Guide Atlassian sur la gestion des actifs d'entreprise
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
Reading time: 9 minutes
Gérer les opérations métier avec un contexte plus clair sur les actifs et les services
Les équipes métier telles que les services généraux, les achats, les opérations financières, l'environnement de travail, la R&D et la gestion des fournisseurs s'appuient sur la gestion des actifs d'entreprise (EAM) afin d'obtenir des informations précises et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Elles doivent savoir quels actifs existent, où ils se trouvent, à qui ils appartiennent, quels contrats les régissent et quels services ou personnes en dépendent.
Quand l'information se retrouve dispersée dans des tableurs, des e-mails, des systèmes d'achats et des dossiers partagés, vos équipes gaspillent un temps précieux à la recherche du moindre détail et décident à l'aveugle, sans le contexte nécessaire.
La gestion des actifs et des services de l'équipe métier rassemble ces informations afin que les demandes, les approbations, les tâches liées au cycle de vie et le reporting puissent s'effectuer avec une meilleure visibilité et moins de travail manuel.
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
Qu'est-ce que la gestion des actifs d'entreprise ?
La gestion des actifs d'entreprise (EAM) consiste à gérer les workflows de service opérationnels à l'aide de données fiables sur les actifs physiques, les stocks, les fournisseurs, les contrats, les installations et les services qu'ils prennent en charge. Les équipes métier telles que les services généraux, les achats, le service juridique, les finances, la conformité et d'autres équipes de service utilisent l'EAM pour la gestion du cycle de vie des objets et des actifs qu'elles gèrent.
L'EAM et la gestion opérationnelle des actifs (AOM) sont étroitement liés : l'EAM fournit la structure et les données de cycle de vie, tandis que l'AOM utilise ce contexte partagé pour connecter les opérations, la maintenance et les workflows de service, améliorant ainsi les performances et les résultats des actifs.
Elle réunit plusieurs fonctionnalités connexes :
Gestion des actifs : suivi d'éléments tels que le matériel de bureau, le mobilier, les appareils partagés, les badges, les fournitures en stock et d'autres ressources appartenant à l'entreprise tout au long de leur cycle de vie.
Gestion des stocks : maintenir une visibilité sur les niveaux de stock, la disponibilité, les besoins en réapprovisionnement et le mouvement d'objets entre les sites.
Gestion des contrats et des fournisseurs : suivi des fournisseurs, des accords, identification des logiciels sans licence, de la propriété, des détails liés aux dépenses et des obligations.
Workflows de gestion des services : données utilisées pour gérer les demandes, les approbations, la résolution des problèmes, la maintenance, l'intégration, les audits et le reporting.
La gestion des Actifs dans Service Collection fournit la structure permettant de stocker et de relier ces informations. Les modèles de schémas d'objets peuvent aider les équipes à se lancer plus rapidement, tandis que le Gestionnaire de données d'Actifs permet de consolider et de rapprocher les informations provenant de plusieurs systèmes en un registre opérationnel plus fiable.
Pourquoi la gestion des actifs est essentielle pour les équipes d'entreprise ou métier
Les données fragmentées constituent un handicap dans une entreprise moderne. Lorsque les données d'actifs se retrouvent dans des feuilles de calcul et des fils d'e-mails cloisonnés, les équipes métier font face à un risque opérationnel accru et à une charge administrative inutile. Ou lorsque les équipes des services généraux, des achats et des opérations ne disposent pas d'une source de référence unifiée, elles ne perdent pas seulement la trace de ces éléments, mais leur capacité à évoluer efficacement. Les équipes métier ont besoin de :
Contrôle financier : rapprochez les données d'approvisionnement, d'inventaire et d'utilisation pour réduire le gaspillage, les dépenses en double et les ressources sous-utilisées.
Continuité opérationnelle : suivez les actifs, la maintenance, les fournisseurs et les contrats pour éviter les temps d'arrêt et accélérer la prestation de services.
Préparation aux audits et réduction des risques : maintenez une piste d'audit fiable et identifiez de manière proactive les accords arrivant à expiration, les équipements non pris en charge et les lacunes en matière de conformité.
Gestion du cycle de vie basée sur les données : connectez les actifs aux workflows de service et utilisez les données en temps réel pour automatiser les demandes, améliorer les prises de décision et passer de correctifs réactifs à une maintenance prédictive.
Comment Service Collection prend en charge les workflows du cycle de vie des actifs d'entreprise
Service Collection aide les équipes métier de l'entreprise à relier les tâches opérationnelles aux actifs, contrats et registres d'inventaire sous-jacents qui comptent vraiment. Cela signifie que les demandes et les approbations peuvent s'effectuer avec le contexte approprié intégré, au lieu de s'appuyer sur des fils d'e-mails ou une connaissance empirique.
Bâtir les fondations avec Actifs
La fonctionnalité Actifs permet aux équipes métier de créer une base de données relationnelle pour les éléments qu'elles doivent gérer et fonctionne comme votre CMDB, en stockant les enregistrements de configuration et leurs relations. Cela peut inclure des lieux, des salles, des équipements, du mobilier, des articles en stock, des fournisseurs, des contrats, des collaborateurs, des centres de coûts et des prestataires de services.
Ces objets peuvent également être connectés par des relations. Par exemple, un dispositif médical peut être lié à un emplacement, un fournisseur de support, un contrat de maintenance et un propriétaire métier. Une tâche de stock peut être liée à un espace de stockage, un fournisseur, un seuil de réapprovisionnement et un type de demande de service interne.
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
Utiliser des modèles pour démarrer plus rapidement
Grâce aux modèles, vos équipes n'ont plus à partir de zéro. Si beaucoup d'entreprises débutent avec des modèles orientés informatique, la logique reste la même pour les besoins métiers : appuyez-vous sur des structures de schémas d'objets existantes, puis personnalisez les types d'objets, leurs attributs et leurs relations selon les processus réels du terrain.
Pour les opérations métiers, les catégories d'objets courantes incluent souvent :
Installations et actifs de l'espace de travail
Inventaire et articles en stock
Fournisseurs et prestataires
Contrats et renouvellements
Personnes, équipes et lieux
Pièces automobiles, composants télécoms, caméras, dispositifs de sécurité, etc.
Cela offre aux équipes un point de départ pratique sans concevoir le modèle de manière excessive au préalable.
Utiliser le Gestionnaire de données d'Actifs pour renforcer la confiance dans les données opérationnelles
Les données des actifs d'entreprise proviennent souvent de nombreuses sources : exports ERP, feuilles de calcul, systèmes d'achat, rapports de fournisseurs, outils de travail et documents partagés. Ces systèmes ne sont pas toujours compatibles.
Le Gestionnaire de données d'Actifs aide les équipes à consolider, nettoyer et rapprocher ces informations avant qu'elles ne soient utilisées de manière opérationnelle. Un atout majeur lorsque plusieurs départements maintiennent des doublons ou des enregistrements redondants pour les mêmes actifs, stocks ou contrats.
Avec le Gestionnaire de données d'Actifs, les équipes peuvent :
Regrouper les enregistrements provenant de différents systèmes opérationnels
Identifier les enregistrements en double ou incohérents
Normaliser le nommage et les valeurs d'attribut
Signaler les détails manquants sur la propriété ou le cycle de vie
Améliorer la confiance dans les workflows et les rapports en aval
Connecter les demandes, les approbations et les tickets aux actifs de l'entreprise
Jira Service Management permet aux équipes de connecter les demandes et tickets directement à des objets d'Actifs. Concrètement, les collaborateurs peuvent référencer directement une salle, une imprimante, un badge, un article en stock, un contrat ou un fournisseur dans leur demande, et les agents disposent immédiatement du bon niveau de contexte pour intervenir.
Par exemple, un coordinateur des services généraux qui traite une demande de maintenance peut consulter la salle, le bâtiment, les équipements installés, le fournisseur et le contrat d'entretien associés. De même, un analyste achats qui examine une demande d'achat peut voir si un article similaire est déjà en stock ou couvert par un contrat fournisseur existant.
Soutenir les opérations métier orientées services
De nombreux actifs d'entreprise prennent en charge des services, pas seulement des départements. Une salle de conférence soutient les opérations de l'espace de travail. Un système de badges prend en charge la gestion des accès. Un contrat fournisseur soutient la continuité des approvisionnements. Un stock d'inventaire prend en charge le traitement des commandes.
En associant les actifs et les enregistrements opérationnels aux services qu'ils prennent en charge, les équipes peuvent mieux comprendre l'impact lorsqu'un élément tombe en panne, vient à manquer, expire ou nécessite une approbation. Cela facilite la priorisation, la remontée d'informations et la communication avec les parties prenantes.
Automatiser les tâches de routine liées au cycle de vie
L'automatisation peut réduire les efforts manuels et aider les équipes métier à maintenir les dossiers à jour. Les équipes peuvent utiliser l'automatisation pour mettre à jour la propriété, informer les parties prenantes, créer des tâches de suivi ou acheminer le travail en fonction de l'actif, de l'emplacement, de la tâche d'inventaire ou du contrat sélectionné.
Voici quelques exemples courants :
Création d'une demande de réapprovisionnement lorsque le stock passe en dessous d'un certain seuil
Alerte du propriétaire à l'approche du renouvellement d'un contrat
Attribution d'une demande des services généraux en fonction de la sélection du bâtiment ou de la salle
Mise à jour de l'état de l'actif lorsqu'une demande est approuvée ou terminée
Déclenchement de tâches de révision pour les garanties, les contrats de location ou les contrats fournisseurs arrivant à expiration
Exemple pas à pas : de la demande métier à la visibilité opérationnelle
Voici un exemple pratique de la gestion des actifs et des services appliquée aux équipes métiers : de la gestion des locaux et des achats jusqu'au suivi des stocks et des contrats.
Scénario
Une entreprise en pleine croissance gère le matériel de bureau, les fournitures en stock, les contrats fournisseurs et les demandes d'infrastructure sur plusieurs sites. Aujourd'hui, les stocks sont suivis dans des feuilles de calcul, les informations fournisseurs se trouvent dans des e-mails et les équipes des services généraux s'appuient sur des boîtes de réception partagées. Les employés soumettent souvent des demandes d'achat en double car ils ne voient pas ce qui est déjà disponible.
Étape 1 : Modéliser les actifs opérationnels
L'équipe des opérations crée un schéma d'Actifs pour les sites, les salles, l'équipement, les articles en stock, les fournisseurs, les contrats et les collaborateurs. Elle définit des attributs clés tels que le statut de l'actif, l'emplacement, le seuil de réapprovisionnement, les dates de début et de fin de contrat, le responsable fournisseur et la catégorie de service.
Elle met également en correspondance les objets associés, comme :
Un article de stock vers un emplacement de stockage
Un équipement vers une salle ou un étage
Un fournisseur vers un contrat
Un contrat vers un actif ou service couvert
Un collaborateur vers un équipement attribué ou un élément d'accès
Étape 2 : Consolider les données sources
L'équipe utilise le Gestionnaire des données d'actifs afin d'extraire des informations à partir des exports d'achats, des feuilles de calcul d'inventaire, des systèmes d'espace de travail et des outils de suivi des fournisseurs. Les noms des fournisseurs en doublon sont rapprochés, les emplacements manquants sont signalés et les enregistrements de contrats obsolètes sont purgés avant la publication des données dans le modèle de travail.
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
Étape 3 : Connecter le modèle aux workflows de service
L'équipe ajoute des champs Actifs aux types de demande dans Jira Service Management. Les collaborateurs peuvent désormais soumettre des demandes pour des problèmes d'installations, le réapprovisionnement des stocks, des besoins d'achat ou des questions sur les contrats, en y joignant l'actif ou la tâche associé(e).
Par exemple :
Une demande d'infrastructure est liée à une salle et à l'équipement installé.
Une demande d'achat est liée à un fournisseur ou à un article de catalogue.
Une demande d'inventaire est liée à l'article de stock et à l'emplacement de stockage.
Une demande d'examen de contrat est liée à l'accord actif et au fournisseur.
Étape 4 : Utiliser l'automatisation pour réduire les efforts manuels
Lorsque l'inventaire d'un article en stock tombe en dessous de son seuil, l'automatisation crée une tâche de réapprovisionnement. Lorsqu'un contrat est à 60 jours de son renouvellement, l'automatisation crée une tâche de révision pour le responsable des achats. Lorsqu'une demande liée aux installations est soumise pour un bureau spécifique, l'automatisation l'achemine vers la bonne équipe régionale.
Étape 5 : Améliorer la création de rapports et la prise de décision
Comme les actifs, les contrats et les demandes sont interconnectés, les équipes métiers peuvent analyser plus efficacement ce qu'elles possèdent, ce qui est réellement utilisé, ce qui doit être renouvelé et où se situent les goulots d'étranglement opérationnels. Les responsables bénéficient d'une plus grande visibilité sans avoir à demander aux équipes de recréer manuellement les rapports chaque mois.
Cette même visibilité pourrait également permettre de renouveler l'ensemble des contrats d'un même fournisseur en une seule fois, réduisant ainsi la charge liée aux renouvellements et offrant un levier pour faire baisser les coûts grâce à une vue d'ensemble sur l'ensemble des engagements.
Et en pratique ?
Étape | Ce que fait l'équipe | Valeur opérationnelle |
Modéliser les actifs de l'entreprise | Crée des objets pour les emplacements, l'inventaire, les fournisseurs, les contrats et l'équipement | Crée un registre opérationnel partagé |
Améliorer la qualité des données | Utilise le Gestionnaire des données d'actifs pour rapprocherr les enregistrements provenant de plusieurs sources. | Renforce la confiance dans les données que les équipes utilisent au quotidien |
Connecter les demandes | Relie directement les actifs de l'entreprise aux workflows Jira Service Management | Fournit aux agents et aux coordinateurs un contexte immédiat |
Automatise les tâches liées au cycle de vie | Déclenche automatiquement les renouvellements, le réapprovisionnement, l'acheminement et les mises à jour | Réduit les efforts manuels et les étapes manquées |
Déployer en toute confiance | Suit l'utilisation des actifs, les échéances des contrats, l'état des stocks et les tendances des demandes | Favorise une meilleure planification et de meilleures décisions commerciales |
Comment aborder l'implémentation
Si vous développez cette fonctionnalité pour une fonction métier, un déploiement progressif est généralement préférable.
Commencez par un workflow opérationnel à fort volume, comme les demandes en termes d'installations, de réapprovisionnement des stocks ou de suivi des renouvellements de contrats.
Définissez l'ensemble minimal utile d'objets, d'attributs et de relations nécessaire pour soutenir ce workflow.
Utilisez le Gestionnaire des données d'actifs pour nettoyer et rapprocher les enregistrements sources avant un déploiement à grande échelle.
Ajoutez le contexte apporté par la fonctionnalité Actifs directement dans les flux de demande et d'approbation où les équipes exercent déjà.
Utilisez l'automatisation pour les rappels, l'acheminement, le réapprovisionnement et les modifications du cycle de vie.
Étendez-vous progressivement à des domaines adjacents, tels que les fournisseurs, les sites et les rapports liés aux services.
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
Pleins feux sur un client : Atlassian Williams F1 Team
Nous considérons vraiment [Assets] comme un moyen d'avoir une visibilité complète sur les éléments qui nous importent, tout au long de leur cycle de vie. »
Richard Sworder, Head of Product Ownership, Atlassian Williams F1 Team
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la gestion des actifs d'entreprise (EAM) ?
La gestion des actifs d'enterprise (EAM) est la pratique qui consiste à gérer l'ensemble du cycle de vie des actifs physiques d'une organisation, de l'acquisition et de la maintenance jusqu'à la mise au rebut. Il aide les équipes métier, telles que les services généraux et les opérations, à maximiser les performances des actifs, à réduire les coûts opérationnels et à garantir la sécurité et la conformité à l'échelle de l'entreprise.
Quelle est la différence entre la gestion des actifs d'entreprise (EAM) et la gestion des actifs informatiques (ITAM) ?
Alors que l'ITAM (gestion des actifs informatiques) se concentre spécifiquement sur les actifs technologiques tels que les ordinateurs portables, les licences logicielles et les serveurs, la gestion des actifs d'entreprise EAM est plus vaste. L'EAM couvre tous les actifs physiques essentiels à l'entreprise, comme les équipements d'installations, les véhicules d'une flotte, le mobilier de bureau et les machines industrielles, garantissant ainsi la continuité opérationnelle au sein des services non informatiques.
Comment une CMDB apporte-t-elle un support aux équipes métier ?
Une CMDB (base de données de gestion des configurations) aide les équipes métier en cartographiant les relations entre les actifs et les services qu'ils fournissent. Au lieu d'une liste plate, une CMDB affiche les dépendances, comme le contrat fournisseur qui couvre un équipement spécifique, ce qui permet aux équipes d'évaluer plus rapidement l'impact des problèmes.
Qu'est-ce que la gestion des opérations d'actifs (AOM) ?
La gestion des opérations d'actifs (AOM) est un framework stratégique qui relie les équipes chargées de la maintenance, de la fiabilité et des opérations par le biais de données partagées. En intégrant ces fonctions, l'AOM permet aux organisations de s'éloigner des modèles réactifs de « réparation après panne » au profit de stratégies proactives axées sur les données qui améliorent la disponibilité des actifs et la productivité globale de l'entreprise.