Uso de Loom para mejorar la participación de las partes interesadas
Conclusiones principales
- Una participación sólida de las partes interesadas ayuda a mantener los proyectos alineados al garantizar que las personas adecuadas se mantengan informadas, involucradas y listas para aportar sus comentarios.
- Los desafíos habituales de la participación de las partes interesadas incluyen comentarios tardíos, expectativas poco claras y demasiadas reuniones de estado.
- Los vídeos asíncronos facilitan compartir actualizaciones con las partes interesadas sin programar otra reunión.
- Loom simplifica las actualizaciones para las partes interesadas, lo que te permite grabar, editar y compartir grabaciones con una sola herramienta.
Ya sea que estés tomando decisiones importantes sobre tu empresa o abordando un gran proyecto, mantener informadas a las partes interesadas es fundamental. Las partes interesadas adecuadas pueden proporcionar contexto, comentarios y aprobaciones que ayudan a los equipos a mantenerse alineados con los objetivos empresariales más amplios.
La participación de las partes interesadas puede resultar complicada cuando los comentarios se retrasan, las actualizaciones son esporádicas o cada decisión da lugar a una nueva reunión.
Una comunicación fluida mediante vídeos de Loom es una forma excelente de evitar estos obstáculos. Descubre cómo utilizar Loom para compartir actualizaciones más claras con las partes interesadas, recabar comentarios de forma asíncrona y mantener el trabajo en marcha.
Cómo mejorar la participación de las partes interesadas con Loom
Para mejorar la participación de las partes interesadas, lo primero es compartir la información adecuada, en el formato adecuado y en el momento adecuado. Loom contribuye a ello con grabaciones asíncronas que las partes interesadas pueden ver, volver a ver y comentar cuando les resulte más conveniente.
Paso 1. Identifica qué partes interesadas necesitan qué tipo de información
Antes de grabar un vídeo para informar a las partes interesadas, identifica qué partes interesadas necesitan qué tipo de información. No todas las partes interesadas necesitan el mismo nivel de detalle, por lo que los equipos deben decidir quién necesita visibilidad, quién debe revisar o aprobar algo y quién simplemente necesita una actualización ocasional.
Estos son algunos consejos para identificar y agrupar a las partes interesadas:
- Agrupa a las partes interesadas por influencia, implicación o rol en la toma de decisiones.
- Adapta el formato de la actualización a lo que las partes interesadas realmente necesitan.
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Evita sobrecargar a todas las partes interesadas con la misma información.
Paso 2. Aclara el objetivo de tu mensaje antes de grabarlo
Antes de grabar, decide qué objetivo debe cumplir la actualización para las partes interesadas. ¿Intentas informar a las partes interesadas, solicitar comentarios, explicar una decisión o pedir una aprobación?
Hazte preguntas sencillas para aclarar el objetivo de tu mensaje, como por ejemplo:
- ¿Qué quieres que sepan los visores?
- ¿Qué quieres que hagan después de verlo?
- ¿Qué contexto necesitan para entender el mensaje?
- ¿A quién afecta esta información?
¿Cómo influye esta actualización en el proyecto?
Paso 3. Graba un vídeo conciso con Loom que aporte más contexto
Utiliza Loom para grabar un vídeo conciso que proporcione a las partes interesadas el contexto que necesitan. Muestra en pantalla documentos, diapositivas, paneles, diseños o páginas del proyecto relevantes mientras explicas el razonamiento.
Estos son algunos consejos que te ayudarán a crear un vídeo de Loom más eficaz:
- Centra el vídeo en una sola actualización o tema.
- Explica qué ha cambiado, por qué es importante y a qué deben prestar atención las partes interesadas.
- Utiliza el vídeo para aportar el tono, el razonamiento y el contexto que es difícil transmitir a través del texto.
Puedes utilizar el editor integrado de Loom para recortar secciones innecesarias o repetitivas de tu vídeo y mejorar así la claridad.
Paso 4. Comparte el vídeo de Loom de forma asíncrona en los canales adecuados
Una vez que hayas terminado de grabar y editar tu vídeo de Loom, compártelo en los lugares donde las partes interesadas ya trabajan y se comunican. La meta es que la información para las partes interesadas sea fácil de encontrar y consultar.
Puedes compartir vídeos de Loom en herramientas como Confluence, Jira, Slack, Teams o por correo electrónico, dependiendo de dónde colaboren ya las partes interesadas.
Paso 5. Anima a las partes interesadas a dejar sus comentarios directamente en el vídeo
Después de compartir el vídeo con las partes interesadas clave, anímales a que envíen sus comentarios a través de Loom. Las partes interesadas pueden dejar comentarios directamente en el vídeo, lo que permite revisarlos con mayor facilidad sin tener que buscar en hilos de conversación independientes.
Además de los comentarios, las partes interesadas también pueden utilizar respuestas en vídeo y reacciones para enviar sus comentarios. Todos estos comentarios se centralizan en Loom, lo que facilita la comunicación con las partes interesadas sobre las actualizaciones.
Paso 6. Convierte los comentarios en decisiones, acciones y actualizaciones de seguimiento
Una vez recibidos los comentarios de las partes interesadas, los equipos deben utilizarlos para definir los siguientes pasos. De este modo, la participación de las partes interesadas se vincula al progreso, en lugar de limitarse a una observación pasiva.
Estos son algunos consejos para convertir los comentarios en decisiones y acciones:
- Resume lo que se ha decidido.
- Anota los elementos de acción.
- Graba un breve vídeo de seguimiento con Loom si la actualización ha cambiado sustancialmente.
También puedes utilizar Loom AI para generar resúmenes, elementos de acción y registros de decisiones, de modo que el contexto sea fácil de buscar.
Paso 7. Crea una biblioteca de comunicaciones reutilizable para las partes interesadas
La biblioteca de vídeos es una de las funciones más útiles de Loom, ya que ofrece la posibilidad de crear una biblioteca de comunicaciones reutilizable para las partes interesadas. Esto permite a los futuros visores revisar las decisiones, los fundamentos y el contexto del proyecto para comprender cómo afectaron dichas decisiones al proyecto.
Puedes organizar los vídeos por proyecto, equipo o iniciativa, de modo que las actualizaciones para las partes interesadas clave sean más fáciles de encontrar más adelante.