Wie Datasite dank Atlassian in fünf Monaten Produktivitätseinsparungen von über 500.000 USD erzielte und die Produktentwicklung transformierte

Herausforderung: Teams bei Datasite, dem globalen SaaS-Anbieter von Kollaborations- und Automatisierungslösungen mit KI-gestützten Workflows für Projekte in den Bereichen Fusionen und Übernahmen, Investition und Strategie, mussten die Effizienz verbessern, die Compliance stärken und die fragmentierte Planung in dynamische Echtzeit-Planung umwandeln. Zu viele Ziele und eine fehlende zentrale Informationsquelle raubten Teams die Zeit und den Fokus, um die wichtigsten Aufgaben voranzubringen, und Führungskräften fehlte die Transparenz, den Fortschritt und die Leistung im Blick zu behalten. 

Lösung: Datasite implementierte die Strategy Collection und die Teamwork Collection von Atlassian, kombiniert mit Jira Product Discovery und Jira Service Management, um eine einheitliche Plattform zu schaffen, die Teams miteinander verbindet, damit sie schneller und intelligenter zusammenarbeiten können.

Ergebnisse: Das Unternehmen hat einen Wandel von statischen Berichten und einer "Feature Factory"-Mentalität zu einer neuen Arbeitsweise vollzogen, die stärker auf Ergebnisse und Innovation ausgerichtet ist. Diese Transformation hat bereits Tausende Stunden eingespart und innerhalb weniger Monate einen 10-fachen ROI ermöglicht.

Weniger Meetings, mehr Wert: die Transformation von Datasite mit Atlassian

Möglicherweise sagt dir der Name Datasite nichts, aber du hast wahrscheinlich schon von den Fusionen und Übernahmen gehört, die die Plattform des Unternehmens ermöglicht hat. Im Jahr 2025 unterstützte Datasite mehr als 39.000 Projekte, darunter vier der fünf größten globalen Deals. JR Harrell, EVP of Product Operations and Enablement, drückt es so aus: "Jede große Transaktion, über die du im Wall Street Journal, in der New York Times oder in der Financial Times liest, wurde höchstwahrscheinlich auf unserer Plattform abgewickelt."

Strategie und Ausführung waren bei Datasite über fragmentierte Tools und statische Dokumente verteilt, wodurch Teams zu viel Zeit mit Meetings, mit der Suche nach Informationen und mit der Berichterstellung verbrachten, anstatt zu entwickeln und zu innovieren. Harrell erkannte, dass das Unternehmen nicht einfach ein weiteres Tool brauchte – sondern eine neue Arbeitsweise. 

Um bei dieser Umstellung Hilfe zu erhalten, wandte sich das Unternehmen an Atlassian. Durch die Implementierung der Strategy Collection und der Teamwork Collection von Atlassian hat Datasite eine einheitliche Plattform geschaffen. Und die Ergebnisse können sich sehen lassen:

• Allein in den ersten fünf Monaten fielen über 4.000 Meetings weg – das entspricht Zeiteinsparungen im Wert von über 500.000 $.

• 216 OKRs konnten auf 3 unternehmensweite Ziele und 12 Hauptergebnisse heruntergebrochen werden.

• Zeitaufwendige, statische Berichte wurden durch Self-Service-Dashboards mit Echtzeit-Informationen ersetzt.

Da das gesamte Unternehmen auf derselben Plattform arbeitet und einheitliche Abläufe nutzt, können die Teams von Datasite einfacher zusammenarbeiten, um noch bessere Ergebnisse – und Kundendeals – zu liefern.

Eine Anfrage von der Führungsebene löst die Umstellung zu einer vernetzteren und produktiveren Arbeitsweise aus

Vor Atlassian hatte Datasite mehr als 200 Ziele und Hauptergebnisse (OKRs), aber keine zentrale Informationsquelle oder einen Collaboration-Hub, um Teams zu helfen, auf diese Ziele hinzuarbeiten und sie in Echtzeit zu verfolgen. Der Kalender wurde zum Standard-Koordinationstool für alle, was zur Folge hatte, dass Teammitglieder oft doppelt oder dreifach verplant waren.  

Chief Product Officer Doug Cullen, dem JR Harrells Team für Product Operations and Enablement untersteht, fasste das Problem zusammen: "Ich brauche Einblicke auf Fabrikebene – keine Zusammenfassung, keine Präsentation, sondern eine umfassende Live-Ansicht, von der Strategie bis hin zu den einzelnen Aufgaben aller Teams."

Diese Nachfrage nach Produktionseinblicken war der Katalysator für die Transformation von Datasite. Es war Zeit, den endlosen Meetingzyklus zu durchbrechen und die Prozesse und Plattformen weiterzuentwickeln, damit Teams mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben haben.

Neue Lösungen stammen von einem langjährigen Partner

Harrell fand heraus, dass die Optimierung der Atlassian-Plattform von Datasite dem Unternehmen helfen würde, zu einer dynamischeren Echtzeit-Planung überzugehen, und die Zusammenarbeit, Transparenz und Effizienz während der Ausführung verbessern würde. 

Im Strategiebereich führte Datasite die Strategy Collection von Atlassian ein – Focus, Talent und Align –, um Führungskräften die Echtzeit-Einblicke von der Strategie bis zur Ausführung zu geben, die ihnen gefehlt hatten. Im Bereich der Ausführung erfolgte ein Upgrade auf die Teamwork Collection, um die bestehenden Jira- und Confluence-Instanzen zu verbinden. Zusätzlich führte das Unternehmen Loom ein, um die hohe Anzahl von Meetings zu reduzieren. Da Rovo unter all diesen Apps läuft, erhielten die Mitarbeiter von Datasite auch einen KI-Teamkollegen, der ihnen hilft, schneller Antworten zu finden, noch bessere Entscheidungen zu treffen und Vorgänge zu automatisieren. 

Während des gesamten Prozesses nutzte Harrells Team die Atlassian Advisory Services für strategische Beratung und technischen Support. "Wenn du die Advisory Services von Atlassian in Anspruch nimmst, brauchst du keinen ausgearbeiteten Plan – du musst nur wissen, welche Ergebnisse du erreichen möchtest", sagt Harrell. "Wenn du das 'Was' und das 'Warum' erklären kannst, können die Mitarbeiter von Atlassian dir helfen, das 'Wie' zu klären. Mit ihrer Hilfe haben wir in kurzer Zeit erstaunliche Fortschritte erzielt."

Aufbau einer einheitlichen Plattform, auf der Teams Ideen entwickeln und umsetzen

Durch die Verknüpfung der Strategy und Teamwork Collections mit den anderen Atlassian-Apps von Datasite – Jira Product Discovery und Jira Service Management – entstand ein einheitliches System of Work, das den gesamten Produktlebenszyklus unterstützt. Datasite nennt es das "Idea to Impact Framework".

"Wir haben jetzt einen Workflow, in dem wir Aufgaben von der Ideenfindung bis zur Entwicklung, Veröffentlichung, Überwachung und Messung verfolgen können", so Harrell. "In Atlassian können wir diesen Ablauf von Anfang bis Ende erfassen."

Hier erklären wir, wie das funktioniert:

1. Datasite nutzt die Teamwork Collection und die Strategy Collection, um die Zielsetzung und die strategische Planung zu vereinheitlichen und gemeinsam zu bearbeiten.

2. Ideen werden über Jira Service Management und Jira Product Discovery zentralisiert. Mithilfe von Rovo-Agenten werden neue Initiativen dann schnell priorisiert und bewertet.

3. Genehmigte Ideen werden in Jira übertragen und der Rest verbleibt mit umfassenden Kontextinformationen für die zukünftige Erwägung im Jira Product Discovery-Backlog.

4. Teams nutzen die Teamwork Collection (Jira, Confluence, Loom) für die kollaborative Ausführung – sie verwalten die Bereitstellung in Jira, speichern Wissen in Confluence und nutzen Loom und Rovo-Agenten für Self-Service und Kommunikation.

5. Führungskräfte verlassen sich auf Echtzeit-Dashboards, um den Fortschritt zu verfolgen, und auf die Strategy Collection, um die Ausführung an der Strategie auszurichten.

Dieses Framework hat die Produktionseinblicke geliefert, die sich Führungskräfte gewünscht haben, sowie die Zusammenarbeit und Transparenz, die Teams benötigen, um schneller und intelligenter zu arbeiten. "All diese Tools sind zweckgebunden miteinander verknüpft und wirken wie ein Leistungsverstärker", so Cullen. "Wir konnten in sechs Monaten Wert schaffen, und das in einer sehr, sehr arbeitsreichen Zeit bei Datasite – das ist ein echter Gamechanger für uns."

Loom und Rovo: neue Beschleuniger bei Datasite

In der Teamwork Collection sind es vor allem die Loom-App und Rovo, die es den Mitarbeitern angetan haben. Sie haben aufeinanderfolgende Meetings durch kurze Loom-Videos ersetzt und nutzen die KI-Notizfunktion der App, um die verbleibenden Besprechungen effizienter zu gestalten.

Datasite hat beispielsweise ein umfangreiches monatliches Business-Review-Meeting in ein kleineres, fokussiertes Gespräch umgewandelt, das über die Atlassian-Plattform geleitet wird. "Wir haben aus einem zweistündigen monatlichen Business-Review mit 125 Beteiligten ein 15-Personen-Meeting gemacht, das durch unser Atlassian-Framework unterstützt wird. Alle anderen Projektbeteiligten erhalten eine kurze Loom-Zusammenfassung. Das entspricht einer Reduzierung von 90 %, was enorme Zeit- und Kosteneinsparungen bedeutet", erklärt Harrell. "Diese Zusammenfassung fließt außerdem in unser Unternehmenswissen ein, sodass Mitarbeiter Rovo auffordern können, ihnen die wichtigsten Informationen des Meetings mitzuteilen oder spezifische Informationen herauszusuchen.

Mit Rovo kann die Führungsebene von Datasite sofort Fragen beantworten, z. B. "welche Initiativen wirken sich in diesem Quartal auf die Kundenabwanderung aus?", und Echtzeitberichte erstellen. Das macht manuelle Status-Updates überflüssig. Davon profitieren laut Harrell Mitarbeiter wie Führungskräfte enorm. "Ich hatte erwartet, dass es eine Herausforderung wird, die Führungsebene für Rovo zu begeistern, aber im Gegenteil: die Leute sind davon besessen. Morgens sprechen sie als Erstes mit Rovo, um sich Informationen zu beschaffen und zu sehen, wie die Dinge aktuell laufen."

Von "Bericht über die Arbeit" zu "die Arbeit ist der Bericht"

Die Teams von Datasite konzentrieren sich bei allem, was sie tun, auf den ROI – auch bei dieser Transformation. Bereits in den ersten Monaten waren die Ergebnisse beeindruckend.

"Wir haben uns davon gelöst, jede Woche stundenlang Berichte über die Arbeit zu erstellen. Unser neues Mantra lautet 'Die Arbeit ist der Bericht'", so Harrell. Wir konzentrieren uns auf das Entwickeln und Innovieren und das System erstellt zugehörige Berichte in Echtzeit.

Cullen bestätigt, dass diese Umstellung die Transparenz geschaffen hat, die er sich gewünscht hatte – und so viel mehr. "Die Strategy Collection und die Teamwork Collection von Atlassian sowie Rovo bieten unseren Führungskräften klare Produktionseinblicke und Teams einen zentralen Hub für die Zusammenarbeit. Dadurch konnten wir unsere strategische Ausrichtung, unseren Fokus, die Effizienz und die Transparenz verbessern – und dabei in nur vier Monaten über 4.000 Meetings und Zeit im Wert von über 500.000 $ einsparen."

Laut Harrell ermöglichen diese Plattformverbesserungen nicht nur neue Arbeitsweisen, sondern auch einen tieferen kulturellen Wandel, der auch bei den Kunden von Datasite ankommt. Mit Atlassian als System of Work haben wir uns von einer Feature Factory zu einem ergebnisorientierten Innovator entwickelt. Das hatte eine transformative Wirkung für unsere Teams, unsere Kunden und unser Unternehmen."

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