Casas Bahia cuts costs by 93% and improves efficiency in the cloud

Herausforderung: Zugriff auf die Updates und neuen Funktionen von Atlassian, ohne die Kosten zu erhöhen oder die Teamausrichtung und das Benutzererlebnis zu beeinträchtigen.

Lösung: Migration zu Atlassian Cloud durch Umverteilung der Einsparungen, die durch den Austausch von Tools und die Integration von Cloud-Apps erzielt werden.

Auswirkung: Erfolgreiche Migration, Verbesserung der Effizienz und Senkung der Kosten. Verbesserte Agilität, Zugriff auf neue Funktionen und besseres Daten- und Projektmanagement.

Casas Bahia Group migriert zu Atlassian Cloud und entdeckt das volle Potenzial der Cloud-Version

Die Casas Bahia Group, früher bekannt als Via Varejo, stand vor der Herausforderung, ihre hochgradig angepasste Infrastruktur in die Cloud zu migrieren, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und mit den neuesten Updates von Atlassian Schritt zu halten. Die Migration wurde mithilfe von Atlassian-Produkten wie Jira und Confluence sowie mit Unterstützung intelligenter Integrationen mit anderen Tools erfolgreich abgeschlossen.

Die Casas Bahia Group verwendet Jira seit 2017 und nutzt es mit Plugins wie EazyBi und ScriptRunner, um das Projektmanagement zu optimieren und Prozesse zu automatisieren. Confluence diente als wichtiges Wissens-Repository mit strategischen Anpassungen, die die Sichtbarkeit der Unternehmensdaten verbesserten und einen nahtlosen Zugriff für die Teams boten – von den Entwicklungsteams bis hin zum Top-Management. Darüber hinaus spielte Jira eine zentrale Rolle bei der Koordination des wichtigsten Jahresprojekts des Unternehmens, dem Black Friday.

Die Entscheidung, in die Cloud zu migrieren, wurde von mehreren Faktoren bestimmt. Die bestehende Infrastruktur, die auf einem Jira Data Center-Plan für 2.000 Benutzer basierte, war zu einem Engpass für die IT geworden. Viele Anwendungen, einschließlich Confluence, wurden in veralteten Versionen ausgeführt, die keinen angemessenen Support mehr erhielten, was die Fähigkeit des Teams einschränkte, effektiv zu innovieren und zu skalieren.

Der Hauptgrund für die Migration war jedoch die Möglichkeit, schnellere und effizientere Updates direkt von Atlassian zu erhalten, zusammen mit einer nahtlosen Integration aller Produkte der Suite. Zudem wollte das Unternehmen seinen Betrieb zukunftssicher machen, indem es zusätzliche Lösungen wie Jira Product Discovery einführte und gleichzeitig mit dem rasanten Innovationstempo von Atlassian Schritt hielt, um die Vorteile neuer Funktionen und Erweiterungen bestmöglich zu nutzen.

"Durch die Migration in die Cloud haben wir die Gewissheit, dass die Infrastruktur und die Anwendungen stets auf dem neuesten Stand sind, weil Atlassian sich darum kümmert. So profitieren wir stets von den besten Versionen, optimaler Verfügbarkeit und höchster Sicherheit", erklärt Daiane Conte, Agile COE Specialist.

Obwohl die Casas Bahia Group seit einiger Zeit über eine Cloud-Migration nachgedacht hatte, war dies aufgrund der hohen Kosten – über 60 % des zugewiesenen Budgets für Lizenzverlängerungen – zunächst nicht durchführbar.

Durch die strategische Nutzung der Atlassian-Suite und ihrer Integrationsmöglichkeiten mit Apps von Drittanbietern (wie Whiteboards von Appfire) optimierte das Unternehmen seine Toolchain und beseitigte überflüssige Softwarelizenzen, wodurch die jährlichen Kosten von 1,2 Millionen R$ auf nur 90.000 R$ gesenkt wurden, was einer Kostensenkung von 92,5 % entspricht. Diese finanzielle Optimierung ermöglichte es der Casas Bahia Group nicht nur, mit der Cloud-Migration fortzufahren, ohne ihr Jahresbudget zu überschreiten, sondern führte auch zu zusätzlichen Einsparungen von 15 %.

The migration process

After the board approved the company’s Atlassian cloud migration, the team turned their attention to preparing employees for the change.

To face this challenge, there was a constant effort to align with all the different teams and areas, minimize dependencies, and ensure that everyone understood the migration objectives. This required a detailed mapping of dependencies and activities.

The first practical step in the migration process was onboarding users to the cloud environment. Then, the migration team created a test version in the sandbox environment and moved the most critical projects. This allowed them to map out with the QA Team existing functionalities in Data Center and the main points of friction that could interfere with the user experience in the new Cloud version.

“We had some difficulties that were quickly solved, such as the use of HTML in Confluence pages, which was native in the Data Center version. In Cloud, it was easily replaced by the corresponding app,” pointed out Agility COE Analyst Edimara Souza.

With everything in place, the migration team implemented ongoing internal communications to keep employees informed about the migration.

The total migration time was approximately four months, with three months dedicated to preparation and one month for actual migration. Due to the large volume of data in the Jira Server (greater than 1TB), Casas Bahia carried out the migration in phases. Initially, they planned for seven migration phases, but with the help of the Jira and Confluence Cloud Migration Assistant apps, they reduced the number of phases to five, saving over 35 hours of work.

“The migration process has brought us several positive surprises. I highlight the speed of data transmission between the Data Center environment and the Cloud environment, which performed well above expectations, helping us finish the entire migration in 2/3 of the estimated time. In addition, all of [Solution Partner] Nimble’s support throughout the process was essential to solve any difficulties and ensure all the safety of the process. I am very satisfied with the whole experience,” commented Manager at the Agility COE Renato Passero.

The gains of migrating to Atlassian cloud

Casas Bahia’s teams quickly recognized the numerous performance and agility benefits of migrating to Atlassian cloud. Several newer features and solutions were only available in this version, which further enhanced collaboration between internal teams. “Atlassian cloud brought new features that allowed us to sync epics with Atlassian goals, give feedback, do weekly syncing, all on the same platform,” highlighted Agile Tools Team Leader Daiane Conte.

In addition, they’ve seen significant security improvements. The implementation of SSO (single sign-on) has simplified access management — something that was not available in the server mission. In addition, the security offered by Jira Cloud met all the company’s needs, allowing VPN availability and ensuring full access to Confluence content and other features that were previously limited.

Migrating to Atlassian cloud unlocked access to new integrations and features, as highlighted by Viviane Moreira, Analyst at the Agility COE: “One of them was AI. Rovo can optimize processes and increase user efficiency; look for answers; and streamline content editing, summaries, and pages in an easier and more agile way.”

There was also a significant reduction in the time needed to import project data into the company’s Spot Management dashboards. Previously, using Data Center, this process required up to eight hours. However, with the transition to the Cloud version, this time was reduced to just 40 minutes.

Data Center incremental refresh time has also experienced a decrease. Previously, it took about three hours to perform this update, but with the migration to the Cloud, this time reduced to just one hour.

The successful migration to Atlassian cloud reaffirms Casas Bahia’s commitment to adopting advanced technological solutions to optimize operations and strengthen internal collaboration. With significant gains in performance, safety, and efficiency, the company is now poised to continue innovating and leading the retail industry in Brazil.