Udemy usprawnia współpracę i oszczędza 2400 godzin rocznie dzięki firmie Atlassian

Wyzwanie: Udemy, jedna z najpopularniejszych platform edukacyjnych online na świecie, odnotowała czterokrotny wzrost w ciągu trzech lat. Ta szybka ekspansja nie sprzyjała współpracy, koordynacji, widoczności i wydajności.

Rozwiązanie: firma Udemy zjednoczyła wszystkie zespoły i pokonała ich początkowe trudności dzięki centralizacji za pomocą narzędzi chmurowych Atlassian.

Wpływ: połączenie działów technologicznego i biznesowego w Atlassian usprawniło współpracę i poprawiło widoczność, pomagając zespołom pracować razem, aby szybciej dostarczać większą wartość.

Początkowe trudności ze skalowaniem budzą potrzebę nowego rozwiązania

Shawn Kresal przez lata wspinał się po szczeblach organizacji rządowych i firm świadczących usługi finansowe, ale zapragnął wrócić do swoich technologicznych korzeni i podjąć pracować w bardziej ekscytującej i innowacyjnej organizacji. Miał doświadczenie w informatyce, ale czuł, że nie jest na bieżąco, więc zdecydował się na kursy online Udemy, aby podszlifować różne języki programowania, a dla czystej przyjemności także brał lekcje gry na fortepianie.

Za pośrednictwem Udemy Shawn odkrył na nowo nie tylko swoją miłość do nauki, ale także firmę z misją, w którą wierzył: uczynienie nauki bardziej dostępną dla wszystkich ludzi na świecie. Przypadkiem w Udemy trwała rekrutacja na stanowisko pierwszego menedżera ds. programów technicznych — dokładnie takiej roli szukał Shawn. To było mu pisane.

Po dołączeniu przez Shawna do Udemy w 2019 roku firma szybko rozwijała się przez kilka lat za sprawą wzrostu popularności szkoleń e-learningowych podczas pandemii (pamiętacie ten szał na własnoręczne pieczenie chleba?) oraz coraz bardziej konkurencyjnego rynku pracy. Ta szybka ekspansja zmusiła Udemy do przeskalowania zespołu i infrastruktury. Pomogło to firmie nadążyć za potrzebami uczestników szkoleń i tempem innowacji, ale także stworzyło nowe wyzwania związane z koordynacją, widocznością, współpracą i wydajnością.

Aby rozwiązać te typowe problemy związane ze skalowaniem, a jednocześnie kontynuować realizację swojej wizji uczynienia nauki bardziej dostępną, firma Udemy scentralizowała zespoły w całej organizacji za pomocą narzędzi chmurowych Atlassian, tworząc nowe centrum pracy zespołowej, które pomogło jej się skalować i odnieść sukces.

W warunkach szybkiego rozwoju stare sposoby działania przestały działać

Do 2023 roku liczba pracowników firmy Udemy wzrosła czterokrotnie w ciągu około trzech lat, a ich stare sposoby pracy zaczęły zawodzić.

„Kiedy byliśmy małą firmą, każdy działał samodzielnie i to przyspieszało pracę. Nie musieliśmy zwiększać skali, musieliśmy działać szybko” — wspomina Shawn. Ale dzisiaj nasz dział inżynieryjny jest większy niż cała firma kilka lat temu. Teraz każdy, kto działa na własną rękę, wszystko spowalnia”.

Gdy kierownictwo zaczęło ściśle współpracować z zespołami produktowymi i inżynierskimi, jego członkowie zadawali pozornie proste pytania:

„Nad czym wszyscy pracują?”

„Jaki jest obecny status naszych 3 najważniejszych projektów?”

„Jakie zespoły musimy zaangażować, aby pójść naprzód?”

Chociaż wydawało się, że to podstawowe pytania, trudno było na nie szybko odpowiedzieć. „Nie było sposobu, aby uzyskać taką widoczność” — wyjaśnia Shawn. „Mogliśmy zorganizować dość kosztowne spotkanie z 30 osobami albo zaprosić kilkanaście osób na platformę Slack, a następnie kolejne 50 osób przeprowadziłoby badania. Ale kiedy jeden zespół pracuje w Asanie, drugi w Arkuszach Google, a inny umieszcza wszystko na stronie wiki, nie ma szans, aby uzyskać te informacje w systematyczny, skalowalny sposób.

Unifikacja firmy Udemy za pomocą jednego systemu pracy opartego na narzędziach Atlassian Cloud

Shawn i kierownictwo uzgodnili, że rozwiązaniem początkowych problemów Udemy jest scentralizowanie pracowników, procesów i platformy. „Zgodziliśmy się przeprowadzić unifikację za pomocą rozwiązania firmy Atlassian” — wspomina Shawn. „Jest lekkie. Jest szybkie. Można z niego korzystać w miejscu pracy. A także zapewnia naszym partnerom dobrą widoczność”.

Kultura Udemy obejmuje eksperymentowanie i iterację, więc na szczęście zespoły były otwarte na zmiany. „Było jasne, że skoro wszyscy z tego korzystają, będzie to dla nas świetna rzecz” — mówi Shawn.

Zespół Shawna pomógł połączyć całą organizację i zbudować system pracy za pomocą narzędzi Atlassian. Wszyscy pracownicy firmy Udemy używają teraz Confluence Cloud Premium jako przestrzeni roboczej do współpracy i pojedynczego źródła rzetelnych informacji. Zespoły produktowy i inżynierski wykorzystują Jira Cloud Enterprise do współpracy z interesariuszami nietechnicznymi podczas opracowywania i konserwacji produktów Udemy. Programiści używają Jiry również do zarządzania aplikacjami biznesowymi w całej firmie.

W większości firm gdy czegoś potrzebujesz, dzwonisz i wysyłasz wiadomość e-mail i 1800 wiadomości Slack” — wyjaśnia Shawn. Tutaj tego nie ma. Wszystko odbywa się za pośrednictwem Atlassian”.

Dodaje, że współpraca między zespołami stała się nieskończenie łatwiejsza teraz, gdy wszyscy korzystają z jednej platformy. „Jeśli trzeba zaangażować w projekt cztery zespoły, wystarczy je otagować. Następnie spotykają się one i otagowują swojego inżyniera, projektanta lub badacza”.

Zespoły nadal mają autonomię w wyborze sposobów pracy, ale każdy musi śledzić swoje cele i elementy harmonogramu w Jirze i Confluence w celu scentralizowanego raportowania. Poprawiło to widoczność i poczucie odpowiedzialności, jednocześnie oszczędzając znaczną ilość czasu.

„Za pośrednictwem Confluence śledzimy wszystkie nasze projekty techniczne, ich postępy i podsumowania OKR. Wyeliminowało to około 500–600 godzin spotkań” — zapewnia Shawn. „Kiedyś co kwartał odbywaliśmy długie spotkania z udziałem 80 osób, co było niezwykle kosztowne. Powiedzieliśmy więc sobie: „przyjmijmy nasz odważnie eksperymentalny sposób myślenia i na kwartał odwołajmy wszystkie te spotkania”. Zasadniczo zautomatyzowaliśmy cały proces za pomocą kilku niestandardowych pól w Jirze i raportowaniu w Confluence, co jest moim zdaniem niesamowite. Wszyscy mówili: „o mój Boże, to fantastyczne!”

Unifikacja za pomocą platformy Atlassian Cloud pomogła również oszczędzać czas i ograniczyć stres podczas dołączania nowych osób do firmy i zmian w zespołach projektowych. „W naszym dziale inżynierskim każdego dnia pracuje ponad 400 osób. Każda z nich może być w czterech lub pięciu tymczasowych zespołach projektowych. Jak za tym nadążyć? Teraz jest jedno centralne miejsce. Za każdym razem, gdy powstaje nowy zespół, po prostu zapraszają mnie na platformę Slack, a ja poświęcam minutę na dodanie nowego zespołu” — dodaje Shawn. „Wcześniej zaczynaliśmy odczuwać ciężar skali naszego zespołu. Teraz dzięki Atlassian korzystamy z bardzo uproszczonego procesu”.

Marketing przyłącza się do ruchu na rzecz widoczności i poczucia odpowiedzialności

Dr Genefa Murphy, dyrektorka ds. marketingu, dodaje, że połączenie pracowników firmy Udemy za pomocą Jiry, Confluence i Loom zmieniło zasady gry zarówno dla zespołów technicznych, jak i biznesowych.

„Posiadanie centralnego miejsca, w którym każdy może zebrać informacje, opracować treści i otrzymać informację zwrotną, było nieocenione. Możemy wchodzić w interakcje z naszymi zespołami produktowymi za pośrednictwem Jiry. Nawet jeśli nie masz dostępu, i tak możesz zobaczyć to, czego potrzebujesz dzięki filtrom i pulpitom Jiry, które są zintegrowane z Confluence. To miało ogromne znaczenie dla poprawy widoczności i wzrostu poczucia odpowiedzialności. Niektórzy członkowie naszego zespołu korzystają również z filmów Loom, aby skalować udostępnianie informacji i zapewnić pracownikom możliwość powrotu i odwoływania się do nich, gdy jest to potrzebne”.

„Otrzymaliśmy świetne opinie z marketingu” — dodaje Shawn. „Ile osób muszą poprosić, aby zobaczyć cały harmonogram zespołu inżynierskiego lub pulpit z bieżącymi projektami? Ani jednej. Mogą obsłużyć się sami. Miało to ogromne znaczenie dla odblokowania naszych marketingowców i zapewnienia im lepszej widoczności”.

Eksperymenty prowadzące do optymalizacji

Zgodnie ze swoją kulturą eksperymentowania Udemy często testuje najnowsze funkcje i narzędzia Atlassian. Platforma zgłosiła się do programu wczesnego dostępu do funkcji Centrum firmy, która pozwala dostosować Confluence z użyciem własnych kolorów marki, obrazów, kart wizualnych, łączy i innych funkcji. „Strona wiki jest zwykle dość statyczna, natomiast Centrum firmy bardziej przypomina gazetę lub nowoczesną stronę internetową. Czekam na więcej!” — mówi Shawn.

Pracownicy z całej firmy korzystają także z Atlassian Intelligence, aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć obciążenie pracą umysłową. Shawn tłumaczy: „Wyszukiwanie Atlassian Intelligence jest fenomenalne. Pomaga nam znajdować konkretne informacje, przeczesując tysiące stron. Pracownikom spodobały się także definicje. Są one szczególnie przydatne, ponieważ mamy osobny wewnętrzny słownik terminów Udemy i języka branżowego, których nowi pracownicy czasami nie znają. Teraz użytkownicy mogą po prostu kliknąć termin, aby poznać jego znaczenie”.

Uwolnienie potencjału klientów i pracowników Udemy

Udemy dąży do tego, by uczynić naukę bardziej przystępną dla swoich klientów, a jednocześnie stara się ułatwić dostęp do współpracy i informacji poprzez wykorzystanie rozwiązania Atlassian.

„Dzięki Atlassian oszczędzamy czas i zwiększamy klarowność. Nic nie spowalnia zespół tak jak brak klarowności” — mówi Shawn. „Wcześniej musieliśmy brać udział w wielu spotkaniach, kontaktować się z wieloma osobami na Slacku i czytać wiele kanałów. Uzyskanie jakichkolwiek informacji dużo nas kosztowało. Teraz wystarczy wejść do Atlassian, by znaleźć wszystko, czego potrzebujemy”.

Genefa widzi też różnicę w obszarze marketingu. „Przede wszystkim nasze zespoły chcą koordynować, usprawniać i przyspieszać pracę Udemy. Atlassian nam w tym pomaga. Umożliwia koordynację działań naszych zespołów, zapewniając klarowny i zwięzły sposób prowadzenia komunikacji oraz wchodzenia w interakcje. Usprawnia realizację zadań dzięki centralnemu miejscu, z którego wszyscy mogą korzystać, co przekłada się na możliwości skalowania. To z kolei pozwala nam przyspieszyć prace, ponieważ zamiast czekać, aż ktoś odpowie lub aż odbędzie się spotkanie, możemy skorzystać z natychmiastowej komunikacji i wymiany informacji w ramach platformy”. Koleżanka Genefy, starsza dyrektor ds. marketingu klienta i treści Stephanie Wisdom, dodaje: „Atlassian zdecydowanie usprawnia nasze działania poprzez funkcje umożliwiające współpracę”.

Firma Udemy inwestuje w dalszy rozwój, a używanie scentralizowanej i opartej na sztucznej inteligencji platformy do współpracy będzie jej nadal przynosić korzyści. Zdaniem firmy „umiejętności są kluczem do uwolnienia potencjału”, a przekształcenie pracy zespołowej dzięki Atlassian zwiększa także potencjał pracowników.