サイトとスペースの設定

ステップ 4: コンテンツを整理する

最初のスペースを作成したら、次はこれを整理します。ここでは、チームメンバーや他の関係者が探しているコンテンツをすぐに見つけられるように、スペースのナビゲーションを簡単にすることを目的としています。

ナビゲーションについて詳しくは、「ガイド 4: Confluence のナビゲーション」をご覧ください。

親ページを使用して類似コンテンツをまとめる

Confluence では、ページを他のページにネストして、スペースごとにコンテンツの階層を作ることができます。この階層はページツリーに反映され、アクティブなページの左側にあるスペースサイドバーに表示されます。

ページツリーを活用するには、チームがかかわっているタスクやプロジェクトごとにページを作成し、その下に関連する子ページをネストします。たとえば、チームが 2 週間ごとのふりかえりを実施する場合、“Retrospectives” と呼ばれる最上位ページがあり、その下に、それぞれ実施したふりかえりのページがネストされます。

次の例では、あるアトラシアンチームがこの戦略を活用してスペースを整理する方法を示しています。

重要ページへのショートカットを作成する

Confluence ではサイトのすべてのスペースのページツリーの上に、独自のスペースショートカット、つまり、スペースサイドバーに固定されるリンクを作成できます。重要なコンテンツを見つけやすいように、これらを使用してハイライトします。

最初のスペースショートカットを作成するには、スペースに移動してサイドバーの [+ Add shortcut (ショートカットの追加)] を選択します。スペースショートカット、および既存のスペースショートカットを編集または削除する方法について詳しくは、「スペースのカスタマイズ」をご覧ください。

ページと添付ファイルにラベルを設定する

ラベルによって関連するページや添付ファイルを特定しやすくなるため、チームメンバーやその他の関係者が探しているものが簡単に見つかります。

1. Confluence でページを開きます。
2. 右下のラベルアイコン () を選択します。*
3. 適用するラベルの名前を入力します。その名前のラベルがすでに存在する場合、自動提案のメニューが表示されます。
4. [追加] を選択してラベルを適用します。
5. [閉じる] を選択ダイアログを終了します。

*ページを表示するのではなく、編集する場合は、右上の [その他のアクション] メニュー (•••) を選択し、[ラベルの追加] を選択します。

ラベルに透過性と意味のある名前を付けます。たとえば、ミーティング議事録に使用するラベルには、meeting-notes や meetings と付けます。ミーティング議事録を取得するためのページすべてにラベルを追加すると、単一のスペース、または Confluence サイト全体で、ラベルを選択するだけでミーティング議事録をすべて参照できるようになります。また、同じラベルのページをすべて同一ページに表示したり、ラベル別にコンテンツを検索して、関連するページや添付ファイルを簡単に見つけることもできます。ラベルについて詳しくは、「ラベルを使用してコンテンツを分類する」を参照してください。

コンテンツを整理する

スペース内のコンテンツをレビューする時間を作り、廃止されたコンテンツを削除またはアーカイブして、ページを並べ替えて必要な構造を維持します。サイト管理者の場合、チーム内の他のメンバーとともにスペースを維持するための定例会を開き、スペース管理者にスペースをその使用者とレビューし、更新する時間を作るよう促します。

1. スペースのタブ保持を支援できるメンバーを補充します。
2. スペースのコンテンツを監査し、分析結果をレビューします。
3. 廃止されたページや古いページを特定し、アクションプランを作成します。
4. 情報アーキテクチャをレビューし、現在のニーズに合わせて調整します。

詳細についてはこのブログ投稿をご覧ください。

ステップ 5: ユーザーと権限を管理する

Confluence の有料サブスクリプションのある Confluence 管理者またはサイト管理者の場合、ユーザー、グループ、権限を手動で管理したり、パブリックサインアップをオンにして、ユーザーに独自のアカウント作成を許可したりできます。無料プランの権限について詳しくは、アトラシアンのドキュメントをご覧ください。

チームメンバーをサイトに招待する

サイトを設定し、全体の権限を設定したら、チームメンバーを招待して、サイト上の他のアトラシアン製品と合わせて Confluence Cloud の使用を開始します。

1. 右上 (アバターの隣) にある設定の歯車を選択します。
2. サイドバーの [ユーザー管理] を選択します。
3. 右上の [ユーザーの招待] を選択します。
4. 招待するチームメンバーのメールアドレスを入力します。同時に招待できるメールアドレスは 10 個までです。
5. 招待したチームメンバーのロールを選択します。これによって、全体的なサイトへのアクセスレベルが決定します。
6. チームメンバーにアクセスを許可する製品を選択します。*
7. メンバーが属するグループを選択します。
8. 招待状をパーソナル化して [ユーザーの招待] を選択します。

*これは基本ロールを持つチームメンバーにのみ適用されます。

サイト管理者として、ユーザーのロール、アクセス権、グループは随時更新できます。また、サイトのアクセス権取り消し、アカウントの無効化、または削除 (従業員が退職した場合など) によってユーザーを削除することもできます。詳細については、「ユーザーの招待および削除」をご覧ください。