Perché Pluxee Spagna è passata ad Atlassian

Pluxee Spagna, azienda leader in Spagna nelle soluzioni per i benefit aziendali e il coinvolgimento delle persone, al servizio di migliaia di aziende, aveva bisogno di unificare un ambiente operativo frammentato dopo una grande trasformazione aziendale.

Consolidando i precedenti strumenti di gestione dei progetti, conoscenza e flusso di lavoro sulla piattaforma Atlassian, Pluxee ha creato un ambiente con maggiore governance, ha migliorato la collaborazione tra funzioni diverse e ha integrato le funzionalità di IA nei flussi di lavoro quotidiani.

Il risultato: 4 volte più task gestiti ogni mese, automazione e valutazione basate sull'IA che accelerano il lavoro e una piattaforma connessa in cui i team possono accedere a conoscenza, attività e contesto pertinenti, consentendo alle persone e alle funzionalità di IA di lavorare con un quadro più completo.

Gli strumenti frammentati e le lacune nella governance rallentano un’azienda in trasformazione

Quando Pluxee Spagna si è evoluta da Sodexo Spagna e ha integrato una startup nativa digitale, ha ereditato un mosaico di strumenti scollegati e modi di lavorare diversi. Il passaggio dell’azienda dai voucher fisici a una piattaforma di benefit digitali richiedeva velocità e scalabilità, ma diversi problemi si frapponevano:

• Le informazioni erano ovunque, senza alcun modo per trovarle o applicarle. Le informazioni aziendali erano distribuite tra diversi strumenti e fonti scollegati. Non esisteva un’unica origine di riferimento, non c’era un modo semplice per cercare nei sistemi e la connessione tra ciò che i team sapevano e il lavoro che stavano effettivamente svolgendo era limitata.

• I costi e la complessità si accumulavano. Mantenere strumenti paralleli significava licenze duplicate, costi in aumento, gestione degli utenti frammentata e un carico amministrativo crescente.

• Le lacune nella governance hanno creato ulteriore complessità. Le autorizzazioni erano legate a singole persone, i contenuti si espandevano in silos non controllati e, quando le persone lasciavano l’azienda, le informazioni potevano diventare difficili da accedere e amministrare.

• La gestione legacy dei task non offriva visibilità né scalabilità. Richieste e task arrivavano tramite canali diversi, rendendo difficile capire le responsabilità, individuare i colli di bottiglia, misurare l'avanzamento e coordinare il lavoro in modo efficiente.

Pluxee aveva bisogno di una piattaforma regolata e scalabile, in grado di supportare l’organizzazione, offrendo al tempo stesso ai team e alla leadership una maggiore visibilità su come il lavoro scorreva effettivamente.

Il consolidamento porta a risparmi e semplificazione

Eliminando gradualmente gli strumenti precedenti e standardizzando le principali funzionalità di collaborazione, conoscenza e flusso di lavoro su Atlassian Cloud Enterprise, Pluxee ha ridotto i costi e la complessità della gestione di sistemi paralleli.

La gestione centralizzata delle identità tramite Okta ha anche semplificato la gestione del ciclo di vita delle persone, riducendo il carico amministrativo e contribuendo a eliminare le licenze inutilizzate.

Il cambiamento più importante è stato ciò che il consolidamento ha reso possibile. Con il lavoro, la conoscenza e il contesto del team sempre più connessi tramite la piattaforma Atlassian, i team possono automatizzare le attività, collaborare in modo più efficace e usare le funzionalità di IA con un contesto organizzativo più ricco.

Il passaggio ha inoltre allineato Pluxee Spagna agli standard di governance e sicurezza di Pluxee Global, dando al team di Cybersecurity fiducia nella piattaforma e consentendo una collaborazione fluida con i team in Brasile, Portogallo e altri.

Gestire 4 volte più attività ogni mese, con visibilità completa

Le richieste e le attività dei team interni e dei clienti esterni arrivavano tramite canali diversi, rendendo difficile capire le responsabilità, identificare i colli di bottiglia e misurare l'avanzamento.

Per affrontare queste sfide, Pluxee ha introdotto flussi di lavoro strutturati tramite la piattaforma Atlassian, passando da attività precedentemente frammentate a un modo di lavorare più trasparente e misurabile.

I team ora possono organizzare i task, stabilire le responsabilità e usare le dashboard per comprendere i carichi di lavoro, l’avanzamento e le opportunità di miglioramento.

Anche le automazioni piccole ma di grande impatto accelerano i passaggi di consegne e l’esecuzione. Ad esempio, quando un’azione viene completata, un task di follow-up correlato può essere creato, collegato e assegnato automaticamente al team appropriato. Ciò che prima richiedeva un coordinamento manuale ora può avvenire in pochi secondi.

Pluxee sta anche integrando gli agenti Rovo in questi flussi di lavoro interfunzionali, aiutando a identificare attività potenzialmente duplicate e consigliando i possibili passaggi successivi.

Durante la prima fase di questa trasformazione del flusso di lavoro, Pluxee è passata dalla gestione di circa 1.000 azioni interne e dei clienti al mese nell’ambiente precedente a circa 4.000 al mese tramite i fllussi di lavoro Atlassian, migliorando al contempo la visibilità e riducendo i colli di bottiglia.
Questo è solo l’inizio. Più conoscenza e contesto del flusso di lavoro sono disponibili sulla piattaforma Atlassian, più opportunità hanno i team di trarre vantaggio dall'automazione e dall'IA.

Un nuovo collega del team: gli agenti Rovo individuano i duplicati, consigliano i passaggi successivi e condividono la conoscenza

Grazie alla conoscenza, ai task e al contesto dei team di Pluxee sempre più connessi tramite la piattaforma Atlassian, Rovo può attingere a un contesto organizzativo più ampio, invece di basarsi solo sulle informazioni contenute in un singolo strumento.

I team usano agenti e Ricerca Rovo per migliorare i flussi di lavoro quotidiani tramite analisi assistita dall'IA, rilevamento dei duplicati, consigli e query in linguaggio naturale.

Rilevamento automatico dei duplicati

Il team del servizio clienti di Pluxee ha creato un agente Rovo per identificare i task potenzialmente duplicati, far emergere attività precedenti correlate e aiutare i team a evitare il lavoro ripetitivo.

Suggerimenti sui passaggi successivi basati sull'IA

Gli agenti Rovo possono esaminare i casi gestiti tramite i flussi di lavoro di Atlassian, analizzare i commenti e gli stati pertinenti e proporre possibili azioni successive, offrendo ai team e ai responsabili un modo più rapido per comprendere le priorità e definire i passaggi successivi.

Accesso in linguaggio naturale al contesto aziendale

Con Ricerca Rovo, anche i colleghi non tecnici possono trovare casi pertinenti e contenuti di Confluence usando il linguaggio naturale. I team possono semplicemente descrivere ciò che stanno cercando con parole proprie, rendendo la conoscenza dell'organizzazione più facile da trovare e riutilizzare.

Mostra, non raccontare: risoluzione dei problemi e formazione con Loom

In Pluxee, non tutti i problemi richiedono una riunione e non tutte le spiegazioni richiedono testi molto lunghi.

I team tecnici usano Loom per registrare brevi procedure guidate, risparmiando tempo sia a chi chiede aiuto sia a chi lo fornisce. Grazie alla sua integrazione con la piattaforma Atlassian, queste registrazioni possono anche diventare parte della conoscenza ricercabile dell’organizzazione, invece di creare un altro silo di informazioni.

Risoluzione dei problemi tramite risposta video

Quando il team dell'infrastruttura riceve una richiesta di supporto, i membri del team possono rispondere con una registrazione Loom che mostra alla persona che ha inviato la richiesta come risolvere il ticket.

La persona che ha fatto la richiesta riceve più rapidamente una spiegazione visiva chiara di quanto potrebbe offrire una lunga risposta scritta, senza che nessuna delle due parti debba trovare il tempo per una riunione aggiuntiva.

Formazione e comunicazioni interne

Quando viene rilasciata una nuova funzionalità o cambia un processo, i team possono registrare un breve video per comunicarlo a tutta l'organizzazione.

La trascrizione automatica di Loom rende le procedure guidate ricercabili e accessibili, contribuendo a garantire che la conoscenza rimanga disponibile dopo la condivisione del video.