Udemy がアトラシアンとの統合によってコラボレーションを実現し、年間 2,400 時間を節約

課題: Udemy は世界で最も人気のあるオンライン学習プラットフォームの 1 つであり、3 年間で 4 倍もの成長を遂げました。しかし、この急速な成長が、コラボレーション、連携、可視性、効率性を妨げることになりました。

解決策: Udemy は、アトラシアンのクラウド ツールで業務を一元化することによって企業全体でチームを統合し、増え続ける課題を克服しました。

成果: アトラシアンのツールで技術部門とビジネス部門をつないでコラボレーションと可視性を向上させ、チームが連携してさらに多くの価値を迅速に実現できるようになりました。

規模拡大に伴う課題の増加により、新たなソリューションの必要性が高まる

Shawn Kresal 氏は何年にもわたり、政府機関や金融サービス会社でその地位を築いてきましたが、テクノロジーの原点に帰り、さらに革新的な組織で働くことを強く望んでいました。コンピューター サイエンスでの経歴はありましたが、かつての能力は失いかけていたため、趣味としてピアノ レッスンを受けながら Udemy のオンライン コースでさまざまなプログラミング言語を習得し直しました。

Udemy を通じて Kresal 氏は学習意欲を再発見しただけでなく、「学びを世界中の誰もがより身近に感じられるものにする」という同社の使命にも深く共感できました。偶然にもその頃、Udemy はまさに Kresal 氏が求めていた職種である、テクニカル プログラム マネージャーを初めて採用する段階にありました。運命だったのでしょう。

2019 年、Kresal 氏が Udemy に入社した後、パンデミックにおける e ラーニング (サワードウ ブレッド作りなど) の台頭に支えられて、同社は数年で急成長を遂げ、雇用市場でもその競争力を高めました。この急速な拡大により、Udemy はチームとインフラストラクチャの拡張を余儀なくされました。これにより、Udemy は学習者のニーズとイノベーションのスピードに対応できましたが、連携、可視性、コラボレーション、効率性に関する新たな課題も生じました。

Udemy は、学習をより身近なものにするというビジョンを引き続き実現しながら、規模拡大に関する一般的な課題を解決するために、アトラシアンのクラウド ツールによって組織全体のチームを 1 つにまとめ、ビジネスの拡大と成功に役立つチームワークのための新しいハブを構築しました。

急速な成長の中、従来の働き方に限界が到来

2023 年までの約 3 年間で、Udemy の従業員数は 4 倍に増え、従来の働き方が変わり始めました。

「小さな会社だった頃は、誰もが自分のことに集中しており、それが推進力でした。規模を拡大するのではなく、迅速に行動する必要がありました」と Kresal 氏は回想します。「しかし、現在、当社のエンジニアリング部門は数年前の会社全体より拡大しており、今、全員が自分のことだけに集中していては、大きく減速してしまいます」

経営陣は製品チームやエンジニアリング チームと緊密に連携し始め、一見単純な質問をするようになりました。

「各メンバーは現在何の作業をしていますか?」

「上位 3 つのプロジェクトの最新状況はどうなっていますか?」

「先へ進むには、どのチームを巻き込む必要がありますか?」

これらは基本的な質問のように見えますが、答えるのは簡単ではありませんでした。「可視化したくても、できませんでした」と Kresal 氏は語ります。「コストのかかる 30 人規模のミーティングを開いたり、十数人に Slack でやりとりをさせたり、その後さらに 50 人規模に調査をさせたりしました。しかし、あるチームが Asana を利用し、別のチームが Google スプレッドシート、また別のチームがすべてを Wiki に頼っている状況では、その情報を体系的かつスケーラブルに把握する方法がありません」

Udemy をアトラシアンのクラウド ツールを搭載した 1 つの作業システムに統合

Kresal 氏と経営陣は、Udemy の成長に伴う課題を解決するには、人材・プロセス・プラットフォームを一元化することが不可欠であるとの認識で一致しました。Kresal 氏は次のように当時を振り返ります。「私たちは、アトラシアンのソリューションを採用し、組織の統合を図ることを決めました。軽量かつ高速で、職場での従業員のニーズを満たせる。さらに、パートナーに可視性を提供できます」

幸い、Udemy には実験と反復の文化が根付いており、チームは変化を前向きに受け入れました。「全社で足並みを揃えて取り組めば、素晴らしい成果につながることを従業員は理解していました」と Kresal 氏は語ります。

Kresal 氏のチームはアトラシアンのツールを使用し、組織全体の連携と作業システムの構築を支援しました。現在、Udemy の全従業員が Confluence Cloud Premium を共同ワークスペースとして、また信頼できる唯一の情報源として使用しています。製品およびエンジニアリング部門では、Udemy 製品の開発と保守のため、技術者以外の関係者とのコラボレーションに Jira Cloud Enterprise を活用しています。また IT 開発者は、Jira を使用して会社全体のビジネス アプリケーションを管理しています。

Kresal 氏は次のように述べます。「世の中の大半の企業では、要件があるときはメールや電話、大量の Slack メッセージなどでやりとりを行っています。当社では、それらがすべて不要になったのです。すべてアトラシアンのおかげです」

Kresal 氏は、全員が 1 つのプラットフォームに集約されたことで、チーム間のコラボレーションが格段にスムーズになったとも付け加えます。「1 つのプロジェクトに 4 チームを集める必要がある場合は、チームをタグ付けするだけで済みます。その後、各チームが集まり、エンジニア、デザイナー、研究者にタグを付けていきます」

チームは引き続き、それぞれ自由に作業方法を選べますが、一元的な報告のために全員が目的とロードマップの内容を Jira と Confluence で追跡する必要があります。これにより、時間を大幅に節約しながら、可視性と説明責任が向上します。

Kresal 氏は次のように述べています。「私たちは Confluence を活用して、すべての技術プロジェクト、その進捗、OKR の要約を追跡しています。その結果、約 500 - 600 人時間に相当するミーティングが不要になりました。以前は四半期ごとに 80 人規模の長時間のミーティングを実施しており、大きなコストがかかっていました。そこで思い切って実験的なアイデアを採り入れ、四半期分のミーティングをすべて中止することを決断しました。今は基本的に、そのプロセス全体を Jira のいくつかのカスタム フィールドと Confluence のレポート機能で自動化しています。これが想像を超える成果をもたらしました。誰もがその結果に驚き、感嘆の声を上げました」

アトラシアンのクラウド プラットフォームとの統合は、新入社員の入社時やプロジェクト チームの変更があったときの時間的・精神的負担の軽減にも役立ちました。Kresal 氏が説明します。「当社のエンジニアリング部門では、日々 400 人以上のスタッフが稼働しています。1 人が 4 つまたは 5 つのプロジェクト チームに所属していて、そのチームが行き来しています。それをどのように管理していると思いますか? 現在は、一元的な管理体制を整えています。新しいチームが結成されると、私の元に Slack から通知が届き、わずか 1 分ほどでチームの追加が完了します。かつては、自社チームの規模が大きくなるにつれ、管理の負担を感じていましたが、アトラシアン導入により、今では驚くほど軽量なプロセスが実現しています」

マーケティング部門を可視性と説明責任の向上の動きに巻き込む

CMO である Genefa Murphy 氏は、Udemy のスタッフを Jira、Confluence、Loom でまとめることが、技術チームとビジネス チームの両方にとって大きな変革になったと付け加えています。

「誰もが情報を入手し、コンテンツを下書きし、フィードバックを得られる一元的な場所を作ることは非常に有益です。Jira を通じても製品チームとやり取りできますが、アクセス権がない場合でも、Confluence に表示できる Jira のフィルターとダッシュボードで必要な情報を確認できます。これが可視性の向上と説明責任の推進に大いに役立っています。当社のチームには、Loom の動画を使って情報共有を拡大し、必要なときにいつでも繰り返し参照できる方法を提供しているメンバーもいます」

Kresal 氏は次のように付け加えています。「マーケティング部門から有意義な質問がありました。それは、エンジニアリング ロードマップ全体や現在のプロジェクトのダッシュボードを見るために、どれだけの関係者に問い合わせる必要があるのかというものでした。その答えは、ゼロです。セルフサービスで完結するからです。このシステムが、マーケティング部門の障壁を取り除き、可視性を高めるのに非常に役立ちました」

実験により最適化を実現する

Udemy は、彼らの持ち味である実験的な文化を通して、アトラシアンの最新機能やツールを頻繁にテストしています。ブランド カラー、画像、ビジュアル カード、リンクなどで Confluence をカスタマイズできる、会社ハブのアーリー アクセス プログラムにも参加しています。「通常、Wiki ページはかなり静的ですが、会社ハブを使うと、雑誌やモダンな Web ページのようにデザインできます。これからもさまざまな機能を使いこなしたいですね」と Kresal 氏は言います。

社内のチーム メンバーも、時間と精神的負担を軽減するために Atlassian Intelligence を利用しています。Kresal 氏は次のように述べています。「Atlassian Intelligence の検索機能は本当に便利です。何千、何万ものページの中からでも、必要な情報を素早く見つけることができます。さらに、従業員には用語の定義機能も好評です。新入社員にとって馴染みのない Udemy の専門用語や業界用語が、内部辞書として個別に用意されているため、大変役立っています。今では、ユーザーが用語をクリックするだけで、その意味を確認できるのです」

Udemy の顧客や同僚の可能性を解き放つ

Udemy は、顧客に対して学習しやすい環境を提供することに尽力していますが、その一方で、アトラシアンのソリューションによってコラボレーションと情報をより利用しやすくすることにも注力しています。

「アトラシアン製品の大きなメリットは、時間の節約と分かりやすさの 2 つです。チームのスピードを落とす最大の要因は、情報の不明瞭さにほかなりません」と Kresal 氏は説明します。「以前は、これまでは多数のミーティングに出席し、Slack で大勢の人とやりとりし合い、複数のチャンネルを確認する必要がありました。情報を得るという行為に、かなりのコストがかかっていたのです。今では、アトラシアンというワンストップのプラットフォームにアクセスすれば、必要な情報がすぐに手に入ります」

Murphy 氏はマーケティングでも違いが現れていると感じています。「最も重要なのは、Udemy での取り組みを連携して、拡大し、加速させることです。それをサポートしてくれるのが、アトラシアンです。チーム メンバーが互いにコミュニケーションをとり、共同で作業を行うための、明確で簡潔な方法が提供されるおかげで、チームが足並みを揃えることができます。誰もが利用できる一元的な場所が提供されることで、現在取り組んでいる作業を拡大し、拡張できます。それが結果的に、作業の加速化に繋がるのです。相手の返信やミーティングが開かれるのを待つ代わりに、プラットフォーム内で瞬時にコミュニケーションや意見交換を行えますからね」Murphy 氏の同僚であり、カスタマー & コンテンツ マーケティングのシニア ディレクターである Stephanie Wisdom 氏も、次のように述べています。「アトラシアンが提供するコラボレーション機能によって、業務効率が飛躍的に向上しました」

Udemy がさらなる成長に投資するなか、一元化された AI 搭載コラボレーション プラットフォームを利用することで、今後も継続的な利益がもたらされるでしょう。Udemy は「スキルは可能性を引き出す鍵である」を信念として、アトラシアンとともにチームワークを変革しています。そして従業員もまた、自分の可能性を引き出しています。