From scattered information to structured insights: How Deichmann’s team use Rovo to work more efficiently

Deichmann, Europa's grootste schoenenretailer, onderzoekt nieuwe manieren om teams in het hele bedrijf te helpen efficiënter toegang te krijgen tot informatie en de besluitvorming te ondersteunen.

Door Rovo te gebruiken en Rovo Studio in te zetten om een reeks agents te ontwikkelen die zijn afgestemd op de Duitstalige workflows, heeft Deichmann gefragmenteerde gegevens die verspreid waren over Jira, Confluence en SharePoint omgezet in direct beschikbare, geconsolideerde inzichten.

Van kwartaalbeoordelingen van doelen tot verbeteringen in IT-beveiliging: zakelijke en technische teams in de hele organisatie integreren Rovo-agents in hun dagelijkse workflows om uren aan handmatige voorbereiding weg te nemen, sneller selfservice-antwoorden te leveren en strategische inzichten uit operationele gegevens naar voren te brengen, allemaal in hun eigen taal.

Kennis opschalen binnen een groeiende wereldwijde retailorganisatie

Als Europa's toonaangevende schoenenretailer met ongeveer 49.000 medewerkers bleef de Atlassian van Deichmann groeien in bereik, complexiteit en zakelijk belang. Met Fabian Weber als toegewijde eigenaar van het Atlassian Platform binnen een snel groeiende gebruikersbasis, zag Deichmann een kans om enablement op te schalen en hoogwaardige Atlassian-support beschikbaar te maken voor meer teams in de hele organisatie.

Verschillende uitdagingen maakten dit probleem nog complexer:

Naarmate het digitale samenwerkingslandschap van Deichmann zich uitbreidde over Jira, Confluence en SharePoint, hadden teams een snellere manier nodig om betrouwbare informatie te vinden, statusupdates samen te stellen, beoordelingssessies voor te bereiden en werk tussen verschillende functies in beweging te houden.

Veel gebruikers hadden ondersteuning nodig bij het maken van JQL-filters, automatiseringen of gestructureerde query's. Door teams een intuïtievere manier te bieden om zakelijke behoeften om te zetten in technische output, kon Deichmann overdrachten verminderen en teams helpen om zelfstandiger te werken.

De teams van Deichmann werken over het algemeen in het Duits, hoewel Engels ook wordt gebruikt voor internationale projecten, en ze vertrouwen op domeinspecifieke woordenschat en afkortingen die de operationele expertise van het bedrijf weerspiegelen. Om bruikbaar te zijn in dagelijkse workflows moest de AI-uitvoer die taal, context en terminologie goed begrijpen.

Deichmann zag een kans om de impact van de platformexpertise uit te breiden, medewerkers directe toegang te geven tot relevante informatie en AI te laten werken in de taal en context van het bedrijf.

Teams helpen om voorbereidingswerk om te zetten in bruikbare inzichten

Deichmann nam Rovo in gebruik en gebruikte Rovo Studio om agents te genereren voor de workflows met het hoogste volume en de meeste frictie: kwartaalbeoordelingen van doelen, analyses van epics en statusrapportage.

• Agent voor rapport van Jira-space: maakt gestructureerde kwartaalrapporten voor Jira-spaces met een volledige hiërarchie van werkitems en publiceert deze automatisch in Confluence met voortgangsanalyses, risicobeoordelingen en verdere aanbevelingen.

• Agent voor Epic-fluisteraar: voert dezelfde functie uit op epic-niveau, waarbij risico's, onderliggende problemen en statussen zichtbaar worden gemaakt zodat teams inzicht hebben in wat belangrijk is zonder afzonderlijke tickets te hoeven doorzoeken. Fabian zegt dat de agent werkt 'als een ervaren collega die snel onderzoek doet naar het onderwerp en de relevante informatie verzamelt'.

• Agent voor samenvattingen van werkitems: analyseert voltooide werkitems en maakt beknopte samenvattingen die belangrijke prestaties, afgesloten werkitems en impact voor documentatiedoeleinden als opmerking benadrukken.

Met deze agents kunnen teams zich efficiënter voorbereiden op beoordelingsvergaderingen en minder tijd besteden aan het verzamelen van informatie.

Deelnemers besparen ook tijd en mentale belasting, omdat de samenvatting duidelijker is en meer concrete actiepunten bevat. Wanneer dit wordt toegepast op meerdere deelnemers en beoordelingssessies, kan dit helpen om terugkerende inspanningen voor het verzamelen van informatie te verminderen en teams in staat te stellen zich meer te richten op analyse, discussie en opvolging.

"Teams besteedden vroeger veel tijd aan het samenstellen van updates, het zoeken naar beleidsregels en het op één lijn brengen van belanghebbenden. Nu helpen onze Rovo-agents ze deze informatie efficiënter te verzamelen en te structureren." — Fabian Weber, eigenaar van Atlassian Platform

Ondersteuning en zoekopdrachten worden sneller en duidelijker (geen vertaling nodig)

Vóór Rovo werkte elke medewerker die een JQL-query, Jira-automatisering of aangepast filter nodig had vaak samen met Fabian, de platformeigenaar, om de vereisten te vertalen naar technische oplossingen. Naarmate de ingebruikname toenam, wilde Deichmann deze expertise toegankelijker maken en de tijd tussen aanvraag en resultaat verkorten.

Met Rovo kunnen medewerkers in begrijpelijk Duits beschrijven wat ze nodig hebben en JQL-query's en structuren voor automatisering ontvangen die bijna volledig zijn. Werk waarvoor eerder een ondersteuningsaanvraag nodig was, kan nu in enkele minuten worden verwerkt. Zo kunnen teams sneller werken en blijft de kwaliteit van technische output hoog.

Rovo brengt ook zoekopdrachten samen in de Atlassian-apps en niet-Atlassian-apps van Deichmann en brengt vervolgens de relatie in kaart tussen mensen, projecten en inhoud in verbonden werksystemen. Dat betekent dat teams in Inkoop, HR, IT-beveiliging en andere afdelingen het exacte beleid, de productdocumenten, verkoopgegevens, notulen van vergaderingen en informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, zonder van systeem te wisselen.

Met Rovo zijn medewerkers meer zelfredzaam, en Fabian heeft een groot deel van zijn tijd kunnen verschuiven van reactieve support naar proactieve ondersteuning op bedrijfsniveau.

"Zakelijke gebruikers hoeven niet altijd experts in JQL of automatisering te worden om hun werk vooruit te helpen. Met Rovo kunnen gebruikers natuurlijke taal gebruiken om vrijwel zelfstandig een bijna volledige query- of automatiseringsstructuur te genereren, terwijl ze toch profiteren van de standaarden en richtlijnen die we in ons platform hebben ingebouwd." — Fabian Weber, eigenaar van Atlassian Platform

Het overzicht van bovenaf: strategisch inzicht uit tactische gegevens

Deichmann gebruikt Rovo niet alleen voor individuele productiviteit. Fabian heeft samengewerkt met afdelingen in het hele bedrijf om agents te genereren in Rovo Studio die teams en leidinggevenden een strategisch realtime overzicht geven van het werk van de organisatie.

• Agent voor strategische initiatieven: genereert rechtstreeks op basis van live Jira-gegevens een uitgebreide samenvatting voor het management, waarmee strategische initiatieven worden gekoppeld aan teams, doelen per kwartaal, afdelingen en de leveringsstatus. Afdelingshoofden beschreven vroege demo's als 'een wauw-moment' omdat de agent verspreide updates omzet in een bruikbaar overzicht.

• Clusteragent: voegt meerdere strategische initiatieven samen tot één managementsamenvatting. Deze dient als basisdocument voor de leads die betrokken zijn bij een cluster, zoals Logistiek, HR en IT-bestuur.

• IT-beveiligingsagent: analyseert tegelijkertijd Jira-tickets via JQL en documentatiepagina's in Confluence en vat vervolgens relevante IT-beveiligingsgerelateerde informatie samen uit gekoppelde documentatie en ticketgegevens ter ondersteuning van beoordelingen en vervolgacties.

In plaats van dat leiders tijd besteden aan het verzamelen van gegevens, helpt Rovo gestructureerde informatie te bieden die beter onderbouwde discussies en vervolgkeuzes ondersteunt.

"Teams besteedden vroeger veel tijd aan het samenstellen van updates, het zoeken naar beleidsregels en het op één lijn brengen van belanghebbenden. Nu doen onze Rovo-agents dat voor hen en leveren ze direct tastbare waarde." — Fabian Weber, eigenaar van Atlassian Platform