Procore nutzt die Leistungsfähigkeit der Plattform mit Atlassians System of Work und Rovo

Herausforderung: Nach einer Phase des Wachstums, in der sich die Mitarbeiterzahl verdoppelte, stellte Procore Technologies fest, dass die unternehmenseigenen Tools die Transparenz für Führungskräfte, die strategische Planung und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit nicht mehr unterstützten. Um angesichts dieses Wachstums weiter erfolgreich zu sein, musste Procore die Aufgaben aller Mitarbeiter in eine einzelne, einheitliche Plattform überführen.

Lösung: Procore hat ein einheitliches System of Work in Atlassian Cloud entwickelt. Dieses besteht aus einem Softwarekatalog in Compass, der Teamwork Collection für die Aufgabenverfolgung, Dokumentation und asynchrone Videokommunikation, einer unternehmensweiten Roadmap in Jira Product Discovery und Vorfallmanagement in Jira Service Management.

In diesem einheitlichen System erleichtert Rovo das Auffinden von Informationen, indem es mithilfe der Rovo-Suche schnell Antworten aus Daten verschiedener Tools abruft und Arbeitsabläufe mit Rovo-Agenten optimiert.

Auswirkung: Aufgabenausführung und Planung sind jetzt über das vernetzte Portfolio und die Plattform von Atlassian nahtlos mit der Strategie verknüpft. Die Geschäftsleitung hat immer den Überblick über den Fortschritt und Teams müssen sich nicht gegenseitig hinterherlaufen, um Transparenz zu erhalten. Der Fokus ist wieder da, wo er hingehört: Vorgänge mit hoher Auswirkung und strategische Entscheidungsfindung.

Eine Bauplattform, die ein System of Work für ihren eigenen Betrieb benötigt

Bauprojekte bauen im wahrsten Sinne des Wortes unsere Communitys auf. Procore Technologies, eine Arbeitsmanagement-Plattform für die Baubranche, sorgt dafür, dass diese wichtige Arbeit reibungslos abläuft.

In 150 Ländern nutzen Bauteams Procore, um über 3 Millionen Projekte zu verwalten. Die Plattform von Procore verwaltet jede Phase dieses hochkomplexen Prozesses, von der Projektplanung über das Ressourcenmanagement bis hin zu KI-gesteuerten Analysen.

Bei diesem riesigen Umfang – und für derart wichtige Aufgaben – hat ein effizienter Betrieb höchste Bedeutung. Das hat die Transformation des System of Work von Procore vorangetrieben. Die Belegschaft des Unternehmens hatte sich verdoppelt und im Laufe der Zeit wurde das Roadmapping unzusammenhängend und fragmentiert.

Jedes Team verwaltete seine eigene Roadmap auf eine andere Art und Weise, z. B. mit Tabellenkalkulationen, Präsentationen und sogar Textdokumenten. Keines dieser Roadmap-Elemente war mit Jira verknüpft, wo die Produktarbeit tatsächlich verfolgt wurde. Die Geschäftsleitung hatte keinen Überblick über das Gesamtbild und die Teams waren sich der Aktivitäten der anderen nur begrenzt bewusst.

"Sie sollten sich nicht 17 verschiedene Präsentationen ansehen müssen, um einen Eindruck von unserer allgemeinen Roadmap zu bekommen", sagt Ronny. "Alle Ebenen und Mitarbeiter sollten Klarheit darüber haben, auf welche Ziele und Projekte wir hinarbeiten."

Unternehmensweite Transparenz für alle: von CEOs bis hin zu neuen Mitarbeitern

Das Ziel von Procore war klar. Es sollte ein System of Work für Roadmapping, Kommunikation, Aufgabenverfolgung und mehr geschaffen werden. Um dies zu erreichen, wollte Procore, dass alle seine Tools zusammenarbeiten. Anstatt eines "Toolstack" aus Dutzenden Anbietern benötigte man eine zentrale integrierte Plattform.

Procore wendet diese Philosophie bereits auf sein eigenes Produkt an und wollte nun seine internen Abläufe auf die gleiche Weise verbessern. Daher entschied sich das Unternehmen für die Teamwork Collection (Jira, Confluence und Loom) und das System of Work von Atlassian.

"Die Art und Weise, wie die Produkte von Procore und Atlassian zusammenarbeiten, ist sehr ähnlich", sagt Ronny. "Der Hauptunterschied besteht darin, dass wir uns ausschließlich an die Baubranche richten."

Transformationsschritt 1: Eine einheitliche Procore-Roadmap

Zunächst konsolidierte Procore das gesamte Roadmapping und die gesamte Produktarbeit in Jira. Jetzt verwendet das Unternehmen eine unternehmensweite vierteljährliche Jira-Roadmap, die eine Verbindung zu den Jira-Bereitstellungsbereichen der Teams und einem Softwarekomponentenkatalog in Compass herstellt. Mehrere Produktteams nutzen Jira Product Discovery auch für die kontinuierliche Priorisierung und Planung.

"Unser Ziel war es, Strategie mit Ausführung zu verbinden", erklärt Ronny. "Unsere neue Strategie und Roadmap befinden sich in zentralisierten Jira-Bereichen, die mit dem Jira-Bereitstellungsbereich jedes Teams verbunden sind. Alles befindet sich an einem Ort und ist für alle auffindbar, von Führungskräften bis hin zu neuen Mitarbeitern."

Um einen Einblick in die Produktarbeit zu erhalten, müssen sich die Markteinführungsteams nicht mehr persönlich an das Engineering-Team wenden. Anhand der neuen Roadmap können Markteinführungsteams sofort erkennen, welche Vorgänge in Arbeit sind, wann sie die Kunden erreichen werden und wie sie mit Blick auf die Markteinführung Support bereitstellen können.

"Dies war ein einschneidendes Ereignis für Markteinführungsteams – und ihre Produktivität ist stark gestiegen", erzählt Ronny. "Sie können sich darauf konzentrieren, ihre Aufgaben zu erledigen, und müssen ihre Kollegen nicht ständig um Status-Updates bitten."

Transformationsschritt 2: Katalogisierung von Softwarekomponenten und Anwendungen

"Compass verknüpft unsere Systeme, Teams und Anwendungen miteinander. Es ist das verbindende Element unseres Atlassian-Ökosystems", erläutert Ronny. Mit Compass als verbindender Ebene wird die zukünftige Strategie von Procore vorangetrieben und die Zuständigkeiten für Komponenten lassen sich schnell und einfach klären.

Anhand des Komponentenkatalogs in Compass kann jeder sehen, welches Team an einer Softwarekomponente arbeitet, und Scorecards geben Aufschluss über deren Zustand und Status. Jedes Katalogelement ist über eine Jira Service Management-Integration mit der Aufgabenverfolgung in Jira, mit Elementen in der einheitlichen Roadmap und mit dem Bereitschaftsplan der Komponente verknüpft.

Mit Compass ist die Wartung von Softwarekatalogen nahezu mühelos. Procore aktualisiert jetzt die Katalogdaten innerhalb der Compass-Plattform, wodurch ein komplexer GitOps-Prozess entfällt. "Was früher Wochen in Anspruch genommen hat, kann jetzt innerhalb von Minuten direkt in Compass erledigt werden", erklärt Ronny.

Katalogdaten lassen sich ebenfalls problemlos in anderen Atlassian-Tools wie Jira Service Management anzeigen. "Komponenten werden in Vorfällen markiert und Engineers können an einem Ort sehen, welche Ereignisse in letzter Zeit bei einem bestimmten Service aufgetreten sind, was zu einer schnelleren Lösung führt."

Transformationsschritt 3: Überwinden von Datensilos und Verbesserung der Roadmap-Qualität mit KI

Die "Plattformphilosophie" von Procore bedeutet, dass alle Unternehmensdaten in einem einheitlichen Ökosystem enthalten sind. Da alle Daten auf der Atlassian-Plattform konsolidiert sind, können mithilfe von Rovo-Chat und der Rovo-Suche einfacher Erkenntnisse aus diesen Daten gewonnen werden, während Rovo-Agenten sich wiederholende Prozesse optimieren.

"Wir hatten bereits einen riesigen Datenschatz in Jira, konnten aber nur mithilfe von Berichten und Analysen Erkenntnisse gewinnen", so Ronny. "Rovo hat die Situation durch den Zugriff auf diese Daten und die darin enthaltenen Erkenntnisse grundlegend verändert."

Jetzt kann die Geschäftsleitung bei Planungsgesprächen schnell Fragen beantworten und Einblicke von Rovo erhalten. "Wenn Antworten aus Daten benötigt werden, wird zuerst Rovo gefragt", erläutert Ronny. "Das Tool hat unseren gesamten Teamwork Graph nachvollziehbarer gemacht." Die Teamverantwortung ist ebenfalls sofort klar. Rovo verbindet jedes Team mit den Bereichen, in denen es arbeitet, den Komponenten, die es besitzt, und den jüngsten Initiativen, an denen es beteiligt ist.

Rovo hat den Benutzern von Procore durchschnittlich 46 Minuten pro Tag gespart, sodass sie 23 Stunden pro Monat mehr Zeit hatten, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus verbessern die Produkt- und GTM-Teams mithilfe von maßgeschneiderten Rovo-Agenten die Qualität der Dokumentation und der Roadmap. Procore hat benutzerdefinierte Agenten für folgende Aufgaben entwickelt:

• Vierteljährliche Erstellung von Roadmap-Elementen, Initiativen oder Unterinitiativen, die Mitarbeiterteams überprüfen können

• Überprüfung bestehender Initiativen, Bewertung ihrer Qualität und Verbesserungsvorschläge

• Coaching von Teams bei der Umstellung auf die neue einheitliche Roadmap, indem etwa vorgeschlagen wird, die Punkte mit den abhängigen Teams und Stakeholdern zu überprüfen

Die Erstellung und Verwendung dieser Agenten bei Procore hat dazu beigetragen, dass Teams Nacharbeiten um 17 % reduzieren und gleichzeitig Aufgaben um 24 % schneller erledigen konnten.

Transformationsschritt 4: Kontextreiches Vorfallmanagement

Procore hat zudem für das Vorfallmanagement von einem Tool, das nicht von Atlassian stammt, auf Jira Service Management umgestellt. Jetzt lassen sich Vorfälle nahtlos mit dem System of Work von Procore verbinden, das um die Teams, Systeme und Vorgänge erweitert wird, auf die sie sich beziehen.

Jeder Vorfall wird mit dem betroffenen Service gekennzeichnet. Dadurch werden die relevanten Metadaten von Compass auf das Ticket übertragen und die Vorfalldaten wieder mit dem Katalogelement synchronisiert, das in Compass sichtbar ist. Auf diese Weise erhält das Servicemanagement-Team den Kontext, den es zur schnelleren Bearbeitung von Vorfällen benötigt.

"Unser Serviceteam ist extrem begeistert, weil die Umstellung reibungslos verlief und die Vorteile gleich erkennbar waren", sagt er. In Zukunft plant das Team, mit dem KI-gestützten virtuellen Service-Agenten von Jira Service Management zu experimentieren. Es wird unter anderem in der Lage sein, ähnliche Vorfälle zu erfassen und deren gemeinsame Grundursache zu analysieren, um weitere Vorfälle in Zukunft zu verhindern. 

Transformationsschritt 5: Eliminierung von Meetingzeit dank asynchronem Video

Mit Loom, das Teil der Teamwork Collection ist, reduziert Procore die Zeit für kostspielige Meetings, insbesondere für Führungskräfte. "Die Terminpläne unserer Führungskräfte sind voll und es kann schwierig sein, Zeit für Meetings festzulegen", sagt Ronny. "Ein Loom-Video lässt sich schnell aufzeichnen und noch schneller ansehen. Es hilft uns auch, Inhalte kurz und bündig zu vermitteln", so Ronny. 

Für global verteilte Belegschaften erleichtert Loom die Kommunikation über verschiedene Zeitzonen und Zeitpläne hinweg. Beim jüngsten Hackathon von Procore wurden Demos und Kurzpräsentationen über Loom eingereicht, die Juroren dann zu einem für sie günstigen Zeitpunkt ansehen konnten. Diese Art der globalen Zusammenarbeit wäre ohne ein asynchrones Kommunikationstool wie Loom nicht möglich gewesen.

Schnellere Entwicklung der Bauaktivitäten

Jeder Aspekt des Betriebs von Procore ist jetzt in seinem System of Work von Atlassian miteinander verbunden und zugänglich: Softwareanwendungen und Komponenten in Compass, Ziele und Strategien in der einheitlichen Roadmap, Vorgänge in Jira und Vorfälle in Jira Service Management. 

Mit dem Rovo-Chat und der Rovo-Suche kann Procore komplexe Fragen mit Daten aus all diesen Tools schnell beantworten. Rovo-Agenten helfen Teams nicht nur dabei, schneller zu arbeiten, sondern sorgen auch dafür, dass die Standards für Prozesse und Qualität konstant hoch bleiben.

Da Transparenz kein Hindernis mehr ist, können sich Führungskräfte und Teams wieder auf wirkungsvolle Aufgaben und angemessene strategische Entscheidungen konzentrieren. Zum Beispiel kann Procore jetzt schnell sein Investitionsniveau in verschiedenen Bereichen quantifizieren, sodass das Unternehmen einfacher entscheiden kann, in welchen Bereichen künftig mehr oder weniger investiert werden muss. 

Vor Kurzem hat Procore seinem System of Work die Teamwork Collection von Atlassian hinzugefügt. "Die Teamwork Collection ist eine starke Grundlage für unser System of Work", erklärt Ronny. "Alle unsere Prozesse, von Vorgängen bis hin zu Meetings, sind auf einer Plattform miteinander verbunden. Die Geschäftsleitung kann genau sehen, woran das Unternehmen arbeitet und wie dies mit der Strategie zusammenhängt. Diese Sichtbarkeit gab es vorher nicht."