Lucid Software + Atlassian
Volevamo posizionarci come leader del settore. Non si vedono leader del settore SaaS che utilizzano soluzioni on-premise", afferma David. David Torgenson, Vicepresidente delle infrastrutture e del reparto IT
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Tempo di progettazione risparmiato con la migrazione al cloud
Settore
Internet e software
Località
Giordania del Sud, UT
Numero di utenti
>800
30 giorni per aumentare l'innovazione e la felicità dei dipendenti: storia della migrazione al cloud di Lucid Software
Lucid Software, il fornitore leader di software di collaborazione visiva, ritiene che la felicità dei clienti sia strettamente legata a quella dei dipendenti, perciò investe molto per realizzare miglioramenti interni oltre che esterni. La migrazione ad Atlassian Cloud aiuta l'azienda a raggiungere entrambi gli obiettivi. In soli 30 giorni, Lucid e il Solution Partner Oxalis hanno trasferito senza problemi la distribuzione on-premise degli strumenti Atlassian nel cloud, consolidando la posizione di Lucid come leader SaaS e aumentando al contempo il risparmio di tempo, l'innovazione e la soddisfazione dei dipendenti. Continua a leggere per saperne di più sul loro percorso e sulle lezioni più importanti apprese.
In qualità di professionisti moderni, sentiamo continuamente dire che il cliente è la figura più importante e che lo scopo delle organizzazioni deve essere migliorare la sua vita. Sebbene il team dietro a Lucid Software, ossia il principale fornitore di software di collaborazione visiva, sia pienamente d'accordo con questo mantra, il suo approccio per raggiungere tale obiettivo è un po' fuori dagli schemi. L'azienda ritiene, infatti, che la felicità dei clienti sia strettamente legata a quella dei dipendenti, perciò investe molto per realizzare miglioramenti interni oltre che esterni. La migrazione di Lucid ad Atlassian Cloud è stata una vittoria su entrambi i fronti.
Il team utilizzava da anni le distribuzioni on-premise di Jira Software e Confluence nel lavoro quotidiano e valutava regolarmente se e quando passare al cloud. Nel 2021, tutti i segnali indicavano che era il momento giusto. Per consolidarsi come leader SaaS, utilizzare il prodotto sul cloud (come fanno i suoi clienti) e offrire l'esperienza rapida e sicura che desideravano i dipendenti, Lucid ha ingaggiato il Solution Partner Oxalis per eseguire la migrazione in tempo record.
In 30 giorni, Lucid e Oxalis hanno completato quella che normalmente sarebbe stata una migrazione che richiede dai tre ai sei mesi. Attraverso una stretta collaborazione, i partner hanno attuato compromessi strategici per procedere rapidamente, trasformando i prodotti Atlassian dell'azienda in un sistema cloud scalabile ad alte prestazioni che ha migliorato notevolmente l'efficienza e l'efficacia di Lucid. Oggi i dipendenti risparmiano tempo e hanno meno preoccupazioni, il che favorisce un ambiente di lavoro più sereno e, di conseguenza, clienti più felici.
Lungo il percorso, Lucid ha ottenuto grandi vittorie e appreso lezioni importanti. Ecco come ha affrontato la transizione ad Atlassian Cloud e quali sono i migliori consigli per le piccole e medie imprese che intraprendono il loro stesso percorso di migrazione.
Vedere e costruire il futuro per i clienti e l'azienda
La Visual Collaboration Suite di Lucid (che include i prodotti Lucidchart, Lucidspark e Lucidscale) soddisfa le modalità moderne di lavoro e collaborazione. Invece di fare affidamento su un flusso infinito di testo per spiegare un concetto, i colleghi possono lavorare ovunque si trovano condividendo un canvas che permette di visualizzare praticamente qualsiasi tipo di dati. Pensa ai dirigenti che si riuniscono davanti a una lavagna virtuale per fare brainstorming su un nuovo piano strategico o a un team DevOps che collabora alla progettazione visiva di una nuova architettura cloud.
Quando Lucid è stata fondata nel 2010, la tecnologia cloud era ancora agli albori. Il suo piccolo team si affidava a Google Docs per la condivisione delle conoscenze e a Mantis per la gestione dei ticket. Tuttavia, come afferma il VP of Infrastructure and IT David Torgerson, man mano che l'azienda cresceva, quegli strumenti "non erano più all'altezza". "Non si riusciva a trovare nulla", ricorda. "Non essendo più una manciata di persone, avevamo bisogno di un modo più coerente per archiviare le informazioni. È qui che sono entrati in gioco Jira e Confluence".
Il team di David ha implementato distribuzioni on-premise di Jira Software e Confluence, il metodo di distribuzione più richiesto di Atlassian all'epoca, che l'intera azienda ha adottato rapidamente. Jira Software è diventato lo strumento di riferimento per assegnare priorità e completare epic, story e attività di sviluppo. L'azienda si è affidata a Confluence per documentazione e creazione di roadmap, runbook, registri delle chiamate, reportistica e altro ancora.
Mentre molte aziende che implementano nuove soluzioni tecnologiche le considerano definitive, la missione di Lucid è aiutare i propri clienti a vedere e costruire il futuro. Ed è questo l'approccio che l’azienda utilizza internamente per il proprio sviluppo. In quel momento, l'uso di Atlassian on-premise soddisfaceva le esigenze dell'azienda che, però, guardava sempre avanti, valutando modi per ottimizzare il suo ambiente.
L'obiettivo della nostra azienda è creare funzioni, rendere il nostro prodotto più stabile e promuovere l'innovazione, quindi il tempo che dedichiamo alla manutenzione degli strumenti interni rappresenta un costo di opportunità perso".
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Una "tempesta perfetta" accelera il passaggio al cloud
Con il tempo, la tecnologia cloud si è rafforzata ed è diventata lo standard del settore, mentre gli strumenti basati su server sono diventati più costosi e di difficile manutenzione. I plug-in erano complicati da gestire, gli aggiornamenti continui dovevano essere implementati manualmente e la capacità diminuiva con la crescita di Lucid.
Nel 2019, l'azienda è passata ad Atlassian Data Center per liberarsi di alcuni dei problemi operativi legati alla manutenzione degli strumenti on-premise e sfruttare un'esperienza più moderna. Già allora sapeva che la migrazione al cloud era l'obiettivo finale e che era solo una questione di tempo.
"Volevamo posizionarci come leader nel settore. Non si vedono leader nel settore SaaS che utilizzano soluzioni on-premise", afferma David. "L'obiettivo della nostra azienda è creare funzioni, rendere il nostro prodotto più stabile e promuovere l'innovazione, quindi il tempo che dedichiamo alla manutenzione degli strumenti interni rappresenta un costo di opportunità perso".
Oltre a seguire le best practice del settore e a liberarsi dal peso della manutenzione, Lucid voleva anche effettuare la migrazione per utilizzare i propri prodotti basati su cloud e le app esclusive di Atlassian Cloud, proprio come facevano i suoi clienti (un passaggio inestimabile per incoraggiare l'empatia e l'innovazione), migliorando al contempo la sicurezza e offrendo l'accesso remoto ai dipendenti.
Soppesando ogni anno i costi e i vantaggi della migrazione al cloud, la bilancia si è spostata a favore della transizione nel 2020. La decisione è stata facile grazie a tutte le analisi condotte nel corso degli anni. David afferma che avere le giuste ragioni e le persone giuste, tutte allineate al momento giusto, è stata "definitivamente una tempesta perfetta".
Lucid ha chiesto aiuto al Solution Partner Oxalis perché voleva comprendere meglio le sfumature del cloud e disporre di un team esperto che potesse guidarla rapidamente su come organizzare i dati, strutturare le autorizzazioni per la sicurezza e risolvere problemi complessi.
Il team di David ha apprezzato il fatto che Oxalis avesse una profonda esperienza nelle migrazioni ad Atlassian Cloud, ma che fosse anche disposto ad ammettere quando aveva bisogno di fare ulteriori ricerche o riflessioni. "Sapevamo di avere una lacuna. Quando abbiamo avviato questo processo da soli, non era chiaro se le sfide che dovevamo affrontare fossero problemi noti, cambiamenti attesi o lacune nella nostra comprensione. Quando i problemi erano comuni o completamente nuovi, chiamavamo subito il team di Oxalis", dice David. "Ci fidavamo della loro esperienza, ci riunivamo, filtravamo i disturbi esterni e collaboravamo alla risoluzione dei problemi veramente difficili".
Il team esecutivo di Lucid era pienamente convinto della migrazione e, fedele al proprio spirito innovativo, ha sfidato il team di ingegneria a spingersi oltre. "Il nostro CEO ha sempre creato un senso di urgenza, non da un punto di vista irrealistico, ma semplicemente per assicurarsi che le persone fossero sempre "affamate" e lottassero per restare in cima. Quindi ha chiesto, cosa serve per portare a termine questa migrazione in due settimane?".
Oxalis era pronta per una sfida, ma ha detto al team che, in genere, una migrazione di questo tipo richiede circa sei mesi. Dopo un po' di contrattazione, hanno concordato una timeline aggressiva ma fattibile: 30 giorni. Era difficile ma, con una stretta collaborazione e compromessi strategici, entrambi i team si sentivano sicuri di poter colpire nel segno.
Jake Sullivan, Managing Consultant di Oxalis, afferma che Lucid è stata in grado di potenziare l'allineamento su una vision condivisa e di stimolare la fiducia necessaria per ottenere il consenso e accelerare il processo. David aggiunge: "Trasmettere la nostra vision internamente ha contribuito a creare entusiasmo. Volevamo trasmettere il significato della migrazione al dipendente che avrebbe utilizzato il cloud, evitando di imporlo".
Il nostro obiettivo era di semplificare il più possibile la vita dei dipendenti e fornire loro strumenti che avrebbero trovato utili. Fornire questi strumenti a tutti i dipendenti e trasmettere a ciascuno il valore che avrebbe potuto trarne ha contribuito a spazzare via ogni preoccupazione e generare entusiasmo."
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Concentrarsi, verificare, comunicare: le tre chiavi di Lucid per effettuare la migrazione in un mese
Con una vision ben definita per portare a termine il proprio compito (lavorando sul cloud) e una timeline aggressiva per raggiungere l'obiettivo (30 giorni), Lucid e Oxalis hanno iniziato a prepararsi per la migrazione, concentrandosi solo sul trasferimento delle risorse più necessarie e preziose. "Come azienda, abbiamo deciso che accedere al cloud era più importante che assicurarci di avere il 100% di parità con ciò che avevamo in locale. Ciò ha fatto una grande differenza", ricorda David. "La nostra filosofia interna è che se non ricaviamo più valore da qualcosa, non continuiamo più a investire risorse in essa e a mantenerla".
Questa filosofia ha influenzato la governance dei plug-in di Lucid nel tempo. L'azienda aveva già identificato quali plug-in non erano più utilizzati in modo intensivo o sarebbero stati troppo difficili da trasferire, il che ha aiutato Oxalis e Lucid nella pianificazione della migrazione al cloud. Invece di eseguire un'ampia mappatura delle vecchie funzionalità a quelle nuove, il team ha individuato ciò che voleva e doveva trasferire e ha messo da parte il resto.
Lo strumento di Atlassian Jira Cloud Migration Assistant aggiornato si è rivelato utile anche rendendo la mappatura degli utenti più intuitiva, fornendo un supporto più avanzato per i tipi di campi personalizzati e consentendo la migrazione delle board multiprogetto. Risparmiare tempo su queste attività significava che Lucid poteva concentrarsi maggiormente sui test, che erano importanti non solo per evitare problemi, ma anche per ottenere il consenso e gestire il cambiamento organizzativo. Ha arruolato circa 20 tester in tutta l'organizzazione, per consentire al reparto di ingegneria di vedere come funzionava l'ambiente cloud per i vari casi d'uso.
"Oxalis ha scoperto che una cadenza di migrazioni a vuoto abbinata a test UAT aiuta le persone a familiarizzare con le differenze tra le distribuzioni on-premise e cloud di Atlassian", afferma Jake. "Abbiamo sfruttato le migliori risorse della documentazione interna di Atlassian e Lucid per comunicare in modo davvero chiaro cosa aspettarsi in anticipo, dando ai dipendenti la certezza di avere un piano per garantire un'esperienza stabile."
Il reclutamento di tester in tutta l'organizzazione e l'inclusione sia dei sostenitori del cloud sia degli scettici hanno aiutato Lucid a identificare un maggior numero di lacune negli strumenti e a superarle, oltre che a creare sostenitori e intermediari per i vari reparti. David afferma: "È stato davvero importante includere tutti i tipi di utenti nei nostri test. Ad esempio, abbiamo coinvolto i nostri utenti quotidiani, vale a dire gli esperti, così come il team SRE, composto da utenti meno assidui e con meno familiarità con i vari strumenti. Avere una vasta gamma di tester ha contribuito a trasmettere entusiasmo, inoltre gli utenti meno esperti e gli scettici sono stati fantastici nel sottolineare le carenze tecniche".
Questi investimenti intenzionali nei test e nella comunicazione hanno dato presto i loro frutti: Lucid ha eseguito diverse prove generali e ha avviato il passaggio al cloud poche settimane dopo. La migrazione è stata completata entro un fine settimana senza alcuna complicazione. "Avendo eseguito così tante prove e test UAT su più istanze, abbiamo riscontrato un solo problema il giorno della migrazione, ma siamo riusciti a risolverlo immediatamente", racconta David.
La modifica è stata talmente fluida che i dipendenti l'hanno percepita a stento. "Quando le persone sono rientrate il lunedì, non si sono accorte praticamente di nulla e questo è proprio ciò che volevamo. Sapevano soltanto che potevano accedere al sistema dal proprio telefono", racconta David. Le persone che avevano espresso la preoccupazione di perdere dati o subire interruzioni nel proprio lavoro sono rimaste piacevolmente sorprese. Trascorsa qualche settimana, era come se avessero sempre lavorato su Atlassian Cloud. "Quando ho sentito che avremmo effettuato la migrazione ad Atlassian Cloud, ero preoccupata delle possibili conseguenze di questo passaggio sui miei dati e sul mio flusso di lavoro. Ora non riesco nemmeno a ricordare il tempo in cui non lavoravamo sul cloud", racconta Emma Reece, Senior Quality Assurance Specialist.
I dipendenti stanno apprezzando anche l'esperienza migliorata e le funzioni utili di Atlassian Cloud. "L'interfaccia di Jira Software è migliore e l'esperienza più fluida", spiega il Product Manager Chance Ramey. "Anche le roadmap avanzate rappresentano una svolta: quando cambiano le priorità, possiamo aggiornare i nostri piani in tempo reale e capire meglio se siamo pronti per i rilasci."
Le persone sono abitudinarie, quindi i cambiamenti, non importa quanto grandi o piccoli, incontrano spesso delle resistenze. Per ottenere il consenso, superare le obiezioni e generare entusiasmo, Lucid è stata onesta riguardo ai cambiamenti che i dipendenti potevano aspettarsi dopo la migrazione e ha fortemente promosso i vantaggi della transizione. "Abbiamo dovuto comunicare messaggi stimolanti. Il nostro obiettivo era semplificare il più possibile la vita dei dipendenti e fornire loro strumenti che avrebbero trovato utili e su cui avrebbero potuto contare", dichiara David. Fornire questi strumenti a tutti i dipendenti e trasmettere a ciascuno il valore che avrebbero potuto trarne ha contribuito a spazzare via ogni preoccupazione e a generare entusiasmo".
Il team SRE è quello più interpellato. Adesso gli SRE risparmiano il 25% del tempo a settimana grazie ad Atlassian Cloud".
David Torgerson
VP of Infrastructure and IT
Notevoli risparmi di tempo e soddisfazione inestimabile dei dipendenti
Appena 30 giorni dopo aver deciso di eseguire la migrazione, Lucid lavorava senza problemi su Atlassian Cloud e godeva della velocità, della sicurezza e dell'esperienza senza stress che aspettava da anni. "Abbiamo smesso di preoccuparci della manutenzione dei database, della manutenzione e della configurazione dei server, dell'automazione della configurazione dei data center e delle differenze tra gli ambienti. Sappiamo che Atlassian correggerà le vulnerabilità che si presenteranno. Il team SRE ha meno aspetti di cui deve essere a conoscenza e di cui deve preoccuparsi. Può gestire il nostro ambiente di produzione in modo coerente, il che allevia lo stress, riduce la quantità di test da eseguire e altro ancora", afferma David.
Il suo team ha anche risparmiato molto tempo su correzioni, scalabilità e interruzioni, attività che, in molti casi, richiedevano impegno senza aggiungere valore. "Il team SRE è quello più interpellato. Adesso gli SRE risparmiano il 25% del tempo a settimana grazie ad Atlassian Cloud", afferma. "Almeno due volte al mese, uno dei dieci membri del nostro team doveva interrompere ciò che stava facendo e impiegare da cinque minuti a qualche ora a sistemare qualcosa. Quindi, bisognava occuparsi di aggiornamenti e revisioni. Anche la scalabilità era difficile da sistemare. Tutte queste attività richiedevano singolarmente solo un paio di minuti, ma si sommavano tra loro, non creavano molto valore e spesso ci interrompevano durante le riunioni o nei fine settimana. Ora non dobbiamo più occuparci di tutte queste attività", spiega David.
Con meno interruzioni e task noiosi, insieme a modi più semplici di lavorare e collaborare, i dipendenti di Lucid riescono finalmente a provare le stesse gioie dei loro clienti. Mentre continua ad andare avanti, il team non vede l'ora di avere Atlassian Cloud a portata di mano e Oxalis al suo fianco a sostegno della soddisfazione dei dipendenti, per potenziare la loro produttività e aiutare i clienti a creare il loro futuro.
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