Usa Loom para crear guías de proyectos claras y atractivas
Conclusiones principales
Las guías de proyectos ayudan a las partes interesadas a conocer los objetivos del proyecto, los cronogramas, los flujos de trabajo y las decisiones clave con mayor rapidez.
La narración combinada con elementos visuales facilita explicar detalles importantes del proyecto en contexto.
Los videos guía del proyecto pueden reducir la necesidad de reuniones en directo, lo que da a los equipos más tiempo para centrarse en el trabajo en sí.
Loom te facilita grabar la pantalla, añadir una voz en off, editar la guía y compartirla con las partes interesadas clave.
Cuando un proyecto involucra a varias partes interesadas, una comunicación clara puede marcar la diferencia entre un progreso constante y un seguimiento continuo. Con cada voz adicional surge un nuevo posible obstáculo. Las guías de proyectos ayudan a los equipos a explicar qué pretende lograr un proyecto, cómo procederá el trabajo y qué necesitan saber las partes interesadas.
Con herramientas como Loom, los equipos pueden crear guías de proyectos que combinan la grabación de pantalla, la narración y los comentarios asíncronos en un solo video para compartir. Analicemos los componentes fundamentales de la guía de un proyecto y cómo Loom puede mejorar el proceso.
¿Qué es una guía del proyecto?
Una guía de proyectos es una explicación estructurada de las metas, el estado, el cronograma, las decisiones o el flujo de trabajo de un proyecto. Estas guías permiten a las partes interesadas comprender rápidamente lo que está sucediendo y lo que más importa.
Aunque las reuniones en directo son una opción para las guías de proyectos, coordinarlas y asegurarse de que no haya dificultades técnicas puede ser un desafío. Usar Loom para las guías de proyectos te permite crear videos claros y concisos que las partes interesadas pueden revisar a su ritmo. Esto hace que gestionar un proyecto sin reuniones sea muy fácil.
¿Por qué compartir guías de proyectos de forma asíncrona?
Las guías asíncronas de proyectos ofrecen a las partes interesadas el panorama completo sin necesidad de que todas las personas estén en la misma sala o en la misma llamada. Este es el motivo por el que los equipos están haciendo el cambio:
Crea contexto reutilizable: los nuevos miembros del equipo, las partes interesadas que se incorporen más tarde o los proyectos futuros pueden usar como referencia la misma guía semanas o meses después.
Elimina los cuellos de botella de planificación: comparte el contexto crítico del proyecto sin esperar a que los calendarios de todo el mundo coincidan. Las partes interesadas la miran cuando les conviene.
Mejora la comprensión: los espectadores pueden pausar, volver a ver y asimilar las secciones complejas a su ritmo, a diferencia de una reunión en directo.
Acelera los ciclos de comentarios: los comentarios y las reacciones con marcas de tiempo hacen que las decisiones avancen sin tener que programar otra reunión para debatir sobre ello.
Reduce la fatiga de las reuniones: los equipos recuperan tiempo para el trabajo importante mientras mantienen la alineación sobre las metas, el estado y los próximos pasos del proyecto.
Cómo crear una guía de proyectos con Loom en 6 pasos
Crear una guía del proyecto es más fácil cuando tienes las herramientas adecuadas de grabación, edición y uso compartido. Con funciones como la grabación de pantalla, la narración y la edición integrada, Loom ayuda a los equipos a crear guías que son más fáciles de seguir y compartir.
Paso 1. Define qué abarca la guía
Antes de empezar a grabar la guía de tu proyecto, define qué partes del proyecto quieres explicar. Una buena guía del proyecto puede incluir:
Meta del proyecto: explica la meta principal del proyecto y cómo se conecta con objetivos empresariales más amplios.
Estado actual: comparte en qué punto se encuentra el proyecto ahora, incluidos el trabajo completado, las tareas activas y las carencias restantes.
Hitos clave o cronograma: describe los principales hitos, plazos o fases que las partes interesadas deben conocer. Dividir los proyectos más grandes en hitos más pequeños hace que el trabajo sea más fácil de supervisar y gestionar.
Decisiones importantes: destaca las decisiones que necesiten la opinión de las partes interesadas, como aprobaciones de presupuestos, cambios de alcance o compras de herramientas.
Riesgos, impedimentos o dependencias: identifica los posibles riesgos, impedimentos o dependencias que podrían afectar al proyecto. Señalar esto a tiempo ayuda a los equipos a planificar en torno a los obstáculos antes de que ralenticen el progreso.
Próximos pasos y responsables: aclara qué sucede a continuación y quién se encarga de cada elemento de acción. Esto proporciona a las partes interesadas una ruta clara a seguir después de la guía.
Acotar el enfoque de la guía de tu proyecto hace que sea más clara y fácil de seguir para las partes interesadas.
Paso 2. Prepara los materiales del proyecto para grabar
La preparación es la clave para grabar una guía clara y concisa del proyecto. Antes de empezar a grabar, dedica algo de tiempo a reunir los materiales que planeas repasar. Estos materiales podrían incluir:
Tableros de Jira que visualizan los flujos de trabajo y dividen los proyectos más grandes en tareas más manejables.
Páginas de Confluence que incluyen detalles clave del proyecto, como el objetivo del proyecto, los hitos clave y los responsables del proyecto.
Una hoja de ruta del proyecto para ayudar a visualizar el proyecto de principio a fin.
Una presentación que incluya capturas de pantalla y detalles clave sobre el proyecto.
Un documento de planificación que detalla claramente el proyecto, incluidos los objetivos, los posibles riesgos y los próximos pasos.
Preparar estos materiales con antelación ayuda a que la guía esté más organizada y sea fácil de seguir para las partes interesadas. La guía debería ser lo más concisa posible. De esta manera, no perderás tiempo buscando un tablero de Jira, una hoja de ruta o un documento en medio de la grabación.
Paso 3. Graba la guía del proyecto en Loom
Una vez que hayas definido la guía y reunido los materiales, ya tienes todo listo para grabar.
Abre la aplicación de Loom y haz clic en Record (Grabar). Se abrirá una ventana pequeña donde puedes elegir si quieres grabar solo la pantalla o todo el escritorio. También puedes elegir qué micrófono quieres usar.
Cuando tengas todo listo para empezar a grabar, pulsa Start Recording (Iniciar grabación). Loom capturará automáticamente todo lo que hagas en la pantalla, así que solo has de repasar los materiales del proyecto y pulsar Stop Recording (Detener grabación) cuando hayas terminado.
Las herramientas de grabación de pantalla como Loom ofrecen a las partes interesadas una forma visual de seguir el proyecto sin unirse a una reunión en directo. Esto permite a las partes interesadas seguir la guía del proyecto a su ritmo.
Paso 4. Añade una narración que explique el proyecto claramente
Loom puede grabar tu voz y tu pantalla al mismo tiempo, pero puede ser difícil narrar con claridad mientras haces clic en cada paso. La mejor manera de asegurarte de que estás explicando claramente el proyecto es grabar una voz en off después de terminar de grabar el video.
El objetivo es usar la narración para guiar a los espectadores a través de lo que ven en la pantalla y por qué es importante. Puedes usar tu voz para aclarar las prioridades, explicar cómo se conectan las diferentes partes del proyecto y añadir contexto que puede ser difícil de comunicar solo por escrito.
Una vez grabado el video, puedes volver y grabar la narración todas las veces que quieras. Intenta mantenerla clara y concisa.
Paso 5. Edita la grabación para que sea más fácil de seguir
Las guías de proyectos deben ser concisas y fáciles de seguir, pero la primera grabación puede incluir pausas, contexto adicional o momentos que deban retocarse. Afortunadamente, Loom cuenta con un editor integrado con tres funciones clave:
Recortar: esta función te permite eliminar secciones del video usando la forma de onda de audio.
Editar por transcripción: identifica y elimina secciones de los videos de Loom usando la transcripción escrita.
Unir: combina varios videos para crear un único video más largo.
Usa la función Recortar para eliminar cualquier parte de la grabación que no sea necesaria. Por ejemplo, puedes recortar las partes en las que hiciste una pausa de varios segundos o no encontrabas lo que buscabas. También puedes recortar cualquier parte que distraiga o sea repetitiva y que pueda repercutir en la experiencia de visualización.
Una grabación más centrada es más fácil de seguir y revisar para las partes interesadas, lo que les proporciona una mejor comprensión del proyecto.
Paso 6. Comparte el vídeo de Loom y recopila comentarios de forma asíncrona
El último paso es compartir el video de Loom terminado en las herramientas que tu equipo usa para que las partes interesadas puedan revisarlo en contexto. Por ejemplo, puedes compartir el vídeo de Loom en Slack, Teams, el resumen de un proyecto o el hilo de una tarea relacionada.
Las partes interesadas pueden dar su opinión de forma asíncrona dejando preguntas y comentarios en el vídeo de Loom. Esto ayuda a mantener la conversación en marcha sin otra reunión en directo, lo que facilita las cosas para todas las personas involucradas.
Los comentarios de las partes interesadas pueden ayudarte a aclarar los siguientes pasos, detectar riesgos y mejorar el plan del proyecto antes de que el trabajo avance demasiado. Sus comentarios también pueden ayudar al equipo a resolver preguntas abiertas y prepararse para los obstáculos.
Prácticas recomendadas para las guías de proyectos con Loom
Cuando crees una guía de proyecto con Loom, usa estos consejos para que el video final sea más claro, útil y fácil de volver a consultar:
Crear un hilo conductor claro: la guía de tu proyecto debe mostrar un hilo conductor claro de principio a fin para que las partes interesadas comprendan mejor cómo avanza el proyecto en cada etapa.
Anticipa la confusión: puede que haya algunas partes de la guía de tu proyecto que resulten confusas para quienes lo vean. Anticipa las partes confusas e intenta que sean más concisas y fáciles de asimilar.
Céntrate en la acción: durante el recorrido, presta atención a lo que ha cambiado, lo que importa o lo que requiere que se tomen medidas.
Diseña para todas las personas: es posible que algunas partes interesadas no estén familiarizadas con las herramientas o los flujos de trabajo que usas durante un proyecto, así que diseña recorridos para personas con distintos niveles de conocimiento.
Impulsa la toma de decisiones: usa el recorrido de tu proyecto para mejorar la calidad de las decisiones posteriores y asegurar que el proyecto sea un éxito.
Haz que la comunicación del proyecto se pueda seguir más fácilmente
Los recorridos del Proyecto pueden ayudar a las partes interesadas a alinearse rápidamente, pero funcionan mejor cuando son concisos, visuales y se pueden volver a consultar con facilidad. Con Loom, los equipos pueden combinar narración, grabación de pantalla y comentarios asíncronos para que la comunicación del proyecto sea más fácil de seguir.
Loom es una potente herramienta de actividad asíncrona que permite a los equipos convertir las presentaciones de proyectos en una forma más clara, visual y flexible de mantener alineadas a las partes interesadas sin necesidad de reunirse. Prueba Loom gratis y simplifica el próximo recorrido de tu proyecto.