MicroAd + Atlassian

情報共有からワークフロー整備、IT サービス管理まで、アトラシアンのソリューションをフル活用し、社内業務を大幅に効率化


MicroAd
業界

広告・マーケティング

場所

日本、東京都

従業員

日本国内約 200 名 (2020 年 6 月 1 日現在)

MARKETPLACE APPS
Share Page

課題
  • ヘルプデスクや社内業務のナレッジが個人に集中し、業務が属人化していた
  • 複数の部門をまたがる業務の可視化が困難で、円滑な業務推進の妨げに
  • コストを抑制しながら、ヘルプデスクや契約書関連業務を効率化したい
効果
  • Confluence の導入で、社内に蓄積されたナレッジの共有化を促進
  • Jira Software の活用で、開発や採用業務を可視化
  • Jira Service Desk を採用して IT サポート業務や契約書関連業務などの社内ワークフローを整備し、業務を効率化

Confluence と Jira Software を活用し、社内の様々な業務効率化を推進

マイクロアドは、データとテクノロジーをかけ合わせたマーケティングプラットフォームを提供する企業です。「アドプラットフォーム事業」では、ROI 最大化に向けたディスプレイ広告の出稿・管理を可能とし、国内最大規模の売上シェアを誇る DSP(Demand-Side Platform)「UNIVERSE Ads」や、メディア広告配信の最適化と包括管理を可能とする次世代 SSP(Supply SidePlatform)「MicroAd COMPASS」を展開。また、「データプラットフォーム事業」では、様々なデータを集積・分析して企業のマーケティング基盤の構築を支援する「UNIVERSE」を提供するなど、アドテクノロジー分野の総合サービス企業として成長を続けています。

同社では、社内業務の効率化を目指し、2015 年からアトラシアンのコラボレーションツール「Confluence」を、2016 年からはプロジェクト管理ツール「Jira Software」を活用しています。システム開発本部 IT 戦略グループ チーフアーキテクトの米田 慎輔氏は、「例えば、システム開発本部では、開発に関するワークフローや作成物のガイドラインを Confluence で明文化し、そのガイドラインに従って Jira Software でワークフローを構築することで、ガイドラインに沿った開発を行っています」と説明します。

Confluence と Jira Software の活用は、一般業務部門にも拡大しています。例えば人事部門は、Confluence を用いて人事業務の知見を蓄積しタスク管理しているほか、Jira Software を採用業務の進捗管理に利用しています。コーポレートデザイン本部 組織開発グループの宮本 純弥氏は、「当社のエンジニア採用は開発部門が主体となっており、人事部門で管理する採用候補者の選考ステータスの部門間連携に課題がありました。そこで、すでに開発部門で導入している Jira Software を活用し、『カンバンボード』を用いて、エンジニア採用業務の進捗を可視化しています」と説明します。また、法務部門でも利用が進んでおり、管理・人事本部 法務グループ シニアマネージャーの小松 真氏は「各法令に関する調査結果等、法務グループで共有すべき情報を Confluence で蓄積・参照しているほか、新たに配属されるスタッフ向けの業務手順書やマニュアル作成にも活用しています」と話します。

このように、社内の情報共有基盤としての活用により、セルフサーブでの業務が推進され、進捗確認のための会議やメール対応が少なくなったと実感されています。

“開発に関するワークフローや作成物のガイドラインを Confluence で明文化し、そのガイドラインに従って Jira Software でワークフローを構築することで、ガイドラインに沿った開発を行っています。”

株式会社マイクロアド システム開発本部 IT 戦略グループ チーフアーキテクト 米田 慎輔 氏

Jira Service Desk の活用も ― 開始契約書稟議にかかる期間が半分以下に

さらに、2019 年には IT サービスデスク機能を提供する「Jira Service Desk」を導入し、業務効率化を加速させています。導入の契機となったのが、IT サポート業務のタスク管理でした。米田氏は、「これまで、ユーザーからのサポート依頼は、IT 戦略グループのメンバーの個人チャットや口頭で直接寄せられていたため、情報や進捗状況の共有ができていないという課題が生じておりました。そこで Jira Software でヘルプデスクのプロジェクトを立ち上げてタスク管理を実施したのですが、Jira Software のライセンスがないユーザーはチケットを作成できず、私たちが内容をヒアリングしてチケットを作成しなければなりませんでした」と振り返ります。

「対してJira Service Desk では、リクエスト応対者である『エージェント』のみにライセンス費が発生し、サポート申請を行う側はライセンスが不要であるため、コストを抑えながら、この問題を解決できると判断したのです。これを 3 ユーザー 30 日間無料のトライアル期間を利用して検証しました」(米田氏)

“Jira Software を活用し、『カンバンボード』を用いてエンジニア採用業務の進捗を可視化しています”

株式会社マイクロアド コーポレートデザイン本部 組織開発グループ 宮本 純弥 氏

機能検証の結果、Jira Service Desk の有効性を確認し、本採用を決定。申請者はポータルサイトにアクセスすれば、リクエストの作成や確認・共有、承認依頼の確認・対応、ナレッジベースの参照ができるようになりました。また IT 戦略グループでは、チケット作成作業の負担が軽減し、チケット対応ログはナレッジとして蓄積されるようになりました。現在は Confluence を Jira Service Desk のナレッジベースとして利用し、各種設定方法や利用規約、トラブルシューティング等のナレッジを社内で共有しています。

MicroAd Service Desk Portal トップページ

法務部門も、契約書関連業務の効率化に Jira Service Desk を活用しています。契約書の作成は、①営業担当者の依頼を受けて、法務担当者が契約書を作成・確認し、クライアントと契約内容について合意し、②契約書締結のための社内稟議のワークフローを進め、③締結が完了した契約書データを保管する、という 3 つの工程で進められます。「これまでは、3 工程を別々のツールやサービスを利用して行っていたため、ステータス管理がうまくいかず、タイムラグや漏れが発生していました。この 3 つの作業を統合できる他のツールも検討しましたが、高額で導入に躊躇していたところ、Jira Service Desk で解決できるという提案を IT 戦略グループから受けて、活用に踏み出しました。結果、課題が解消され、様々な効果を享受しています」(小松氏)

管理・人事本部 法務グループの井手 あやか氏は「申請者が事前に設定されたフォーマットに合わせて必要項目を入力すれば、申請が終わるようになっています。また、必要項目の情報漏れをすぐに確認できるようになり、申請業務が効率化しました」と話します。小松氏も「契約書の稟議ステータスが可視化されてタスクが円滑に進むようになり、従来稟議に 5 ~ 7 日かかっていたものが、2 日程度に短縮されました」と語ります。

法務サービスデスク ワークフロー(角印押印申請)

マイクロアドでは、Atlassian Marketplace で提供される Marketplace アプリ(アトラシアン製品のアドオン)の TEMPO Timesheets と Jira Software/Jira Service Desk を連携させたエンジニア作業工数管理や、Automation for Jira Cloud を活用したチケット作成・処理の自動化にも着手しています。米田氏は、次の展望として「今後は、Jira ServiceDesk を利用して社内の様々な申請業務ワークフローを整備し、Jira Software を活用した業務可視化と Confluence によるナレッジ共有化を進めるとともに、この 3 つのソリューションを連携させて、さらに業務効率化を推進していきたいと考えています」と語りました。

チームの働き方を変えましょう。アトラシアンのツールを無料でお試しください。

チームの働き方を変えましょう。アトラシアンのツールを無料でお試しください。

The Telegraph logo

カスタマーサポートの改善と問題解決までの時間短縮により、The Telegraph は月間ユーザー数 2,500 万人を達成しました。

Twitter logo

Twitter は Jira Service Desk でサポートメールを 80% 削減しました。