Canva + Atlassian
We hebben nog niet gemerkt dat iets wat we wilden doen niet mogelijk was met Jira Software Premium.
Jeff Lai
Internal Infrastructure
150
Uur aan engineering bespaard per maand
500.000
Wereldwijde automatiseringsregels per maand
Sector
Ontwerp
Locatie
Hoofdkantoor in Sydney, Australië
Aantal gebruikers
1100
Hoe automation Canva wereldwijd van superkrachten voorziet
Nadat Canva in minder dan tien jaar tijd meer dan 30 miljoen gebruikers wist te werven, bleken de automation-mogelijkheden in Jira Software Premium essentieel om een dergelijke snelle schaalvergroting moeiteloos te kunnen doorstaan. Nu bespaart het bedrijf naar schatting 150 uur per maand aan engineering-tijd. Ook draait de hele organisatie flexibeler.
Canva, de snelst groeiende startup van Australië, heeft als missie om een bron van het goede te zijn en de wereld in staat te stellen te ontwerpen. Het bedrijf groeide van enkele werknemers in 2012 tot meer dan 1.000 acht jaar later en genereert nu jaarlijks meer dan 50 miljoen dollar aan omzet. Een jaar na de lancering had 1 miljoen gebruikers zich aangemeld bij het platform; inmiddels gebruiken 30 miljoen mensen wereldwijd Canva.
Zo'n exponentiële groei brengt de uitdaging met zich mee om interne processen en procedures op te schalen met zo min mogelijk complexiteit. Dat is dan ook een van de belangrijkste redenen waarom Canva koos voor Jira Software Premium, en in het bijzonder voor de wereldwijde automation-mogelijkheden. Elke maand worden een half miljoen automation-regels uitgevoerd en Canva schat per maand zo'n 150 uur kostbare engineering-uren te besparen —en dat is nog maar van één team.
Groeien met behulp van automation
Voor software engineer Andrew Toolan, internal infrastructure-goeroe Jeff Lai, en hun teams, zijn functies in Jira Software Premium, zoals automation, een redder in nood. Het team vertrouwt op automation-regels die zowel in Jira Software als Jira Service Management worden uitgevoerd. In de woorden van Andrew: „Jira is ons centrale punt van de waarheid.” Geautomatiseerde goedkeuringen helpen om door het proces van uitgevoerde verzoeken te navigeren, en in elke installatie een paar seconden te besparen. Dat tikt uiteindelijk nogal aan.
Jeff herinnert zich: "Toen ik bij Canva binnenkwam, keek ik naar de workflow van het interne IT-team, dat destijds maar uit één persoon bestond. Deze arme persoon werd elke dag non-stop gebombardeerd met Slack-berichten. Het handmatig beantwoorden van al die verzoeken, kostte enorm veel tijd. Daarom heb ik een servicedesk opgezet en automatisering toegevoegd. Sindsdien kan men zo veel meer doen. We kunnen nu overal in Jira automatiseren."
De impact van Atlassian-tools reikt verder dan de IT- en Observability-teams. "De flexibiliteit van de teams binnen Canva is toegenomen vanwege Jira Software Premium, vooral nu we bezig zijn met opschalen", legt Jeff uit. Automation in Jira geeft teams het vertrouwen dat er vooruitgang wordt geboekt zonder dat ze dit handmatig hoeven bij te houden. "Het bespaart ons veel tijd."
Met automation in Jira hoef je je geen zorgen meer te maken of iemand het verzoek ziet en afhandelt – de automation-functie zorgt ervoor dat het gebeurt.”
Jeff Lai
Internal Infrastructure
Automation is een redder in nood
Automation in Jira maakt verbinding met Statuspage om taakeigenaren te vertellen wat de volgende stappen zijn nadat een incidentticket is gesloten, zoals het schrijven van een incidentrapport. "Als we dat niet hadden, zouden we dat allemaal handmatig moeten doen. Zelfs voor een incidentmanagementproject zou het een aanzienlijk deel van iemands week opslokken als hij dat zelf zou moeten doen."
Productie-incidenten worden uitgevoerd via Jira Service Management, dat ze ook via een aparte toepassing met Opsgenie en Slack hebben geïntegreerd. Nieuwe incidenten worden gemaakt in Opsgenie, die automatisch een nieuw issue met het type incident maakt in Jira Service Management, inclusief een bijbehorende workflow en actiepunten die worden bijgehouden. Als een verzoek met hoge urgentie in Jira wordt gemaakt en de persoon die het ticket maakt het niet aan zichzelf toewijst, wordt de persoon op afroep automatisch in Opsgenie gepagineerd. "Dat is onze werkwijze als het niet duidelijk is waar het probleem ligt", zegt Andrew.
Met zoveel workflows die door Jira lopen, is het vooral de onbeperkte opslag in Jira Software Premium die de teams ademruimte geeft. "Ik hoef me geen zorgen te maken dat mijn hele Jira-installatie omvalt omdat iemand een back-upbestand heeft bijgevoegd", lacht Jeff.
Jira is ons centrale punt van de waarheid.”
Andrew Toolan
Software Engineer
Samenhang en zichtbaarheid
De samenhang van alle verschillende tools die samenwerken, geeft Atlassian echt glans. "Voordat we Jira gebruikten, was er geen structuur", zegt Andrew. "Als ik een incident van twee maanden geleden moest vinden, moest ik eigenlijk door Slack kruipen, want we hadden één Slack-kanaal voor dit alles." Nu, met Jira Software Premium, is er de controle over alle processen en kan men door de bomen het bos weerzien via geautomatiseerde Slack-berichten die alleen laten zien wat echt belangrijk is.
Jeffs team heeft automation-regels ingeschakeld die issues in Jira bijwerken op basis van verschillende voorwaarden die zijn ingesteld. Dat geeft gemoedsrust aan het team, dat vaak te maken heeft met urgente en tijdgevoelige verzoeken. "Met automation in Jira hoef je je geen zorgen meer te maken of iemand het verzoek ziet en afhandelt – de automation-functie zorgt ervoor dat het gebeurt."
"Dat inzicht in je workflow om te laten zien dat tickets worden opgepakt en uitgevoerd, is een enorm voordeel voor Canva", zegt Jeff. "Het is niet alsof je iets in de leegte gooit. Je dient een verzoek in en het is heel duidelijk of iemand ernaar kijkt of niet." Onvermijdelijk genoeg voor zo'n snelgroeiend bedrijf groeide ook het aantal verzoeken in Jira. In plaats van meer mensen in te zetten of het probleem complexer te maken, stroomlijnden Jeff en zijn team de processen en schaalden ze intelligent op met behulp van automation en Jira Software Premium.
„We hebben nog niet gemerkt dat iets wat we wilden doen niet mogelijk was met Jira Software Premium.”
Wil je dieper ingaan op de automation-regels die Canva dagelijks gebruikt? Jeff was zo vriendelijk om ze hier te delen in de Atlassian Community.
Volgend verhaal
Klarna
Van algemeen tot realtime: de planningrevolutie van Klarna met Portfolio for Jira
De volgende stap zetten
Een verbeterd aanbod aan functies die je beheerders, teams en je organisatie helpen schalen
Er zijn nu meer dan 100 automation-sjablonen beschikbaar in de bibliotheek met automation-sjablonen