trivago trasforma la cultura delle riunioni, la collaborazione e i viaggi con Teamwork Collection integrata nell'IA di Atlassian

La sfida: man mano che cresceva e i suoi team si evolvevano, trivago, una delle principali piattaforme per la ricerca di hotel a livello globale, era rallentata dalla frammentazione del personale, degli strumenti e della tecnologia legacy. I dipendenti erano sopraffatti dalle riunioni e faticavano a collaborare tra loro, lavorare in modo efficiente e scalare il lavoro. 

La soluzione: per modernizzare le pratiche e creare un'unica piattaforma centralizzata, trivago sta riunendo i team grazie a un System of Work integrato con Atlassian. Il passaggio a Teamwork Collection ha contribuito a migliorare la collaborazione, fornendo l'accesso all'app di videocomunicazione Loom e alla ricerca aziendale e alle funzionalità basate sull'IA di Rovo. 

Impatto: con Teamwork Collection al centro del suo System of Work, trivago sta sostituendo le riunioni non necessarie e i documenti troppo lunghi con rapidi video Loom, trasformando le sessioni di lavoro con le lavagne Confluence e utilizzando Rovo per aiutare i dipendenti a trovare risposte e agire in pochi secondi.

Hotel? trivago. Lavoro di squadra? Atlassian.

trivago è una delle aziende digitali europee di maggior successo a essersi espansa a livello globale. Nel settore altamente competitivo dei viaggi, tutto dipende da velocità, esperienza cliente e innovazione. Nonostante queste qualità spesso risentano della crescita aziendale, trivago era determinata a non compromettere i suoi punti di forza migliorando la struttura, gli strumenti e il lavoro di squadra. 

L'azienda si è posta un nuovo obiettivo: essere la più rapida del settore nell'apprendimento e nell'esecuzione, sfruttare le migliori caratteristiche dell'IA per promuovere innovazione e produttività e consentire alla sua base di oltre 600 talenti di lavorare su una scala di 6.000.

A sostegno di questa ambizione incentrata sull'IA e per modernizzare il metodo di lavoro dei team, trivago ha standardizzato la Teamwork Collection di Atlassian per l'intera forza lavoro dei team tecnologici e aziendali, insieme a Jira Service Management e Jira Product Discovery nell'ambito della più ampia piattaforma Atlassian dell'azienda.

Migliorare il metodo di lavoro e i sistemi aiuta trivago a:

• mettere in contatto i team di tutta l'azienda per migliorare e accelerare la pianificazione, la comunicazione e la consegna

• trasformare 340 ore di riunioni in contenuti Loom, così che le riunioni rimanenti siano molto più produttive ed efficaci, e convertire lunghe pagine Confluence in video brevi e comprensibili

• connettere Atlassian con oltre nove strumenti di terze parti attraverso Rovo, così che le persone possano lavorare in modo più rapido ed efficace

• trasformare il brainstorming e la collaborazione grazie alle lavagne Confluence, che organizzano automaticamente le idee e le convertono in task in Jira

Laura Bennett, Atlassian Suite Administrator di trivago, afferma: "I team non dovrebbero essere costretti a lavorare su vari strumenti scollegati. Investendo nella creazione di un System of Work con Atlassian, forniamo una soluzione centralizzata per tutto".

Risolvere i problemi più radicati: sovraccarico di riunioni, abbattimento dei silos e condivisione delle conoscenze

trivago ha adottato Jira e Confluence all'inizio degli anni 2000 e si è affidata a queste app per far crescere la sua attività. Tuttavia, col tempo sono emerse le prime crepe nel suo metodo di lavoro, racconta Laura.

In un sondaggio interno, i dipendenti hanno riferito che le riunioni erano la principale fonte di distrazione. Aggiornamenti sullo stato, piccole decisioni e rapide dimostrazioni si trasformavano puntualmente in lunghe riunioni con troppe persone. I membri del team utilizzavano note adesive sui muri e le fotografavano per trascriverle in un secondo momento: un processo noioso e soggetto a errori che rendeva l'azione difficile. Nel complesso, queste pratiche rallentavano l'avanzamento, interrompevano la concentrazione ed erano difficili da attuare su larga scala.

Dopo le riunioni, i moderatori inserivano le note su Confluence, dove, spiega Laura, i dipendenti "documentano qualsiasi cosa". Tuttavia, data l'abbondanza di pagine lunghe, questa soluzione veniva riutilizzata raramente.

Nel frattempo, le conoscenze fondamentali erano presenti anche negli altri strumenti di trivago, come Google Drive, Slack, app Microsoft e altri ancora, e ciò impediva ai membri del team di trovare subito ciò di cui avevano bisogno e collaborare facilmente con gli altri team. Questa frammentazione faceva lievitare i costi, erodeva la visibilità e ostacolava l'efficienza e la standardizzazione.

Allo stesso tempo, trivago stava rapidamente ampliando il suo programma di intelligenza artificiale. Tuttavia, la maggior parte dei suoi strumenti di IA erano ancora scollegati dal lavoro quotidiano. I team avevano bisogno di:

• Una piattaforma unificata basata sull'IA e accessibile a tutti

• Un modo per rendere la documentazione e le riunioni più efficienti, utili e fruibili

• Ricerca e automazione in grado di raggiungere tutti i set di strumenti in modo sicuro e intelligente

Per trivago, era giunto il momento di reinventare i processi e le piattaforme.

Come da una battuta sul miglioramento delle comunicazioni interne è nato un profondo cambiamento a livello aziendale

Quando scherzavano dicendo di volere un "TikTok aziendale" (contenuti brevi e coinvolgenti), i leader di trivago non avevano intenzione di lanciare un nuovo social network, bensì necessità di risolvere sfide radicali. Il metodo di lavoro all'interno dell'azienda non era più in sintonia con il modo di comunicare e prendere decisioni negli ambienti di lavoro moderni.

Dopo aver visto una demo di Loom, Laura si è convinta che fosse esattamente la soluzione che stavano cercando. "In precedenza avevamo solo strumenti per acquisire screenshot e aggiungere annotazioni, ma niente che consentisse di creare rapidamente e condividere facilmente i video", spiega. "Loom ha soddisfatto alla perfezione entrambe le esigenze".

Poiché si affidava già a Jira e Confluence, trivago ha potuto riunire queste app aggiungendo allo stesso tempo Loom e Rovo, il tutto a un prezzo molto inferiore rispetto all'acquisto di Loom come app autonoma. "Sapevamo che Loom avrebbe comportato un enorme miglioramento della qualità della vita. Quando abbiamo visto che Loom faceva parte della Teamwork Collection, siamo rimasti sbalorditi da ciò che potevamo ottenere a una frazione del costo", ricorda Laura.

Poiché trivago aveva già effettuato il passaggio ad Atlassian Cloud e si stava standardizzando sulla piattaforma, la decisione è stata semplice. Investire in Teamwork Collection significava avere a disposizione tutte le risorse in una posizione centralizzata, oltre a un modo efficace per aggiungere funzionalità di comunicazione video e IA.

Trasformare la collaborazione, le riunioni e il lavoro quotidiano con Teamwork Collection

Con Teamwork Collection di Atlassian al centro del suo System of Work, trivago sta ridefinendo il modo in cui i team comunicano, collaborano e prendono decisioni ogni giorno.

Loom: il catalizzatore di una nuova cultura delle riunioni

I team di trivago hanno rapidamente adottato Loom come metodo per trasformare il quando e il come si svolgono le riunioni. Anziché dare per scontato che si organizzi una riunione, ora i dipendenti si pongono la domanda: "E se registrassi semplicemente un video Loom?" prima di mandare l'invito.

Gli sviluppatori sono stati tra i primi promotori e hanno utilizzato Loom per registrare rapide procedure dettagliate e far progredire il lavoro senza dover necessariamente collaborare in tempo reale. Successivamente, gli altri team hanno visto come quest'app è in grado di supportare il loro lavoro mostrando anziché (o oltre a) raccontare. Hanno iniziato a usarlo per qualsiasi attività: aggiornamenti sullo stato del lavoro, demo, presentazioni dettagliate delle pagine di Confluence e delle board Jira e check-in relativi agli OKR, un ambito in cui si è rivelato particolarmente utile. "Quella che prima era una verifica di persona dell'avanzamento verso gli OKR e dei contributi forniti per raggiungerli ora può essere pre-registrata con Loom. In questo modo possiamo riservare le riunioni alle decisioni e alle escalation anziché all'aggiornamento sullo stato del lavoro, e ciò ha accorciato le nostre sessioni e migliorato la preparazione generale", spiega Laura.

"Con Loom integrato nella Teamwork Collection di trivago", prosegue, "i nostri team hanno sostituito le riunioni superflue e le lunghe pagine di Confluence con rapidi video Loom, così la comunicazione risulta più veloce, coinvolgente e gestibile. Teamwork Collection ci aiuta a migliorare la cultura delle riunioni e a trasformare il nostro modo di collaborare e comunicare".

Lavagne e documenti dinamici Confluence: addio note adesive, benvenute azioni istantanee

Grazie alle lavagne Confluence, i team di trivago hanno perfezionato ulteriormente le riunioni. Anziché affidarsi a lavagne fisiche e note adesive, i dipendenti usano questa funzionalità per collaborare nelle diverse sedi e raggruppare velocemente i temi. Il processo è ancora più semplice anche grazie a Rovo, che usano per riassumere i risultati, trasformare rapidamente le idee in ticket Jira e consentire la ricerca degli artefatti.

"Le nostre retrospettive erano manuali e richiedevano molto tempo, inoltre le note adesive cartacee e le foto complicavano il follow-up", spiega Laura. "Con le lavagne Confluence e Rovo, usiamo retrospettive digitali più facili da distribuire e trasformare rapidamente in azioni concrete".

Rovo: un collega del team IA che aiuta i dipendenti a lavorare in modo più rapido ed efficace

trivago non ha scelto automaticamente Rovo di Atlassian come tecnologia per l'IA. "Abbiamo sperimentato varie soluzioni di IA. Rovo ci è sembrata quella più intuitiva e ha semplificato e accelerato la ricerca a livello aziendale, anche per chi non aveva precedenti esperienze con l'IA", afferma Laura. "Ora possiamo connettere in sicurezza tutti i nostri team e oltre nove app separate, tra cui Slack, strumenti Microsoft, GitHub, Workday e le nostre app Atlassian, in modo da trovare tutto il necessario e agire in pochi secondi".

Nel sondaggio interno annuale sull'uso dell'IA condotto da trivago, fino al 20% dei dipendenti con ruoli tecnici e relativi al prodotto ha dichiarato di risparmiare più di un'ora al giorno. Sia i team tecnici sia quelli aziendali stanno applicando Rovo per migliorare tutta una serie di flussi di lavoro:

• Il reparto legale riceve richieste da [team] e usa un agente per riassumere e assegnare la categoria in automatico, con un risparmio di tempo superiore a 200 ore all'anno. 

• Dopo i lanci delle campagne, il reparto marketing usa Rovo per analizzare e ottimizzare il rendimento.

• I team di prodotto e sviluppo si affidano a Rovo per ricevere assistenza sulla documentazione e sulla codifica per il lancio e il miglioramento dei prodotti.

A completare gli investimenti di trivago nell'IA troviamo Rovo, che aiuta l'azienda a passare dal semplice miglioramento dei processi esistenti con l'IA alla ridefinizione del modo di lavorare con l'IA al centro. L'adozione dell'IA in tutta l'organizzazione ha raggiunto il 90%, un aumento superiore al 60% in due anni. Sahil Maniar, Product Manager & AI Ambassador, aggiunge: "L'IA in trivago non è più un esperimento marginale. Fa parte del motore: dà forma alle decisioni, aumenta la creatività e ci aiuta a pensare in grande, non solo a muoverci più velocemente".

Jira Product Discovery e Jira Service Management: gestione delle richieste, delle roadmap e persino della lettura

trivago completa la sua piattaforma Atlassian con Jira Product Discovery per la definizione delle priorità e la creazione delle roadmap e con Jira Service Management per la gestione dei servizi IT e aziendali. Sebbene i team tecnici siano stati i primi a usare queste app all'interno di trivago, i team aziendali le hanno adottate per semplificare una serie di flussi di lavoro:

• I dipendenti usano Confluence per sfogliare il catalogo della biblioteca aziendale e Assets in Jira Service Management per monitorare i libri presi in prestito.

• I team di prodotto e marketing hanno riunito quasi 100 collaboratori per la pianificazione strategica e usato Jira Product Discovery per acquisire le idee e ordinarle secondo priorità.

• I team responsabili di sedi, risorse umane, approvvigionamento globale e altro ancora usano Jira Service Management per semplificare l'acquisizione e l'approvazione delle richieste e allo stesso tempo aumentare la visibilità.

Prenotazione confermata: inizia il viaggio che cambierà il team

La possibilità di riunire i team e gli strumenti con Teamwork Collection di Atlassian sta già facendo risparmiare a trivago migliaia di ore e dollari all'anno, aiutando al contempo i team a compiere grandi passi avanti per reinventare il modo di lavorare per la prossima generazione.

In futuro, trivago prevede di:

• Estendere l'utilizzo di Rovo, con particolare attenzione alla risoluzione di problemi aziendali reali, in modo da offrire più strumenti al team e generare nuovi flussi di entrate

• Estendere Jira e Jira Service Management ad altri team aziendali, creando una piattaforma centralizzata per gestire le richieste e la collaborazione

• Collegare la strategia all'esecuzione con Jira Product Discovery e Atlassian Goals, in modo che gli OKR, le roadmap e i risultati si trovino tutti in un unico posto

Per i team di trivago, Atlassian è più di una semplice raccolta di strumenti. È la colonna portante di un System of Work connesso che consente loro di condividere le conoscenze più velocemente, prendere decisioni migliori e offrire la migliore esperienza possibile ai propri clienti. "Connettere i nostri team e dati con Teamwork Collection ci permette di risparmiare prezioso tempo e denaro, un fattore chiave nella nostra mission di aiutare i clienti a fare lo stesso", afferma Laura.