How SpotOn uses Rovo to take ideas from concept to client in record time

SpotOn, een snelgroeiend techbedrijf dat restaurants en kleine bedrijven helpt sterkere en winstgevendere bedrijven op te bouwen, zet interne kennis om in een strategische asset met Rovo.

Door te centraliseren op het Atlassian-platform en Rovo vroeg te adopteren, heeft SpotOn een uniform 'system of work' opgebouwd waarmee teams AI kunnen gebruiken om repetitieve taken te automatiseren, gefragmenteerde informatie te verbinden en inzichten naar voren te brengen die helpen het bedrijf strategisch op te schalen.

Van IT tot sales en support: teams in het hele bedrijf werken samen met Rovo om tijd vrij te maken voor werk met meer toegevoegde waarde, klanten beter te ondersteunen en sneller de oplossingen te leveren die ze nodig hebben.

Wildgroei aan tools en handmatig werk leiden tot verspilde ontwikkelcycli

Als snelgroeiende fintech die tienduizenden restaurants en kleine bedrijven bedient, kreeg SpotOn te maken met toenemende interne complexiteit terwijl het bedrijf snel probeerde te leveren. De 'operator‑first'-missie van het bedrijf vroeg om snelle innovatie om aan de voortdurend veranderende behoeften van klanten te voldoen, maar verschillende uitdagingen stonden in de weg:

• De wildgroei aan tools maakte het voor medewerkers lastig om informatie te vinden en deze vertrouwen.

• Het opstellen van documenten met productvereisten (PRD's) kostte IT dagen, waardoor de ontwikkeling en levering werden vertraagd.

• Kritieke context was verspreid over verschillende systemen, waardoor het lastig was om de strategie en uitvoering op elkaar af te stemmen.

• Handmatige support- en verkoopprocessen kostten kostbare tijd die beter besteed had kunnen worden aan het helpen van klanten.

SpotOn had een manier nodig om kennis te centraliseren, handmatig werk te verminderen en teams sneller en betrouwbaarder toegang te geven tot de informatie die nodig was om het bedrijf en klantrelaties te laten groeien.

Kennis verenigen met Atlassian en Rovo

SpotOn heeft de tools geconsolideerd op het Atlassian-platform en Rovo ingevoerd als de intelligente AI-laag voor alle apps.

Meer dan 700 medewerkers in IT, Marketing, Financiën, Operations en andere afdelingen gebruiken Rovo nu als het 'bindweefsel' van het bedrijf, zoals VP of IT Ryan Boyd het noemt. In plaats van in meerdere tools, kanalen, documenten en tickets te moeten zoeken, kunnen medewerkers Rovo vragen stellen in natuurlijke taal, contextuele antwoorden krijgen en agents triggeren die herhaalbare taken automatiseren.

Met Rovo heeft SpotOn een AI-teamgenoot en ingebouwd orkestratiesysteem dat gefragmenteerde informatie omzet in gecoördineerde actie, waardoor waardevolle tijd wordt bespaard voor werk met meer impact en inzichten worden ontsloten voor nog betere beslissingen.

Cyclustijd verkorten met AI en mensen in de lus

Om innovatie te versnellen, begonnen IT-teams van SpotOn met het integreren van AI in twee kritieke workflows: het opstellen van documenten met productvereisten (product requirement documents, PRD's) en het prioriteren van nieuwe ideeën.

• Met de PRD Generator Agent kan het IT-team van SpotOn met één klik documenten met productvereisten opstellen die voor 75% voltooid zijn, waarmee wordt opgelost wat Ryan het 'probleem van het lege vel papier' noemt en de benodigde tijd wordt teruggebracht van dagen naar slechts enkele uren.

• De Idea Scoring Agent van SpotOn analyseert ideeën die via Jira Service Management worden ingediend, kent scores toe op basis van objectieve waarde en prioriteert de ideeën die het beste zijn voor het bedrijf.

Support en sales opschalen met AI

Naast engineering paste SpotOn Rovo ook toe op grootschalige workflows met veel impact in support en verkoop.

Ondertussen gebruiken meer dan 700 salesmedewerkers de Sales Support Agent in Slack om direct antwoord te krijgen op productvragen. Zelfs toen het aantal berichten van medewerkers met 63% groeide, beantwoordde de Sales Support Agent 95% van de vragen en handelde 55% af zonder dat opvolging nodig was. Een AI-teamgenoot die basisvragen beantwoordt, bespaart niet alleen 40 uur per maand, maar helpt het Salesteam ook om deals sneller vooruit te helpen.

Door productkennis op te schalen en eenvoudige support te automatiseren met Rovo, krijgen de medewerkers van SpotOn nu binnen enkele seconden de informatie die ze nodig hebben om hun klanten efficiënter te helpen.

"We hebben een sterk op maat gemaakte Rovo-agent voor sales support in Slack gebouwd, en de resultaten waren duidelijk. Rovo beantwoordde 95% van de vragen in het kanaal en ons zuivere afbuigingspercentage steeg van 40% naar 55%. Dat gaf ons meetbare impact, naast anekdotische waarde." — Ryan Boyd, Vice President van IT bij SpotOn