EMC + Atlassian
In de 25 jaar dat ik in de IT werk, was dit de soepelste migratie waar ik ooit onderdeel van was.”
Chris Van Cleve
Software-engineer
0
Downtime since migrating
Uitvaltijd sinds migratie
0
TBD
Backlog sinds migratie
Sector
Financiële diensten
Locatie
Des Moines, Iowa
Aantal gebruikers
2600
Atlassian-producten
De strategische voorbereiding van EMC maakt "de soepelste migratie" naar Atlassian Cloud mogelijk
Verandering omarmen is een uitdaging voor elk bedrijf, laat staan voor een bedrijf dat al meer dan een eeuw bestaat. Gelukkig is verzekeringsmaatschappij EMC Insurance Companies bezig met het beperken van risico's en plannen voor het onbekende, dus benaderden ze hun digitale transformatie met dezelfde strategische paraatheid als bij hun eigen producten. Als onderdeel van deze transformatie voerde EMC een goed geplande, naadloze migratie uit naar Atlassian Cloud met behulp van Mumo Systems, waardoor risico's werden geminimaliseerd, gemoedsrust werd gemaximaliseerd en een goede basis werd gelegd om hun klanten de komende honderd jaar van dienst te kunnen zijn.
Veel bedrijven die al tientallen jaren actief zijn, zijn terughoudend om te veranderen. Dingen anders doen, of het nu gaat om een andere strategie of nieuwe producten, mensen of infrastructuur, kan je een onzeker of zelfs angstig gevoel geven. Maar als commerciële verzekeraar die al honderd jaar bestaat, kent EMC Insurance maar al te goed het voordeel van jezelf voorbereiden op het onbekende. Zij kozen ervoor het te omarmen en er een plan voor te maken, in plaats van het te negeren. "In ons bedrijf blijven we voortdurend veranderen", vertelt Software Engineer Chris Van Cleve. "Je moet zeer snel kunnen handelen en de laatste trend bijhouden."
Aanpassing aan snelle veranderingen binnen hun branche en in de hele markt motiveerde EMC om aan een digitale transformatie te beginnen, waaronder het toepassen van modernere systemen, nieuwere coderingstalen, flexibele methodologieën en een cloud-first benadering. Migreren naar Atlassian Cloud als onderdeel van deze transformatie was een logische stap. Het was een stap die het bedrijf zou helpen de problemen bij het beheer van hun eigen tools te verlichten, zodat ze zich konden concentreren op hun kernactiviteiten en beter toegerust waren voor de toekomst.
Na vier maanden van planning en opschoning, voltooide EMC de (volgens Chris) 'meest soepele migratie' in één weekend. Dit leidde direct tot verbeteringen op de lange termijn, waaronder nul incidenten met downtime en een volledig weggewerkte backlog die zich jarenlang had opgehoopt. Door het onderhoud uit handen te geven en over te stappen op een stabieler, veiliger systeem dat de productiviteit bevordert, heeft EMC nu meer tijd en middelen om te kunnen innoveren. Dit is noodzakelijk om hun klanten en bedrijf met vertrouwen vooruit te helpen.
Alles wijst naar de cloud
Nadat ze rond 2011 Confluence als kennisdatabase hadden ingevoerd, migreerde EMC van een verouderde servicedesktool naar Jira Software en Jira Service Management voor een betere opvolging en analyse, nauwere integraties en een groter gebruiksgemak, vooral voor niet-technische teams. Sindsdien zegt Marty Hagewood, Software Development Manager: "Atlassian is onze enige bron van waarheid en centrale repository voor samenwerking geworden."
Terwijl de teams in het hele bedrijf agile methodologieën omarmden en daarbij werden aangemoedigd door EMC's Agile Center of Enablement, gebruikten ze ook tools van Atlassian om hun dagelijkse werk te ondersteunen.
Eerst kwamen we nooit toe aan het geplande werk, omdat we altijd servicewerk deden. Nu, na de migratie, hebben we onze volledige backlog twee keer weggewerkt."
Chris Van Cleve
Software Engineer
Het Jira Software-systeem van EMC kan ook naadloos worden geïntegreerd met Bitbucket, Bamboo en Confluence voor flexibele ontwikkeling, documentatie en kennisdeling. Jira Service Management is dé tool voor technische en niet-technische teams binnen het bedrijf (HR, Facilities, Security en meer) die elkaar moeten inroepen. "We proberen de Jira Service Management-portal zover te krijgen dat je daar naartoe kunt gaan om alles in het bedrijf te vragen en je je aanvraag bij de juiste mensen kunt krijgen", zegt Chris.
Oorspronkelijk koos EMC ervoor om hun Atlassian-producten op Data Center te implementeren om de controle en beschikbaarheid te maximaliseren. In de loop der tijd is het bedrijf echter overgestapt op een cloudgebaseerde benadering voor modernere manieren van werken, meer uptime en minder onderhoud. "Als bedrijf dachten we na over hoe we ons konden klaarstomen voor de toekomst en welke tools we nodig hebben om succesvol te zijn", herinnert Marty zich. "We hebben die overstap gemaakt naar de cloud en onze IT gemoderniseerd, zodat we ons daar geen zorgen over hoeven te maken." Chris voegt eraan toe: "Als team dat deze tools beheert, wilden we ons kunnen concentreren op het leveren van services en oplossingen in plaats van onze tijd te verdelen tussen onderhoud en het oplossen van problemen."
Toevallig zag EMC dat Atlassian rond dezelfde tijd naar de cloud overstapte. Dit bevestigde dat hun bedrijf op de goede weg was. "Atlassian heeft duidelijk gemaakt dat ze een bedrijf zijn dat voorrang geeft aan de cloud en nieuwe verbetering in de cloud prioriteert", legt Marty uit. "Dat was een teken aan de wand. Dit is waar de industrie en de hoogste product- en ondersteuningsniveaus van Atlassian naartoe gaan. We dachten dus: 'Laten we ons daarbij aansluiten'."
Voorbereiding vormt de basis voor een eenvoudige, snelle transitie
Toen de beslissing was genomen om van Atlassian Data Center te migreren naar de cloud, nam EMC contact op met Enterprise Solutions Partner Mumo Systems voor begeleiding en ondersteuning. Beide teams wilden 'optimaliseren en omschakelen' om gaandeweg verbeteringen door te voeren. "We zeiden: 'Laten we het niet zomaar omgooien'. Laten we de blokken een beetje herschikken en onszelf uitdagen om vragen te stellen als: 'Waarom doen we dit?' 'Welke onderhoudswerkzaamheden voegen we toe?' en 'Welke technische schulden hebben wij in vergelijking met de waarde die we winnen?' Deze vragen leiden tot mogelijkheden om zaken te vereenvoudigen", beschrijft Marty. Hoewel deze methode vooraf misschien wat meer tijd en moeite kost, bespaart het uiteindelijk middelen en verbetert het de ervaring voor zowel gebruikers als beheerders.
Met een opgesteld strategisch plan begonnen EMC en Mumo aan samenwerking van vier maanden waarbij werd opgeschoond en geoptimaliseerd. De voorbereidingsfase bestond uit planning, wijzigingen in het proces, controle en implementatie.
Tijdens deze fase waren het opschonen van plug-ins en gebruikers belangrijke prioriteiten. EMC vertrouwde erg op Marketplace-apps voor automatiseringen en efficiëntie, waaronder op Elements Connect, Xray Test Management for Jira, Automation for Jira, Scriptrunner en Chat for Jira Service Management. Het team werkte met Mumo samen om te evalueren welke apps niet meer nodig waren (zoals Automation for Jira, dat ingebouwd is in Atlassian Cloud, en Elements Connect, waarvan de gegevens weinig werden gebruikt) en welke moesten worden gemigreerd.
Mumo werkte ook samen met Atlassian om de gegevens van EMC op te schonen en om complexe workflows te vereenvoudigen. Ze hebben bijvoorbeeld het hele bedrijf op één enkel prioriteitenschema afgestemd, zodat het niet meer nodig was om in Jira Software de prioriteit bij te werken telkens wanneer een project wordt aangemaakt. Mumo en EMC constateerden ook een ongewoon hoog aantal gebruikers in het systeem en onderzochten of het nodig was om de hele set te migreren. Nadat de database twee keer door Atlassian werd gecontroleerd, verwijderde het team van Mumo 40.000 gebruikers uit de omgeving voordat de migratie plaatsvond. Ze werkten ook samen om andere gegevens op juistheid te controleren en om problemen op te lossen. "Atlassian heeft enorm geholpen om alles te coördineren. Ze zorgden ervoor dat we de punten op onze I's zetten en onze ideeën op elkaar afstemden," vertelt Kian Stack, Lead Solutions Consultant bij Mumo.
Nu alle gegevens, gebruikers en apps waren opgeschoond, gingen EMC en Mumo over tot de volgende fase: het plannen en testen van de migratie.
Door in de cloud te werken en een deel van onze taken naar Atlassian te verplaatsen, hebben we enorme efficiëntie bereikt en konden we ons concentreren op klantenservice.”
Chris Van Cleve
Software-engineer
Tijdens deze fase heeft Mumo niet alleen de migratie zelf, maar ook de werkzaamheden erna gepland. Zo werden problemen geminimaliseerd, workflows gecorrigeerd, kennisdatabases opnieuw gekoppeld, tags in Jira Service Management ingesteld en aangepaste configuraties geïmporteerd. Ondertussen gaf EMC vroegtijdig toegang aan een groep van dertig power users en managers. Zij konden het systeem testen en kennis maken met de nieuwe interface. De feedback van de testers hielp bij het oplossen van bugs en leverde informatie voor het verandermanagement, waaronder het bespreken van de cloudmigratie en het trainen van werknemers tijdens de driemaandelijkse vergadering van het bedrijf, in de interne nieuwsbrief en op Confluence-forums. Marty vertelt: "Communicatie was de sleutel. Het was belangrijk om hun vragen te begrijpen en te beantwoorden, en hen zo goed mogelijk voor te bereiden zodat ze niet voor verrassingen kwamen te staan."
Dankzij de tests en goede communicatie van EMC waren ze er klaar voor en werden ze voorzichtig optimistisch toen de grote dag naderde. De migratie en wijzigingen werden in de loop van één weekend voltooid. Op maandagochtend waren de teams aangenaam verrast door de reactie van EMC-medewerkers, of eigenlijk het uitblijven daarvan. "We hadden veel tickets verwacht, maar die kwamen niet", herinnert Marty zich. Chris voegt eraan toe: "In de 25 jaar dat ik in de IT werk, was dit de soepelste migratie waar ik ooit onderdeel van was."
Het team dankt het succes van hun migratie aan de grondige voorbereiding en samenwerking met Mumo. "De lange voorbereiding en documentatie hebben hun vruchten afgeworpen", vertelt Kian. Ook is EMC van mening dat Mumo een cruciaal stukje van de puzzel was. "Mijn eerste gedachte was: 'Dit kunnen we aan. We kunnen het helemaal zelf doen.' Achteraf gezien was de samenwerking met Mumo de sleutel die ons zover bracht", vertelt Marty. "Ons Collaboration Services-team, dat Jira, Jira Service Management en Confluence beheert, is fantastisch. Maar een bedrijf als Mumo dat het systeem begrijpt en de ervaring heeft die wij niet hebben, was essentieel om dit succesvol te laten verlopen."
Dankzij de automatische updates weten we altijd dat het systeem up-to-date is. We hoeven ons geen zorgen te maken over beveiliging en kwetsbaarheden of er middelen aan uit te geven. Deze gemoedsrust is een groot goed."
Marty Hagewood
Software Development Manager
"Als je geen storingen bestrijdt, dan is het ongelooflijk wat je kunt doen"
Met een eenvoudige, succesvolle migratie achter de rug, plukt EMC al de vruchten van het werken met Atlassian Cloud en kijkt ernaar uit om hun gebruik van de tools in de toekomst uit te breiden.
Nu Collaboration Services het onderhoud aan Atlassian heeft overgelaten en incidenten met downtime heeft geëlimineerd, hebben ze meer tijd en energie om zich te concentreren op werk dat waarde toevoegt voor de klanten van EMC en het bedrijf zelf.
"Voorheen had ons team servicewerk en gepland werk. Eerst kwamen we nooit toe aan het geplande werk, omdat we altijd servicewerk deden", legt Chris uit. Nu hebben we onze volledige backlog twee keer weggewerkt." Door in de cloud te werken en een deel van onze taken naar Atlassian te verplaatsen, hebben we enorme efficiëntie bereikt en konden we ons concentreren op klantenservice." Marty en Kian zijn het daarmee eens. "Het serviceniveau dat we bieden vanwege de vrijgekomen tijd is aanzienlijk", vertelt Marty. Kian voegt eraan toe: "Als je geen storingen bestrijdt, dan is het ongelooflijk wat je kunt doen!"
Marty geeft aan dat het team niet alleen tijd bespaart, maar ook blij is dat er geen zorgen meer zijn over de beveiliging. "Dankzij de automatische updates weten we dat het systeem altijd up-to-date is. We hoeven ons geen zorgen te maken over beveiliging en kwetsbaarheden of er middelen aan uit te geven. Deze gemoedsrust is een groot goed."
Voor een verzekeringsmaatschappij als EMC is dat waar het allemaal om draait: risico's minimaliseren en gemoedsrust maximaliseren. Met de steun van Atlassian en Mumo heeft de weldoordachte, naadloze cloudmigratie van EMC hen geholpen hun bedrijf te transformeren en een solide basis te leggen om hun klanten ook de komende honderd jaar van dienst te zijn.