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Canva + Atlassian

Uns ist klar geworden, wie wichtig die Möglichkeit ist, Anfragen an einen zentralen Ort weiterzuleiten, weil man sie aufzeichnen kann, um Trends zu erkennen und gleichzeitig den Workflow zu optimieren. Da hat sich ein wirklich positiver Wandel vollzogen.

Jeff Lai
Interne Infrastruktur

Gestapelte Schichten
Glitzersymbole
Bilderrahmen
Bleistift
Filzstift

TBD

Tickets, die jährlich mit Jira Service Management verarbeitet werden

So unterstützen die Cloud-Produkte von Atlassian Canva bei der Skalierung

Als Canva aus dem Nichts auf über 1.000 Mitarbeiter und 40 Millionen Benutzer skalierte, fiel es dem Team hinter dieser schnell wachsenden Designplattform schwer, die Sichtbarkeit über mehrere Workflows hinweg aufrechtzuerhalten und mit der Nachfrage Schritt zu halten. Durch die Zentralisierung auf einer Atlassian Cloud-Plattform verfügt Canva jetzt über eine robuste, sichere Entwicklungs- und ITSM-Lösung, mit der das Unternehmen in der Lage ist, die Zusammenarbeit und Transparenz zu steigern, mühelos 5.000 Tickets pro Jahr zu verarbeiten und Menschen auf der ganzen Welt die Möglichkeit zu geben, ihre Designs zum Leben zu erwecken.

Canva, die am schnellsten wachsende Designplattform der Welt, verfolgt die Mission, Designs auf der ganzen Welt auf den Weg zu bringen. Seit seiner Gründung im Jahr 2013 ist das Unternehmen bis 2020 auf mehr als 1.000 Mitarbeiter gewachsen. Weltweit wird Canva von über 40 Millionen Menschen genutzt.

Ein derart exponentielles Wachstum brachte mit sich, dass Canva seine internen Prozesse und Verfahren schnell skalieren musste, um mit der Nachfrage Schritt halten zu können. Die Cloud-Produkte von Atlassian, insbesondere Jira Software und Jira Service Management, helfen dem Unternehmen dabei, diese gewaltige Herausforderung zu meistern.

Schon sehr früh setzte Canva Cloud-Lösungen ein, um Aufgaben und Workflows über mehrere Engineering-Teams hinweg nachzuverfolgen. Mit dem weiteren Wachstum des Unternehmens wurden auch transparente Einblicke in mehrere Workflows immer wichtiger. Dank seiner offenen und kollaborativen Struktur brachte Jira alle Arbeiten von Canva in einer Plattform zusammen, die für alle einsehbar ist. Die Produktarchitektur von Atlassian ermöglichte es verschiedenen Teams im Unternehmen, Prozesse auf ihre Bedürfnisse anzupassen. Jeff Lai, der Guru von Internal Infrastructure drückt es so aus: "Jira ist für uns wie ein Schweizer Taschenmesser." Mithilfe der Lösung unterstützt Canva seinen internen Workflow für Personalbeschaffung, die Bestandsverwaltung, das Management und interne Serviceanfragen.

"Wenn alles an einem Ort zu finden ist, wird die Arbeit um einiges transparenter. Es vereinfacht die Zusammenarbeit und ermöglicht Transparenz", erklärt Jeff, der einen internen Servicedesk eingerichtet hat, als er bemerkte, dass seine Kollegen ständig mit Slack-Nachrichten bombardiert wurden. "Ein Jahr später sind wir bei Ticketnummer 5.000 angelangt. Kannst du dir vorstellen, wie es gewesen wäre, wenn das alles einzelne Slack-Nachrichten und E-Mails wären? Es macht mich richtig stolz, dass wir bei Canva so offen für Neues sind und uns weiterentwickeln können."

Jira ist für uns wie ein Schweizer Taschenmesser."

Jeff Lai
Interne Infrastruktur

Eine voll ausgereifte ITSM-Lösung

Jeffs Team verwendet neben Jira Service Management auch Jira Software und Confluence für seine ITSM-Lösung. Dabei wird Confluence für die Dokumentation von Richtlinien und das Onboarding neuer Mitarbeiter eingesetzt und Jira Software für die Festlegung interner Ziele. Jira Service Management dient dem selbsttätigen Erstellen von Vorfallberichten. Die Personalabteilung nutzt es wiederum zur Nachverfolgung von Gehaltsdiskussionen und -aktualisierungen. "Es wird genau kontrolliert, wer Personalinformationen einsehen darf, und es gibt strenge Sicherheitsmaßnahmen", so Jeff. "Nur wegen dieser strengen Features trauen wir uns, diese Art von Informationen in Jira Service Management aufzubewahren."

Atlassian Access gibt neuen Mitarbeitern die Berechtigung, einige Tage vor ihrem Eintritt eine eingeschränkte Anzahl Systeme und Dokumente einzusehen. Die SSO-Funktion von Access und die forcierte SAML-Authentifizierung stellen sicher, dass die Sicherheitsmaßnahmen von Canva intakt bleiben, auch wenn Auftragnehmern von außen Systemzugriff gewährt wird. Das Unternehmen nutzt den externen Identitätsanbieter Okta, der alle Daten zu Benutzern und Gruppierungen an Access überträgt. Jeff erklärt: "Sie können lediglich die Dokumente sehen, die wir ihnen senden, weil der Zugriff nur Benutzergruppen gewährt wird und dadurch eingeschränkt ist. Alle im Unternehmen haben auch Zugriff auf den Bearbeitungsverlauf. Das ist eine weitere Sicherheitsebene, durch die sichergestellt wird, dass niemand etwas mit den Dokumenten anstellt."

Dank Jira Software und Jira Service Management kann ich absolut sicher sein, dass eine von mir weitergeleitete Anfrage von jemandem aufgegriffen und bearbeitet wird."

Andrew Toolan
Softwareentwickler

Softwareentwickler Andrew Toolan und sein Team nutzen zweiwöchige Sprints in Jira Software, um ihr Backlog zu verwalten. "Es ist fantastisch, dass wir das Sprint-Board-Feature sowohl für einzelne Teammitglieder als auch für allgemeine Einblicke in die aktuellen Aufgaben des Teams nutzen können", sagt er. Die jüngsten globalen Ereignisse im Zusammenhang mit COVID-19 haben die Effektivität der Cloud-Produkte von Atlassian als voll ausgereifte ITSM-Lösung noch verstärkt. Mit Jira Software sind Workflows im gesamten Unternehmen transparenter, was die Teamproduktivität in Remote-Umgebungen erhöht, wenn jeden Monat mehr verteilte Angestellte hinzukommen. "Die Agilität der Teams bei Canva hat durch Jira zugenommen, und das, während wir uns weiter vergrößern", erklärt Jeff. Andrew fügt hinzu: "Dank Jira Software und Jira Service Management kann ich absolut sicher sein, dass eine von mir weitergeleitete Anfrage von jemandem aufgegriffen und bearbeitet wird. Es ist enorm wichtig, solche Vorgänge während des weiteren Wachstums zu vereinfachen. Das gilt insbesondere dann, wenn persönliche Beziehungen mit anderen Kollegen eigentlich nicht möglich sind."

"Uns ist klar geworden, wie wichtig die Möglichkeit ist, Anfragen an einen zentralen Ort weiterzuleiten, weil man sie aufzeichnen kann, um Trends zu erkennen und gleichzeitig den Workflow zu optimieren. Da hat sich ein wirklich positiver Wandel vollzogen", so Jeff. Andrew fügt hinzu: "Schon bei Jira allein habe ich festgestellt, dass Leute die Lösung zur Weiterleitung von Tickets verwenden. Es ist großartig, wenn man einen Vorgang zu einem Vorfall so problemlos von einem Team an ein anderes übergeben kann."

Automatisierung – Retter in der Not

Jeff schätzt, dass sein Team allein durch Jira Automation jeden Monat über 150 Stunden einspart. Das Observability-Team von Andrew nutzt die in Jira Service Management Premium enthaltene Automation-Lösung, um Vorfall- und Änderungsmanagementprozesse zu vereinfachen. "Wir können damit signifikante Zeiteinsparungen erzielen", sagt er. "Sobald ein Vorfallticket geschlossen wird, führt die Lösung einen Vorfallbericht aus und erstellt Aufgaben, die nachverfolgt werden. Sobald ein Ticket erstellt ist, werden die Mitarbeiter automatisch darüber informiert, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Wenn wir diese Automatisierungsfunktion nicht hätten, wäre das alles ein manueller Prozess."

Dieser Automatisierungsgrad und Prozess wird Canva auch bei seinem weiteren Wachstum unterstützen. Andrew fügt hinzu: "Dass wir dank Produkten wie Jira einen strukturierten Ansatz für unsere Workflows haben, hat uns bei der Rationalisierung unserer Arbeitsweise wirklich geholfen."

Mit Jira Service Management gelang es uns, unsere Informationen zu zentralisieren. So können wir einfacher Anfragen oder Suchen durchführen oder einfach nur Berichte ausführen."

Andrew Toolan
Softwareentwickler

Eine zentrale Informationsquelle

Canva hat einen modernen Ansatz für DevOps: Die Entwickler des Unternehmens erfassen direktes Kundenfeedback über Jira Service Management. Die Lösung wurde speziell dafür entwickelt, Workflows für das Vorfall- und Änderungsmanagement zu optimieren und Entwickler- und Operations-Teams bei der effektiveren Zusammenarbeit zu unterstützen. Entwickler sind für den von ihnen geschriebenen Code verantwortlich. Sie kümmern sich um seinen Übergang in die Produktion, um seine Pflege und bei Bedarf auch um Patches. "Mit Jira Service Management gelang es uns, unsere Informationen zu zentralisieren. So können wir einfacher Anfragen oder Suchen durchführen oder einfach nur Berichte ausführen", erklärt Andrew.

Da Jira Software Canva als zentrale Informationsquelle dient, haben wir mit dem unbegrenzten Speicherplatz in Jira Software Premium noch viel Luft nach oben", so Jeff. "Ich muss mir keine Sorgen machen, dass meine gesamte Jira-Instanz zusammenbricht, nur weil jemand eine Sicherungsdatei angehängt hat."

Andrews Team führt seine Produktionsvorfälle in Jira Service Management aus, das auch über eine separate Anwendung in Slack integriert ist. Dass mehrere Systeme und Kommunikationstools miteinander verknüpft werden können, ist für die Verbundenheit und Verantwortlichkeit des Teams immens wichtig. Außerdem kann dadurch die zeitnahe Behandlung von Vorgängen sichergestellt werden.

Abgesehen von den Vorteilen für Workflows und Sichtbarkeit profitierte Canva am meisten von die Nutzung von Jira Software durch nichttechnische Teams im gesamten Unternehmen. Die Tools von Atlassian machen Komplexes für alle einfacher. Da Jira Software so leistungsstark ist, kann es laut Jeff etwas dauern, bis Teams das Potenzial der Lösung voll ausschöpfen können. Diese Zeit zu investieren lohnt sich aber auf jeden Fall. "Wir haben das Glück, Champions in den nichttechnischen Teams zu haben, die die Lösung nutzen und sie wirklich mögen."

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