Delivery Hero realiseert efficiëntie en besparingen door meer dan 40.000 werknemers te centraliseren op één System of Work

Uitdaging: Delivery Hero is opgeschaald naar meer dan 40.000 werknemers verdeeld over 11 merken in zo'n 70 landen. Snelle groei en overnames belemmerden samenwerking en standaardisatie, terwijl de kosten, de technische schuld, het risico en het onderhoud toenamen.

Oplossing: Delivery Hero werkte samen met Atlassian en Adaptavist om uiteenlopende tools en installaties op verschillende implementaties te consolideren en te migreren naar één System of Work, mogelijk gemaakt door Atlassian Cloud Enterprise. 

Impact: sinds de standaardisatie met één veilig cloudplatform zijn werknemers gelukkiger, efficiënter, werken ze samen en zijn ze innovatiever. En dat terwijl het bedrijf alleen al in de eerste drie jaar een kostenbesparing van 69% zag.

Op een missie om klanten en collega's de beste ervaring te bieden

Delivery Hero werd in 2011 gelanceerd als een online startup voor het bestellen van eten en is uitgegroeid tot 's werelds toonaangevende lokale bezorgbedrijf, dat meer dan 10 miljoen leveringen per dag verwerkt. Miljoenen klanten rekenen op Delivery Hero om alles te bezorgen, van eten tot zaklampen. Het is een enorme inspanning waarvoor meer dan 40.000 werknemers in bijna 70 landen moeten samenwerken. Dat doen ze door samen te werken aan één System of Work, mogelijk gemaakt door Atlassian.

Met ondersteuning van Atlassian en haar Oplossingspartner, Adaptavist, werd Delivery Hero vanuit vele tools en tientallen Atlassian-installaties in meerdere implementatietypen gecentraliseerd naar één Atlassian Cloud Enterprise-platform. Nu kunnen zowel gebruikers als beheerders profiteren van:

• Alleen al in de eerste drie jaar 69% aan kostenbesparingen

• Efficiënter werken, zonder downtime, onderbrekingen of vervelende administratieve taken 

• Minder zorgen over risico's dankzij sterkere, proactievere beveiligingsmaatregelen

• Samenwerken op één gebruiksvriendelijk platform, met nieuwe mogelijkheden die helpen om sneller meer waarde te leveren

Fusies en overnames creëren nieuwe kansen en obstakels

Fusies en overnames hebben Delivery Hero geholpen het personeelsbestand met factor vijf uit te breiden in evenveel jaar. Ze brachten echter ook nieuwe uitdagingen mee op het gebied van infrastructuur en samenwerking. Met zoveel mensen die aan zoveel tools, implementaties en instanties werkten, was het heel moeilijk om samen te werken aan gedeelde doelen. 

De proliferatie van tools verhoogde ook de kosten en de complexiteit. En hoe meer werknemers zich bij Delivery Hero aansloten, hoe meer verouderde systemen werden belast, wat leidde tot downtime voor gebruikers en omslachtig onderhoud voor beheerders. 

Het Enterprise IT Solutions Team wist dat er een oplossing moest worden gevonden voor deze uitdagingen. Hoe meer ze te weten kwamen over Atlassian Cloud, hoe meer ze geïntrigeerd raakten. Migreren zou niet alleen de samenwerking, schaalbaarheid, beveiliging en kosten verbeteren, maar ook toegang geven tot nieuwe apps die hun doelen zouden ondersteunen, zoals Atlassian Guard voor bestuur, Analyses voor gegevensgestuurde besluitvorming en Rovo voor productiviteit en innovatie. De beslissing was duidelijk: het was tijd om een verandering door te voeren, zodat Delivery Hero een leider kon blijven voor zijn klanten en medewerkers.

Verschillende tools en teams met elkaar verbinden dankzij één centrale oplossing

Het Atlassian-beheerteam van Enterprise IT wilde Delivery Hero helpen bij het centraliseren en standaardiseren van Atlassian Cloud om het werk van gebruikers en beheerders eenvoudiger te maken en tegelijkertijd de bedrijfsresultaten te verbeteren. 

De eerste grote beslissing van het team was kiezen welke tool gebruikt zou worden als samenwerkingshub voor Delivery Hero. Delivery Hero gebruikte Atlassian al vanaf het begin en nam verschillende bedrijven over die andere tools gebruikten, zoals Asana, Monday, SmartSheets, Salesforce en Zendesk. Atlassian-beheerder Jousef Waggad zegt: "Nadat ik samenwerkings- en productiviteitstools had vergeleken, wist ik dat Atlassian ons belangrijkste platform moest worden. Alle andere tools waren te eenvoudig of te ingewikkeld. Atlassian was gebruiksvriendelijk genoeg voor onze basisgebruikers en geavanceerd genoeg voor onze ervaren gebruikers."

Een AWS-partnerschap maakt de verschuiving nog eenvoudiger

De volgende uitdaging was het opstellen van een business case om draagvlak te krijgen van het leiderschap. Met de ondersteuning van Atlassian lieten Jousef en teamleider Shahinya ‘Sha’ Häckel zien hoe het consolideren van tools, het combineren van Atlassian-installaties en de migratie van Atlassian Server naar Cloud Enterprise samenwerking mogelijk maakt, kosten en onderhoud verlaagt, de beveiliging verbetert en nieuwe mogelijkheden ontsluit om innovatie te stimuleren, zoals AI. 

De leidinggevenden zagen de waarde in het voorstel van Sha en Jousef, en ze waren nog enthousiaster toen ze hoorden dat Delivery Hero licenties kon kopen via de AWS Marketplace. Sha: “Door Atlassian Cloud-licenties via de AWS Marketplace te kopen wordt de inkoop gestroomlijnd, de controle verbeterd en geld bespaard. Het maakte de beslissing om te centraliseren met Atlassian nog eenvoudiger.”

Onmogelijk alleen: de krachten bundelen maakt het traject 40% sneller en eindeloos eenvoudiger

Nadat de consolidatie en migratie waren goedgekeurd, begonnen Sha en Jousef te plannen hoe ze werknemers die andere tools gebruikten konden migreren, de serverinstallaties van Delivery Hero naar de Cloud konden verplaatsen en verschillende cloudinstallaties die het bedrijf in de loop van de tijd had verzameld en overgenomen konden samenvoegen. 

"Het ging niet alleen om het samenvoegen en standaardiseren binnen Atlassian, maar ook om het samenbrengen van meerdere entiteiten over de hele wereld die allemaal hun eigen configuraties en processen hebben", zegt Jousef. 

Door hun betrokkenheid bij Advisory Services konden Jousef en Sha gebruikmaken van Advisory Services van Atlassian om te helpen bij het navigeren door dit grote, complexe initiatief. "Het Advisory Services-team van Atlassian heeft ons geholpen om inzicht te krijgen in hoe Atlassian Cloud werkt, onze strategie vormgegeven en ons geholpen bij het organiseren van al onze bedrijven op het platform met de effectiefste structuur en efficiënte licentiëring", blikt Jousef terug. 

In de daaropvolgende maanden werkte het team samen met Atlassian en Adaptavist door een dozijn Delivery Hero Server-installaties voor te bereiden, samen te voegen, ze allemaal te migreren naar één Atlassian Cloud-platform, evenals verandermanagement en onboarding. "Overstappen naar de cloud is onmogelijk in je eentje", zegt Sha. "Samen met Atlassian en onze Oplossingspartner hebben we in zes maanden tijd 40.000 gebruikers gecentraliseerd en gemigreerd van meerdere tools in silo's naar één Atlassian Cloud Enterprise Platform: 40% sneller dan oorspronkelijk gepland."

Betere, snellere ervaringen: geleverd ✅

Sinds de voltooiing van zijn consolidatie en migratie heeft Delivery Hero al enorme verbeteringen ondergaan. Men blijft het platform optimaliseren en nieuwe mogelijkheden verkennen. Naast de voortdurende kostenbesparingen merken Sha en Jousef de grootste verschillen op het gebied van efficiëntie, prestaties, beveiliging en tevredenheid. 

69% bespaard in drie jaar

Delivery Hero verwacht alleen al in de eerste drie jaar een kostenbesparing van 69% te realiseren door hun organisaties en instanties te centraliseren en alle instanties te migreren naar Atlassian Cloud Enterprise.  

Efficiëntie: meer standaardisatie en prestaties, minder onderhoud 

Het standaardiseren van systemen en manieren van werken in de hele organisatie zal het niet alleen gemakkelijker maken voor werknemers om samen te werken, maar zal ook leiden tot meer concurrerende prijzen voor klanten en schaalvoordelen voor het bedrijf. 

Door standaardisatie is ook het onderhoud aanzienlijk verminderd, waardoor Atlassian-beheerders en -engineers zich kunnen concentreren op meer strategische initiatieven. Sha zegt: "Vroeger, toen onze systemen uitvielen, kostte het onze vier teamleden elke keer bijna zeven uur om het probleem op te lossen. Bij Atlassian Cloud Enterprise hebben we nu nooit downtime, dus kunnen we meer dan 1.000 uur tijd en moeite besteden aan waardevoller werk."

Beveiliging: sterker en proactiever 

Sinds het consolideren van installaties en de migratie naar Atlassian Cloud Enterprise heeft het Enterprise IT-team meer dan ooit vertrouwen in hun beveiligingspositie. “Vroeger was beveiliging een probleem, maar dat is verleden tijd”, zegt Sha. “Het Cloud Enterprise-abonnement en Atlassian Guard waren niet alleen logisch voor onze omvang en vereisten, maar hebben ons ook geholpen om proactief gegevensverlies en risico's te beperken, zoals schaduw-IT.”

Gebruikerstevredenheid: hoger

Werken aan Atlassian Cloud is een betere ervaring voor zowel gebruikers als beheerders. "Onze teams zeggen dat de hele Atlassian Cloud veel gemakkelijker te gebruiken is, coöperatief is en hen in staat stelt meer te doen”, zegt Jousef. "Het beheren van het platform is ook veel eenvoudiger voor beheerders, omdat alles, van gebruikersbeheer tot app-aankopen, op één plek is.”

Plus: nieuwe cloudmogelijkheden en selfservice

“Er zijn zoveel functies en mogelijkheden ingebouwd in Atlassian Cloud, wat een betere gebruikerservaring en minder onderhoud betekent. Als we nog steeds apps van derden willen gebruiken om ons platform te verbeteren, zijn integraties in de cloud eenvoudiger”, zegt Jousef.

Sha voegt eraan toe dat de tevredenheid nog meer is gestegen nu werknemers cloudfuncties en -apps zijn gaan gebruiken, zoals Atlassian Analytics, automatisering en Rovo. “Atlassian Analytics geeft teams een veel duidelijker beeld van gebruik en prestaties”, licht ze toe. 

Ze gaat verder: “Met Rovo zijn werknemers niet langer afhankelijk van onze beheerders voor taken zoals het maken van automatiseringen. Ze kunnen gewoon op een knop drukken en natuurlijke taal gebruiken in plaats van code.”

Van “We kunnen het niet bijhouden” tot “En wat nu?”

Delivery Hero heeft als missie om de beste ervaring te bieden, niet alleen voor hun klanten, maar ook voor hun werknemers.

Terwijl silo's en de proliferatie van tools het bedrijf eerder ervan weerhielden deze missie te volbrengen, hebben de migratie en consolidatie hen niet alleen geholpen om weer op het goede spoor te komen, maar ook de weg vrijgemaakt voor een veelbelovende toekomst. “We willen toptalent aantrekken en onze klanten en collega's de best mogelijke ervaring bieden”, zegt Sha. ”Wanneer ik hoorde van nieuwe functies of mogelijkheden die ons daarbij zouden helpen, dacht ik altijd: ‘Dat klinkt allemaal geweldig, maar we kunnen het niet doen met zoveel silo's en servergebaseerde systemen.’ Nu kunnen we dat!”