Datasite 如何借助 Atlassian 在五个月内实现超 $500,000 的生产力节约，并实现产品开发转型

挑战：全球 SaaS 提供商 Datasite 为并购 (M&A)、投资及战略项目提供人工智能支持的工作流协作与自动化解决方案，其团队需要提升效率、加强合规性，并从碎片化管理转向动态实时规划。由于目标过多且缺乏单一事实来源，团队没有足够时间或专注度推进最有价值的工作，高管也缺乏可见性来跟踪进度与绩效。

解决方案：Datasite 采用了 Atlassian 的 Strategy Collection 与 Teamwork Collection，并与 Jira Product Discovery 和 Jira Service Management 对接，打造统一平台，实现团队互联，让协作更高效、更智能。

影响：公司已从静态报告和功能工厂思维，转变为更注重成果与创新的全新工作模式。这一转型已节省数千小时工时，并在数月内实现了 10 倍投资回报率。

少开会，多创价值：Datasite 借助 Atlassian 实现转型

即便您从未听说过 Datasite，也很可能知晓由其平台促成的并购交易。2025 年，Datasite 支持了超过 39,000 个项目，其中包括全球前五最大交易中的四宗。正如产品运营与赋能执行副总裁 JR Harrell 所言：“你在《华尔街日报》、《纽约时报》或《金融时报》上看到的任何大型交易，很有可能都是在我们的平台上完成的。”

Datasite 的战略与执行工作分散在各类零散工具和静态文档中，导致团队将大量时间耗费在会议、搜索和报告制作上，而非产品研发与创新上。JR 意识到，公司需要的不仅仅是另一款工具，而是一种全新的工作方式。

为推动这一转变，他们选择了 Atlassian。通过实施 Atlassian 的 Strategy Collection 与 Teamwork Collection，Datasite 打造了统一平台，实现了以下成果：

• 仅在前五个月就减少 4,000 多场会议，节省超 $500,000 的时间成本

• 将目标和关键成果 (OKR) 从 216 个精简为 3 个公司级目标与 12 项关键成果

• 用实时自助式仪表板替代耗时的静态报告

全公司在同一平台上以统一模式协作，Datasite 团队得以高效协同，更快地交付更优质的工作成果与客户交易服务。

高管的要求推动工作模式向更协同、更高效的方向转变

在使用 Atlassian 产品之前，Datasite 公司制定了 200 多个目标和关键成果 (OKR)，但缺乏单一事实来源或协作中心，无法帮助团队推进工作并实时跟踪这些目标。日历成为所有人默认的协调工具，常常导致团队成员日程被重复或多次预订。

JR 产品运营与赋能团队向其汇报的首席产品官 Doug Cullen 总结了问题：“我需要一线视图—不是摘要，不是演示文稿，而是从战略到跨团队工作所有内容的实时视图。”

这种对“业务全景视图”的需求是 Datasite 转型的催化剂。是时候跳出无休止的会议循环，升级流程与平台，让团队能把更多时间投入到最有价值的工作中。

新解决方案源自长期合作伙伴

JR 发现，优化 Datasite 的 Atlassian 平台将助力公司转向更动态、更实时的规划模式，并在执行过程中支持更强的协作、透明度与效率。

在战略层面，Datasite 部署了 Atlassian 的 Strategy Collection（Focus、Talent 和 Align），为领导者提供了他们一直缺失的从战略到执行的实时视图。在执行层面，公司升级至 Atlassian 的 Teamwork Collection，打通现有的 Jira 与 Confluence 实例，同时引入 Loom 以减少会议过载。借助在所有这些应用之下运行的 Rovo，Datasite 员工也拥有了一位人工智能团队伙伴，帮助他们更快找到答案、做出更优决策并实现工作自动化。

JR 的团队在整个过程中借助 Atlassian 咨询服务获取战略指导与技术支持。“如果您聘请了 Atlassian 咨询服务团队，则不需要事先备好计划，您只需要清楚自己想要达成的目标，”JR 表示。“只要您能说明‘要做什么’和‘为什么做’，Atlassian 就能帮您理清‘怎么做’。在他们的帮助下，我们在短时间内取得了惊人的进展。”

打造统一平台，助力团队从想法转化为成效

将 Strategy Collection、Teamwork Collection 与 Datasite 的其他 Atlassian 应用（Jira Product Discovery 和 Jira Service Management）相连接，构建起支撑整个产品生命周期的统一 System of Work，Datasite 将其称为“从想法到成效框架”。

“如今我们拥有统一的工作流，可从想法、发现、开发、发布、监控到成效评估进行全流程跟踪，”JR 说道。“我们能够在 Atlassian 中端到端跟踪这一流程。”

具体运作方式如下：

1. Datasite 通过 Teamwork Collection 与 Strategy Collection，统一目标设定与战略规划并开展协作。

2. 借助 Jira Service Management 与 Jira Product Discovery 集中管理想法，并利用 Rovo 支持人员快速对新举措进行分类与评分。

3. 获得审批的想法进入 Jira，其余保留在 Jira Product Discovery 待办事项列表中，并附带完整上下文信息以备未来考量。

4. 团队使用 Teamwork Collection（Jira、Confluence、Loom）进行协作执行—在 Jira 中管理交付，在 Confluence 中存储知识，通过 Loom 与 Rovo 支持人员实现自助服务与沟通。

5. 领导者依靠实时仪表板跟踪进度，并借助 Strategy Collection 确保执行与战略保持一致。

这套框架为领导者提供了期望的“业务全景视图”，同时为团队提供了所需的协作与可见性，让工作更高效、更智能。Doug 表示：“所有这些工具按特定方式整合在一起，形成了强大的倍增效应。即便在 Datasite 业务极其繁忙的阶段，我们仍在六个月内实现了价值提升，这对我们来说是一次变革性的突破。”

Loom 与 Rovo：Datasite 的全新加速器

在 Teamwork Collection 中，员工们尤其青睐新引入的 Loom 应用和 Rovo。他们用简短的 Loom 视频取代了接连不断的会议，同时借助应用内的人工智能笔记记录工具，让剩余会议更高效。

例如，Datasite 将原本规模庞大的月度业务评审会议转变为由 Atlassian 平台引导的小型、聚焦式沟通。JR 解释道：“我们从一场 125 人参加、时长 2 小时的月度业务评审，变成了仅 15 人参与、由 Atlassian 框架支撑的会议，并为其他所有人同步一段简短的 Loom 回顾视频。会议规模减少了 90%，节省了大量时间和成本。这段回顾视频也成为了组织知识的一部分，其他人可以让 Rovo 帮他们梳理会议内容，或从中查找特定信息。”

借助 Rovo，Datasite 的领导层可以即时解答诸如“哪些举措正在影响本季度客户流失率？”这类问题，并生成实时报告，不再需要手动更新状态。JR 表示，这对员工和领导层来说都是一场颠覆性的改变。“起初我还担心让高管们用上 Rovo 会很困难，但结果他们都对它爱不释手。他们早上第一件事就是与 Rovo 交互，自助获取信息，实时查看业务进展情况。”

从“汇报工作成果”到“工作本身就是报告”

Datasite 团队在所有工作中都专注于投资回报率—包括此次转型。仅在最初几个月内，成果就已十分显著。

“我们从每周花费数小时汇报工作，转变为奉行全新理念：‘工作本身就是报告’”JR 说道。“我们专注于构建与创新，系统会实时汇报工作进展。”

Doug 证实，这一转变不仅实现了他所期望的透明度，还带来了更多价值。“Atlassian 的 Strategy Collection 与 Teamwork Collection，再加上 Rovo，为我们的领导者提供了清晰的‘业务全景视图’，也为团队提供了统一的协作中心。这帮助提升了我们的战略协同、工作聚焦度、效率和透明度—短短四个月内减少了 4,000 多场会议，节省了价值超 $500,000 的时间成本。”

JR 表示，这些平台优化不仅支撑了 Datasite 的全新工作方式，更推动了一场深入到客户层面的深度文化转型。“通过让 Atlassian 成为我们的 System of Work，我们已从功能工厂转型为以成果为导向的创新者。这对我们的团队、客户乃至整个业务都带来了颠覆性变革。”

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