smartOPTIMO が Atlassian Cloud に移行して機能とパフォーマンスを向上

課題: smartOPTIMO は、アトラシアン製品のサービス プロバイダーの頻繁に発生するサーバー障害に悩まされており、新しい機能やイノベーションを利用したいと考えていました。

ソリューション: アトラシアンのクラウドに移行することで、パフォーマンスが向上し、SSO などのシンプルで統一されたプロセスの利用が可能になり、変更が最小限に抑えられました。

影響: よく準備したおかげで、移行はスムーズに進みました。チームはクラウドの新しい機能や特徴を利用できるようになりました。

再生可能なエネルギー源への移行は、必要ですが複雑な仕事です。再生可能エネルギーは不安定で、必要なときにいつでも利用できるとは限りません。さらに、エネルギーが太陽光発電システムなどによって、より分散化された方法で生み出される一方で、電力消費量は増加しています。これらすべての要因により、信頼性が高く、十分なエネルギーをいつでも利用できるようにするインテリジェントな電力・エネルギー ネットワークが必要になっています。こうしたネットワークに欠かせないのが、エネルギーの需要とフィードインを計測・制御するスマート計測システムです。これはまさに smartOPTIMO GmbH & Co. KG が顧客に勧めて、開発し、導入しているソリューションです。

社内外両方との、ソリューション指向の迅速なコミュニケーション

smartOPTIMO は、オスナブリュックとミュンスターの公共事業会社の共同サービス会社として 2009 年に設立され、現在ではドイツを代表する公益事業ネットワークの 1 つです。顧客やパートナーには、ビーレフェルトやギュータースローの公共事業会社など、他の公益事業会社も含まれます。smartOPTIMO では、190 人を超える従業員が、顧客やパートナーとコラボレーションし、生産的な情報交換を行っています。Jira Service Management の Premium ライセンスに含まれる資産管理は、ITSM プロセスを 1 つのソリューションに一元化し、顧客のサービス レベル アグリーメントを満たすのに特に役立ちます。社内では、従業員の満足度と円滑な運営を確保するために、緊密な協力関係と迅速な知識伝達も重要です。このため、smartOPTIMO はアトラシアン製品を 8 年間使用してきました。約 100 人の従業員が、社内外のリクエストを処理するためのチケット管理システムとして Jira を使用しています。Confluence は、Wiki、イントラネット、チームやプロジェクト内でのコラボレーションのための頼りになるツールとして機能しています。この製品は smartOPTIMO の PLM (製品ライフサイクル管理) システムとも統合されているため、技術的な製品情報が自動的に公開されます。

時間の節約、セキュリティ、新機能のための移行

これまで、smartOPTIMO のアトラシアン製品はオンプレミスで稼働していましたが、従業員はサービス プロバイダーのサーバー障害を定期的に経験していたため、生産性が制限されていました。保守とトラブルシューティングは時間のかかるタスクで、より重要な作業の時間が奪われていました。

また、smartOPTIMO の経営陣は、従業員のためにシングル サインオンなどのシンプルで統一されたプロセスに加えて、IT ソリューションの新機能、改善点、イノベーションをすぐに利用したいとも考えていました。さらに、smartOPTIMO はビジネスクリティカルなコンテンツを Confluence で文書化しており、監査のために情報を追跡する必要があるため、従来のファイアウォールを使用せずにセキュリティを確保することが非常に重要でした。

アトラシアンのクラウドへの移行は、チームがこれらの目標を達成するのに役立ちました。移行プロセスは 2022 年 10 月に Jira Service Management の移行から始まり、2023 年 3 月に完了しました。

アプリケーション マネージャーの Johannes Nazarov と Martina Gerhardt は、アトラシアン ソリューション パートナーである catworkx と緊密に連携して、追加のサポートを受けました。smartOPTIMO はさまざまな潜在的なパートナーと話し合い、専門的なアプローチと一貫したコンセプトから、catworkx を採用しました。両社は、構造化され、透明でアジャイルなアプローチを共有しています。

また、双方にとって、移行を慎重に、段階的に計画し、実施することも重要でした。smartOPTIMO と catworkx は共同でオンプレミス/クラウドのハイブリッド アプローチを検討しましたが、最終的に、長期的なソリューションとしてクラウドに移行することに決定しました。

移行中、プロジェクト マネージャーは十分な時間をかけて従業員とコミュニケーションを取り、全員が十分な情報を得て、意見を聞いてもらえていると感じられるようにしたいと考えていました。そのためプロジェクトの期間が 2 か月延長されましたが、その延長によって変更がシームレスになり、導入が拡大しました。

「そろって好意的」なフィードバックが得られるスムーズな移行

smartOPTIMO は、2 回のテスト ランを正常に完了して、移行の準備をしました。プロセスの途中で変更がありましたが、smartOPTIMO と catworkx は協力して順調に物事を進め、遅延を最小限に抑えました。疑問や問題が生じたときはいつでも、アトラシアンと catworkx が専門知識を提供し、迅速に解決しました。

スタッフ、顧客、パートナーへの影響を最小限に抑えるため、移行自体は週末に完了しました。チケット管理システムは短期間ダウンしただけで、ユーザーに動揺はありませんでした。「当社のお客様からのフィードバックは、そろって好意的でした。すべてがうまく機能していることに少し驚いてさえいました。移行直後も、通常どおり継続することができました。欠けているものは何もありませんでした。ルック & フィールの違いは以前と比べてそれほど目立たなかったので、同僚もすぐに回避策を見つけました」と、Martina 氏は述べています。

Atlassian Guard Standard と Azure Directory をクラウドで統合したことで、従業員はシステムにログインする時間を短縮して精神的な負担を軽減でき、一方で管理者はどのユーザーがどの情報にアクセスするかを詳細に管理できます。

Nazarov 氏も結果に満足しています。「すべての従業員が Confluence と Jira にアクセスできるということが、日常業務に大きな影響をもたらします。この高度なデジタル化は、私たちの業界ではまだ一般的ではありません。エネルギー市場の開放により競争が激化する中で、当社にとって、また新入社員の求人にも明らかなメリットになります」と話します。

サーバーの課題を解消し、保守の負担を減らし、クラウド機能にアクセスできるようになったため、smartOPTIMO のチームには新たな可能性が広がりました。「サーバーの世界で実装した要件の 95% をクラウドですでに網羅しています」と Nazarov 氏は話します。「残りの 5% については、アトラシアンがどこまで開発して提供してくれるのか待っているところです。それと同時に、今ではあらゆる新機能を自由に使えるようになりました」

最終的に、smartOPTIMO の従業員はクラウド移行によって協力しやすくなっただけでなく、顧客やパートナーもよりすばやく安全にコミュニケーションを取れることでメリットを得られます。