordan (Utah, USA)
Anzahl Benutzer
> 800
Mehr Innovationsvermögen und zufriedenere Mitarbeiter in 30 Tagen: die Cloud-Migration von Lucid
Lucid Software, der führende Anbieter von Software für visuelle Zusammenarbeit, ist der Ansicht, dass Kundenzufriedenheit auf der Zufriedenheit der Mitarbeiter beruht, weshalb das Unternehmen nicht nur in externe, sondern gezielt auch in interne Verbesserungen investiert. Die Migration zu Atlassian Cloud trägt zum Erreichen beider Ziele bei. In nur 30 Tagen haben Lucid und der Solution Partner Oxalis das lokale Deployment von Atlassian-Tools im Unternehmen reibungslos in die Cloud verlagert, wodurch Lucid seine Position als führender SaaS-Anbieter gefestigt, Zeit gespart sowie Innovation und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert hat. Lies weiter, um mehr über die Erfahrungen des Unternehmens und die wichtigsten daraus gewonnenen Erkenntnisse zu erfahren.
Als modernes Unternehmen hören wir immer wieder, dass wir Kunden in den Mittelpunkt rücken müssen und uns darauf konzentrieren sollten, ihr Leben zu verbessern. Während das Team hinter Lucid Software, dem führenden Anbieter von Software für visuelle Zusammenarbeit, diesem Mantra von ganzem Herzen zustimmt, ist sein Ansatz, dies zu erreichen, etwas unkonventionell: Die Teammitglieder sind der Ansicht, dass Kundenzufriedenheit auf der Zufriedenheit der Mitarbeiter beruht, weshalb das Unternehmen nicht nur in externe, sondern gezielt auch in interne Verbesserungen investiert. Die Migration von Lucid zu Atlassian Cloud war an beiden Fronten ein Gewinn.
Das Team hat jahrelang lokale Deployments von Jira Software und Confluence für die tägliche Arbeit eingesetzt und immer wieder überprüft, ob (und wann) ein Wechsel zur Cloud sinnvoll sein könnte. Im Jahr 2021 deuteten alle Anzeichen darauf hin, dass die Zeit gekommen war. Um seine Position als SaaS-Marktführer festigen, sein Produkt in der Cloud nutzen (genauso wie es die Kunden tun) und die von den Mitarbeitern erwartete schnelle, sichere Erfahrung bieten zu können, beauftragte Lucid den Solution Partner Oxalis mit einer schnellen Migration.
Gemeinsam konnten Lucid und Oxalis die Migration, die normalerweise drei bis sechs Monate gedauert hätte, in nur 30 Tagen abschließen. In enger Zusammenarbeit gingen die Partner strategische Kompromisse ein, um schnell voranzukommen, und transformierten die Atlassian-Produkte des Unternehmens zu einem leistungsstarken, skalierbaren Cloud-System, das die Effizienz und Effektivität von Lucid erhöht hat. Heute sparen die Mitarbeiter Zeit und begegnen weniger Problemen, was zu einem positiveren Arbeitsumfeld und damit zu zufriedeneren Kunden führt.
Auf dem Weg dorthin hat Lucid große Vorteile erzielt und wichtige Lektionen gelernt. Hier erfährst du, wie das Unternehmen den Übergang zu Atlassian Cloud bewältigt hat und welche Tipps es kleinen und mittlere Unternehmen geben würde, die selbst eine Migration planen.
Die Zukunft der Kunden und des Unternehmens sehen und gestalten
Die Lucid-Suite für visuelle Zusammenarbeit (zu der die Produkte Lucidchart, Lucidspark und Lucidscale gehören) unterstützt moderne Arbeits- und Kollaborationsmethoden. Mitarbeiter sind damit nicht mehr auf lange Texte angewiesen, um etwas zu vermitteln, sondern können auf einem gemeinsam genutzten Canvas standortunabhängig zusammenarbeiten und fast alles visualisieren. So können beispielsweise Führungskräfte mit einem virtuellen Whiteboard ein Brainstorming für einen neuen strategischen Plan durchführen oder DevOps-Teams gemeinsam am visuellen Design einer neuen Cloud-Architektur arbeiten.
Als Lucid 2010 gegründet wurde, steckte die Cloud-Technologie noch in den Kinderschuhen. Das kleine Team nutzte für den Wissensaustausch Google Docs und für das Ticketmanagement Mantis. Als das Unternehmen wuchs, kamen diese Tools jedoch laut David Torgerson, VP of Infrastructure and IT, schnell an ihre Grenzen. "Es war unmöglich, etwas zu finden", erinnert er sich. "Als wir auf mehr als eine Handvoll Menschen angewachsen waren, brauchten wir eine einheitlichere Methode zum Speichern von Informationen. An diesem Punkt kamen Jira und Confluence ins Spiel."
Davids Team implementierte lokale Deployments von Jira Software und Confluence – die damals beliebteste Deployment-Methode von Atlassian –, die schnell im gesamten Unternehmen genutzt wurden. Bald war Jira Software das bevorzugte Tool zum Priorisieren und Umsetzen von Epics, Storys und Entwicklungsaufgaben. Das Team fügte Confluence für Funktionen wie Dokumentation, Roadmapping, Runbooks, Anrufprotokolle und Berichte hinzu.
Während viele Unternehmen neue Technologielösungen nur einmal einrichten und dann nicht mehr darüber nachdenken, möchte Lucid seinen Kunden helfen, einen Blick in die Zukunft zu werfen und diese mitzugestalten. Dieses Prinzip gilt auch für Lucid selbst. Lokale Atlassian-Lösungen entsprachen den damaligen Bedürfnissen, doch das Team blickte immer nach vorn und suchte nach Möglichkeiten, die Umgebung weiter zu optimieren.
Der Wert, den unser Unternehmen bietet, besteht im Entwickeln von Funktionen, die unser Produkt stabiler machen und Innovationen schaffen. Zeit, die wir mit der Wartung interner Tools verbringen, verursacht unnötige Kosten."
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Ein "perfekter Sturm" löst eine schnelle Umstellung auf die Cloud aus
Im Laufe der Zeit wurde Cloud-Technologie immer leistungsstärker und stieg zum Branchenstandard auf, während serverbasierte Tools teurer wurden und immer schwieriger zu warten waren. Plug-ins waren kompliziert zu verwalten, laufende Updates mussten manuell implementiert werden, und die Kapazität wurde knapp, als Lucid wuchs.
2019 führte das Unternehmen ein Upgrade auf Atlassian Data Center durch, um einige der betrieblichen Probleme bei der Wartung lokaler Tools zu lösen und von einer moderneren Erfahrung zu profitieren. Schon damals lag auf der Hand, dass letzten Endes eine Migration zur Cloud anstand – nur das Timing war noch unklar.
"Wir wollten uns als Branchenführer positionieren. Führende Unternehmen aus der SaaS-Branche nutzen keine lokalen Lösungen", erklärt David. "Der Wert, den unser Unternehmen bietet, besteht im Entwickeln von Funktionen, die unser Produkt stabiler machen und Innovationen schaffen. Zeit, die wir mit der Wartung interner Tools verbringen, verursacht unnötige Kosten."
Zusätzlich zu branchenüblichen Best Practices und zur ausgelagerten Wartung wollte Lucid auch eine Migration durchführen, um seine eigenen cloudbasierten Produkte und die nur in Atlassian Cloud verfügbaren Apps auf die gleiche Weise nutzen zu können wie die Kunden (ein unschätzbarer Schritt zur Förderung von Empathie und Innovation). Parallel dazu sollten die Sicherheit verbessert und der Remote-Zugriff für Mitarbeiter ermöglicht werden.
Lucid wägte jedes Jahr die Kosten und Vorteile der Cloud-Migration ab. Im Jahr 2020 sprach endlich alles für einen Übergang. Die Entscheidung war dank all der im Laufe der Jahre durchgeführten Analysen einfach. David sagt, es war "endlich ein perfekter Sturm", bei dem die passenden Gründe und die passenden Personen zum richtigen Zeitpunkt zusammenkamen.
Lucid bat den Solution Partner Oxalis um Hilfe, weil das Unternehmen die Nuancen der Cloud besser verstehen wollte und sich ein erfahrenes Team an seiner Seite wünschte, das ihm schnell sagen konnte, wie man Daten organisiert, Berechtigungen zu Sicherheitszwecken strukturiert und komplexe Probleme löst.
Davids Team wusste zu schätzen, dass Oxalis über fundiertes Fachwissen über Atlassian Cloud-Migrationen verfügte, aber auch bereit war, zuzugeben, wenn weitere Recherchen oder Überlegungen angestellt werden mussten. "Wir wussten, dass wir eine Lücke hatten. Als wir alleine mit dem Prozess starteten, war nicht klar, ob die auftretenden Probleme bekannt, erwartet oder auf Wissenslücken unsererseits zurückzuführen waren. Das Team von Oxalis konnte uns immer direkt sagen, ob ein Problem üblich oder völlig neu war", so David. "Wir haben auf ihr Expertenwissen vertraut, konnten uns also zusammensetzen, alles Störende beseitigen und an den wirklich großen Problemen arbeiten."
Das Führungsteam von Lucid war voll und ganz mit der Migration einverstanden und getreu ihrem Innovationsgeist forderten sie das Entwicklerteam heraus, noch mehr zu erreichen. "Unser CEO hat schon immer gerne ein Gefühl von Dringlichkeit geschaffen – nicht von einem unrealistischen Standpunkt aus, sondern um dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter ehrgeizig bleiben und immer darum kämpfen, die Nase vorn zu behalten. Also fragte er Oxalis, was nötig sei, um die Migration in nur zwei Wochen abzuschließen."
Oxalis war bereit, die Herausforderung anzunehmen, sagte dem Team aber, dass eine solche Migration normalerweise etwa sechs Monate dauern würde. Nachdem sie über Kompromisse gesprochen hatten, einigten sie sich auf einen sehr ambitionierten, aber machbaren Zeitrahmen: 30 Tage. Beide Teams waren sicher, dass sie zwar vor keiner leichten Aufgabe standen, diese aber bei enger Zusammenarbeit und strategischen Kompromissen würden meistern können.
Jake Sullivan, Managing Consultant bei Oxalis, sagt, dass eine der "Superkräfte" von Lucid darin bestand, sich an einer gemeinsamen Vision zu orientieren und Vertrauen aufzubauen, um einen Konsens zu erzielen und den Prozess zu beschleunigen. David fügt hinzu: "Unsere Vision intern zu verbreiten, hatte eine sehr positive Wirkung. Wir wollten vermitteln, was die Migration für die Benutzer letztlich bedeutet, statt sie vor vollendete Tatsachen zu stellen."
Unser Ziel war es, den Arbeitsalltag von Mitarbeitern so einfach wie möglich zu gestalten und Funktionen anzubieten, die sie besonders unterstützen und auf die sie sich freuen konnten. Dies für jeden Mitarbeiter umzusetzen und den damit verbundenen Wert zu vermitteln war ein Anreiz, der uns half, die Angst vor der Veränderung abzubauen und Zuversicht in unseren Mitarbeitern zu wecken."
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Konzentrieren, validieren, kommunizieren: bei Lucid die drei entscheidenden Zutaten für die Migration in nur einem Monat
Mit einer klar definierten Vision (in der Cloud arbeiten) und einem aggressiven Zeitplan dafür (30 Tage) begannen Lucid und Oxalis, die Migration vorzubereiten, indem sie sich darauf konzentrierten, nur die nötigsten und wertvollsten Ressourcen zu verlagern. "Als Unternehmen beschlossen wir, dass der Umstieg auf die Cloud wichtiger war als eine komplette Nachbildung der bisherigen lokalen Umgebung. Dies stellte einen bedeutenden Unterschied dar", erinnert sich David. "Unsere interne Philosophie ist, dass wir keine Ressourcen und keine Arbeit mehr in Lösungen investieren, die uns keinen Wert mehr einbringen."
An diese Philosophie wurde auch die Plug-in-Governance von Lucid mit der Zeit angepasst. Das Team hatte also bereits ermittelt, welche Plug-ins nur noch selten genutzt wurden oder zu schwer zu verlagern waren. Dies erleichterte Oxalis und Lucid das Planen der Cloud-Migration. Statt einer umfassenden Zuordnung zwischen alten und neuen Funktionen musste das Team nur angeben, was verschoben werden sollte. Der Rest wurde außer Betrieb genommen.
Das aktualisierte Jira Cloud Migration Assistant-Tool von Atlassian erwies sich ebenfalls als nützlich, da es die Benutzerzuordnung intuitiver machte, erweiterte Unterstützung für benutzerdefinierte Feldtypen bot und die Migration projektübergreifender Boards ermöglichte. Durch die Zeitersparnis bei diesen Aufgaben konnte sich Lucid verstärkt auf das Testen konzentrieren, was nicht nur wichtig war, um Probleme zu vermeiden, sondern auch, um Zustimmung zu gewinnen und organisatorische Veränderungen zu managen. Es wurden etwa 20 Tester aus dem gesamten Unternehmen ausgewählt, damit die Engineers sehen konnten, wie die Cloud-Umgebung in verschiedenen Anwendungsfällen funktioniert.
"Oxalis hat herausgefunden, dass Migrations-Probeläufe in Kombination mit UAT dazu beitragen, die Benutzer schon vorab auf die Unterschiede zwischen den lokalen und cloudbasierten Atlassian-Deployments aufmerksam zu machen", berichtet Jake. "Wir konnten die besten Ressourcen aus der internen Dokumentation von Atlassian und Lucid nutzen, um im Vorfeld klar zu kommunizieren, was die Benutzer erwartet, sodass sie sich auf eine stabile Erfahrung verlassen konnten."
Lucid ernannte sowohl Cloud-Befürworter als auch Skeptiker aus dem gesamten Unternehmen zu Testern. So konnte das Team weitere Lücken in den Tools ermitteln, Bedenken entkräften und Champions und Vermittler für die einzelnen Abteilungen schulen. David sagt: "Uns war wichtig, ganz verschiedene Benutzertypen in unsere Tests einzubeziehen. Zum Beispiel haben wir neben unseren täglichen Benutzern, die schon Experten sind, auch das SRE-Team ins Boot geholt, das die Tools seltener nutzt und sich weniger gut auskennt. Diese große Auswahl an Testern hat dazu beigetragen, Begeisterung zu vermitteln, und die weniger versierten Benutzer und Skeptiker waren hervorragend darin, auf technische Mängel hinzuweisen."
Die zielgerichteten Investitionen in Tests und Kommunikation zahlten sich aus, als Lucid einige Testläufe absolvierte und nur wenige Wochen später zu Cloud wechselte. Die Migration dauerte nur eine Woche und verlief völlig reibungslos. "Da wir so viele Testläufe und UAT-Tests auf mehreren Instanzen durchgeführt hatten, gab es am Tag der Migration nur ein einziges Problem. Und das konnten wir umgehend lösen", erklärt David.
Die Migration verlief so problemlos, dass die Mitarbeiter sie kaum bemerkten. "Als die Mitarbeiter am Montag zurückkamen, fiel den meisten von ihnen keine Veränderung auf, ganz so wie wir es geplant hatten. Sie wussten nur, dass sie jetzt über ihr Smartphone auf das System zugreifen konnten", sagt David. Mitarbeiter, die Bedenken geäußert hatten, dass sie Daten verlieren könnten oder es zu Unterbrechungen kommen könnte, waren positiv überrascht. Nur wenige Stunden und Wochen später war es, als hätten sie schon immer mit Atlassian Cloud gearbeitet. "Als ich zum ersten Mal gehört habe, dass wir zu Atlassian Cloud migrieren, habe ich mich um meine vorhandenen Daten und meinen Workflow gesorgt. Aber jetzt kann ich mir die Zeit vor dem Umstieg zur Cloud kaum noch vorstellen", sagt Emma Reece, Senior Quality Assurance Specialist.
Die Mitarbeiter sind auch von dem besseren Nutzerkomfort und den hilfreichen Funktionen von Atlassian Cloud überzeugt. "Jira Software hat eine bessere Oberfläche und lässt sich leichter bedienen", erklärt Produktmanager Chance Ramey. "Advanced Roadmaps ist ebenfalls ein echter Vorteil. Wenn sich unsere Prioritäten verschieben, können wir jederzeit Pläne anpassen und genauer entscheiden, wann der richtige Release-Zeitpunkt ist."
Menschen sind Gewohnheitstiere, daher stoßen selbst kleinere Veränderungen oft auf Widerstand. Um Zustimmung zu erzielen, Einwände auszuräumen und Begeisterung zu erzeugen, äußerte sich Lucid ehrlich zu den Veränderungen, die die Mitarbeiter nach der Migration erwarteten, und betonte die Vorteile des Wechsels. "Wir mussten einige herausfordernde Botschaften überbringen. Unser Ziel war es, den Arbeitsalltag der Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten und Funktionen anzubieten, die sie besonders unterstützen und auf die sie sich freuen konnten", berichtet David. "Dies für jeden Mitarbeiter umzusetzen und den damit verbundenen Wert zu vermitteln war ein Anreiz, der uns half, die Angst vor der Veränderung abzubauen und Zuversicht in unseren Mitarbeitern zu wecken."
"SREs sind unser wichtigstes Team Sie sparen durch die Arbeit mit Atlassian Cloud pro Woche 25 % Zeit ein."
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Erhebliche Zeitersparnis plus unbezahlbare Mitarbeiterzufriedenheit
Nur 30 Tage nach der Entscheidung für die Migration arbeitete Lucid nahtlos in Atlassian Cloud und genoss die Geschwindigkeit, Sicherheit und stressfreie Erfahrung, auf die sich das Unternehmen seit Jahren gefreut hatte. "Wir konnten aufhören, uns um die Datenbankwartung, die Serverwartung und -konfiguration, die Automatisierung der Data Center-Konfiguration und die Unterschiede in den Umgebungen zu kümmern. Wir wissen, dass Atlassian aufkommende Schwachstellen patchen wird. Es gibt weniger Dinge, über die das SRE-Team Bescheid wissen und um die es sich Gedanken machen muss. Das Team kann unsere Produktionsumgebung konsistent verwalten, was den Stress, die Menge der durchzuführenden Tests und vieles mehr verringert", so David.
Davids Team spart auch bei Korrekturen, Skalierungen und Unterbrechungen deutlich Zeit. Vieles davon war zuvor aufwendig, ohne viel Mehrwert zu schaffen. "SREs sind unser wichtigstes Team. Sie sparen durch die Arbeit mit Atlassian Cloud pro Woche 25 % Zeit ein", berichtet David "Früher musste mindestens zweimal im Monat eines unserer zehn Teammitglieder seine laufende Arbeit unterbrechen und ein Problem beheben. Im Optimalfall dauerte dies fünf Minuten, manchmal aber auch ein paar Stunden. Dann waren da noch die Updates und Überarbeitungen. Auch die Skalierung war kompliziert. Obwohl die einzelnen Aufgaben jeweils nur ein paar Minuten in Anspruch nahmen, summierten sie sich, schufen nicht viel Mehrwert und störten uns oft während Meetings oder am Wochenende. Das hat sich jetzt alles erledigt", erklärt David.
Mit weniger Unterbrechungen, weniger langwierigen Aufgaben und einfacheren Methoden für Arbeit und Zusammenarbeit profitieren die Mitarbeiter von Lucid endlich von den gleichen Vorteilen wie ihre Kunden. Während das Unternehmen weiter wächst, freut sich das Team darauf, Atlassian Cloud und die Unterstützung von Oxalis auch künftig zur Verfügung zu haben, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern, ihre Produktivität zu erhöhen und Kunden dabei zu helfen, ihre Zukunft zu gestalten.
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