Procore utiliza todo el potencial de la plataforma con Rovo y System of Work de Atlassian

Desafío: Después de un período de crecimiento durante el cual su fuerza laboral duplicó su tamaño, Procore Technologies se dio cuenta de que sus herramientas ya no respaldaban la visibilidad del liderazgo, la planificación estratégica y la colaboración interfuncional. Para prosperar a su nueva escala, Procore necesitaba reunir la actividad de todo el mundo en una plataforma única y unificada.

Solución: Procore creó un System of Work unificado en Atlassian Cloud: un catálogo de software en Compass, Teamwork Collection para el seguimiento de la actividad, la documentación y la comunicación por vídeo asíncrona, una hoja de ruta para toda la empresa en Jira Product Discovery y la gestión de incidentes en Jira Service Management.

Dentro de este sistema unificado, Rovo facilita la búsqueda de información, obtiene respuestas rápidamente a partir de los datos de las herramientas con la Búsqueda Rovo y agiliza los flujos de trabajo con Agentes Rovo.

Impacto: La ejecución y la planificación del trabajo ahora están perfectamente conectadas con la estrategia a través de la cartera y la plataforma conectadas de Atlassian. El liderazgo siempre tiene una visión del progreso y los equipos no necesitan perseguirse unos a otros para obtener visibilidad. El enfoque ha vuelto a estar donde debe estar: actividad de alto impacto y toma de decisiones estratégicas.

Una plataforma de construcción que busca un System of Work para sus propias operaciones

Los proyectos de construcción literalmente construyen nuestras comunidades. Procore Technologies, una plataforma de gestión de trabajo para el sector de la construcción, ayuda a que esta actividad crítica se desarrolle sin problemas.

En 150 países, los equipos de construcción usan Procore para gestionar más de tres millones de proyectos. La plataforma de Procore administra cada fase de este proceso altamente complejo, desde la planificación de proyectos hasta la gestión de recursos y el análisis impulsado por la IA.

A esta escala masiva, y para una actividad tan importante, las operaciones eficientes lo son todo. Eso es lo que impulsó la transformación del de System of Work Procore. Su fuerza laboral se había duplicado y, con el paso del tiempo, la hoja de ruta se había vuelto inconexa y fragmentada.

Cada equipo gestionó su propia hoja de ruta de una manera diferente, como hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas e incluso documentos de texto. Ninguno de estos elementos de la hoja de ruta estaba vinculado a Jira, donde se hacía un seguimiento de la actividad del producto. Los líderes carecían de una visibilidad general y los equipos tenían un conocimiento limitado de las actividades de los demás.

"No deberías tener que mirar 17 presentaciones de diapositivas diferentes para hacerte una idea de nuestra hoja de ruta general", afirma Ronny. "Todo el mundo, desde los líderes hasta abajo, deben tener claro en qué metas y proyectos estamos trabajando".

Visibilidad en toda la empresa para todos, desde los directores ejecutivos hasta los nuevos empleados

El objetivo de Procore era claro. Querían crear un System of Work para la planificación, la comunicación, el seguimiento del trabajo y más. Para lograr esto, Procore quería que todas sus herramientas funcionaran juntas. En lugar de una "pila de herramientas" de docenas de proveedores, necesitaban una plataforma integrada.

Procore ya aplica esta filosofía a su propio producto y ahora quería mejorar sus operaciones internas de la misma manera. Eso es lo que los llevó a Teamwork Collection (Jira, Confluence y Loom) y al Atlassian System of Work.

"La actividad conjunta de los productos de Procore y Atlassian es muy similar", afirma Ronny. "La principal diferencia es que atendemos exclusivamente a la industria de la construcción".

Paso 1 de la transformación: una hoja de ruta unificada de Procore

En primer lugar, Procore consolidó toda la planificación y la actividad de los productos en Jira. Ahora, la empresa utiliza una hoja de ruta trimestral de Jira para toda la organización, que se conecta a los espacios de entrega de Jira de los equipos y a un catálogo de componentes de software en Compass. Varios equipos de productos también utilizan Jira Product Discovery para priorizar y planificar de forma continua.

"Nuestro objetivo era conectar la estrategia con la ejecución", afirma Ronny. "Nuestra nueva estrategia y hoja de ruta se encuentran en espacios centralizados de Jira, conectados al espacio de entrega de Jira de cada equipo. Todo está en un solo lugar y todo el mundo puede descubrirlo, desde los líderes hasta los nuevos empleados".

Para obtener visibilidad de la actividad de los productos, los equipos de comercialización ya no necesitan ponerse en contacto personalmente con el equipo de ingeniería. A partir de la nueva hoja de ruta, pueden ver de inmediato lo que está en progreso, cuándo llegará a los clientes y qué pueden hacer para brindar asistencia desde la perspectiva de la comercialización.

"Este evento cambió la vida de los equipos de comercialización y su productividad aumentó considerablemente", comenta Ronny. "Ahora pueden centrarse en sacar el trabajo adelante, no en pedir constantemente a sus compañeros actualizaciones de estado".

Paso 2 de la transformación: catalogación de componentes y aplicaciones de software

"Compass une nuestros sistemas, equipos y aplicaciones. Es el tejido conectivo de nuestro ecosistema de Atlassian", afirma Ronny. Con Compass como capa de conexión, la próxima estrategia de Procore cobra vida y encontrar la propiedad de los componentes es rápido y fácil.

Al ver el catálogo de componentes en Compass, todos pueden ver qué equipo está trabajando en un componente de software y los cuadros de mandos revelan su estado y estado. Todos los elementos del catálogo enlazan al seguimiento de la actividad en Jira, a los artículos de la hoja de ruta unificada y a la planificación de la guardia de los componentes mediante una integración de Jira Service Management.

Con Compass, el mantenimiento del catálogo de software es prácticamente sencillo. Procore ahora actualiza los datos del catálogo dentro de la plataforma Compass, lo que elimina un proceso complejo de GitOps. "Lo que antes podían ser semanas de actividad, ahora puede hacerlo en cuestión de minutos directamente en Compass", afirma Ronny.

Los datos del catálogo también aparecen fácilmente en otras herramientas de Atlassian, como Jira Service Management. "Los componentes se etiquetan en los incidentes y los ingenieros pueden ver en un solo lugar qué eventos ocurrieron recientemente para un servicio determinado, lo que permite una resolución más rápida".

Paso 3 de la transformación: eliminar los silos de datos y mejorar la calidad de la hoja de ruta con la IA

La "filosofía de plataforma" de Procore significa que todos los datos de su empresa están contenidos en un ecosistema unificado. Con todos sus datos consolidados en la plataforma Atlassian, Rovo Chat y Búsqueda Rovo facilitan la obtención de información a partir de esos datos, mientras que los Agentes Rovo agilizan los procesos repetitivos.

"Ya teníamos un tesoro de datos en Jira, pero solo podíamos obtener información a través de informes y análisis", afirma Ronny. "Rovo cambió las reglas del juego en cuanto al acceso a esos datos y a la información que contienen".

Ahora, la alta dirección puede responder rápidamente a las preguntas y obtener información de Rovo durante las reuniones de planificación. "Su primer instinto cuando quieren respuestas a partir de los datos es preguntar a Rovo", afirma Ronny. "Ilumina todo nuestro Teamwork Graph". La propiedad del equipo también queda clara de inmediato. Rovo conecta los puntos entre cada equipo y los espacios en los que trabajan, los componentes que poseen y las iniciativas recientes en las que han trabajado.

Rovo ha ahorrado a Procorians una media de 46 minutos al día para los usuarios, lo que les ha permitido dedicar 23 horas al mes a centrarse en una actividad más estratégica. Además, con los Agentes Rovo personalizados, los equipos de producto y GTM también están mejorando la calidad de la documentación y la hoja de ruta. Procore creó agentes personalizados para:

• Crear elementos, iniciativas o subiniciativas de la hoja de ruta trimestral para que los revisen los equipos humanos

• Revisar las iniciativas, puntuarlas en función de su calidad y sugerir mejoras

• Orientar a los equipos en la transición hacia la nueva hoja de ruta unificada, por ejemplo, sugiriéndoles que revisen elementos con los equipos dependientes y las partes interesadas

La creación y el uso de estos agentes en Procore ha llevado a sus equipos a reducir las tasas de repetición de trabajo en un 17 % y a completar el trabajo un 24 % más rápido.

Paso 4 de la transformación: gestión de incidentes basada en el contexto

Procore también trasladó la gestión de incidentes a Jira Service Management desde una herramienta ajena a Atlassian. Ahora, los incidentes se conectan a la perfección con el sistema de trabajo de Procore, complementado con los equipos, sistemas y actividades relacionados.

Cada incidente se etiqueta con el servicio afectado, lo que incorpora los metadatos relevantes de Compass al ticket y sincroniza los datos del incidente con el elemento del catálogo, visible en Compass. Esto proporciona al equipo de gestión de los servicios el contexto necesario para resolver los incidentes con mayor rapidez.

"Nuestro equipo de servicio está muy emocionado, porque la transición ha sido muy fluida y han podido constatar las ventajas de inmediato", afirma. De ahora en adelante, planean experimentar con el agente de servicio virtual con tecnología de IA de Jira Service Management. Por ejemplo, podrán recopilar incidentes similares y analizar su causa raíz común, lo que evitará nuevos incidentes en el futuro. 

Paso 5 de la transformación: eliminar horas de reuniones con vídeos asincrónicos

Con Loom, que forma parte de Teamwork Collection, Procore está reduciendo las costosas horas de reunión, especialmente en los equipos liderazgo. "Las agendas de nuestros líderes suelen estar muy apretadas, por lo que es complicado encontrar un hueco para reunirse con ellos", explica Ronny. "Los vídeos de Loom son muy fáciles de grabar y ver. Además, nos ayuda a mantener la concisión y la concentración", afirma Ronny. 

Al contar con una plantilla distribuida a nivel mundial, Loom facilita la comunicación en diferentes zonas horarias y horarios. En el reciente hackatón de Procore, las demostraciones y los discursos de ventas se enviaron a través de Loom para que los jueces pudieran revisarlas a su conveniencia. Este nivel de colaboración global no habría sido posible sin una herramienta de comunicación asincrónica como Loom.

Creación de un futuro de construcción más rápido

Todos los aspectos de las operaciones de Procore ahora están conectados y accesibles en su Atlassian System of Work: las aplicaciones y los componentes de software en Compass, las metas y la estrategia en la hoja de ruta unificada, las actividades en Jira y los incidentes en Jira Service Management. 

Con Rovo Chat y Búsqueda Rovo, Procore puede responder rápidamente a preguntas complejas con datos de todas estas herramientas. Los Agentes Rovo no solo ayudan a los equipos a trabajar más rápido, sino que también mantienen altos estándares de calidad y procesos de forma constante.

Como obtener visibilidad ya no es una barrera, los líderes y los equipos pueden volver a centrarse en una actividad impactante y en tomar las decisiones estratégicas correctas. Por ejemplo, Procore ahora puede cuantificar rápidamente su nivel de inversión en diferentes áreas, lo que facilita decidir qué áreas necesitan más o menos inversión en el futuro. 

Recientemente, Procore añadió Teamwork Collection de Atlassian a su System of Work. "Teamwork Collection es una base sólida para nuestro System of Work", dice Ronny. "Todos nuestros procesos, desde las actividades hasta las reuniones, están conectados en una plataforma. Los líderes pueden ver exactamente en qué está trabajando la empresa y cómo se conecta con la estrategia. Antes no existía esa visibilidad".