サイトとスペースの設定

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電球が上にある本

Confluence Data Center または Server ユーザーの場合、Confluence でのページの作成と編集の方法についてはこのチュートリアルをご覧ください。


ステップ 1: スペースについて

使用される Confluence サイトはスペースにまとめられます。スペースは関連するページのコレクションであり、チームや組織内の全員が協力して取り組めるものです。ほとんどの組織では、チームスペースソフトウェアプロジェクトスペースドキュメントスペース、およびナレッジベーススペースを組み合わせて使用します。

  • チームスペースを使用して、大規模な目標と OKR に向けたチームメンバーの共同作業を促します。たとえば、マーケティングチームが OKR について合意し、ブランドガイドラインとメッセージの柱に関する最新情報を取得し、マーケティング組織の高レベルの戦略に関するインサイトを得るためのチームスペースを作成することができます。

  • ソフトウェアプロジェクトスペースを使用して、個々のイニシアチブとプロジェクトを追跡します。たとえば、製品要件や機能の仕様から、ミーティング議事録やふりかえりまで、社内で開発している新しい機能に関連するものすべてについて、信頼できる唯一の情報源として使用できるプロジェクトスペースを作成します。

  • ドキュメントスペースを使用して、製品やサービスの技術ドキュメントを作成、整理し、誰でも簡単に利用できるようにします。

  • ナレッジベーススペースを使用して、ポリシーの明確化や IT ソリューションなど、一般的な質問に対する回答を保存および表示します。Jira Service Desk へのサブスクリプションがある場合、それを使用している Confluence サイトに連携させ、顧客とナレッジベース記事を共有することができます。

  • パーソナルスペースをサンドボックスとして使用して、ロードマップを作成する前にそれに利用するノートを整理し、個人の OKR と目標を追跡し、プロジェクトの提案を下書きします。ブログ投稿によって自己紹介したり、取り組んでいる内容を共有してチームとつながります。

多数のスペースの作成に取り掛かる前に、組織がどのように Confluence Cloud を使用するかを考えます。一般的な使用例は次のとおりです。

名前

説明

ナレッジ管理

説明

社内の重要情報について、Confluence を信頼できる唯一の情報源にします。ナレッジ管理のユースケースの例を次に示します。

  • 人事および法務ポリシー、ベストプラクティス、手順、技術的なナレッジをドキュメント化します。
  • トラブルシューティングの記事、チュートリアル、ハウツーを記述し、それを顧客と共有します。
  • 製品、API、その他サービスに対する変更を顧客に伝えます。

ナレッジ管理のために Confluence サイトを設定する一部の方法を紹介します。

  • Confluence を使用して社内ポリシーや手順を共有する場合は、各ドメインエリア (人事、法務、IT など) に応じた個別のドキュメントスペースを作成する必要があります。
  • Confluence を使用して顧客と記事を共有する場合は、それぞれの製品やサービスにドキュメントスペースとナレッジベーススペースを作成することを検討してください。

顧客に表示するスペースやコンテンツの匿名アクセスをオンにします。また、スペースを Jira Service Desk にリンクして、サポート要求に記事を添付します。

プロジェクトのコラボレーション

説明

プロジェクト管理、戦略的イニシアチブの始動、製品や機能のロールアウトなどでは、各部門を横断したパートナーとコラボレーションします。プロジェクトのコラボレーションのユースケースの例を次に示します。

  • PM、デザイナー、および開発者が製品要件と技術仕様を定義します。
  • 今後のリリースに関する顧客のコミュニケーション計画のマーケティングおよび製品作成を行います。
  • 調査担当者がユーザースタディの計画に対してデータを入力し、関係者と結果を共有します。

プロジェクトのコラボレーションのために Confluence サイトを設定する方法をいくつか紹介します。

  • 製品ごとにスペースを作成し、リリースサイクルまたはローンチごとにページを作成します。
  • 部門チームごとにスペースを作成し、主要なプロジェクトおよびイニシアチブごとにページを作成します。
  • 複合アプローチを取ります。大規模な戦略的イニシアチブ (主要なリブランディングなど) にはチームスペースを使用し、戦術的プロジェクトやリリースにはプロジェクトスペースを使用します。

効率的にコラボレーションするために、プロジェクトに参加している全員が、必要な権限を持っていることを確認します。

従業員の意欲向上

説明

活気のある最新のイントラネットを構築し、チーム内のコミュニケーションを促進し、各自の意見を共有して、お互いの成果を讃えます。従業員の意欲向上のユースケースの例を次に示します。

  • Confluence に関する通知を共有し、オープンな文化を育み、全員に情報がいきわたるようにします。
  • ブログ投稿によって新しいチームで自己紹介したり、ウェビナーやカンファレンスから得た知識を共有したり、自分の業務を同僚に伝えたりします。
  • 人気のページやブログ投稿を読み、社内の全員がどう感じているか、またその時点で何を重要視しているかの感覚を掴みます。

従業員の意欲向上のために Confluence サイトを設定する方法をいくつか紹介します。

  • すべてのスペースにブログを設定し、人々が各自の業務について語れるよう促します。
  • 従業員オンボーディングの一環として、新入社員に自己紹介のブログ投稿を求めます。
  • Confluence サイトのホームページで、ウェルカムメッセージを使用して発表します。

Atlassian Marketplace からアプリをインストールして、Slack フィード、ビデオ通話などを Confluence Cloud サイトに組み込みます。


ステップ 2: スペースを作成する

組織でどのような種類のスペースが必要か理解できたら、最初のスペースを作成できます。

  1. Confluence サイトに移動します。
  2. ホーム画面から、[スペースの作成] を選択します。
  3. 作成するスペースの種類を選択します。
  4. [スペース名]、[スペースキー] およびその他の詳細を入力します。
  5. スペースの [権限] を設定します。
  6. [作成] を選択します。

完了すると、スペースの [概要] に進みます。ここで、スペースがどのようなものか、また誰が使用できるかを社内の人に伝えることができます。次のステップでは、新しいスペースの概要をカスタマイズする方法について説明します。


ステップ 3: スペースの概要をカスタマイズする

すべてのスペースには [概要] があり、これを使用してチームメンバーや関係者に、スペースの目的やそこにある内容を伝えることができます。スペーステンプレートからスペースを作成した場合、概要には、スペースの大部分の作成を支援する組み込みの機能が備わっています。その場合も、その概要に独自の内容を加え、チームが必要とするすべての完全なハブを完成させます。

鉛筆のアイコン概要をカスタマイズするには、鉛筆のアイコン ( Pencil icon ) を選択して、他のページと同様にその概要を編集します。

  • このコツを利用して、概要をさらに洗練させます。
  • バナーやロゴをアップロードして、一目でスペースを認識しやすくする
  • チームのミッションと目標を記述し、主要ページへのリンクを追加する
  • 目次、チームカレンダー、ロードマップを追加する

優れた概要ページを作成する方法について詳しくは、Confluence Cloud のドキュメントまたはこのブログ投稿をご覧ください。

ブラウザのホームページ

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ステップ 4: コンテンツを整理する

最初のスペースを作成したら、次はこれを整理します。ここでは、チームメンバーや他の関係者が探しているコンテンツをすぐに見つけられるように、スペースのナビゲーションを簡単にすることを目的としています。

ナビゲーションについて詳しくは、「ガイド 4: Confluence のナビゲーション」をご覧ください。

親ページを使用して類似コンテンツをまとめる

Confluence では、ページを他のページにネストして、スペースごとにコンテンツの階層を作ることができます。この階層はページツリーに反映され、アクティブなページの左側にあるスペースサイドバーに表示されます。

ページツリーを活用するには、チームがかかわっているタスクやプロジェクトごとにページを作成し、その下に関連する子ページをネストします。たとえば、チームが 2 週間ごとのふりかえりを実施する場合、“Retrospectives” と呼ばれる最上位ページがあり、その下に、それぞれ実施したふりかえりのページがネストされます。

次の例では、あるアトラシアンチームがこの戦略を活用してスペースを整理する方法を示しています。

ふりかえりスペース

重要ページへのショートカットを作成する

Confluence ではサイトのすべてのスペースのページツリーの上に、独自のスペースショートカット、つまり、スペースサイドバーに固定されるリンクを作成できます。重要なコンテンツを見つけやすいように、これらを使用してハイライトします。

最初のスペースショートカットを作成するには、スペースに移動してサイドバーの [+ Add shortcut (ショートカットの追加)] を選択します。スペースショートカット、および既存のスペースショートカットを編集または削除する方法について詳しくは、「スペースのカスタマイズ」をご覧ください。

ページと添付ファイルにラベルを設定する

ラベルによって関連するページや添付ファイルを特定しやすくなるため、チームメンバーやその他の関係者が探しているものが簡単に見つかります。

  1. Confluence でページを開きます。
  2. 右下のラベルアイコン () を選択します。*
  3. 適用するラベルの名前を入力します。その名前のラベルがすでに存在する場合、自動提案のメニューが表示されます。
  4. [追加] を選択してラベルを適用します。
  5. [閉じる] を選択ダイアログを終了します。

*ページを表示するのではなく、編集する場合は、右上の [その他のアクション] メニュー (•••) を選択し、[ラベルの追加] を選択します。

ラベルに透過性と意味のある名前を付けます。たとえば、ミーティング議事録に使用するラベルには、meeting-notesmeetings と付けます。ミーティング議事録を取得するためのページすべてにラベルを追加すると、単一のスペース、または Confluence サイト全体で、ラベルを選択するだけでミーティング議事録をすべて参照できるようになります。また、同じラベルのページをすべて同一ページに表示したり、ラベル別にコンテンツを検索して、関連するページや添付ファイルを簡単に見つけることもできます。ラベルについて詳しくは、「ラベルを使用してコンテンツを分類する」を参照してください。

ヒント

ラベルをページテンプレートに適用すると、そのラベルは、テンプレートを使用して作成したページすべてに自動的に適用されます。

コンテンツを整理する

スペース内のコンテンツをレビューする時間を作り、廃止されたコンテンツを削除またはアーカイブして、ページを並べ替えて必要な構造を維持します。サイト管理者の場合、チーム内の他のメンバーとともにスペースを維持するための定例会を開き、スペース管理者にスペースをその使用者とレビューし、更新する時間を作るよう促します。

  1. スペースのタブ保持を支援できるメンバーを補充します。
  2. スペースのコンテンツを監査し、分析結果をレビューします。
  3. 廃止されたページや古いページを特定し、アクションプランを作成します。
  4. 情報アーキテクチャをレビューし、現在のニーズに合わせて調整します。

詳細についてはこのブログ投稿をご覧ください。


ステップ 5: ユーザーと権限を管理する

Confluence の有料サブスクリプションのある Confluence 管理者またはサイト管理者の場合、ユーザー、グループ、権限を手動で管理したり、パブリックサインアップをオンにして、ユーザーに独自のアカウント作成を許可したりできます。無料プランの権限について詳しくは、アトラシアンのドキュメントをご覧ください。

グローバル権限の管理

ヒント

グローバル権限を管理するには、Confluence 管理者権限が必要です。

グローバル権限で管理できるものは次のとおりです。

  • 誰がスペースまたはパーソナルスペースを作成できるか
  • ライセンスのないユーザーがサイトにアクセスできるかどうか
  • 誰がユーザープロフィールにアクセスできるか

グローバル権限はサイト全体に適用されます。

  1. 右上 (アバターの隣) にある設定の歯車を選択します。
  2. [グローバル権限] (サイドバーの [セキュリティ] の下) を選択します。
  3. 右上の [権限の編集] を選択します。
  4. ボックスを選択または選択解除してグループや個々のユーザーの権限を編集します。
  5. サイトを公開する場合は、[匿名アクセス] の下の [Confluence の使用] をチェックします。
  6. 完了したら、ページ下部の [すべて保存] を選択します。

コンテンツを整理する

ヒント

スペースの権限を編集するには、スペース管理者である必要があります。Confluence 管理者である場合は、サイト上のどのスペースでもスペース管理者の権限を回復できます。詳しくは、「スペース権限とは」をご覧ください。

スペース権限で管理できるものは次のとおりです。

  • 誰がスペースのコンテンツを参照できるか
  • 誰がコンテンツにコメントを追加できるか
  • 誰がコンテンツを作成、編集、またはアップロードできるか

Confluence はデフォルトでオープンになっています。つまり、スペース権限を厳密に設定していない限り、Confluence サイトへのアクセス権があれば誰でもすべてのスペースのコンテンツにアクセスできます。スペース管理者は、新しいスペースを作成したときに権限を設定でき、それを後で調整することもできます。この制限は、ページの編集権限があれば誰でも編集できます。

  1. Confluence のスペース概要に進みます。
  2. [スペース設定 > 権限] を選択します。
  3. 見出しの下の [権限の編集] を選択します。
  4. 変更する権限のボックスを選択または選択解除します。

個人またはグループ全体のスペース権限を管理できます。詳細については、「スペース権限の割り当て」をご覧ください。サイトが公開されている場合は、個々のスペースに対する匿名アクセスを付与することもできます。詳細については、「パブリックアクセスのセットアップ」をご覧ください。

一部の Confluence の顧客は、サイトのすべてのスペースに同じ権限スキームを使用していますが、他の顧客はそれぞれの目的または使用例に応じてスペースに個別のスペース権限を設定しています。

ユースケース

ターゲットオーディエンス

権限

ヘルプとサポートに関する情報を顧客と共有する

ターゲットオーディエンス

  • 顧客実績

権限

  • 匿名アクセスを許可する
  • ヘルプおよびサポートチームのメンバーのみがページを作成、編集、またはコメントできる

組織内でポリシー、チュートリアル、トラブシューティングのヒントを共有する

ターゲットオーディエンス

  • 組織内の全員

権限

  • 組織の誰でも参照できる
  • 該当するエキスパートパートナーのみページを作成、編集、またはコメントできる
  • 匿名アクセスは許可しない

他の人とプロジェクトやイニシアチブに関してコラボレーションする

ターゲットオーディエンス

  • チーム メンバー
  • プロジェクト関係者

権限

  • 組織の誰でも参照できる
  • 関係者がコメントできる
  • チームメンバーのみがページを作成または編集できる
  • 匿名アクセスは許可しない

機密情報 (人事、給与、または法務に関する情報) を共有する

ターゲットオーディエンス

  • チーム メンバー

権限

  • アクセスは主要なチームメンバーに限定されている
  • チーム以外のメンバーはページを表示、編集、またはコメントできない
  • 匿名アクセスは許可しない

チームメンバーをサイトに招待する

サイトを設定し、全体の権限を設定したら、チームメンバーを招待して、サイト上の他のアトラシアン製品と合わせて Confluence Cloud の使用を開始します。

  1. 右上 (アバターの隣) にある設定の歯車を選択します。
  2. サイドバーの [ユーザー管理] を選択します。
  3. 右上の [ユーザーの招待] を選択します。
  4. 招待するチームメンバーのメールアドレスを入力します。同時に招待できるメールアドレスは 10 個までです。
  5. 招待したチームメンバーのロールを選択します。これによって、全体的なサイトへのアクセスレベルが決定します。
  6. チームメンバーにアクセスを許可する製品を選択します。*
  7. メンバーが属するグループを選択します。
  8. 招待状をパーソナル化して [ユーザーの招待] を選択します。

*これは基本ロールを持つチームメンバーにのみ適用されます。

サイト管理者として、ユーザーのロール、アクセス権、グループは随時更新できます。また、サイトのアクセス権取り消し、アカウントの無効化、または削除 (従業員が退職した場合など) によってユーザーを削除することもできます。詳細については、「ユーザーの招待および削除」をご覧ください。

Confluence の概要

Confluence とは何か、またチームや組織に適しているかをご覧ください。

Confluence でのコンテンツの作成

Confluence で豊富なダイナミックコンテンツを作成する方法をご覧ください。