Celonis zwiększa skalę od poziomu startupu do firmy o wartości ponad 10 mld dolarów poprzez szybsze wdrażanie, wydajną współpracę i utrzymanie bezpieczeństwa dzięki Jira Cloud Enterprise

Firma Celonis, która jest pionierem i liderem rynku eksploracji procesów, należy do grona kilkudziesięciu firm o wartości wycenianej na ponad 10 miliardów dolarów — o takich firmach mówi się „dziesięciorożce”. Firma ma status jednego z największych start-upów zarówno w Nowym Jorku, jak i całych Niemczech, ale zespół ma jeszcze większe ambicje. W związku z problemami z zarządzaniem własną infrastrukturą w obliczu gwałtownego wzrostu i rygorystycznych przepisów UE dotyczących danych firma Celonis nawiązała współpracę z firmą venITure w zakresie migracji z lokalnego wdrożenia systemu Jira do Jira Cloud, aby móc szybko i bezpiecznie uwalniać zasoby i skalować działania.

Podczas gdy start-upy na całym świecie walczą o status „jednorożca” (czyli firmy, której wartość wycenia się na ponad 1 miliard dolarów), firma Celonis, pionier i lider w zakresie eksploracji procesów, weszła na zupełnie nowy, poziom sukcesu, przekraczając próg wartości firmy wynoszący 10 miliardów dolarów, tym samym zyskując status „dziesięciorożca” i stając się największym start-upem w Niemczech i Nowym Jorku.

W 2011 roku trzech założycieli firmy Celonis wprowadziło stosunkowo nową metodę skanowania danych dzienników IT, która daje wgląd w to, jak faktycznie działają procesy biznesowe, a nie w to, jak miały działać zgodnie z założeniami twórców. Taka przejrzystość umożliwia firmom określanie wąskich gardeł i odchyleń w celu usuwania obszarów niskiej efektywności. Na początku istnienia firmy Celonis jej dział inżynieryjny zaczął używać lokalnego wdrożenia oprogramowania Jira do zarządzania projektami i produktami, jednak wraz z rozwojem firmy i zastosowaniem podejścia opartego na chmurze zespół zaczął skłaniać się ku migracji do Jira Cloud. 

Od czasu oficjalnego przejścia, które miało miejsce w 2022 roku, dział ds. produktów i inżynierii firmy Celonis, wspierany przez swojego partnera ds. rozwiązań, firmę venITure, jest w stanie szybciej wdrażać rozwiązania i skuteczniej współpracować, pokładając większe zaufanie w bezpieczeństwie systemu i możliwości odciążania zespołu konserwacyjnego, który może teraz skupiać się na innowacjach.

Trudności związane z gwałtownym rozwojem w regionie podlegającym ścisłym regulacjom

Wiele start-upów z czasem uczy się radzić sobie z wyzwaniami związanymi ze skalowaniem, firma Celonis musiała jednak liczyć się z jeszcze większą złożonością procesów ze względu na szybkość rozwoju firmy i obszerne unijne przepisy dotyczące danych. 

Firma zaczynała działalność bez pracowników. W ciągu pierwszych pięciu lat zatrudniła 60 osób. W następnych pięciu latach pracowników było już ponad 3000 — w samym okresie 2020–2021 firma zatrudniła ponad 1000 osób. Zespół rozszerzył również obszar działalności o lokalizacje w Europie, Azji i USA. Europejskie organy regulacyjne są szczególnie rygorystyczne w kwestii bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami dotyczącymi danych, dlatego firma Celonis od początku wdrożyła pewne środki bezpieczeństwa, w tym sieci VPN i protokoły jurysdykcji właściwych dla danych. Praktyki te pozwoliły spełnić wymagania, ale obciążyły też infrastrukturę firmy. Ambitne cele w zakresie wydajności wymagały coraz szerzej zakrojonej konserwacji w czasie, gdy dział inżynieryjny dwoił się i troił, by zwiększyć innowacyjność. 

„Chcieliśmy skupić się na pomocy zespołowi ds. produktów i inżynierii w efektywnym korzystaniu z rozwiązania Jira, aby członkowie zespołu mogli lepiej wykorzystać możliwości rozwiązania i zwiększyć produktywność poprzez integrację z innymi narzędziami” — mówi Rajesh Rama, Application Manager of Jira Cloud Migrations.

Celonis — firma specjalizująca się w identyfikowaniu wąskich gardeł i rozwiązywaniu nieefektywności — przeanalizowała własne możliwości usprawnienia procesów i wskazała jasne rozwiązanie wszystkich tych wyzwań i nie tylko. Okazała się nim migracja do chmury.

Trzy miesiące planowania, dziesięć godzin migracji, lata udanego skalowania

Firma venITure wspierała już zespół inżynieryjny w innych obszarach; tym razem zespół sięgnął po pomoc w planowaniu migracji i wdrażaniu. Wspólnie konsultowali się z firmą Atlassian w sprawie różnych strategii migracyjnych, by ostatecznie zdecydować się na proste przeniesienie w celu przeprowadzenia najszybszej migracji. Firma venITure zgodziła się zapewnić wsparcie w postaci dodatkowych testów i oczyszczania w celu zagwarantowania pomyślnego zastosowania tej metody.

Zespoły zainicjowały proces w lutym 2022 roku. Po wstępnej fazie oceny i planowania przeprowadzono migrację testową, która ujawniła kilka problemów, w tym problemy z mającą krytyczne znaczenie dla misji firmy aplikacją X-Ray Test Management App i z błędami dotyczącymi danych zaplecza. Zespół otrzymał rozległe wsparcie zarówno od firmy Atlassian, jak i od venITure: „Firma Atlassian pomagała nam obrać właściwy kierunek na każdym etapie działania, od opracowywania strategii aż po taktykę; zapewniła nam na przykład wsparcie w związku z migracją aplikacji i konfiguracją pojedynczego logowania” — mówi Rama. Michael Götz, Technical Program Management Lead, dodaje: „Firma venITure pomogła nam w konfiguracji chmury, zrozumieniu licencji i rozwiązywaniu problemów z danymi. Wsparcie ze strony firmy Atlassian przewyższyło nasze oczekiwania”. 

Do maja 2022 r. firma Celonis rozwiązała problemy z migracją testową i nabrała rozpędu. Mimo że firma realizowała ponad 180 projektów i wykorzystywała blisko 300 przepływów pracy, cały system Jira udało się bezproblemowo zmigrować w ciągu zaledwie dziesięciu godzin. 

„Ogólnie rzecz biorąc, proces migracji przebiegł gładko” — powiedział Rama. „Teraz, po zakończeniu migracji, chcemy jeszcze bardziej skupić się na zwiększaniu produktywności: upraszczaniu projektów, ich skuteczniejszym porządkowaniu, wykorzystaniu rozwiązania Plany w Jirze i integracji z innymi narzędziami, których używamy”.

„Przejście do chmury pozwala wyeliminować wszystko to, co w administracji może frustrować najbardziej”.

Już po pierwszych kilku miesiącach od migracji zespół firmy Celonis dostrzega zwiększenie produktywności oraz innowacyjności. Większa dostępność sprawiła, że inżynierowie mogą pracować bez przerw, a wbudowane funkcje zwiększające skalowalność, niezawodność i sprawność infrastruktury w Jira Cloud udoskonaliły współpracę i przyspieszyły wdrażanie. 

„Rozwiązanie Jira Cloud zmieniło sposób współpracy członków zespołu inżynieryjnego i pomogło nam w efektywniejszym organizowaniu i planowaniu pracy”. Michael dodaje: „Poprawiono strukturę i współpracę oraz usprawniono dzielenie się wiedzą między zespołami ds. produktów i inżynierii”. 

Bezpieczeństwo może być postrzegane jako coś, co trzeba poświęcić, by móc cieszyć się otwartością i współpracą, jaką daje chmura, w firmie Celonis wierzymy jednak, że jest wręcz odwrotnie — dzięki automatycznym aktualizacjom produktów Atlassian Cloud oraz zaawansowanym funkcjom. „Wydaje mi się, że ludzie nie rozumieją, jak wiele korzyści dają narzędzia Atlassian Cloud: dostęp do najnowocześniejszej technologii, łatwe aktualizacje i scentralizowane zarządzanie — do tego takie same albo nawet lepsze środki bezpieczeństwa” — wyjaśnia Michael. 

Wsparcie firmy Atlassian oraz otrzymywanie na bieżąco automatycznych aktualizacji oznacza również, że zespół inżynieryjny może poświęcić swój czas i energię na bardziej wartościową pracę. „Zachęcamy członków naszego zespołu do tego, by skupiali się na tym, co najlepiej im wychodzi. Chcą rozwijać nowe rozwiązania i wprowadzać innowacje. Nie chcą przeprowadzać aktualizacji, restartować serwerów ani denerwować się, gdy coś nie działa. „Przejście do chmury pozwala wyeliminować wszystko to, co w administracji może frustrować najbardziej”.