Cómo Lendi Group agilizó la planificación trimestral al centralizar más de 40 equipos de seis herramientas en una plataforma de Atlassian Cloud

Desafío: Lendi Group, una empresa financiera australiana de rápido crecimiento, quería transformar la planificación trimestral mediante la consolidación de las herramientas, la participación de más equipos y un mejor uso de sus datos.

Solución: la empresa se centralizó en Atlassian Cloud Premium y amplió su plataforma con los objetivos de Atlassian: Jira Product Discovery, Atlassian Analytics y Jira Service Management.

Impacto: la planificación trimestral ahora es más rápida, fácil, colaborativa y estratégica, lo que posiciona a Lendi Group para seguir ampliando y transformando el sector de los préstamos hipotecarios.

Grupo Lendi 🤝 Atlassian: dos empresas tecnológicas australianas de rápido crecimiento se unen para transformarse

En muchos sectores, la velocidad de entrega puede hacer o deshacer una venta. Los equipos del grupo Lendi, una de las empresas de tecnología financiera de más rápido crecimiento de Australia, sienten esta presión cada día. Miles de clientes y más de 1300 intermediarios dependen de las dos marcas del grupo, Lendi y Aussie, para conseguir la financiación que necesitan para alcanzar su sueño de ser propietarios de una vivienda. El proceso de obtención de un préstamo hipotecario es conocido por ser lento y estresante. El grupo Lendi tiene la misión de cambiar esta situación transformando el proceso desde dentro hacia fuera. Y lo están haciendo con la ayuda de Atlassian.

Con el objetivo de que la planificación trimestral sea más colaborativa, simplificada y estratégica

Con una mentalidad de crecimiento y prácticas ágiles, Lendi Group está siempre en busca de crear, celebrar e iterar. (De hecho, esos son algunos de los principios fundamentales de la empresa). Su proceso de planificación trimestral, vital para ayudar a que los equipos estén coordinados y avancen hacia sus objetivos, presentaba una nueva oportunidad de mejora.

Históricamente, la planificación trimestral era un evento de tres días en Lendi en el que participaban hasta 250 personas. "Tener a tanta gente fuera de la empresa representó una inversión importante", afirma Matt Hargreaves, gerente sénior de entrega de productos.

La primera parte del evento la dedicábamos a hablar de los avances del último trimestre. Si bien era importante mirar hacia atrás antes de seguir adelante, el equipo esperaba agilizar esta parte retrospectiva del proceso para poder centrar su tiempo juntos en la colaboración y la estrategia futura. 

Lendi también quería atraer a más partes interesadas y consolidar las herramientas. "Queríamos incluir a toda la organización (más de 40 equipos de todas las divisiones del grupo Lendi) en el proceso y centralizarlo en un solo sistema", recuerda Matt. "Antes, los equipos técnicos se reunían y planificaban, pero había una falta de integración entre nuestros equipos y las herramientas, no había suficiente alineación con la estrategia y no había informes. También utilizábamos seis herramientas diferentes, por lo que teníamos que modificar las cosas en varios lugares y no teníamos una vista consolidada de todos los equipos". 

Matt y el equipo de entrega de productos se encargaron de resolver estos desafíos. Afortunadamente, tenía experiencia previa en Atlassian y una visión de cómo transformar el proceso de planificación trimestral para que fuera tan rápido y fácil como los propios productos del grupo Lendi. 

A por el objetivo: mejora la planificación y el seguimiento con los objetivos de Planes de Jira y Atlassian

Lendi Group empezó por pasarse a Jira Premium para tener acceso a Planes de Jira, lo que permitía a los equipos planificar y hacer un seguimiento del trabajo multidisciplinar. Luego, el equipo de entrega de productos integró Confluence y Jira para que los usuarios pudieran usar Enlaces inteligentes para pasar datos de una herramienta a otra; por ejemplo, vincular la documentación de Confluence a un ticket de Jira relacionado o viceversa. Esto no solo les ahorró tiempo y redujo la necesidad de cambiar de herramienta, sino que también proporcionó un contexto detallado que ayudó en la toma de decisiones.

El siguiente paso fue ajustar mejor el trabajo diario a los objetivos y resultados clave estratégicos. Como uno de los objetivos de esta iniciativa era implicar a todos los equipos en este proceso, no solo a los técnicos, Matt hizo una pregunta muy pertinente: "¿Cómo podemos simplificar la planificación y facilitar que todos vean los objetivos, incluso si no están familiarizados con Atlassian?"

Para Lendi Group, la respuesta eran las Metas de Atlassian (antes conocido como "Atlas"): una única fuente de información para entender cómo contribuye el trabajo de muchos equipos a los objetivos empresariales y cómo lo hacen a lo largo del tiempo. Matt reconoció que esta función podría reemplazar a PowerPoint y mejorar la visibilidad.

Una semana después de que el CEO de Lendi Group, David Hyman, se reuniera con el excodirector ejecutivo de Atlassian, Scott Farquar, para hablar sobre los objetivos, la empresa lo había lanzado. "Las Metas cambiaron nuestra forma de ver nuestro trabajo estratégico y la posibilidad de recibir actualizaciones periódicas", afirma Matt. "Ahora podemos centrarnos en lo que está en riesgo para volver a encarrilarnos".

Las herramientas centralizadas y los procesos simplificados hacen que planificar pase de ser una molestia a un placer

Hoy en día, el proceso de planificación trimestral de Lendi Group es más rápido, colaborativo y eficaz que nunca.

Después de que el equipo ejecutivo establezca los objetivos y resultados clave de la organización al principio del año fiscal, los equipos establecen sus objetivos y resultados clave relacionados, los introducen como objetivos y los actualizan cada dos semanas. Estas actualizaciones activan las notificaciones en Slack, que los líderes consultan para estar al tanto del progreso.

Los equipos de Lendi Group utilizan Planes de Jira para hacer un seguimiento de los proyectos y las dependencias en varios departamentos interdisciplinares, Jira para hacer avanzar el trabajo, Confluence para documentar y compartir conocimientos y Jira Service Management para la gestión de incidentes. Los equipos especializados también confían en otras herramientas de la suite de Atlassian Cloud para impulsar su trabajo, como el uso de Jira Product Discovery por parte del equipo de ingeniería para intercambiar ideas y planificar hojas de ruta en función de los comentarios de los agentes, y el uso de Atlassian Analytics por parte del equipo de entrega para sacar a la luz datos y tendencias significativos.

Como todos los equipos hacen un seguimiento de sus objetivos y trabajan en Atlassian, todos pueden mantenerse al tanto del progreso, centrarse en los objetivos a largo plazo y adaptarse en tiempo real según sea necesario. Mantener esta fuente de información actualizada también significa que los líderes siempre están al tanto del estado y dedican sus sesiones de planificación trimestrales a conversaciones estratégicas. "Tener una única fuente de información y una visión consolidada de todo el trabajo es fantástico. Nuestro lema es: "Tiene que estar en Jira", afirma Matt. "Estoy muy orgulloso de la forma en que nuestros equipos empresariales han evolucionado hasta ser disciplinados con las ceremonias y entender con qué se corresponde su trabajo".

Luego, al principio de cada trimestre, el equipo de entrega de productos inicia el proceso de planificación. "La planificación trimestral es mucho más eficaz y nuestro público la aprovecha más", afirma Matt.

El proceso comienza con una sincronización de estrategias para revisar y ajustar los objetivos, analizar lo que va bien y abordar los riesgos; y todo ello es mucho más fácil de hacer ahora que la información está más visible en Atlassian. Atlassian Analytics también facilita al equipo la creación de informes avanzados para los líderes que utilizan Atlassian Intelligence como una solución con poco código o sin código.

"Antes empezábamos las reuniones mensuales del comité directivo con una hoja en blanco y hablábamos del progreso", dice Matt. "Ahora, el conjunto de herramientas de Atlassian ofrece la información para que podamos centrar nuestro tiempo en las conversaciones difíciles y en la priorización".

El asesoramiento y la atención de los servicios de asesoramiento sentaron las bases para el éxito

Cuando llegó la hora de ajustar mejor su planificación trimestral, Lendi Group acudió a los servicios de asesoramiento de Atlassian en busca de orientación y apoyo estratégicos. "Los servicios de asesoramiento han sido increíbles. Es como tener mi propio asesor personal. Habría llegado a cierto punto por mi cuenta, pero los necesitaba", afirma Terry Meissner, gerente de automatización de la entrega de productos. "Cuando colaboras con alguien que trabaja con estas herramientas todos los días y puede hablar del aspecto técnico y empresarial, nos hace a todos mejores".

Además de los conocimientos y la experiencia, al equipo de Terry y Matt le ha venido genial tener una línea directa con un equipo dedicado. "Las herramientas son un aspecto, pero lo más importante es la relación", dice Terry. "Es más personal que con cualquier otro vendedor. Recibo la atención que necesito y estoy en contacto con personas increíbles".

Desde su exitosa primera colaboración, los servicios de asesoramiento están trabajando con Lendi Group en un nuevo conjunto de soluciones y optimizaciones, que incluyen ampliar el uso de Jira Product Discovery en lugar de Productboard, cambiar de BMC Helix a Jira Service Management, implementar Activos para la gestión de activos e integrar Automatización de Atlassian para aumentar la eficiencia. "Me sorprende lo que podemos hacer con Activos y Automatización", afirma Terry. "Vamos a lograr enormes aumentos de productividad".

"No vas a encontrar un ecosistema mejor que Atlassian"

Al mejorar sus procesos con la ayuda de asesores de confianza de Atlassian y unir sus equipos en un sistema de trabajo integrado, los equipos de Lendi están preparados para crecer y dejar su huella en el mercado australiano de préstamos hipotecarios. "Lo que cambia las reglas del juego para mí es que todas las herramientas se comunican entre sí. No estamos cambiando de contexto para saber adónde ir o cómo funciona algo. Las herramientas me resultan familiares, no tan abrumadoras como otras", afirma Terry. "No vas a encontrar un ecosistema mejor que Atlassian".