Podwójny zespół: Hermes Einrichtungs Service przenosi Jira i Confluence do Atlassian Cloud

Wyzwanie:

Koniec wsparcia technicznego licencji Atlassian na wersję Server stanowił dla Hermes Einrichtungs Service okazję do zmiany strategii.

Rozwiązanie:

Dzięki wsparciu Solution Partnera Jodocus (obecnie część Eficode) w zakresie zarządzania licencjami i wdrażania firma Hermes Einrichtungs Service przeprowadziła migrację Jiry i Confluence do Atlassian Cloud.

Wpływ:

Dzięki wydajnemu zarządzaniu licencjami i gwarantowanej ochronie danych Hermes Einrichtungs Service i Jodocus z powodzeniem wdrażają migrację i tworzą wydajniejsze procesy.

Hermes Einrichtungs Service stawia na efektywne rozwiązania — i to nie tylko w przypadku dostarczania mebli, dużych urządzeń AGD i innych towarów wielkogabarytowych. Ta firma logistyczna ma również praktyczne podejście do IT: podwójna migracja Jiry i Confluence sprawiła, że jej cyfrowe procesy i komunikacja zostały przeniesione do chmury.

Jako część Hermes Group, która z kolei jest częścią Otto Group, Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG jest dostawcą usług przewozowych z dwuosobową obsługą. Zespoły logistyczne firmy dostarczają każdego roku duże, nieporęczne przedmioty do około pięciu milionów gospodarstw domowych.

Główna siedziba Hermes Einrichtungs Service i największe centrum logistyczne znajduje się w Löhne w Westfalii. Z tego miejsca firma zarządza wszystkimi swoimi procesami logistycznymi. Towary są rozwożone do 100 magazynów w Niemczech i Polsce za pośrednictwem trzech centrów logistycznych w tych dwóch krajach. Firma Hermes Einrichtungs Service, zatrudniająca łącznie 8000 pracowników w całej sieci partnerskiej, codziennie dba, aby dostawy towarów i procesy obsługi przebiegały sprawnie. Oznacza to, że procesy muszą pozostawać przejrzyste i wolne od błędów. Firma nie może sobie pozwolić na opóźnienia w codziennej pracy. Dotyczy to także opóźnień w komunikacji i współpracy między zespołami i działami. Kluczowe znaczenie ma wykorzystanie szeregu różnych rozwiązań. Rozwiązania te muszą być doskonale skoordynowane ze wszystkimi procesami biznesowymi i łączyć różne procesy, aby wszyscy pracownicy mieli dostęp do prostej, bezpiecznej i nieograniczonej pracy zespołowej.

Wyzwanie przyjęte: koniec wsparcia technicznego licencji na wersję Server

Hermes Einrichtungs Service jest lojalnym klientem Atlassian od 18 lat, korzystającym z Jiry i Confluence do sprawnego prowadzenia działalności. W 2006 roku firma po raz pierwszy sięgnęła po Jirę jako niezawodne narzędzie do zarządzania wszystkimi procesami zarządzania usługami IT i przepływami pracy — w tym mapowaniem i optymalizacją. W 2009 roku dodała Confluence jako cyfrowy bank wiedzy hostowany w intranecie firmy. Oba systemy rozwijały się wraz z firmą — ostatnio podczas pandemii, kiedy popyt wzrósł astronomicznie w związku z boomem na zakupy internetowe. Jednocześnie gwałtownie wzrosła liczba procesów i objętość komunikacji w zespołach IT i usługowych. Rozwiązania Atlassian okazały się nieodzownym narzędziem, zwłaszcza gdy pracownicy pracują głównie w domu i muszą komunikować się zarówno w obrębie zespołów, jak i między nimi.

Jednak na przełomie 2021 i 2022 roku firma stanęła wobec ważnej decyzji: jej licencje na wersję Server Jiry i Confluence wygasały. Biorąc pod uwagę fakt, że Atlassian ogłosił zakończenie wsparcia technicznego dla licencji na wersję Server na początku 2024 roku, firma Hermes Einrichtungs Service podjęła strategiczną decyzję o pełnej migracji do chmury.

Dla Floriana Schmidta, menedżera usług aplikacji w Hermes Einrichtungs Service, od samego początku jedna rzecz była jasna: wygaśnięcie licencji na wersję Server nie oznacza, że współpraca z Atlassian musi dobiec końca. „Od samego początku byliśmy bardzo zadowoleni z Jiry i Confluence. Zamiast rozstawać się z tymi narzędziami postanowiliśmy wykorzystać je do dalszego rozwoju. Zmiana naszej strategii z wykorzystaniem rozwiązań chmurowych Atlassian była dla nas logicznym i najbardziej obiecującym kolejnym krokiem”.

Posunięcie to było również zgodne ze strategią Otto Group. W marcu 2021 r. Otto Group wybrała plan Atlassian Cloud Enterprise jako sposób na bezpieczną migrację swoich rozwiązań Atlassian do chmury. Co więcej, ten konkretny plan Enterprise gwarantuje spełnienie przepisów EBA i BaFin dotyczących outsourcingu do dostawcy usług w chmurze oraz aktualnych standardów zgodności z RODO. Chociaż pierwotnym nabywcą licencji była spółka macierzysta Otto Group, spółki zależne, takie jak Hermes Einrichtungs Service, również mogą korzystać z kompleksowej ochrony danych podczas przenoszenia licencji.

Odpowiedni partner dla przyszłych rozwiązań chmurowych

Dzięki temu nic już nie stało na przeszkodzie, aby przeprowadzić migrację do Atlassian Cloud. „Mieliśmy to szczęście, że uzyskaliśmy licencje Cloud Enterprise zgodne z RODO bezpośrednio przez Otto Group” — wyjaśnia Florian Schmidt. „Dzięki temu mogliśmy skoncentrować nasze wysiłki na technicznej migracji Jiry i Confluence. Oczywiście jesteśmy w 100% zadowoleni z bezpieczeństwa wszystkich naszych danych w chmurze”.

Kiedy nadszedł czas wyboru Solution Partnera, który będzie wspierał firmę logistyczną w zadaniach takich jak konfiguracja, dostosowanie i wdrożenie, firma Hermes Einrichtungs Service ponownie skorzystała z doświadczenia Otto Group. „Wiedzieliśmy o współpracy Otto Group z Jodocus i jej pozytywnych efektach. Rekomendacje od Otto Grup sprawiły, że decyzja o wyborze naszych ekspertów od chmury zapadła szybko” — dodaje Schmidt.

Firma Jodocus nie tylko zapewniła wydajne zarządzanie licencjami, ale także powołała zespół, który przeniósł nasze dane z serwera Jiry do chmury w ciągu zaledwie dwóch miesięcy. Współpraca rozpoczęła się od przygotowań do migracji, które wystartowały pod koniec września 2021 r., a Jira musiała zostać uruchomiona w chmurze do końca listopada. Aby przeprowadzić migrację do chmury na tak dużą skalę, konieczne były kompleksowe testy.

„Im lepsze przygotowania i testy przed migracją, tym lepszy będzie efekt końcowy, gdy narzędzie chmurowe zostanie ostatecznie uruchomione” — podkreśla Tim Bossen, menedżer ds. migracji w Jodocus. „Przykładowo test akceptacji użytkownika (UAT) dostarczył ważne wstępne informacje zwrotne od testerów aplikacji w Hermes Einrichtungs Service, które następnie uwzględniliśmy podczas faktycznej migracji Jiry”.

Specjaliści z Jodocus napotkali tutaj szczególne wyzwanie. Polegało ono na tym, że znane przepływy pracy związane z zarządzaniem klientami musiały być nadal dostępne w Jirze w chmurze. Chociaż firma Hermes Einrichtungs Service korzysta z Jiry do mapowania swoich procesów zarządzania usługami IT, przez długi czas korzystała z aplikacji Jira „E-mail This Issue” ze sklepu Marketplace w celu wysyłania zgłoszeń. Eksperci z Jodocus ręcznie skonfigurowali wszystkie ustawienia aplikacji w chmurze. Mimo że nie byli ich w stanie przetestować z wyprzedzeniem, cała migracja przebiegła bez problemów. Florian Schmidt jest szczególnie zadowolony: „Najogólniej mówiąc, wszystko przebiegło sprawnie i terminowo, dzięki czemu mogliśmy cały czas działać bez żadnych problemów ani przestojów”.

Mniej więcej pół roku później — wiosną 2022 r. — do chmury przeniesiono także Confluence. Na tym etapie zespół wiedział już dokładnie, na czym rzecz polega, a wcześniejsze doświadczenia okazały się bardzo przydatne. Podczas migracji Jiry specjaliści ds. chmury przeprowadzili skuteczną optymalizację danych, dzięki czemu przeniesienie Confluence przebiegło znacznie łatwiej. W toku migracji firma Jodocus zadbała o takie kwestie, jak odfiltrowanie nieaktywnych kont, przechowywanie adresów e-mail i przypisywanie kont administratorów. Dostawca usług utworzył również archiwum wszystkich starych stron i posortowanych zestawów danych.

Kolejnym plusem był fakt, że w ramach migracji firma Jodocus utworzyła również nową, przyjazną dla użytkownika stronę główną Confluence. Strona ta zapewnia pracownikom dostęp do intranetu i firmowej strony wiki, znacznie ułatwiając im codzienną pracę. „Z pomocą i wsparciem firmy Jodocus mogliśmy szybko i płynnie przeprowadzić migrację Confluence do chmury. I od razu możemy czerpać niezliczone korzyści, jakie oferuje chmura podczas pracy z Jirą i Confluence”, zapewnia zadowolony Florian Schmidt. Teraz zespoły mogą współpracować bardziej efektywnie i elastycznie.

Projekt migracyjny, który przynosi korzyści

Od zarządzania licencjami do wdrożenia: migracje Jiry i Confluence do chmury były ogromnym sukcesem, przede wszystkim dzięki otwartej, uczciwej i opartej na zaufaniu współpracy między zespołem programistów firmy logistycznej a ekspertami z firmy Jodocus. Hermes Einrichtungs Service korzysta z tego partnerstwa na wiele sposobów: przejście z wersji Server na Cloud Enterprise okazuje się dobrodziejstwem dla firmy nie tylko pod względem bezpieczeństwa i ochrony danych. Także ogólne koszty utrzymania są teraz znacznie niższe. Ponadto narzędzia i dodatki w chmurze są automatycznie aktualizowane, a środowiska testowe można szybko i łatwo konfigurować.

Florian już dokładnie wie, jak jego zespół wykorzysta ten świeżo znaleziony czas: „dzięki tej nowej podstawie możemy jeszcze lepiej dostosować system do siebie i naszych procesów. Przykładowo w wersji Server nie było wcześniej możliwe opracowywanie i wdrażanie zautomatyzowanych mechanizmów, takich jak automatyczne aktualizacje dodatków w Jirze. Dzięki wersji Cloud wszystko się zmieniło”.

Przepływy pracy i procesy mogą być teraz jeszcze lepiej skalowane w chmurze i ukierunkowane na rozwój firmy. Kolejną zaletą jest to, że dzięki specjalnej warstwie zabezpieczeń Hermes Einrichtungs Service może bezpiecznie i bezproblemowo korzystać z narzędzi zewnętrznego dostawcy. Przykładowo ta firma logistyczna współpracuje obecnie z zewnętrznymi dostawcami nad opracowaniem następcy swojego systemu logistyczno-magazynowego — a wszystko odbywa się bezpośrednio w samej Jirze. W wersji Server nie byłoby to możliwe bez złożonej „strefy zdemilitaryzowanej”, która oddziela sieć wewnętrzną i zewnętrzną, np. za pomocą zapór sieciowych.

Hermes Einrichtungs Service ma już konkretne plany na przyszłość. Ta firma logistyczna chce jeszcze bardziej zoptymalizować swoje rozwiązania i rozważa przejście np. na Jira Service Management, aby jeszcze bardziej uelastycznić technologicznie zarządzanie klientami.

Jedno jest jasne: dzięki firmie Jodocus, Platinum Solution Partnerowi Atlassian, firma Hermes Einrichtungs Service zdołała przenieść swoje narzędzia Atlassian do chmury, co z kolei przyczyni się do poprawy wydajności operacji i lepszej komunikacji. Oznacza to też, że wszystkie meble i duże urządzenia trafiają do domów klientów na czas.