Warum Clearwater Analytics aus Gründen der Effizienz, Transparenz und Sicherheit auf eine Cloud-Migration gesetzt hat

Mit Vorbereitung, Schulung und Zusammenarbeit auf Erfolgskurs

Nachdem das Migrationsprojekt genehmigt worden war, krempelte Ericas Team die Ärmel hoch und begann mit den Vorbereitungen. Online-Materialien, Kurse der Atlassian University und Partner-Webinare halfen den Teammitgliedern beim Planen der nächsten Schritte.

Im Zuge der Recherche wurde klar, dass das Team einen Solution Partner brauchte, der zusätzliches Fachwissen zur Verfügung stellen und das Team durch den Prozess führen konnte. Gary Carlin, der Atlassian Technical Account Manager von Clearwater, schlug mehrere mögliche Solution Partner vor. Die Wahl fiel auf den Platinum Solution Partner HyperVelocity (ein Unternehmen von Isos Technology). Mit dem Migrations-Runbook und praxisnahen Tipps von HyperVelocity begann Clearwater, Fortschritte zu machen.

Viele der Migrationsschritte verliefen nach Plan, doch einige Herausforderungen nahmen mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Ein Beispiel: Integrationen von Drittanbietern mit externen und selbst entwickelten Tools. Clearwater zog HyperVelocity und Benutzer aus verschiedenen Abteilungen zur Fehlerbehebung und zum Testen hinzu.

"Ein funktionsübergreifendes Team [aus Mitarbeitern und Testern] zusammenzustellen, war sehr wahrscheinlich unsere beste Entscheidung überhaupt", so Erica. "Wir haben jetzt über 1.700 Mitarbeiter. Jede Person und jede Abteilung arbeitet ein wenig anders, also mussten wir sicherstellen, dass wir diese Anwendungsfälle so gut wie möglich berücksichtigten. Wenn etwas nicht mehr wie gewohnt funktionierte, mussten wir eine Lösung parat haben, um später im Live-Betrieb den größtmöglichen Erfolg zu erzielen."

Aufstehen, Krone richten, weitermachen (mit noch mehr Vorbereitung und Partnerschaft)

Als die Migration gestartet wurde und das Team die ersten Schritte durchlief, kam es schnell zu Problemen. "Wir hatten unsere Umgebung nicht ausreichend bereinigt. Mit all den Servicekonten, die für uns als Bots zur Automatisierung von Prozessen fungieren, lagen wir letztlich über unserem Benutzerlizenzlimit und konnten die Migration nicht fortsetzen", erinnert sich Erica. Nachdem auch ein erneuter Versuch am nächsten Tag scheiterte, beschloss das Team, erst einmal eine Pause einzulegen.

Enttäuscht, aber noch lange nicht besiegt, verbrachten die Teammitglieder den nächsten Monat damit, weitere Bereinigungsschritte und Tests durchzuführen, um Fehler auszubügeln. Laut Erica war diese Zusatzarbeit durchaus angebracht und gab dem Team Sicherheit für den nächsten Versuch. Die Beharrlichkeit zahlte sich schließlich aus: Die zweite Migration war ein Erfolg!

Atlassian und HyperVelocity standen Clearwater bei jedem Schritt vor, während und nach der Migration zur Seite. "Atlassian hat uns verschiedene Ressourcen zur Verfügung gestellt und uns zuverlässig beim Beantworten von Fragen unterstützt. Wellington [Costa, Software Engineer] war beim technischen Support eine große Hilfe, und Atlassian hat auch nach der Migration viele Probleme behoben, beispielsweise die fehlenden Verknüpfungen zwischen Jira und Confluence", erklärt Erica. "Und HyperVelocity war einfach großartig. Die Mitarbeiter haben dafür gesorgt, dass unser Team auf der ganzen Welt Unterstützung findet. Es ist sehr hilfreich, jemanden zu haben, der das Ganze schon einmal durchlaufen hat und Ratschläge geben kann."

Effizienz, Transparenz und Sicherheit: die entscheidenden Vorteile am Ende der Migration

Inzwischen hat Clearwater die Migration zu den Atlassian Cloud-Tools (u. a. Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage und Opsgenie) vollständig abgeschlossen. Das Team kommt jetzt in den Genuss der Vorteile seiner harten Arbeit. Dank Prozess- und Sicherheitsverbesserungen arbeiten die IT und die Software-Engineers nun besser zusammen, müssen sich weniger Gedanken machen und können ihre Zeit optimal nutzen.

Zusätzlich spart Clearwater pro Jahr 75.000 USD an AWS-Hosting-Kosten ein. Weitere Kosteneinsparungen ergeben sich durch die Außerbetriebnahme nicht mehr benötigter Tools und die sinnvollere Nutzung der Arbeitszeit. "Einer der für uns größten Vorteile von Atlassian Cloud besteht darin, dass wir sichergehen können, dass wir an den richtigen Aufgaben arbeiten und dafür das passende Maß an Aufwand investieren", erklärt Erica. Clearwater hat zum Beispiel viele seiner manuellen, langwierigen Engineering- und ITSM-Prozesse automatisiert, sodass die Teammitglieder Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben haben und einen noch besseren Service bieten können. "Die Automatisierungsfunktionen von Atlassian Cloud sind der Data Center-Umgebung haushoch überlegen. Es sind weitaus mehr Trigger und Aktionsoptionen verfügbar. Der Wechsel zu Jira Service Management Cloud und die umfassende Automatisierung, durch die Tickets automatisch erstellt werden können oder gar überflüssig werden, sowie die bedingten Workflows und Felder für Formulare haben uns eine große Zeitersparnis beschert", so Erica.

Durch die Migration zu Cloud ist außerdem eine zentrale Informationsquelle entstanden, dank der das F&E-Team von Clearwater (in der Regel als Software Engineering bezeichnet) schneller arbeiten und seinen Fortschritt in allen Phasen des Entwicklungslebenszyklus besser verfolgen kann. "Die Verbindungen zwischen den Tools sind ein großer Vorteil", so Erica. "Da Confluence und Jira miteinander verknüpft sind, kann ich jetzt ein ganzes Scrum Board in eine Confluence-Seite einbetten, und es bleibt immer auf dem neuesten Stand. Seit unserer Migration zu Bitbucket Cloud stehen Jira-Daten direkt in Bitbucket zur Verfügung. Ich muss nicht mehr verschiedene Tools öffnen, um diese Informationen zu erhalten. In der Cloud ist der Ablauf viel effizienter. Meine Teammitglieder müssen nicht mehr innerhalb von fünf Minuten zwischen fünf verschiedenen Tools wechseln, um zu verstehen, was vor sich geht."

Dank der nativen Cloud-Funktionen und -Tools wie Advanced Roadmaps und der erweiterten Berichterstellung arbeiten die Engineers sowohl effizienter als auch effektiver. Sie haben mit der Quartalsplanung in Advanced Roadmaps begonnen, wo sie Ziele, Vorgaben und wichtige Ergebnisse festlegen und verfolgen, was sie wiederum in Confluence Cloud dokumentieren.

"Während des gesamten Planungsprozesses weiß unsere über 500-köpfige Forschungs- und Entwicklungsabteilung, woran alle Mitarbeiter arbeiten und was sie benötigen, um Funktionen fertigzustellen. Dank dieser zentralen Übersicht können wir versuchen, Abhängigkeiten und Blocker schneller zu entfernen", sagt Erica. "Darüber hinaus bietet uns Atlassian Cloud bessere Metriken und Berichte zu Sprint-Datenpunkten. Wir verwenden Advanced Roadmaps zur Berechnung der Teamkapazität und zur Schätzung des Aufwands, um zu bestimmen, ob die Arbeit für unsere Teams zu viel oder zu wenig ist. Mit Insights sehen wir uns Elemente im aktiven Sprint und im Backlog an und wir nutzen Sprint-Berichte während unserer Sprint-Reviews und -Retrospektiven. Mithilfe der Vorfallsbehebung mit Opsgenie erhalten wir weitere Kontextinformationen. Es war sehr hilfreich, diese Metriken jederzeit abrufen zu können."

Die Atlassian Cloud-Tools haben die Arbeitsweise vieler Teammitglieder verbessert. Andere sind genauso zufrieden, weil große Veränderungen ausblieben. "Einige Teammitglieder sind einfach froh, dass ihre Hauptprozesse durch die Migration nicht wesentlich beeinträchtigt wurden. Das hat es ihnen erleichtert, mit minimalen Änderungen an ihren Arbeitsabläufen in der Cloud durchzustarten", erklärt Erica.

Beste Aussichten

Mit all dem positiven Feedback von der Migration untersucht Ericas Team jetzt alle Möglichkeiten, wie es die Investition in Atlassian Cloud bestmöglich nutzen kann, zum Beispiel durch die Erweiterung der Automatisierung und den Einsatz des nativen Assets-Tools zur Verwaltung von Sicherheits- und Compliance-Prozessen. "Im Grunde geht es immer darum, die Zeit unserer Teammitglieder sinnvoll zu nutzen … Es ist toll, zu wissen, dass diese ganzen Tools und Feature-Sets einfach schon einsatzbereit sind. Wir können enorme Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen, da wir keine separaten Tools verwenden müssen", so Erica. "Die Feature-Sets und der Support, den Atlassian uns während der Migration geboten hat, die Zeit, die unsere Teammitglieder dadurch für andere Aufgaben gewonnen haben, und die Tatsache, dass wir uns jetzt auf unsere Tools konzentrieren können – das ist alles wirklich fantastisch!"

Teil der Mission von Clearwater besteht darin, "die vertrauenswürdigste und umfassendste Technologieplattform der Welt zu sein, die den gesamten Investitionszyklus vereinfacht." Dank Geduld, Partnerschaft und Durchhaltevermögen in schwierigen Phasen steht ihrem Team dieselbe leistungsstarke Plattform endlich selbst zur Verfügung.