Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación de contenido eficiente con Loom
Conclusiones principales
Los flujos de trabajo de aprobación de contenido eficientes reducen la falta de comunicación agilizan los procesos de aprobación
Las herramientas de vídeo como Loom pueden optimizar tu flujo de trabajo de aprobación de contenido y reducir la necesidad de reuniones presenciales o intercambios de correos electrónicos.
Loom permite que las partes interesadas dejen comentarios con marca de tiempo en momentos específicos de un vídeo para obtener comentarios más claros
Mantener los vídeos concisos y usar la biblioteca de Loom puede ayudar a optimizar tu flujo de trabajo de aprobación de contenido sin sacrificar la calidad.
Cuando creas contenido para tu marca, las revisiones de contenido son esenciales para la calidad del producto final. Al mismo tiempo, no quieres desperdiciar un tiempo valioso en revisiones y aprobaciones. Sin un proceso claro, los comentarios pueden dispersarse, los retrasos pueden acumularse y las aprobaciones pueden llevar más tiempo del que deberían.
Usar Loom puede ayudar a agilizar la revisión y aprobación de contenido sin sacrificar la calidad. Descubre cómo Loom puede ayudarte a optimizar tus flujos de trabajo de aprobación de contenido.
¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación de contenido?
Un flujo de trabajo de aprobación de contenido es el proceso que sigue tu equipo para revisar, aprobar y finalizar el contenido antes de que se publique.
Usemos una publicación de un blog como ejemplo. El flujo de trabajo de aprobación de contenido comienza cuando un redactor de contenido crea un borrador. Un editor luego revisa el borrador en busca de errores tipográficos, errores gramaticales e información inexacta. Una vez que el editor termine de revisar el borrador, es posible que la pieza deba ir a un PMM o a una parte interesada legal para garantizar el cumplimiento. Solo una vez que ha pasado por todas las fases de edición se traslada a un gestor de contenido para la aprobación final antes de la publicación.
Un flujo de trabajo de aprobación de contenido eficiente beneficia a tu empresa de varias maneras. Un proceso de revisión y aprobación optimizado reduce la falta de comunicación entre equipos y agiliza los procesos de aprobación. Los flujos de trabajo de aprobación de contenido también ayudan a mejorar la coherencia y precisión de la marca por medio de revisiones exhaustivas.
Cómo crear flujos de trabajo de aprobación de contenido usando Loom en 7 pasos
Loom es una herramienta eficaz para crear flujos de trabajo de aprobación de contenido optimizados, especialmente para propietarios/as de pequeñas empresas. Loom simplifica la comunicación asíncrona, lo que permite compartir vídeos con las principales partes interesadas que pueden ver y aprobar contenido cuando más les convenga.
Las herramientas de vídeo como Loom ayudan a las partes interesadas a entender el contexto y reducir el intercambio de correos electrónicos, lo que permite agilizar las aprobaciones y reducir los costes operativos.
Paso 1. Identifica cada etapa de tu flujo de trabajo de contenido
Antes de comenzar a usar Loom, identifica cada etapa de tu flujo de trabajo. Los pasos exactos de un proceso de aprobación de contenido digital pueden variar según el equipo, el tipo de contenido y el nivel de revisión requerido.
Algunos flujos de trabajo comienzan con una revisión y aprobación del resumen de contenido antes de empezar a redactar. Otras personas pueden empezar directamente con la creación de contenido. A partir de ahí, los equipos pueden necesitar revisión por parte de otros compañeros, aprobación del gerente, revisión de PMM o legal, recopilación de activos visuales o preparación final para la publicación.
Definir claramente estos pasos desde el principio te permite entender quién debe participar, dónde se producen las aprobaciones y qué pasos adicionales pueden necesitar añadirse al proceso.
Paso 2. Asigna roles para aclarar quién es responsable de cada etapa
El siguiente paso es asignar roles para que todos sepan quién es responsable de cada etapa del proceso de aprobación de contenido.
Puedes estructurar tu flujo de trabajo de aprobación de contenido según la cantidad de etapas de revisión que requiere cada parte. Algunos contenidos pueden necesitar solo una ronda de revisión y aprobación, mientras que las partes más complejas pueden requerir varios editores, revisión legal y aprobación del gerente.
Dado que el proceso de aprobación puede variar según el tipo de contenido, es importante asignar partes interesadas designadas para cada tipo de revisión y aprobación. Si estás creando contenido para un cliente, también se le puede incluir en el proceso de revisión y aprobación antes de la publicación.
Crear una lista de roles y asignar una parte interesada a cada uno. Asegúrate de que cada parte interesada comprenda su rol y las responsabilidades que tiene para mantener el flujo de trabajo en funcionamiento.
Paso 3. Graba un vídeo tutorial de tu contenido con Loom
Una vez que tengas un flujo de trabajo de aprobación de contenido claramente definido y partes interesadas asignadas, puedes usar la grabadora de pantalla de Loom para grabar un recorrido de tu contenido.
Este vídeo es una oportunidad para mostrar tu contenido y destacar el contexto que podría ser difícil de transmitir por escrito. Enfócate en los puntos clave de tu contenido, brindando a quienes lo vean una imagen clara de la interfaz de usuario y las funciones. Explica lo que estás mostrando conforme avanzas para proporcionar contexto y admitir comentarios de las partes interesadas principales.
Aunque es importante ofrecer suficiente contexto a las partes interesadas, también quieres respetar el tiempo del que disponen.
Paso 4. Comparte tu vídeo de Loom con las partes interesadas para que puedan seguirlo de forma asíncrona
Una vez que hayas grabado una presentación en vídeo concisa de tu contenido usando Loom, puedes compartirla con las partes interesadas para que puedan verla cuando mejor les venga.
Compartir un vídeo de Loom es tan sencillo como enviar un enlace a las partes interesadas. Este enlace permite a los revisores seguir tu vídeo cuando mejor les venga, por lo que no todos tienen que estar en el mismo horario para revisar y aprobar contenido.
También puedes configurar permisos en Loom para controlar quién puede comentar o editar, lo que facilita que los revisores compartan comentarios.
Paso 5. Recopila comentarios directamente en Loom con comentarios con marca de tiempo
Recopilar comentarios a través de Loom ayuda a los revisores a destacar posibles problemas para que puedas corregirlos antes de que se publique el contenido.
Asegúrate de que los revisores que tienen acceso a tu vídeo de Loom también tengan permiso para hacer comentarios. Los revisores pueden dejar comentarios con marca de tiempo para dar su opinión precisa sobre una función específica o parte de la interfaz de usuario que se muestra en el vídeo.
Loom también proporciona un lugar centralizado para recopilar comentarios, para que puedas hacer un seguimiento de todos tus comentarios en un solo lugar. Esto simplifica las revisiones y garantiza que no te pierdas ningún comentario clave.
Paso 6. Actualiza tu contenido según los comentarios
Después de recopilar comentarios constructivos a través de Loom, necesitas usar esos comentarios para optimizar tu contenido mediante ediciones y mejoras.
Revisa detenidamente cada comentario en el vídeo de Loom, especialmente los que tienen marca de tiempo y destacan problemas específicos. Revisa los comentarios uno por uno, aplica cambios y verifica que cada actualización resuelva la incidencia.
También puedes grabar un vídeo de seguimiento que muestre las actualizaciones que hiciste basándote en los comentarios de los revisores. Este paso no siempre es necesario, pero puede mejorar la transparencia y dar a los revisores la oportunidad de confirmar los cambios. Si grabas un vídeo de seguimiento, haz que sea breve y céntrate en cómo implementaste los comentarios.
Paso 7. Finaliza el contenido y almacena el vídeo de Loom como referencia
El paso final del flujo de trabajo de aprobación de contenido es finalizar tu contenido para publicarlo. Tómate un tiempo para hacer una revisión rápida de tu contenido y asegurarte de que todas las aprobaciones estén completas antes de publicar. No hay que recopilar más comentarios en esta etapa; el objetivo aquí es simplemente asegurarse de que los revisores designados participaron en el proceso de aprobación.
Conserva el vídeo con fines de referencia y formación en el futuro. Después de grabar, se almacena automáticamente en tu biblioteca, donde puedes organizar los vídeos en carpetas y acceder a ellos más tarde. Las grabaciones permanecen disponibles a menos que las elimines.
Consejos para optimizar tus flujos de trabajo de aprobación de contenido con Loom
Si se utiliza correctamente, Loom es una solución excelente para optimizar el flujo de trabajo de aprobación de contenidos. A continuación te ofrecemos algunos consejos para eliminar los cuellos de botella en el proceso de revisión de contenidos con Loom:
Sé breve: grabar vídeos largos para cubrir todos los detalles puede parecer útil, pero puede ralentizar el proceso de revisión. Los vídeos breves y centrados ayudan a acelerar el ciclo de comentarios.
Utiliza comentarios con marca de tiempo: los comentarios con marca de tiempo permiten a los revisores dejar comentarios precisos sobre momentos concretos de un vídeo de Loom.
Utiliza la biblioteca de Loom: cuando grabas un vídeo con Loom, este se almacena automáticamente en la biblioteca de Loom a menos que lo elimines. Utiliza la biblioteca de Loom para archivar vídeos anteriores con fines de formación o para consultarlos en el futuro. Puedes mantener la biblioteca de Loom organizada creando carpetas para los diferentes tipos de contenido.
Simplifica las aprobaciones y crea contenidos más rápido
Ahora es un momento ideal para empezar a implementar Loom en tu flujo de trabajo de aprobación de contenidos con el fin de reducir los cuellos de botella y los malentendidos. Trabajar de forma asíncrona con Loom es tan sencillo como grabar un vídeo y compartir el enlace con las partes interesadas clave.
Una vez que hayas implementado Loom para agilizar el proceso de aprobación de contenidos, realiza un seguimiento y perfecciona el proceso con el tiempo para que las aprobaciones sean aún más fluidas. Cuanto menos tiempo dediques a recabar comentarios, más tiempo tendrás para centrarte en crear contenidos de calidad y hacer crecer tu negocio.