Migracja firmy Absolute Security do usługi Atlassian Cloud usprawnia współpracę i pozwala zaoszczędzić ponad 100 godzin przerw technicznych rocznie

Wyzwanie: zbliżał się koniec wsparcia technicznego dla lokalnych wdrożeń Jiry i Confluence w Absolute Security i przejętej przez nią firmie. Zapory sieciowe uniemożliwiały współpracę.

Rozwiązanie: we współpracy z Highway Three Solutions firma Absolute przeprowadziła migrację 20 zespołów programistycznych dwóch firm na jedną bezpieczną platformę Atlassian Cloud w ciągu sześciu miesięcy.

Wpływ: zespoły mogą teraz łatwo współpracować ze sobą, poświęcać czas na innowacje i optymalizację zamiast na konserwację oraz uzyskać dostęp do nowych narzędzi usprawniających kompleksowy rozwój produktów.

Ścieżka prowadząca do współpracy i innowacyjności

Ponad 21 000 przedsiębiorstw, agencji rządowych i klientów edukacyjnych na całym świecie ufa, że firma Absolute Security (dawniej Absolute Software) zapewnia odporność cybernetyczną w obliczu rosnących i stale zmieniających się zagrożeń. Budowanie najnowocześniejszej platformy odporności cybernetycznej wymaga równie zaawansowanej, bezpiecznej platformy współpracy. W tym celu Absolute wybiera usługę Atlassian Cloud.

Zespoły Absolute po raz pierwszy zaczęły używać narzędzi Atlassian Server w 2016 roku. Po wielu latach rozważania migracji do chmury firma Absolute zdecydowała się na zmianę w 2023 roku po przejęciu innej firmy, która miała własne produkty Atlassian Server.

Od czasu migracji 25 zespołów programistycznych z dwóch firm na jedną platformę Atlassian Cloud, firma Absolute odblokowała możliwość wydajniejszej współpracy między zespołami i organizacjami; zaoszczędziła setki godzin zabieranych przez przerwy techniczne i zadania ręczne; odkrywając jednocześnie nowe sposoby na pomaganie swoim klientom — i samej sobie — w uzyskaniu najwyższej odporności.

Potwierdzenie bezpieczeństwa i wybór idealnego partnera

Pierwszymi dwoma priorytetami Absolute były ocena, czy Atlassian Cloud spełni ich wymagania, oraz określenie najlepszej ścieżki migracji. Starszy menedżer programu Brendan Byers i jego zespół sprawdzili już funkcjonalność narzędzi Atlassian w chmurze, ale musieli jeszcze potwierdzić ich bezpieczeństwo.

„Dokumentacja zabezpieczeń firmy Atlassian ułatwiła nam proces oceny. Mogliśmy łatwo przejrzeć bieżący raport SOC2 i zapewnić szyfrowanie, segmentację i bezpieczne usuwanie naszych danych, gdy nie są już potrzebne” — mówi. „Kluczowe były uwierzytelnianie dwuskładnikowe i możliwość korzystania z własnego dostawcy tożsamości. Jeśli nasz zespół ds. bezpieczeństwa i ryzyka jest przekonany co do bezpieczeństwa i minimalizowania ryzyka, to ja oczywiście też jestem” — dodaje.

Brendan następnie wspólnie ze swoim zespołem ocenił, czy mogą sami przeprowadzić migrację. Chociaż posiadali wsparcie ze strony firmy Atlassian, zdali sobie sprawę, że zaangażowanie partnera zapewni dodatkową pomoc. „Gdybyśmy robili to sami, ja i może jeszcze dwóch innych pracowników musielibyśmy w pełni skupić się na migracji” — stwierdza Brendan. „Kiedy zarządzasz własnymi produktami i projektami, to po prostu niewykonalne. Skorzystanie z usług zewnętrznego partnera ds. migracji, który robi to na co dzień i ma doświadczenie wyciągnięte z wielu migracji, było dla nas znacznie lepszym wyjściem”.

Brendan skontaktował się z kanadyjską firmą Highway Three Solutions jako Solution Partnerem, ponieważ „Highway Three przeprowadza tego typu migracje co drugi tydzień”. Ich specjalizacja w złożonych migracjach wzbudziła w Absolute pewność, że mogą uzyskać te same funkcje w chmurze i sprawić, że zmiana będzie możliwie najbardziej płynna dla użytkowników.

Wiele rąk sprawia, że praca jest lekka — i powstają inteligentne rozwiązania

Firma Highway Three rozpoczęła proces od oceny poprzedzającej migrację. Highway Three odkryła, że — oprócz dwóch serwerów Absolute z Jirą i Confluence — ma znaczną ilość danych i wiele aplikacji innych firm.

Aby sprostać tym wyzwaniom i ograniczyć problemy, opracowano niestandardowy plan migracji na kolejnych sześć miesięcy. W tym czasie Highway Three i Absolute współpracowały m.in. przy czyszczeniu danych, ocenie aplikacji, konfiguracji platformy, migracji danych za pomocą Jira Cloud Migration Assistant i Confluence Cloud Migration Assistant, testowaniu akceptacji użytkowników czy szkoleniach.

Szczególnie zaskakujące wnioski przyniosła analiza zbioru aplikacji Absolute ze sklepu Marketplace. Po przejrzeniu z Highway Three obecnych aplikacji Brendan i jego zespół dostrzegli, że dzięki natywnej funkcjonalności w chmurze kilka z nich nie było używanych albo w ogóle potrzebnych. Przykładowo po zainstalowaniu Atlassian Guard w chmurze kilka aplikacji wymaganych do starszego programu logowania jednokrotnego firmy Absolute nie byłoby już potrzebnych. Zespół wykorzystywał również aplikację ScriptRunner do automatyzacji, którą można zastąpić rozwiązaniem Atlassian Automation w chmurze. Dzięki tej analizie firma Absolute stwierdziła, że natywna funkcjonalność chmury Atlassian może zmniejszyć liczbę aplikacji wymagających migracji o 20%.

Chociaż proces przygotowania przebiegał stosunkowo płynnie, zespół stanął przed kilkoma wyzwaniami, jak zwykle w przypadku każdego dużego projektu. Przykładowo dziennik zmian jednej z ważnych aplikacji firmy Absolute ze sklepu Marketplace rozrósł się do tego stopnia, że był zbyt duży, aby przeprowadzić jej migrację. Dzięki wsparciu Highway Three i Atlassian oczyszczono dane i ograniczono rozmiar pliku, aby można ją było przenieść do chmury.

„Firma Highway Three sprawiła, że proces wydał się mniej przytłaczający, ułatwiła rozwiązywanie problemów i pomogła nam dotrzymać terminów” — twierdzi Brendan. Natasha Martens z Highway Three dodaje: „uczestniczenie w tym projekcie było przyjemnością. To dobry przykład migracji do chmury nie tylko dlatego, że ostatecznie przebiegła dobrze, ale także dlatego, że pojawiły się wyzwania, które wspólnie pokonaliśmy”.

Płynne migracje do chmury: niemożliwe w pojedynkę

Przed wdrożeniem nowego rozwiązania firma Absolute przygotowała się do zakończenia procesu w ciągu jednego weekendu. Ostatnie etapy migracji przebiegły gładko, a Brendan zapewnia, że dzięki gruntownemu przygotowaniu i intensywnej komunikacji użytkownicy byli mile zaskoczeni tym, jak spokojne było oficjalne uruchomienie. „W trakcie procesu Confluence i Jira służyły jako nasze centralne repozytorium, zapewniając przejrzystą współpracę i komunikację między członkami zespołu podczas całej migracji… Wszyscy bardzo obawiali się zmiany, ale nie było żadnych zakłóceń i zespoły mogły kontynuować pracę”.

Ludzie odczuli ulgę nie tylko dlatego, że zmiana nie zakłóciła ich pracy, ale także dlatego, że w końcu mogli ze sobą współpracować. „Największym wyzwaniem było dla nas to, że kilka naszych zespołów nie było w stanie nawiązać współpracy. Miały własny system Jira Server za oddzielnym zestawem zapór sieciowych. Korzystanie z jednej instancji w chmurze umożliwia współpracę w całej organizacji, która wcześniej zwyczajnie nie była możliwa” — wyjaśnia Brendan. „Przykładowo gdy kiedyś trzeba było wprowadzać zmiany w projekcie jednego produktu, musieliśmy wyeksportować pliki PDF, aby udostępnić je innym zespołom, które odczułyby skutki zmian. Teraz możemy po prostu udostępnić łącza do odpowiedniego zgłoszenia Jiry lub odpowiedniej strony Confluence”.

Wydajność, widoczność i bezpieczeństwo dzięki jednej kompleksowej platformie chmurowej

Dzisiaj działy obu firm łączy platforma chmurowa Atlassian, umożliwiając im współpracę przy tworzeniu i utrzymywaniu produktów Absolute. Zespoły programistyczne i operacyjne zarządzają swoją pracą w Jira Cloud, korzystając z Confluence Cloud jako połączonej przestrzeni roboczej do współpracy z zespołami produktowymi i finansowymi.

„Niezbędna jest komunikacja i wspólne rozumienie pracy. Przede wszystkim chodzi o jak najszybsze dostarczenie klientom odpowiednich funkcji” — mówi Brendan. „Dzięki Jirze możemy dzielić pracę na małe fragmenty. Natomiast Confluence pomaga nam zobaczyć szerszy obraz, długoterminowe plany i łącza do szczegółów”.

Użytkownicy Absolute chętnie używali również reguł automatyzacji w chmurze Atlassian, aby zaoszczędzić czas poświęcany na zadania ręczne (takie jak klonowanie często używanych epików i zadań podrzędnych) oraz korzystać z samoobsługi w niektórych obszarach wymagających wsparcia technicznego. „Korzystaliśmy z narzędzia Scriptrunner, które wykonywało dużo zaawansowanej automatyzacji, ale jego obsługa wymagała sporej wiedzy. Dzięki narzędziom automatyzacji członkowie zespołu dysponują rozwiązaniem niskokodowym/bezkodowym. Dzięki niemu czują się jak ryba w wodzie” — mówi Brendan. „To rozwiązanie daje zespołom pewien stopień swobody wykonywania pracy w sposób, który wychodzi im najlepiej”.

Absolute zachowuje swobodę i bezpieczeństwo dzięki pomocy Atlassian Guard. Zespół wcześniej zintegrował swoje wdrożenia lokalne z usługą Azure Active Directory w celu zarządzania dostępem. Migracja do chmury nie tylko umożliwiła utrzymanie tej integracji w celu zapewnienia ciągłości, ale także wykorzystanie nowych funkcji zapewniających większą kontrolę i widoczność. Brendan wyjaśnia: „Odkryliśmy, że nowe funkcje kontroli w Atlassian Guard oferują bardziej kompleksowy przegląd aktualnego użycia i użytkowników… Funkcja Odkryte produkty zapewnia nam również pewność, że kontrolujemy shadow IT, chociaż na szczęście do tej pory nie musieliśmy jej używać”.

Mniej obsługi technicznej to więcej czasu na ukierunkowaną pracę i innowacje

Administratorzy Atlassian firmy Absolute cieszą się nowo odkrytą swobodą pracy w chmurze tak samo jak użytkownicy. Teraz, gdy zespół Brendana nie musi martwić się obsługą techniczną serwera ani aktualizacjami zabezpieczeń, jest w stanie przekierować swoją uwagę na bardziej strategiczne przedsięwzięcia.

„Wcześniej musieliśmy odciągać ludzi od ich głównych inicjatyw na dzień lub dwa w miesiącu, aby przeprowadzić konserwację. Dzięki temu, że teraz nie ma już takiej potrzeby, zyskali ponad 100 godzin każdego roku, które mogą poświęcić na nasz własny pipeline oprogramowania będący kluczowym aspektem naszej działalności” — mówi Brendan. „Ulepszone ramy zarządzania bezpieczeństwem nie tylko wzmocniły naszą ochronę danych, ale także uwolniły zasoby i zmniejszyły potrzebę ciągłego monitorowania zabezpieczeń”.

Część czasu, który wcześniej Brendan poświęcał na obsługę techniczną, teraz przeznacza na badanie nowych narzędzi, które mogą pomóc Absolute zoptymalizować różne fazy procesu rozwoju produktu. Przykładowo dostrzega, jak Atlas może pomóc wielu zespołom monitorować przebieg pracy i jak Jira Product Discovery może wspierać generowanie pomysłów i ustalanie priorytetów.

„Od razu zauważyliśmy, że Jira Product Discovery stanowi bezcenną pomoc w procesie generowania pomysłów. Kiedyś mieliśmy wiele dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych Excel i prezentacji PowerPoint. Dzięki zgłoszeniom Jira będącym centralnym elementem Jira Product Discovery możemy zrobić znacznie więcej w zakresie porządkowania naszych pomysłów na produkty we właściwej kolejności” — mówi Brendan.

Brendan eksperymentował również z bazami danych Confluence w celu porządkowania danych z wielu źródeł. „Bazy danych Confluence umożliwiają nam konsolidację ważnych informacji w ujednoliconej lokalizacji, eliminując potrzebę kopiowania i wklejania danych na różnych stronach w naszej instancji” — dodaje. „Pojedyncza zmiana może być teraz rozpowszechniana na wielu stronach, a nawet w innych bazach danych. To tylko namiastka tego, jak to rozwiązanie może usprawnić nasze procesy, oszczędzając czas i ustanawiając ostateczne pojedyncze źródło rzetelnych informacji”.

Zagrożenia cybernetyczne stale się zmieniają, więc Absolute zawsze musi być o krok do przodu ze swoimi pomysłami i ich realizacją. Teraz, gdy ich zespoły wspólnie pracują w chmurze Atlassian, czują się bardziej przygotowane niż kiedykolwiek, aby pomóc swoim klientom — i firmie — utrzymać odporność cybernetyczną.