smartOPTIMO migruje do rozwiązania Atlassian Cloud, aby poprawić funkcjonalność i wydajność

Wyzwanie: firma smartOPTIMO zmagała się z częstymi awariami serwerów dostawcy usług z zakresu swoich produktów Atlassian i chciała uzyskać dostęp do nowych funkcji i innowacji.

Rozwiązanie: migracja do rozwiązania Atlassian Cloud poprawiła wydajność; odblokowała proste, jednolite procesy, takie jak SSO, oraz ograniczyła zmiany do minimum.

Wpływ: dzięki dobremu przygotowaniu migracja przebiegła bezproblemowo. Zespół ma teraz dostęp do nowych funkcji chmurowych.

Przejście na odnawialne źródła energii jest koniecznym, ale złożonym przedsięwzięciem. Energia odnawialna jest niestabilna i nie zawsze dostępna w razie potrzeby. Ponadto energia jest wytwarzana w bardziej zdecentralizowany sposób, na przykład przez systemy fotowoltaiczne, a zużycie energii elektrycznej rośnie. Wszystkie te czynniki stworzyły zapotrzebowanie na inteligentne sieci elektryczne i energetyczne, które niezawodnie zapewniają wystarczającą ilość energii przez cały czas. Integralną częścią tych sieci są inteligentne systemy pomiarowe, które mierzą i kontrolują zapotrzebowanie na energię i zasilanie. To właśnie rodzaj rozwiązania, które smartOPTIMO GmbH & Co. KG doradza klientom, rozwija i instaluje.

Szybka, zorientowana na rozwiązania komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

Założona w 2009 roku jako wspólny dostawca usług komunalnych w Osnabrück i Münster firma SmartOptimo jest obecnie jedną z wiodących sieci usług komunalnych w Niemczech. Do jej klientów i partnerów należą również inne przedsiębiorstwa komunalne, np. te z Bielefeld czy Gütersloh. Ponad 190 pracowników smartOPTIMO współpracuje z klientami i partnerami, zapewniając produktywną wymianę informacji.  Zarządzanie zasobami, które obejmuje licencja Premium rozwiązania Jira Service Management, jest szczególnie pomocne w centralizacji procesów ITSM w jednym rozwiązaniu i realizacji umów dotyczących poziomu usług dla klientów. Ścisła współpraca wewnętrzna i szybki wewnętrzny transfer wiedzy są również kluczowe dla zapewnienia satysfakcji pracowników i sprawnego działania. Dlatego smartOPTIMO korzysta z produktów Atlassian od ośmiu lat. Około 100 pracowników korzysta z Jiry jako systemu zgłoszeniowego do przetwarzania wniosków wewnętrznych i zewnętrznych. Confluence służy jako strona wiki, intranet i podstawowe narzędzie do współpracy w zespołach i projektach. Produkt jest również zintegrowany z systemem zarządzania cyklem życia produktu (PLM) smartOPTIMO, co oznacza, że informacje techniczne o produkcie są publikowane automatycznie.

Migracja z myślą o oszczędności czasu, bezpieczeństwie i nowych możliwościach

W przeszłości produkty Atlassian były używane na miejscu w firmie smartOPTIMO, ale pracownicy regularnie doświadczali awarii serwerów usługodawcy, co ograniczało ich produktywność. Konserwacja i rozwiązywanie problemów były czasochłonnymi zadaniami, które przeszkadzały w jeszcze bardziej wartościowej pracy.

Kierownictwo smartOPTIMO potrzebowało również szybkiego dostępu do nowych funkcji, ulepszeń i innowacji w swoich rozwiązaniach IT, a także prostych, jednolitych procesów dla pracowników, takich jak logowanie jednokrotne. Ponadto, ponieważ smartOPTIMO dokumentuje w Confluence najważniejsze dla firmy treści i musi śledzić informacje do celów audytu, kluczowe było zapewnienie bezpieczeństwa bez starszej zapory.

Migracja do Atlassian Cloud pomogła zespołowi osiągnąć te cele. Proces migracji rozpoczął się w październiku 2022 r. wraz z migracją Jira Service Management, a zakończony został w marcu 2023 r.

Menedżerowie aplikacji Johannes Nazarov i Martina Gerhardt ściśle współpracowali z firmą catworkx, Partnerem ds. rozwiązań Atlassian, w celu uzyskania dodatkowego wsparcia. Po rozmowach z różnymi potencjalnymi partnerami firma smartOPTIMO postawiła na catworkx ze względu na ich profesjonalizm i spójną koncepcję. Obie firmy łączy ustrukturyzowane i przejrzyste podejście Agile. 

Ważne było również, aby obie strony starannie zaplanowały i przeprowadziły migrację krok po kroku. smartOPTIMO i Catworkx wspólnie rozważały hybrydowe podejście lokalno-chmurowe, ale ostatecznie zdecydowały się na migrację do chmury, aby zyskać rozwiązanie długoterminowe.

Podczas migracji kierownicy projektów chcieli przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na komunikację z pracownikami oraz upewnić się, że wszyscy czują się dobrze poinformowani i wysłuchani. Chociaż wydłużyło to wdrożenie projektu o dwa miesiące, dodatkowy czas sprawił, że zmiana była bezproblemowa i zwiększyła poziom akceptacji.

Płynna migracja z „jednoznacznie pozytywnymi” opiniami

Firma smartOPTIMO przygotowała się do migracji, wykonując dwa udane testy. Chociaż zmiany pojawiły się w trakcie procesu, firmy smartOPTIMO i Catworkx podjęły współpracę, aby utrzymać kurs i zminimalizować opóźnienia. Ilekroć pojawiały się pytania lub problemy, Atlassian i Catworkx zapewniały wiedzę i szybkie rozwiązania.

Sama migracja została zakończona w weekend, aby zminimalizować wpływ na pracowników, klientów i partnerów. System zgłoszeniowy był wyłączony tylko przez krótki czas, a użytkownicy nie byli tym zaniepokojeni. „Opinie naszych klientów były jednoznacznie pozytywne. Byli oni nawet trochę zaskoczeni, jak dobrze wszystko działa. Bezpośrednio po migracji mogli kontynuować pracę jak zwykle. Niczego nie brakowało”, twierdzi Martina. „Nasi pracownicy również szybko sobie poradzili, ponieważ różnice w wyglądzie i obsłudze nie były tak zauważalne, jak wcześniej”.

Dzięki zintegrowaniu Atlassian Guard Standard z usługą Azure Directory w chmurze pracownicy mogą zaoszczędzić czas i zmniejszyć stres związany z logowaniem się do swoich systemów, a administratorzy są w stanie szczegółowo kontrolować, kto ma dostęp do których informacji. 

Z rezultatów cieszy się także Johannes. Jak mówi: „Każdy pracownik ma dostęp do Confluence i Jiry, co bardzo silnie wpływa na naszą codzienną pracę. Tak wysoki poziom cyfryzacji nie jest jeszcze powszechny w naszej branży. Wraz ze wzrostem konkurencji związanym z otwarciem rynków energetycznych dostrzegamy tu dla nas wyraźną przewagę, także pod względem poszukiwania nowych pracowników”. 

Wyeliminowanie problemów z serwerami, odciążenie obsługi technicznej i uzyskanie dostępu do funkcji w chmurze otworzyło przed zespołami smartOPTIMO nowe możliwości. „W środowisku chmurowym spełniliśmy już 95% wymagań, które wdrożyliśmy w wersji serwerowej” — mówi Johannes. „W przypadku pozostałych 5% czekamy teraz, na ile Atlassian je rozwinie i dostarczy. Jednocześnie mamy do dyspozycji całą gamę nowych funkcji”.

Migracja do chmury oznacza, że pracownicy smartOPTIMO mogą sprawniej współpracować, a klienci i partnerzy korzystają na szybszej i bezpieczniejszej komunikacji.