Почему в Pluxee Spain перешли на Atlassian

Pluxee Spain, ведущей компании в Испании по разработке решений для льгот и вовлечения сотрудников, обслуживающей тысячи предприятий, необходимо было унифицировать разрозненную операционную среду после масштабной трансформации.

Объединив прежние инструменты для управления проектами, знаниями и рабочими процессами на платформе Atlassian, компания Pluxee создала более управляемую среду, улучшила межфункциональное взаимодействие и внедрила возможности ИИ в повседневные рабочие процессы.

Результат: в четыре раза больше задач, обрабатываемых ежемесячно; автоматизация и сортировка на базе ИИ, которые ускоряют выполнение задач; а также единая платформа, где команды могут получать доступ к актуальным знаниям, задачам и контексту, что позволяет сотрудникам и возможностям ИИ работать с более полной картиной.

Фрагментированные инструменты и пробелы в управлении замедляют трансформацию компании

Когда компания Pluxee Spain, выделившаяся из Sodexo Spain, интегрировала в свою структуру стартап, изначально ориентированный на цифровые технологии, она унаследовала разрозненный набор несвязанных инструментов и различные подходы к работе. Переход компании от бумажных ваучеров к цифровой платформе льгот требовал скорости и возможности масштабировать процессы, но на пути возникло несколько препятствий:

• Знания были повсюду, но не было способа их найти или применить. Информация компании хранилась в нескольких разрозненных инструментах и источниках. Не было ни единого источника достоверной информации, ни простого способа искать по разным системам, а связь между тем, что знали команды, и задачами, которые они выполняли, была ограниченной.

• Затраты и сложность росли. Поддержка параллельных инструментов означала дублирование лицензий, увеличение расходов, фрагментированное управление пользователями и рост административной нагрузки.

• Пробелы в управлении создали дополнительные сложности. Разрешения были привязаны к отдельным пользователям, контент разрастался в неконтролируемых разрозненных хранилищах, а когда сотрудники увольнялись, доступ к информации и ее администрирование могли быть затруднены.

• Устаревшие системы управления заданиями не обеспечивали прозрачность и масштабируемость. Запросы и задания поступали по разным каналам, что затрудняло определение ответственных, выявление узких мест, оценку прогресса и эффективную координацию задач.

Компании Pluxee требовалась управляемая и масштабируемая платформа, которая могла бы поддерживать организацию, предоставляя командам и руководству более полное представление о фактическом ходе выполнения задач.

Консолидация ведет к экономии и оптимизации

Отказавшись от прежних инструментов и стандартизировав ключевые возможности для совместной работы, управления знаниями и рабочими процессами на платформе Atlassian Cloud Enterprise, компания Pluxee снизила затраты и упростила управление параллельными системами.

Централизованное управление идентификационными данными через Okta также упростило управление жизненным циклом пользователей, что позволило сократить административные издержки и избавиться от неиспользуемых лицензий.

Более серьезным сдвигом стали возможности, которые открыла консолидация. Поскольку задачи, знания и командный контекст все теснее связаны на платформе Atlassian, команды могут автоматизировать действия, эффективнее сотрудничать и использовать возможности ИИ с более полным организационным контекстом.

Этот шаг также позволил привести Pluxee Spain в соответствие со стандартами управления и безопасности Pluxee Global, что обеспечило команде по кибербезопасности уверенность в платформе и сделало возможным беспрепятственное сотрудничество с командами в Бразилии, Португалии и других странах.

Управление в 4 раза большим количеством задач ежемесячно с полной прозрачностью

Запросы и задачи от внутренних команд и внешних клиентов поступали по разным каналам, что затрудняло определение ответственных, выявление узких мест и оценку прогресса.

Чтобы решить эти проблемы, компания Pluxee внедрила структурированные рабочие процессы на базе платформы Atlassian. Это позволило объединить ранее разрозненные действия в более прозрачный и измеримый способ работы.

Теперь команды могут упорядочивать задачи, назначать ответственных и использовать дашбоарды, чтобы оценивать рабочую нагрузку, прогресс и возможности для улучшения.

Небольшие, но эффективные средства автоматизации также ускоряют передачу работы и выполнение. Например, когда действие завершено, связанное с ним последующее задание может быть автоматически создано, привязано и назначено соответствующей команде. То, что раньше требовало согласования вручную, теперь происходит за считаные секунды.

Кроме того, Pluxee внедряет агентов Rovo в эти межфункциональные рабочие процессы, чтобы выявлять потенциально дублирующиеся задачи и рекомендовать возможные дальнейшие действия.

На первом этапе преобразования этого рабочего процесса компания Pluxee перешла от управления примерно 1000 внутренних и клиентских действий в месяц в прежней среде к примерно 4000 в месяц с помощью рабочих процессов Atlassian, одновременно улучшив прозрачность и сократив количество узких мест.
И это только начало. Чем больше знаний и контекста рабочего процесса доступно на платформе Atlassian, тем больше у команд возможностей для использования автоматизации и ИИ.

Новый участник команды: агенты Rovo находят дубликаты, рекомендуют следующие шаги и делятся знаниями

Поскольку знание, задачи и командный контекст Pluxee все теснее связаны на платформе Atlassian, Rovo может использовать более широкий организационный контекст, а не полагаться только на информацию из одного инструмента.

Команды используют агентов Rovo и поиск, чтобы улучшить повседневные рабочие процессы с помощью анализа на базе ИИ, обнаружения дубликатов, рекомендаций и запросов на естественном языке.

Автоматическое обнаружение дубликатов

Team поддержки клиентов Pluxee создала агента Rovo, который выявляет потенциально дублирующиеся задачи, находит связанные с ними предыдущие действия и помогает командам избегать повторяющихся задач.

Рекомендации по следующим шагам на основе ИИ

Агенты Rovo могут просматривать обращения, управляемые в рамках рабочих процессов Atlassian, анализировать соответствующие комментарии и статусы, а также предлагать возможные дальнейшие действия. Это позволяет командам и руководителям быстрее определять приоритеты и следующие шаги.

Доступ к корпоративному контексту на естественном языке

С помощью поиска Rovo даже сотрудники без технических знаний могут находить соответствующие кейсы и контент Confluence, используя естественный язык. Команды могут просто описать то, что они ищут, своими словами, что упрощает поиск и повторное использование организационных знаний.

Показывайте, а не рассказывайте: устранение неполадок и обучение с помощью Loom

В Pluxee не для каждой проблемы нужно совещание, и не каждое объяснение требует «стены текста».

Технические команды используют Loom для записи коротких видеоинструкций, что экономит время как для того, кто просит о помощи, так и для того, кто ее оказывает. Благодаря интеграции с платформой Atlassian эти записи могут стать частью доступного для поиска знания организации, а не создавать еще один изолированный информационный ресурс.

Устранение неполадок с помощью видеоответа

Когда команда по инфраструктуре получает запрос на поддержку, ее участники могут отправить в ответ запись Loom, в которой показано, как решить проблему.

Запрашивающий получает наглядное объяснение быстрее, чем если бы это был длинный письменный ответ, и при этом ни одной из сторон не нужно искать время для дополнительной встречи.

Обучение и внутренние коммуникации

Когда выходит новая функция или меняется процесс, команды могут записать короткое видео, чтобы рассказать об этом в рамках всей организации.

Автоматическое транскрибирование в Loom делает пошаговые руководства доступными для поиска и использования, помогая сохранить знание после того, как видео было опубликовано.