Hoe Datasite in vijf maanden tijd meer dan 500.000 dollar aan productiviteitsbesparingen heeft gerealiseerd en de productontwikkeling heeft getransformeerd met Atlassian

Uitdaging: De teams van Datasite (de wereldwijde SaaS-leverancier van AI-gedreven workflowsamenwerkings- en automatiseringsoplossingen voor fusies en overnames (M&A), investeringen en strategische projecten), hadden behoefte aan een betere efficiëntie, betere naleving en een overstap van gefragmenteerde naar dynamische, realtime planning. Omdat er te veel doelen waren en er geen enkele bron van waarheid was, hadden teams niet genoeg tijd of focus om het meest zinvolle werk vooruit te helpen en hadden leidinggevenden niet genoeg inzicht om de voortgang en prestaties bij te houden. 

Oplossing: Datasite implementeerde Atlassian's Strategy Collection en Teamwork Collection, gekoppeld aan Jira Product Discovery en Jira Service Management, om een uniform platform te creëren dat teams met elkaar verbindt, zodat ze sneller en slimmer samen kunnen werken.

Impact: Het bedrijf is overgestapt van statische rapportage en een functiefabriekmentaliteit naar een nieuwe manier van werken die meer gericht is op resultaten en innovatie. Deze transformatie heeft al duizenden uren bespaard en binnen enkele maanden een ROI van 10x opgeleverd.

Minder vergaderingen, meer betekenis: de transformatie van Datasite met Atlassian

Zelfs als je nog nooit van Datasite hebt gehoord, heb je waarschijnlijk wel gehoord van de fusies en overnames die het platform mogelijk heeft gemaakt. In 2025 ondersteunde Datasite meer dan 39.000 projecten, waaronder vier van de vijf grootste wereldwijde deals. Zoals JR Harrell, EVP van Product Operations and Enablement, aangeeft: "Bij elke grote transactie waarover je leest in The Wall Street Journal,, The New York Times of de Financial Times, is de kans groot dat die op ons platform is gedaan."

De strategie en uitvoering van Datasite waren verspreid over gefragmenteerde tools en statische documenten, waardoor teams te veel tijd kwijt waren aan vergaderen, zoeken en rapporteren in plaats van bouwen en innoveren. JR besefte dat het bedrijf niet alleen een andere tool nodig had, maar ook een nieuwe manier van werken. 

Voor hulp bij deze overstap wendden ze zich tot Atlassian. Door de Strategy Collection en de Teamwork Collection van Atlassian te implementeren, heeft Datasite een uniform platform gecreëerd dat heeft geholpen om:

• Alleen al in de eerste vijf maanden meer dan 4000 vergaderingen te elimineren, wat neerkomt op een tijdsbesparing ter waarde van meer dan $500.000

• OKR's van 216 te beperken tot naar drie bedrijfsbrede doelstellingen en 12 belangrijkste resultaten

• Tijdsintensieve, statische rapportage te vervangen door realtime selfservice-dashboards

Nu het hele bedrijf op dezelfde manier op hetzelfde platform werkt, kunnen de teams van Datasite samenkomen om nog beter werk te leveren en sneller deals te sluiten.

Een verzoek van een leidinggevende leidt tot een meer verbonden en productieve manier van werken

Vóór Atlassian had Datasite meer dan 200 OKR's ('objectives and key results'), maar geen enkele bron van waarheid of samenwerkingshub om teams te helpen deze doelen in real time te bereiken en bij te houden. De kalender werd het standaard coördinatiemiddel voor iedereen, waardoor teamleden vaak dubbel of drie keer ingepland waren.  

Chief Product Officer Doug Cullen, aan wie het Product Operations and Enablement Team van JR rapporteert, vatte het probleem samen: "Ik heb een overzicht van de hele werkvloer nodig; geen samenvatting, geen presentatie, maar een live overzicht van alles, van strategie tot werk in alle teams."

Deze vraag naar een 'beeld van de fabrieksvloer' was de katalysator voor de transformatie van Datasite. Het was tijd om de eindeloze vergadercyclus te doorbreken en hun processen en platforms verder te ontwikkelen, zodat teams meer tijd konden besteden aan het werk dat het belangrijkst is.

Nieuwe oplossingen komen voort uit een langdurige samenwerking

JR ontdekte dat het optimaliseren van het Atlassian-platform van Datasite het bedrijf zou helpen bij de transitie naar een meer dynamische, realtime planning en ondersteuning zou bieden voor betere samenwerking, transparantie en efficiëntie tijdens de uitvoering van werkzaamheden. 

Wat de strategie betreft, heeft Datasite de Strategy Collection van Atlassian (Focus, Talent en Align) geïntroduceerd om leiders het realtime overzicht, van strategie tot uitvoering, te geven dat ze misten. Wat de uitvoering betreft, zijn ze geüpgraded naar de Teamwork Collection van Atlassian om hun bestaande Jira- en Confluence-instanties met elkaar te verbinden, terwijl ze Loom hebben toegevoegd om de overbelasting van vergaderingen te verminderen. Nu Rovo onder al deze apps draait, hebben de medewerkers van Datasite ook een AI-teamgenoot gekregen om hen te helpen sneller antwoorden te vinden, nog betere beslissingen te nemen en hun werk te automatiseren. 

Het team van JR schakelde Atlassian's adviesservices in voor strategische begeleiding en technische ondersteuning gedurende het hele proces. "Als je Atlassian's adviesservices gebruikt, heb je geen plan nodig. Je moet alleen weten welke resultaten je probeert te bereiken," zegt JR. "Als je het 'wat' en het 'waarom' kunt uitleggen, kan Atlassian je helpen het 'hoe' te bepalen. Met hun hulp hebben we in korte tijd enorm veel vooruitgang geboekt."

Een uniform platform bouwen waarop hun teams ideeën kunnen realiseren

Door Strategy en Teamwork Collections te koppelen aan de andere Atlassian-apps van Datasite, Jira Product Discovery en Jira Service Management, is een uniform System of Work gecreëerd dat de volledige levenscyclus van producten ondersteunt. Datasite noemt dit het 'Idea to Impact Framework'.

"We hebben nu één workflow waarin we het werk kunnen volgen van idee tot ontdekking, ontwikkeling, release, monitoring en meting," zegt JR. "We kunnen die flow van begin tot eind volgen in Atlassian."

Zo werkt het:

1. Datasite maakt gebruik van Teamwork Collection en Strategy Collection om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn ligt en om samen te werken aan het stellen van doelen en het opstellen van een strategische planning.

2. Ideeën worden gecentraliseerd via Jira Service Management en Jira Product Discovery, waarbij Rovo-agenten worden gebruikt om snel nieuwe initiatieven te beoordelen en ze een score te geven.

3. Goedgekeurde ideeën worden verplaatst naar Jira en de rest blijft in de Jira Product Discovery-backlog staan, met volledige context zodat ze in de toekomst mogelijk alsnog in overweging kunnen worden genomen.

4. Teams gebruiken Teamwork Collection (Jira, Confluence, Loom) voor gezamenlijke uitvoering: het beheren van de levering in Jira, het opslaan van kennis in Confluence en het gebruik van Loom- en Rovo-agenten voor selfservice en communicatie.

5. Leiders vertrouwen op realtime dashboards om de voortgang bij te houden en op Strategy Collection om de uitvoering in lijn te houden met de strategie.

Dit framework heeft het 'beeld van de fabrieksvloer' opgeleverd waar leiders naar op zoek waren, samen met de samenwerkingsmogelijkheden en zichtbaarheid die nodig waren om sneller en slimmer te kunnen werken. Doug zegt: "Al deze hulpmiddelen worden op een speciaal daarvoor ontworpen manier gekoppeld, waardoor alles elkaar versterkt. We waren in staat om in zes maanden tijd waarde te creëren tijdens een zeer drukke tijd bij Datasite en dat is voor ons transformerend geweest."

Loom en Rovo helpen Datasite verder te komen

Binnen de Teamwork Collection zijn werknemers steeds meer gaan houden van de nieuwe Loom-app en Rovo. Ze hebben opeenvolgende vergaderingen vervangen door korte Loom-video's en tegelijkertijd de AI-notetaker van de app gebruikt om de resterende vergaderingen efficiënter te maken.

Datasite heeft bijvoorbeeld een grote maandelijkse vergadering over bedrijfsbeoordelingen omgezet in een kleiner, gericht gesprek, waarbij het Atlassian-platform als basis wordt gebruikt. "We zijn overgestapt van een maandelijkse bedrijfsbeoordeling van twee uur met 125 personen naar een vergadering met 15 personen op basis van ons Atlassian-framework en een korte samenvatting via Loom voor alle anderen. Dat is een vermindering van 90%, wat een enorme tijd- en geldbesparing is", legt JR uit. "Die samenvatting wordt ook onderdeel van onze organisatorische kennis, zodat anderen Rovo kunnen vragen om hen bij te praten over die vergadering of om specifieke informatie uit die vergadering te vinden."

Met Rovo kan het management van Datasite onmiddellijk antwoord geven op vragen als "Welke initiatieven hebben invloed op het verloop dit kwartaal?" en live rapporten maken, zodat handmatige statusupdates niet meer nodig zijn. Volgens JR is dit een doorbraak geweest voor zowel werknemers als leiders. "In eerste instantie dacht ik dat het een uitdaging zou zijn om ervoor te zorgen dat leidinggevenden Rovo zouden gaan gebruiken, maar ze zijn erdoor geobsedeerd. Het eerste wat ze 's ochtends doen, is met Rovo praten om zelf informatie te verkrijgen en in realtime zien hoe het gaat."

Van 'rapporten over het werk' naar 'het werk is het rapport'

De teams van Datasite richten zich bij alles wat ze doen op het ROI, inclusief deze transformatie. Alleen al in de eerste paar maanden waren de resultaten opvallend.

"We zijn van uren per week rapporteren over werk overgestapt naar een nieuw mantra: 'Het werk is het rapport,'" zegt JR. "We richten ons op bouwen en innoveren, en het systeem rapporteert in realtime over het werk."

Doug bevestigt dat deze overstap de zichtbaarheid heeft opgeleverd waar hij om vroeg, en nog veel meer. "De Strategy en Teamwork Collections van Atlassian, plus Rovo, bieden onze leiders een duidelijk 'beeld van de fabrieksvloer' en één hub voor teams om samen te werken. Dit heeft geholpen om onze strategische afstemming, focus, efficiëntie en zichtbaarheid te verbeteren, wat in slechts vier maanden tijd meer dan 4000 vergaderingen en meer dan 500.000 dollar aan tijd heeft bespaard."

Volgens JR ondersteunen deze verbeteringen aan het platform niet alleen de nieuwe manieren van werken van Datasite, maar zorgen ze ook voor een bredere cultuurverandering, die door klanten inmiddels ook wordt opgemerkt. "Met Atlassian als ons System of Work zijn we veranderd van een functiefabriek in een resultaatgerichte innovator. Dat heeft een transformatie teweeggebracht voor onze teams, onze klanten en ons bedrijf."

Klaar om je eigen System of Work volledig te veranderen? Begin je traject met Strategy Collection en benut het volledige potentieel van je organisatie.